关于销售助理的论文

论文题目：浅析销售助理的工作技巧

学生姓名： 小李

专 业： 文秘（涉外）

学 号：

指导教师： 余 * &

班 级：

二○一一年 五 月 二十八 日

目录

·摘 要

·关键词

·正 文

一、销售助理的工作职责

（一）接待

（二）整理文档

（三）统计工作

（四）登记

（五）收集信息，做总结

（六）协助领导，传达领导意图

（七）协助领导绩效管理

二、销售助理的工作特点

（一）工作内容具有周期性

（二）数据的敏感性

三、销售助理的工作技巧

（一）销售助理提高办事效率的技巧

（二）销售助理高效组织会议的技巧

参考文献

浅析销售助理的工作技巧

【摘要】在西方，“秘书”一词源于拉丁文“secretarias”，其意是可靠的职员。这项工作需多才多艺，要求具有办公技巧，能准确和富有效率地工作，以及具备时刻扩大自己知识面的愿望和能力。论文以本人在实习单位宁波华宝塑胶模具有限公司市场部为例，浅析销售助理在销售工作中的工作技巧。

【关键词】销售；销售助理；工作职责；工作技巧

在中国，每个企业都有自己的一些管理规则，公司不同，分工也会有所不同，销售助理的岗位职责的设定也是如此，但是，任何一家公司的销售助理都是必不可少的。它不仅保障了公司销售部门的正常运转，为销售部门制定销售计划和实现销售目标提供了方便，还为公司销售部门提供后勤服务，协助部门经理联络处理日常工作事务，协助销售团队提高业务员和技术支持人员的工作效率。因此，销售助理素质的高低直接影响销售部门的整体业绩和公司形象。

一、销售助理的工作职责

对于一个企业来讲，销售助理是业务员内外交流的桥梁，是客户联系的纽带，起着举足轻重的作用。因此销售部门所有的工作都要经过双人或多人复核制，确保万无一失。经过实际情况与理论的结合，本人对销售助理的工作内容与职责的有如下概述：

（一）接待。接待客户的日常来访，协助业务员做好上门客户的接待和电话来访工作，业务员缺席时，及时转告客户相关信息，妥善处理。接待过程中需注意礼仪，以优质的服务为销售部提供后勤服务。

（二）整理文档。公司销售合同及其他销售文件资料的整理、归类、建档、保管工作以及样品的保管。文件资料的保管以保密为前提，销售合同通过客户回传，双方都盖好章的前提下还需将正本交于财务。

（三）统计工作。销售部门的统计工作来自于日常事务中，根据公司的不同，统计的项目也随着不同，根据本人在宁波华宝的实习情况，主要统计每月销售预测的统计，即收集每个业务员的市场预测，并统计出业务员市场预测的总和，其中包括订单预测、开票预测、回款预测，提交部门经理审核后提交管理部；月指标，月指标的统计包含多方面，即每月到期应收款回收率、成品库存金额、产品本月开票率、新产品贡献率、重点客户销售数PPM的计算等等。月指标主要是提交给公司领导了解相关情况和考核相关人的作用。客户投诉，负责客户的投诉记录，协助有关部门妥善处理，并按照部门分类，将有关投诉情况明细登记。如有索赔情况的，还需根据具体情况计算出索赔金额。

（四） 登记。主要有开票登记、回款登记、快递登记。其中开票登记与回款登记显得更为重要，开票寄出的总金额即为本月的销售额，而回款则关系到公司的资金运转情况。

（五）收集信息，做总结。作为一个销售助理，要善于收集信息，根据2011年每月目标的设定，每月指标的分析必须建立在平时收集的信息上，比如到期应收款回收率，本月开票率、新产品贡献率等等。

（六）协助领导，传达领导意图。完善领导临时交办的其他任务，领会领导意图并传达领导意图，做好部门内务工作以及部门会议的记录等。

（七）协助领导绩效管理。知悉什么是绩效管理，绩效管理的核心目的是通过提高员工的绩效水平来提高组织或者团队的绩效。由于岗位不同，则每人考核的项目则不同。根据公司规定，业务员的考核项目有到期应收款回收率、本月开票率、纸箱回收率、成品库存金额、新品贡献率等，而销售内勤、销售助理的考核项目亦不同。作为销售助理，要懂得如何计算出他们每月的得分情况。

二、销售助理的工作特点

（一）工作内容具有周期性

每个公司都有自己的一些管理规则，岗位职责的设定也是如此，在华宝公司实习的这些日子，在了解了自己的工作职责以后，我发现自己做的工作又具有一定的规律性可言，比如每个月必须在规定的日期之内上交市场预测，每月指标，月总结以及每个业务员的考核表，公司还规定，在指定的时间内没有上交，就会采取一定的惩罚措施来惩罚部门经理，然后部门经理以一定的方式来惩罚部门人员。

（二）数据的敏感性

销售秘书对数据要非常的敏锐，不可有丝毫的马虎，多一个零、看错一位小数点就意味着在做无用功，像每次寄出的开票需要登记，在金额这一栏要千真万确，因为开票的寄出意味着下个月以及下下月的回款金额，所以对数据要有敏感性。

三、销售助理的工作技巧

（一）销售助理提高办事效率的技巧

1.从小事做起

作为一个销售助理，掌握office办公软件是基础，还需要操作自如。有时面对大量的工作量，不熟悉office办公软件的一些小窍门会大大的降低工作效率。

2010年12月27日刚被华宝公司录用那天，市场部副经理发给我一个包装规范的电子文档，让我将符合某个要求的包装规范单独拎出，这时就要用到开始里面的查找，由于平时在学校不怎么用查找的便捷方式（ctrl+F），刚做时显得非常迟钝，副经理看到了过来跟我说：“像干这些工作，要知道用这些快捷方式，熟练了就会大大提高工作效率。”从那天开始，我就把这些经常用到的便捷方式一一记在百事贴上，贴在办公桌上，不到几天就熟练了很多，大大的提高了工作效率。

虽然有时秘书人员做的工作是简单的，但是往往工作量很大，因此熟练掌握一些办公软件的用法会大大提高效率。在实际工作中，我们还会遇到这些情况，如“做会议记录时，写着写着笔不能用了；订文件时，订书机卡壳了；用胶水时，找不到胶水了开；会时间到了，会议室的钥匙不知道在谁的手里了”等等。这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。

“工欲善其事，必先利其器”。那么如何“器”，如何“利”呢？在宁波华宝的这几个月以来，我认为要注意如下几点：

（1）准备两支或两支以上中性笔，带在身上。

（2）剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪，以免用时打不开。

（3）选用质量较好的订书机并注意维修，使之处于良好状态。

（4）本职业务需要的计算器等工具平时保管好。

办公室、会议室起码准备两把，一把放在固定地方，一把带在身上，不要因一时找不到钥匙而影响了办公。办公用钥匙与家庭用钥匙不要混放。

以上说到的一些“小零碎”东西，许多人没有注意到它们的“集中办公”，没有发挥“集体效益”。

2.述事有方

述事，不管是口述（包括电话、报话），还是工具述（包括照片、录像等），最终目的是让接收的人明白。如果在阐述的过程中不讲究技巧，让接收的人模糊不清，不仅大大的影响办事效率，还会使秘书人员的工作能力受到怀疑。因此述事要讲究方法：

（1）要讲普通话。不论是哪方面的秘书工作人员，应把普通话当做一项基本功来练习，这样才能迅速准确地表达自己的思想。

（2）通俗易懂。说话是让人听的，撰文是让人看的。一定不要用花里胡哨使人难懂的词句，使人不知所云。

（3）把字写工整。起码要写清楚，写字是为了让人看的，写的清楚，可以给阅读、打印、校对等带一些列的方便，无形中提高了效率。

（4）把背景交代清楚。表述一件事情，注意说明事情发生的原因、条件、环境等，要注意自己是说给（写给）外行人听的（看的），要把技术性问题用通俗易懂的话交代清楚。必要时加上注释、附上图片或实物。

3.善始善终

在中国有句俗话：百里之行半九十。意思是说，若要走100里的话，走了90里，才算走了一半。剩下的10里，仍要拿出走90里的劲头，才能走完。

每月份的月中，我部门（市场部）需上交业务员的销售预测、开票预测、回款预测，然后进行汇总提交公司。在副总交代下来时，我用OA通知各个业务员，可是有的业务员不及时配合，拖拖拉拉。最后终究没有及时提交，当我将没有及时的原因说出来时，领导教导，秘书在这个环节中做事就要善始善终，一件事情吩咐下去，并不代表完成，还要做到及时催促的作用，落实到各个环节。

一件事一般是“开始、经过、结局”三个阶段，哪个阶段不完成，就不能算事情结束。因此，作为一名秘书人员，一定要树立“善始善终”的意识，每办一件事都应该办得利利索索，不留尾巴。要做到这点，我认为有这几方面需要注意：

（1）及时催办。当领导口示或者批示某件事情在什么时候要完成时，作为秘书，要把这件事记下来，中间主动催一下每个业务员，临近限期时，再催一下，并将情况报告领导。、

（2）反复抓落实。发了OA/文件不是事情结束，而是事情的开始，要不断地抓好落实。不少单位、不少人员，花费了相当大的精力，制发了解决某个问题的文件，往往是文件发了，似乎问题也就解决了，不注意反馈信息，不能反复地按文件要求抓住几次，甚至抓它一两年。结果常常是不了了之。

（3）坚持办到底。自己经办的事情，中间若无大的变化，一定要想法完成。这也往往是关键阶段和困难阶段，一定要坚持住，拿出“百里之行半九十”的精神，排除各种干扰、阻力，克服自身的惰性，再努一把力，否则会前功尽弃。

4.勤劳、细致。

勤劳是一种美德，在各行各业中每个领导或者经理都喜欢勤劳的人，没有人喜欢懒惰、拖拉之人，在经理临时交代的事情当中以最快的速度来完成，一般具有及时性。在销售助理中，细致是根本，在统计数据时需快、准，必须千真万确，容不得半点马虎。

2011年3月，有点熟悉了工作之后，我部门经理将每月需提交的月指标这个工作交于我，这个月指标中需统计的涉及广泛，其中最重要的是要统计出2月份产品新品贡献率，新品贡献率的计算必须在各业务员提供的新品清单前提下。在整理过程中很仔细，没有算错，可是在填入表格时是要以“万元”为单位，需向前移动四个小数点，由于没有进行仔细核对就提交给管理部，结果管理部在核对时发现了错误并通过OA反馈于我和副总经理（市场部领导）。仔细一看，果然是我看错了一位小数点。

2011年4月3日，坐在领导的车内去梅林总公司，突然接到业务员小孟的电话，说刚刚客户反馈寄错了开票，金额为两万多元。当时坐在领导车内心慌不已，不知道出错出在哪里了，领导语重心长的对我说：“小顾啊，像寄开票这些事一定要仔细啊，这不仅仅关系到业务员的考核，还关系到下个月我们公司收款情况！”事后我返回办公室，拿出快递底单，查了很久终于找出了原因，原来是我写错了一个字，将“南安”写成了“南京”，一字之差，快递公司将开票寄到了南京却找不到地址，天天快递公司将电话打到了南安的客户进行了核实，然后再往南安寄。

以上两件事情，都是不仔细产生的后果。如果作为一个销售助理，这些基本工作都做不到位，又如何能提高工作效率呢？

（二）销售助理高效组织会议的技巧

无论是哪方面的秘书工作人员都会有或大或小的会务工作，我们知道，会议是解决问题的手段之一，是领导工作的一种重要方式。但是，这并不意味着会议是解决问题的唯一途径，是领导工作的唯一方式。众所周知，会议分为会前准备工作、会中组织服务工作、会后落实工作，那么作为一个销售助理，如何来提高

会议的效率呢？经过实习阶段与理论的结合，相比较而言，我认为有如下提高会议效率最重要是在会前与会后。

1.会前要精心准备

同所有行业的秘书工作人员一样，认真负责地做好会议的准备工作，是开好会议的基本保证。销售助理的前期准备工作，大致包括以下内容。

（1） 合理确定会议时间、地点、内容

任何会议都有名称、时间、地点、内容的确认，因此无论召开部门会议还是总公司会议都要经过领导决定。在商务工作当中，会议通知的重点并不在于如何措辞，而是要准确、快速的通过任何形式通知各个参会人员，一般具有及时性。

2011年的2月份的一天，蔡总突然招呼我进办公室让我通知各个业务员下午去总公司开会，由于蔡总下午要去见客户，时间紧迫，在确定了时间后，却忘了问开什么会，需要带什么资料。回到办公室，通知大家时间地点，当问开什么会时，却一问三不知，如再打电话问就会显得不会办事。

在此种情况下，确定会议时间、地点、内容时，要明确的向领导问清楚，否则就会严重影响到会议的如期进行，比如会议资料的准备问题、投影仪的准备等等。

（2）提前计划会议，使会议效率最大化

在会议召开之前，销售助理应提前将会议议程或者将会议的内容通知各个业务员。如方便，应邀请与会者对议程进行补充。会议议程应给出每个议题的大致时间。这样做，一是为了提高效率，二是为了保证每个议题有充分的讨论时间。

（3）会议资料的准备详实

在通常情况下，会议的主持者和参与者的合作是影响会议质量的主要因素，而在销售部门也是如此。而最重要的还是会议资料的准备，因为这直接影响到会议的质量和效益。在销售部门中，每月召开部门总结会议是必然性的，因为公司每月都有明确规定的销售额，必须分析本月销售额、到期应收款、新品贡献率、本月库存金额等是否达标，因此必须看数据说话。

2011年1月份，在宁波华宝第一次召开部门总结会议时，从下午16：00开会一直开到22：30。开会过程中，在财务提供的报表有到期应收款、本月库存金额等，在分析时发现很多数据有误，我部门的销售额、到期应收款与财务提供的数据存在出入，导致在开会的时候各个业务员争论不休，会议一延再延，导致参会人员情绪低落。

这时，会议资料准备尤为重要，必须会前准确与财务核对每一笔销售收入和到期应收款等，因为在销售部数据的偏差会导致会议无法进行。

2.会间的组织服务工作

销售助理应协助领导做好会议间的各项组织服务工作，以保证会议的顺利进行。无论是何种会议，提高会议期间的效率与会议前的准备工作密不可分，但是会间的效率更为重要。众所周知，效率低下的会议对员工在总体工作满意度上会有很大的负面影响。在实习期间，每次召开部门会议时，每个人都有一种“会议地狱”的感叹，因此会议的时间过于延长，对参会人员的负面感觉会加剧，对工作产生不满。那么如何提高使会议期间的质量与效益呢。

（1）合理安排各个业务员做报告。根据实际情况与会议的主题，合理安排相应的人做报告，避免出现乱糟糟的会议现场。

（2）注意主题平衡。每个人的报告中都有主题思想。一方面要安排符合会议的主题，以达到鼓励、宣传目的；另一方面也不要过分重复主题。

3.会后议定事项落实

作为秘书工作人员，要重视会议的作用，但决不能一切依赖于会议，不能什么问题都靠会议来解决，而应该放在深入实际调查研究和会后落实上，站在销售助理的角度也是如此。开会只是解决问题的一部分，解决问题的关键是在会后的落实中。在销售部中，销售助理是根据领导的决议，辅助领导跟踪各个业务员完成应完成事项，并将相关情况汇报于领导，使问题得到圆满解决。

总之，每行每业的秘书都是主管人员的一位特殊助手，不仅要懂得很多办公技巧，还需懂行。站在销售助理这个岗位上，这里没有复杂的公文要写，没有规定的行文规范，反而需要你懂得内贸销售与外贸销售的一些知识，并且对这些知识融会贯通，不断改进工作技巧，才能融入到这个岗位中，了解这个岗位。

[参考文献]

[1] 文博.秘书工作艺术，海潮出版社出版.2010.10

[2]方晓蓉,方国雄.秘书学，高等教育出版社出版.2008.06

[3] 周春彦,鞠琳,盛恩泽.如何当好参谋，中国物资出版社出版2009.03

[4] 当代秘书网.www.ddmisu.com. 2011.04

[5] ]蔡超 现代秘书实务.广州:暨南大学出版社.2011

[6]卡耐基. 工作的艺术. 百家出版社. 2009.4