基于档案利用视角的组织沿革编写研究

　　摘 要：为满足档案用户方便快捷查阅组织沿革的需求，提高组织沿革的利用率，在编写我校组织沿革的过程中，大胆采用了“二维图表”独特的编写方式，并综合运用“阶段法—系列法—编年法”三种编写方法，形象生动、客观真实地再现了学校的历史脉络。最终，编成一本便于档案用户查阅、检索、利用的组织沿革工具书（图表集）。　　关键词：档案利用；组织沿革；二维图表　　组织沿革是系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。[1]由档案部门编制组织沿革已是一种惯例，这种惯例的形成是有原因的。因为档案部门占据着大量真实可靠的、能完整揭示单位及其机构变化的档案材料，这种得天独厚的优势是其他任何一个部门都不可能做到的。因此，由档案部门负责编制组织沿革，既能保证其真实性、完整性和准确性，又能客观清楚地记录本单位的历史。　　而在实际工作中，我们不难体会到，多数档案利用者在查阅档案编研材料的时候，都没有太多的时间和耐心仔细阅读以“文字叙述”为主的组织沿革。为了免除档案利用者翻阅寻觅之苦，提高组织沿革的利用率，我们在编写过程中，决定大胆采用二维图表的编写方式，这样，更能反映机构内在联系，增强直观效果，条理清楚，减少篇幅，便于档案利用者查阅利用。　　而组织沿革通常有编年法、系列法和阶段法三种编写体例。[2]笔者在编写我校组织沿革的过程中，认真分析了我校历史发展的特点和规律。它主要经历了两个阶段，而在每一个阶段中保持着相对稳定的状态。所以，决定先后采用三种编写方法，即“阶段法—系列法—编年法”，三种编写方法的综合运用既能明晰地揭示我校历史发展变化的全过程，又使得我们对学校组织沿革的研究脉络清晰、主线鲜明，满足了档案用户查阅利用组织沿革的需求。　　1 组织沿革编写方法之一——阶段法　　即根据机关（地区、专业系统）发展变化的特点划分为若干个历史阶段，在每个阶段中，再分别记述各方面的情况。　　按照天津外国语大学自建立至今的重大变革和库藏档案实体分类特点，将学校组织沿革的研究划分为两个阶段。如表1：　　　　第一阶段的时间跨度为1964年～1974年，本阶段，研究秦皇岛外语专科学校和河北外国语专科学校的历史变更情况，主要依据库藏第一全宗档案材料；第二阶段的时间跨度为1974年至今，本阶段研究天津外国语学院和天津外国语大学两个时期的历史演变情况，主要依据库藏第二全宗档案材料。　　2 组织沿革编写方法之二——系列法　　即以机构或问题形成系列，分别记述其沿袭变化的始末概况。　　在将天津外国语大学历史划分为两个阶段的基础上，在每一个阶段内，将档案材料划分为两个系列，即机构变更系列和领导任期变更系列。　　2.1 机构变更系列。主要研究学校本身（局级）及其党政部门（处级）的建立、撤销、合并和更名等机构变化。机构变更系列编写采用了二维图表的形式，分别用主表和附表体现具体机构变化。以学校第一阶段机构变更为例，“表2”列出了学校本身（局级）机构变化，同理，可以编写出学校党政部门（处级）的机构变化。　　　　通过“表2”主表，我们可以很清楚地看出，一维是学校第一阶段曾经存在的校名，而另一维则表示了其产生和存在的时间。其中，在主表中某机构后面列出的检索号（阿拉伯数字），在相应的附表中，可以查询到该机构的具体变化情况。　　　　通过“表2”附表，我们可以查询到该机构的具体变化情况，包括变更形式、变更时间、变更凭证和档号。其中，机构之间分分合合的隶属关系变化看起来十分复杂，但可以归纳为以下几种形式（详见表3）。而变更时间为机构变更发生的时间，采用8位阿拉伯数字形式；变更凭证为机构变更所依据的文件、会议记录或其他书面材料等参考文件；档号为参考文件的库藏档案号。　　而对于具有百年历史的高校，某些年代的机构变动频繁，其变化原因、变更凭证等方面具有一定的复杂性。对于这种特殊情况，可以在附表中特别标注说明，辅以“文字叙述”的方法，将机构变化的具体情况论述清楚。　　　　2.2 领导任期变更系列。领导任期变更系列将研究学校历任领导（局级）、党政部门（处级）领导人事任免变更情况。以学校第一阶段历任领导任期变更为例，如“表4”列出了学校局级领导任期变化，同理，可以编写出学校党政部门处级领导任期变化。　　　　通过“表4”可以看出，任期为领导任职的起止时间，参考凭证为任免文件（其中，参考文件文号1为领导任职文件号，参考文件文号2为领导免职文件号），档号为参考文件的库藏档案号。　　在编写过程中，领导任职起止时间的确定是一个比较棘手的问题。原则上，领导任免时间依据相关任免文件确定，但是，有很多领导因为个人职务提升、职务调整或由于机构调整对干部进行重新任命等原因，工作岗位有了变化，有新岗位的任职文件，却没有免职专文。[3]　　这就需要我们根据领导离任的具体原因，找到相关的文件来推断其免职时间。具体地说，若领导调离本单位，可参考《干部档案转递通知》中调离本单位时间；若因领导退休，可参考《干部退休审批表》中的退休时间；若领导是本单位内职务调整，可参考新任职时间来推断上一职务的履行完毕时间，对以上推断出的时间需要特别标注说明。如果在一个阶段内领导任职没有结束，那么，在任免时间项下只需要注明任职时间，以说明任期未结束。　　　　3 《组织沿革》编写方法之三——编年法　　即按年度记述某一机关（地区、专业系统）的组织概况。　　在将天津外国语大学历史先后划分为两个阶段和两个系列的基础上，在每一个系列内，按照年代先后顺序，逐年列出学校党政机构变化和领导任期变化（局级、处级），打破了以部门重要程度为先后顺序的传统排序方式，这样，能够反映每一个机构及主要领导成员变化的历史线索。　　4 结束语　　为满足档案利用者方便快捷查询组织沿革的初衷，我校组织沿革的编写大胆采用“二维图表”的编写形式，形象生动、客观真实地再现了学校的历史脉络。最终，编成一本便于档案用户查阅、检索、利用的档案工具书（图表集）。　　组织沿革是档案用户研究和了解一个单位的最基本历史资料,它提供了一种对本单位“历史联系”的检索，即一种利用单位之间及其部门之间的关系检索档案的特殊方法。同时，组织沿革的编写严格依据学校保存原始档案和现行档案文献，所列“二维图表”均有参考文件，它对学校各部门研究校史、获取信息、查证资料都具有重要参考凭证作用。组织沿革工具书的普及应用，既提高了档案资料利用率，又变被动服务为主动服务，使我校档案工作从经验管理向科学管理迈进。　　注：本文系天津外国语学院“十一五”科研规划项目“天津外国语学院历史沿革研究”研究成果之一。（天津外国语学院2010年3月更名为“天津外国语大学”）　　参考文献：　　[1][3]陆颖蕊.基于系统论思想的组织沿革编写技术初探[J] .北京档案，2010(12)：24～25.　　[2]李永强.怎样做好组织沿革的编写工作[J].档案学研究，2003(4)：28.　　（作者单位：天津外国语大学综合档案室 来稿日期：2012-04-20）