事故档案管理制度
事故档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为了对发布实施的管理制度、操作规程、外来文件、上报文件等文件进行控制，确保文件编制、使用、评审、修订的有效性，结合实际，制定本制度。
第二条 本制度适用于本公司管理制度、操作规程、外来文件、上报文件等文件的控制。
第二章 管理职责
第三条 总经理负责文件的审批。
第四条 财务人事部是文件归口管理，负责文件的发布、收发管理。
第五条 其他各职能部门负责本部门相关文件的编制、发放、管理、评审、修订、作废等。
第三章 文件的分类
第六条 公司文件应包括：
（一）管理制度、操作规程。
（二）来自上级公司、相关方（包括分包单位、供应商等）的外来文件、上报文件。
（三）其他文件。
第四章 文件的编制
第七条 文件起草前，应结合项目、本公司实际情况，收集国家、行业、地方政府有关法律法规、标准规范，作为文件编制的依据。
第八条 文件起草要做到目的明确、文字表达条理清楚、结构严谨、文字简洁。
第九条 文件初稿形成后，征求征求有关部门的意见，意见不统一时，应由公司负责人或分管负责人主持评审会，取得一致意见。
第十条 文件形成终稿后，填写《文件制（修）订申请单》，送交有关领导签发。
第五章 文件的审批、收发
第十一条 文件由责任相关部门组织编写，经公司负责人或分管领导审核、批准后发布。
第十二条 管理制度应通过红头文件形式或本公司内部办公网络正式发布。
第十三条 公司应根据文件功能，明确下达范围，进行文件的收发，并做好相关记录。
第六章 文件的标识、保管
第十四条 文件根据文件的编制使用部门和编发顺序进行编号，注明生效时间。 第十五条 公司设专职档案管理人员，负责相关文件的建档保管、发放工作，档案管理人员将公司现行有效受控文件填写在《文件登记表》上。
第十六条 查阅、借阅文件时，必须在《文件借阅登记表》上签字，借阅的文件要按期归还。
第十七条 作废和超过保管期限的文件，由总经理工作簿负责收回，在《文件发放登记表》上做好记录，并组织鉴定，对需要销毁的，由总经理工作簿填写《文件销毁登记表》经分管领导批准后统一销毁。
第十八条 作为资料保存的失效文件，由留用部门提出申请，经分管副主任批准，档案员在文件封面上加盖“失效留用”印章，并在《文件发放登记表》上做好记录，由申请留用部门保管。
第十九条 持有文件的人员离岗，应由主管部门及时收回其领取的受控文件。当文件严重破损或丢失时，使用人到文件发放部门办理文件更换或补发手续，此时，仍使用原分发号为文件的受控号。
第二十条 各文件审批的原稿由部门负责归档保存。
第二十一条 “失效留用”、“作废”等印章由总经理工作簿统一管理。
第二十二条 对于计算机上存储的文件应定期分类、整理，同时采取必要的防泄漏、防攻击、防病毒、防丢失等措施。
第二十三条 对于纸质文件，应防止文件受潮、损坏、变质或丢失。
第七章 文件的使用、评审、修订、废止
第二十四条 根据实际需要，组织员工学习相关文件要求。
第二十五条 各部门、岗位人员严格落实文件要求。
第二十六条 文件在执行过程中或评审时发现存在问题的，应当根据提出的意见和建议对文件进行修订或更改。
第二十七条 文件制定修订时，由原编制部门提出《文件制（修）订申请单》，由原审批部门和人员负责审核、批准。当原编制或审批部门因机构调整已被撤消时，由原有的部门和人员负责文件更改的提出或审批，但必须获取原审批所需的背景资料。文件更改审批后，由原编制部门组织更改，并将更改情况登记在《文件制（修）订记录表》（见附表6）上。
第二十八条 各责任部门每年至少组织一次对本部门制度、操作规程等有效性进行评审，并根据评审结果进行修订。修订后的文件下发执行后，原文件作废，并由财务人事部收回存档备查。
第二十九条 特殊情况下，如工艺发生变动时，或国家及行业颁布新的法律法规及技术标准时，可随时对相关文件、规章制度等进行修订。修订后的文件下发执行后，原文件作废，并由文件管理部门收回存档备查。
第八章 附 则
第三十条 本制度由财务人事部负责解释。
第三十一条 本制度自印发之日起开始施行。