中石油内控手册

内部控制管理手册

（控制环境）

版次：2005年试行版

编制：内控项目办公室

审核：内控项目建设委员会

批准：

中国石油华北销售公司

二〇〇五年八月

目 录

第一部分 内部控制体系建设内容.............................................................................. 1

第一章 概 述 ............................................................................................................. 1

1.1概念 ..................................................................................................................... 1

1.2要素 ..................................................................................................................... 1

第二章 职业道德 ......................................................................................................... 3

2.1职业道德规范的制定及推行 .................................................................................. 3

2.2“高层管理基调”的建立....................................................................................... 5

2.3与利益相关方的关系 ............................................................................................. 5

2.4违规处理 .............................................................................................................. 6

2.5管理层对干预或逾越既定控制的态度 .................................................................... 7

2.6实现目标的压力 .................................................................................................... 8

第三章 员工的胜任能力 .......................................................................................... 10

3.1岗位职责描述 ..................................................................................................... 10

3.2分析胜任工作所需要的知识和技能 ...................................................................... 10

第四章 管理理念和经营风格 .................................................................................... 12

4.1业务风险的接受程度 ........................................................................................... 12

4.2关键人员的更换频率 ........................................................................................... 13

4.3管理层对数据处理、财务报告等的态度 ............................................................... 14

4.4高级管理人员的相互交流的频率 ......................................................................... 15

第五章 组织结构 ..................................................................................................... 16

5.1组织结构适应信息流通和权利集中程度 ............................................................... 16

5.2关键管理人员的知识和经验 ................................................................................ 16

5.3汇报机制的适当性 .............................................................................................. 17

5.4组织结构变化的适应性 ....................................................................................... 18

5.5职员人数足够 ..................................................................................................... 18

第六章 权利和责任的分配....................................................................................... 20

6.1责任分配与授权 .................................................................................................. 20

6.2数据、会计等员工技能的充分性 ......................................................................... 20

6.3责任分配与授权的恰当性 .................................................................................... 21

第七章 人力资源政策与措施 ................................................................................... 23

7.1人力资源政策和程序 ........................................................................................... 23

7.2员工责任和目标 .................................................................................................. 24

7.3违规行为的纠正措施 ........................................................................................... 24

7.4道德标准的遵从 .................................................................................................. 25

7.5核查候选人的背景 .............................................................................................. 25

第八章 反舞弊 ......................................................................................................... 27

8.1内控关注要点 ..................................................................................................... 27

8.2措施 ................................................................................................................... 27

8.3文档性记录 ......................................................................................................... 28 第二部分 内部控制体系执行的文件及标准 ............................................................. 29

1．组织结构图

2．员工岗位职责描述表及编制说明

附件2-1：员工岗位职责描述编制说明

附件2-2：员工岗位职责描述

3．权限指引

附件3-1：权限指引(修订版)编制说明（草案）

附件3-2：权限指引(修订版)

4．控制环境涉及的制度索引

第一部分 内部控制体系建设内容

第一章 概 述

1.1概念

控制环境是内部控制体系的基础，是有效实施内部控制的保障，直接影响着公司内部控制的贯彻执行、公司经营目标及整体战略目标的实现。控制环境确定了公司的总体态度，是内部控制所有其他组成要素的基础。

1.2要素

控制环境包括职业道德、员工的胜任能力、管理理念和经营风格、组织结构、权利和责任的分配、人力资源政策与措施、及反舞弊等内容。

1．职业道德

一个公司的目标及目标实现的方式基于该公司的优先选择、价值判断和管理层的经营风格。这些优先选择和价值判断反映出公司管理层的诚信及其信奉的道德价值观。

2．员工的胜任能力

胜任能力应反映出员工完成工作任务所需要的知识和技能。工作任务需要具备什么样的知识和技能的员工来完成，通常是管理层根据公司的目标和实现这些目标的战略和计划，在胜任能力和成本之间进行平衡后作出的决策。

3．管理理念和经营风格

管理层的经营理念和经营风格会影响公司的管理方式，包括面对各种风险的态度。管理层的经营理念和经营风格还表现在：管理层对财务报告的态度，在现在可替代的会计准则选择方面是保守或是激进，进行会计核算时是否遵循谨慎性原则，对待数据处理、会计职能及人事管理方面的态度。

4．组织结构

公司的组织结构提供了构架，在此构架中为实现公司目标对公司活动进行规划、执行、控制和监督。建立一个相关的公司组织结构的主要内容包括：确定权责的关

1

键领域以及建立适当的报告负责部门。公司根据自身的需要来确定其组织结构。公司组织结构的适当性在相当程度上取决于公司的规模及其活动的性质。

5．权利和责任分配

包括对公司经营活动的权限和职责分配、建立上下级报告关系和授权协议。它涉及到鼓励个人和团队主动提出和解决问题的程度以及他们被授予的权限，还涉及到描述适当的开展业务的政策、骨干员工的知识和经验以及为履行职责而提供的资源。

6．人力资源政策与措施

人力资源政策引导员工达到公司期望的职业道德水平和胜任能力。人力资源工作涉及员工聘用、定岗、培训、评价、晋升、薪酬等活动。

7.反舞弊

反舞弊控制不仅需要满足合法性的要求，而且应该具有预防性和及时性，受到公司管理层的直接监督和重视。它强调审计、监察等部门的作用，主要包括进行舞弊风险分析、评估并测试反舞弊控制设计和执行的有效性、执行舞弊违规调查并提出整改意见等工作。

2

第二章 职业道德

2.1职业道德规范的制定及推行

2.1.1内控关注要点

管理层应该向员工传达职业道德规范，并且必须不折不扣地执行。员工应该知晓和理解这些规定。管理层应该在言谈和行动的方式中表现出对职业道德规范一丝不苟的遵循。具体包括：

1．职业道德规范是全面的，针对利益冲突、非法或其他不当付款、反不正当竞争准则、内幕交易。

2．公司对职业道德规范进行有效地宣传推广。

3．员工知晓什么行为是可接受的，什么是不可接受的，以及当遇到不当行为时应该采取的行动。

2.1.2措施

1．建立并推行中层以上管理人员的职业道德规范

（1）公司领导班子成员严格执行《中国石油天然气股份有限公司高级管理人员职业道德规范》，并使其与《国有企业领导人员廉洁从业若干规定（试行）》、《中国石油天然气股份有限公司章程》、《中国石油华北销售公司中层管理人员职业道德建设四项制度》和《中国石油华北销售公司领导班子成员党风廉政建设责任制“五项”承诺》、企业精神与宗旨、企业核心经营管理理念成为公司对各层管理人员的主要道德准则。

（2）公司中层以上管理人员严格执行《中国石油天然气股份有限公司高级管理人员职业道德建设制度》和《中国石油华北销售公司中层管理人员职业道德建设四项制度》，将对中层以上管理人员职业道德规范的宣传作为职业道德建设的重要工作内容：

①公司总经理是公司职业道德的倡导者，践行的表率，也是公司职业道德建设的第一责任人。总经理通过公开信函把公司中层管理人员职业道德规范介绍给全体

3

中层管理人员并提出努力执行的希望和要求，并在每年工作会上宣讲中层管理人员职业道德规范，同时对职业道德建设提出要求。

②公司将职业道德建设列入公司中层管理人员培训的内容，通过印发学习资料、把职业道德建设列入部分培训班的学习内容、利用网络或其它形式开设职业道德建设学习栏目等多种形式开展培训。

③公司要求新提升聘任的中层管理人员及时学习职业道德规范。

④公司每年组织中层管理人员签订《中国石油华北销售公司中层管理人员职业道德规范确认书》，约束中层管理人员的行为。

2．建立并推行员工职业道德规范

（1）公司下发《中国石油华北销售公司总经理致全体员工的信》，严格执行《中国石油天然气股份有限公司员工职业道德规范》，并与《中国石油天然气集团公司企业文化建设纲要》构成适用于全体员工的职业道德规范。

（2）公司严格执行《中国石油天然气股份有限公司员工职业道德建设制度》，将对员工职业道德规范的宣传作为公司职业道德建设的重要工作内容：

①总经理通过文件、讲话等不同形式把公司员工职业道德规范介绍给全体员工并提出践行的希望和要求。公司每年的工作会议上有宣讲职业道德的内容，并对员工提出遵守职业道德规范的要求。

②将职业道德建设列入公司员工培训的内容，通过印发学习资料、把职业道德建设列入员工培训的常规学习内容，以及利用网络及其它形式进行职业道德建设学习，宣传推广包括集团公司、股份公司领导，炼油与销售公司领导以及公司领导在各种工作会议上强调的职业道德要求。

③对新员工开展关于职业道德规范方面的岗前教育培训，并在劳动合同中纳入遵守公司职业道德规范的内容。

3．对员工遵守职业道德规范情况进行监督

公司审计监察处和人事处等部门根据公司管理层的授权对公司员工遵守职业道德规范的情况进行监督。员工违反职业道德规范的任何行为，依照国家法律和公司有关文件规定对其处分直至解除劳动合同。

2.1.3文档性记录

4

1．《中国石油天然气股份有限公司总裁致高级管理人员的信》

2.《中国石油天然气股份有限公司高级管理人员职业道德规范确认书》

3.《中国石油华北销售公司总经理致全体员工的信》

4．《中国石油华北销售公司中层管理人员职业道德规范确认书》

5．培训记录

6．会议材料（领导讲话材料）、会议纪要（或记录）等

2.2“高层管理基调”的建立

2.2.1内控关注要点

“高层管理基调”的建立包括详尽的道德指导和在公司上下沟通程度的指导。具体包括：

1．通过一言一行，在公司范围内传达一种对职业道德规范的遵循。

2．员工感觉到被同仁敦促做正确的事情的压力。

3．管理层对存在问题的迹象适当地关注。

2.2.2措施

1．公司重视和提倡诚信与道德的建设。 公司领导班子成员严格执行《中国石油天然气股份有限公司高级管理人员职业道德规范》，并接受股份公司管理层监督。

2．公司诚信与道德建设强调从“总经理”做起，通过领导干部廉洁自律检查，有效开展信访举报机制，以及公示办法，在公司范围内传达公司领导班子对道德准则的遵循。

3．公司根据劳动合同管理办法、纪律检查条例、业绩考核办法等多项规章对员工实施管理，对出现的违规行为及时进行处理，敦促员工遵守道德规范。

2.2.3文档性记录

1．会议材料（领导讲话材料）、纪要（或记录）等

2．对员工违规的处理材料等

2.3与利益相关方的关系

2.3.1内控关注要点

5

管理层与员工、供应商、客户、投资者、债权人、保险公司、竞争对象和审计师等进行交往时，是否采用高的道德标准，并且要求其他人同样遵守道德标准。具体包括：与客户、供应商、员工和其他相关方的日常业务建立在诚实和公允的基础上。

2.3.2措施

1．公司视诚信为立身之本、发展之基、信誉之源，要求在对外交往中也应遵循，并在合同中约定有“平等互利，诚实守信”的相应条款。

2．公司执行《中国石油天然气股份有限公司高级管理人员职业道德规范》、《中国石油天然气股份有限公司员工职业道德规范》，强调高、中层管理人员应当公平对待员工、客户和供应商，不得通过操纵、隐瞒、滥用专用信息或对重大事实进行不实陈述等做法，不公平地对待上述人员。

3．公司执行《中国石油天然气股份有限公司员工职业道德规范》的规定：员工不得接受可能影响商务决策和有损独立判断的有价馈赠；严禁为商务目的而以任何手段向政府官员提供、给予或承诺给予金钱和其他有价值的物品。

4．公司设立举报电话和电子举报信箱等形式，鼓励全体员工和合作方检举任何所获知或遇到的违规行为。

2.3.3文档性记录

客户投诉、举报记录

2.4违规处理

2.4.1内控关注要点

针对违反政策和道德标准的情况采取适当的措施，具体包括：

1．管理层对违规行为应进行回应。

2．对违规行为会进行处理，处理的原则和结果应在公司上下进行传达。

3．员工确信如果违规要承担后果。

2.4.2措施

1．公司注重对员工违规情况的管理，主要通过审计、信访举报、民主监督等渠

6

道进行。依据《中国石油天然气股份有限公司劳动合同管理暂行办法》等相关管理文件对员工违法违规行为进行处理。公司通过将需要接受处罚的违规行为写入劳动合同，使员工明确违规必定要受到处罚。对员工违规的处理主要采取批评教育、组织谈话、纪律处分等形式，处理结果在适当范围内进行通报。对重大违规事件还在公司范围内进行典型案例剖析，开展警示教育宣传。

2．公司执行《中国石油天然气股份有限公司管理人员违纪违规处理规定》等相关规定，强化监督约束机制，规范管理人员行为，维护公司合法权益，保障公司健康发展。

2.4.3文档性记录

1．信访案件情况通报

2．案例分析和警示教育宣传材料

3．对员工违规的处理材料等

2.5管理层对干预或逾越既定控制的态度

2.5.1内控关注要点

管理层对干预或逾越既定控制的态度，具体包括：

1．管理层就需要进行干预的情形和进行干预的频率订立方针。

2．管理层对控制制度的干预被适当地记录和解释。

3．明确禁止管理人员逾越既定控制。

注：管理层干预是指为了合法的目的而偏离既定的规章和程序的行为。当出现特殊的和非标准的交易和事件时，管理层的干预是合理的，因为没有一个公司在设计内部控制时能够考虑所有因素，当特殊情况出现，现有的内部控制不适用时，需要管理层采取干预进行处理。管理层的越权行为则是指为了不合法的目的而不遵守既定的规定和程序。例如，公司在销售业务中明令禁止收取商业承兑汇票，如果管理层为了某些不法利益，授意财务人员收取商业承兑汇票，这种行为就是越权；而如果某一客户要求进行易货贸易，在公司的现有规章制度中没有对此类交易进行相关规定，这时，需要管理层采取一定的方式进行决策，决定接受或拒绝该项交易，

7

同时对该项交易的过程和理由进行适当的记录，这种行为就是干预。

2.5.2措施

1．公司明确禁止管理人员违反公司的规定，鼓励对获知的越权、违规行为进行举报，并予以保密。

2．公司对重要业务流程进行风险控制分析，对关键控制进行确认，并制定关键控制程序文件，明确进行干预的控制情形、频率，并要求对干预、越权行为进行记录。

3．公司通过岗位职责描述和权限指引的方式对各级管理人员的职责和权限情况进行详细规定，敦促员工按程序办事。

2.5.3文档性记录

1．《风险控制文档》

2．《员工岗位职责描述》

2.6实现目标的压力

2.6.1内控关注要点

不存在不合理的绩效目标，特别是短期目标，工资与绩效目标实现的挂钩程度是合理的。具体包括：

1．不存在偏激的奖惩制度，影响员工对道德标准的遵守。

2．升职和工资不能仅基于短期绩效目标的实现程度。

3．实施控制以减少以其他形式存在的诱惑。

2.6.2措施

1．公司确立业绩为基础的激励机制，按照“效率优先，兼顾公平；以绩定薪，量化评价；强化管理，注重效益；简单明了，易于操作”的原则，根据股份公司绩效管理的相关精神，结合公司实际，制定了《中国石油华北销售公司绩效管理考核办法》并不断完善，建立起包括本部处室、省（市）分公司、驻厂分公司、控股公司、加油站、销售代表和专项奖励七个部分的较为完善的绩效考核体系，充分调动

8

全体员工的工作积极性，确保公司各项经营目标的完成。

2．公司以签订年度《业绩合同》等方式确定本部处室和所属单位的业绩考核指标。本部处室实行季度考核与年度考核相结合，考核结果与处室员工业绩奖金挂钩；对所属单位实行月度考核与年度考核相结合、经理班子与全员考核相结合、关键业绩指标（KPI）与管理效率评价（BSC）相结合的方法，考核结果与单位薪酬总额、领导班子年薪及职务变更升迁挂钩。指标完成值由本单位和相关处室提供，公司业绩考核办公室组织对单位考核结果进行抽检审计，确保业绩数据的真实准确。

3．公司将业绩考核作为确定员工薪酬、奖惩及任用的依据，使激励机制与约束机制相结合，达到责权利相统一。

2.6.3文档性记录

1．业绩合同

2．《月度考核通报》

9

第三章 员工的胜任能力

3.1岗位职责描述

3.1.1内控关注要点

管理层应当以正式或非正式的岗位描述，或其它方式分析并定义各岗位的具体工作任务，考虑员工履行工作中运用判断的程度和对该工作相应的监督程度。

3.1.2措施

公司通过开展定责、定编、定岗、定员、定上岗规范“五定”工作，按照股份公司的要求，对中层管理人员、审计及财务系统等与财务密切相关的岗位进行了规范的描述，使关键岗位履行职责和行使职权有了依据。

3.1.3文档性记录

1．《员工岗位职责描述》

3.2分析胜任工作所需要的知识和技能

3.2.1内控关注要点

管理层应分析并确定员工胜任工作所需的基本知识和技能，并有证据表明员工具备工作所需的基本知识和技能。

3.2.2措施

1．针对公司管理实际需要和现实状况，公司通过《员工岗位职责描述》明确对各岗位所需能力和知识的基本要求，如学历、专业技术职务任职资格、专业背景、工作经验（经历）和操作水平等基本任职条件要求。

2．公司通过对员工实施考核评价，找出员工素质与任职岗位的差距，并进行业务、技能培训等，及时提高员工的能力和水平。

3．公司按照不同的岗位要求，组织员工进行岗位培训，并随公司经营战略、运作方式的变化与发展，适时进行适应性岗位培训。

10

3.2.3文档性记录

1．《员工岗位职责描述》

2．培训计划和记录等

11

第四章 管理理念和经营风格

4.1业务风险的接受程度

4.1.1内控关注要点

公司接受业务风险的态度，包括：

1．在介入新业务前，是否在进行仔细的风险和收益分析后才采取行动。

2．是否经常介入特别高风险的业务，还是在接受风险方面非常保守。

4.1.2措施

1．对投资、债务、资金等实施集中管理。按股份公司相关权限规定，确定公司的限上、限下投资项目。限上项目按权限报相关上级公司审批，限下项目由所属单位报公司审批；债务、资金由公司实施集中管理，风险相对集中，便于管理和控制。

2．建立统一授权、分级管理、归口把关、各负其责的合同管理体制。

⑴涉外合同、担保合同、贷款合同、合资合作合同、控（参）油气库（油气站）投资合资合同、收购油库合同、单项投资额超过2000万元的加油站收购合同，上报炼油与销售分公司审批签订。

⑵以公司名义对外签订的合同、需要由公司本部管理的其他合同，由公司本部签约。

⑶所属单位管理⑴、⑵ 以外的合同，由所属单位负责签约并报公司备案。但下列合同需报公司本部审批后方能签署。

①北京分公司单站投资额超过1500万元、天津分公司单站投资额超过1000万元、其它分公司单站投资额超过500万元的收购、新建油（气）站合同；

②作为网点建设一次性支付租赁费的租赁期超过一年的长期租赁油（气）站（库）合同；

③北京市六环内单站年租赁费超过200万元，六环以外130万元，省会城市市

12

区单站年租赁费超过80万元、其它地区单站年租赁费超过50万元的分期（年、季、月等）支付租赁费的租赁油（气）站合同；

④经营性租赁油（气）库合同（含租赁经营、代储代销、成品油仓储等合同）； ⑤单项标的金额在2000万元以上的成品油销售合同；

⑥单项标的金额超过200万元的除①之外的其它工程类合同；

⑦标的金额超过100万元或公司企管法规处认为需要进行审批的其它合同。

3．对重大决策由公司班子会听取相关部门意见后，集体研究决定。其中需报上级公司的，应报经批准后执行。对金额重大、性质复杂的业务，在受理前进行论证和分析。

4.1.3 文档性记录

1.《合同审查表》及办结的合同文本。

2．经理办公会会议纪要。

4.2关键人员的更换频率

4.2.1内控关注要点

关键部门人员(例如：经营、会计和数据处理等部门)的更换频率，具体包括：

1．管理层和监督层人员是否存在过高的更换频率。

2．关键岗位员工是否存在突然辞职，或辞职提前通知期较短的现象。

4.2.2措施

1．公司确保管理层、监督职能人员的稳定，杜绝人员频繁更换情形的出现，保持公司财务、信息等系统员工队伍稳定。

2．执行股份公司在《中国石油天然气股份有限公司劳动合同管理暂行办法》中规定：对于知识产权、科研成果归属问题悬而未决的，或从事的重要工程、设计、研究项目或重要生产(工作)任务尚未完毕，离开会给用人单位造成重大损失的员工，用人单位可以拒绝其提出解除劳动合同的要求。

13

4.3管理层对数据处理、财务报告等的态度

4.3.1内控关注要点

管理层对数据处理和会计职能的态度，以及对财务报告和资产安全可靠性的关注。具体包括：

1．财务职能被认为仅仅是公司“计数中心”，还是被认为是公司各种各样的活动的控制中心。

2．所选用的会计准则是否追求财务报告利润最高。

3．如果会计职能为分散管理，地区公司负责人是否对报告结果签字确认。

4．基层单位的财务部门是否与总部的财务部门有工作汇报关系。

5．重大资产，包括知识资产和信息被严格地保护，防止未经授权的接触。

4.3.2措施

1．财务管理

公司财务资产处发挥财务管理和监督职能，总会计师作为公司的高级管理人员参与主要经营活动的决策。

2．会计政策的选用

公司财务资产处按照《会计法》、《企业会计准则》、《企业会计制度》及股份公司各项财务制度，制定适合本公司的财务会计制度，并按要求进行实施。

3．财务报告制度的建立

公司及所属单位在两个层次上都设置了财务机构。公司财务资产处对所属单位财务资产部实行业务领导。公司财务资产处接受股份公司财务部的业务领导，执行上级财务部门的规定、制度，按照规定的格式、时间报送财务信息，以及其他统计数据。公司实行财务信息集中管理。所属单位配备必要的会计人员，负责归集、审核、管理原始凭证和记账凭证，并输入到财务信息系统。公司负责人通过对财务报告签字确认以及财务分析等形式，对公司及所属单位的财务状况进行监督和控制。公司财务资产处在审核、汇总所属单位财务会计报告的基础上，编制公司财务会计报告。

4．资产安全管理

14

公司视财务信息为重要资产，在颁布实施的安全保密相关制度以及各类资产管理制度中，明确了资产安全相关的保护措施。公司财务信息系统在设计上为信息安全提供了保障并注重对财务信息和知识产权的保护。

4.3.3文档性记录

财务报告、财务分析材料

4.4高级管理人员的相互交流的频率

4.4.1内控关注要点

高级管理人员和各级业务部门管理人员相互交流的频率，特别是在双方处于不同的地域时。具体包括：

1．高级管理人员经常访问分支机构及不同地区的下属机构。

2．经常召开公司或区域性的管理层会议。

4.4.2措施

1．公司注重管理人员之间的沟通：

公司定期召开总经理办公会、生产经营协调例会、经营活动分析会、公司工作会，公司各业务管理部门根据工作需要适时召开专业会。相关业务部门负责人根据实际情况参加总经理办公会、专业会，所有业务部门负责人参加生产经营协调例会、经营活动分析会、公司工作会，各所属单位负责人参加经营活动分析会、公司工作会、专业会。

2．公司领导经常走访基层单位，召开调研座谈会。

4.4.3文档性记录

1．会议通知

2．会议记录或会议纪要

15

第五章 组织结构

5.1组织结构适应信息流通和权力集中程度

5.1.1内控关注要点

公司组织结构的适当性，以及其提供管理活动必要的信息流的能力。具体包括：

1．考虑公司经营业务的性质，公司的组织结构按照适当集中或分散的管理方式设置。

2．组织结构有利于信息的上传、下达和各业务活动间的传递。

5.1.2措施

1．公司是股份公司在华北设立的成品油销售公司，建立了总经理、党委书记和公司管理层负责的管理机构。建立了资产所有权和经营权分离；决策权、执行权、监督权分立的制衡管理机制。

2．公司实行公司机关、所属单位两级管理体制，分级授权管理，权责统一，逐级负责：公司的行政管理和业务管理均实行两级管理体制，即公司机关—所属单位。

3．公司对财务、预算、计划、价格、调运、投资、人事和重大经营决策等，实行集中管理；具体的经营事项由所属单位负责实施，并在权限内决策。

5.1.3文档性记录

《中国石油华北销售公司组织结构图》

5.2关键管理人员的知识和经验

5.2.1内控关注要点

关键管理人员具备执行相关职责的知识和经验。具体包括：负责的管理人员技能素质满足要求，具备执行其业务必备的知识、经验并接受适当培训。

5.2.2措施

1．公司制定《华北销售公司机关竞聘实施办法》、《华北销售公司控股公司经理竞聘（招标）和任免管理办法》等一系列规章制度，对中层管理人员坚持公开、平

16

等、竞争、择优的选拔任用机制，确保管理人员的技能素质满足要求，具备执行其业务必备的知识和经验。

2．公司制定《关于加强分公司、控股公司领导班子建设的意见》，对中层管理人员任职审批程序进行规范，并在干部任前进行公示加强干部管理工作。

3．公司注重对经营管理者的培养，通过针对性培训、轮岗交流、挂职锻炼等形式提高管理者素质。

5.2.3文档性记录

1．竞聘选拔材料

2．公示文稿

3. 干部任免审批表

5.3汇报机制的适当性

5.3.1内控关注要点

确立的汇报机制是有效的，能够保证管理人员获得与其责任和权限有关的信息。经营活动的管理人员有与相关的高级管理人员进行沟通和交流的通畅渠道。

5.3.2措施

1．公司通过分级管理的组织结构和岗位职责描述对汇报关系作了清晰的定义。机关各部门向上级请示或报告工作，要先按照公司明确的领导分工和权限向分管领导（或总经理）请示或报告。所属单位也按此程序向华北公司请示或报告。正常情况下不得越级请示或报告工作。

2．经营管理人员与公司的高级管理人员经常沟通和交流。公司领导成员不定期访问所属单位。

3．通过职工代表大会制度，为员工提供向公司领导反映问题和建议的渠道。

5.3.3文档性记录

1．各类请示报告材料

2．职工代表大会会议材料

17

5.4组织结构变化的适应性

5.4.1内控关注要点

组织结构会在何种程度上随环境的变化而变化。具体包括：管理人员定期根据变化的业务或行业环境来评价公司的组织结构。

5.4.2措施

1．公司制定《华北销售公司机关部门职责》明确公司人事处为公司机构编制业务的归口管理部门，所属单位人事部门为本单位机构编制业务归口管理部门。

2．管理部门根据公司生产经营或发展战略的需要，评价现有组织结构的合理性，提出改进建议并报上级审批。机构编制调整，需要进行分析论证并按照规定程序经审批后实施。

5.4.3文档性记录

1．机构编制调整请示、审批材料

2．机构编制调整文件

5.5职员人数足够

5.5.1内控关注要点

存在足够数量的员工，特别是管理人员。具体包括：

1．管理人员拥有足够的时间来有效地履行职责。

2．管理人员能够将工作分派给其下属，避免出现大量加班，以完成本可以由多名员工完成的工作。

5.5.2措施

1．公司拥有足够数量的员工，保证各项业务工作顺利进行；确保劳动力资源合理配置，公司严格执行《中国石油天然气股份有限公司企业标准》标准，并制定《关于下达机构编制的通知》等确保劳动定员定额有效实施。

2．公司确定人员编制，以核准的工作量和生产任务为前提，以科学先进的劳动定员定额标准为依据，先定任务、定职责、定岗位，后定编制，并按编制配备人员，

18

确保公司任用足够数量的员工和管理人员，保证各项业务工作顺利进行。

3．公司制定颁布《关于加强分公司、控股公司领导班子建设的意见》和《关于下达机构编制的通知》等制度，明确组织机构和相关岗位的设置标准，确保管理岗位人员配备的适当性。

4．公司定期分析员工队伍结构和总量状况，确定所属单位的劳动用工总量。

5.5.3文档性记录

1．增加员工请示或报告

2.《分公司经理业绩合同》

3.《人事统计报表》

4.《社会保险统计表》

19

第六章 权利和责任的分配

6.1责任分配与授权

6.1.1内控关注要点

根据公司的目标、经营职能和监管要求，分配责任和授权，包括信息系统的责任和变化的授权。具体包括：

1．职权和职责被授予公司内的员工。

2．决策的责任与其职权和职责相对应。

3．对员工进行授权和分配职责时，适当的信息被充分考虑。

6.1.2措施

1．公司实行股份公司领导下的总经理负责制，通过组织实施员工岗位职责描述、整理业务授权权限指引等措施，对职责权限进行适当分配，从而建立起责任与职权和职责相对应的管理体系。

2．公司规范信息系统（FMIS系统及业务系统）的授权，由应用相关信息系统的机关职能部门、所属单位根据不同的职责分别设置和维护用户授权。

6.1.3文档性记录

1．《员工岗位职责描述》

2．《权限指引》

6.2数据、会计等员工技能的充分性

6.2.1内控关注要点

数据处理和会计职能部门的员工应具备与公司规模、业务活动和系统相适应的技能水平。具体包括：从数量和经验两个方面考虑，公司拥有足够的员工以完成其职责。

6.2.2措施

1．公司配置充足的财务和信息系统的管理人员，所配置人员具备胜任工作需求

20

的基本技能，能够满足公司生产经营业务活动的需要。

2．公司规定使用网络财务管理信息系统的单位，应设置专职信息系统管理员，负责财务管理信息系统的管理和维护工作。

3．信息中心配合人事部门，统筹信息技术培训计划，组织多种形式不同层次的培训，包括对各级信息管理部门员工的培训。

4．公司为财务人员提供项目性培训和开放性培训，系统化、规范化地开发财务人员职业潜能，将提高财务人员的业务能力和职业道德素质并重。

6.2.3文档性记录

培训记录

6.3责任分配与授权的恰当性

6.3.1内控关注要点

授权和所分配的责任相吻合。具体包括：

1．完成工作所需要的权力与高级管理人员参与的程度存在一个适当的平衡。

2．授予合适级别的员工纠正问题或实施改进的权力，并且此授权也明确了所需的能力水平和权力界限。

6.3.2措施

1．公司对业务活动的权限，根据不同的业务性质，在机关职能部门、所属单位之间有所划分；根据业务活动的重要性程度，按不同层次进行审批。

2．公司按照权力配置的五大原则，即：权力的非独占性原则，按需授权原则，权责对应原则，权力不对自己原则，授权有限、边界清楚原则，对业务权限进行梳理和规范，形成公司整体的权限指引，并及时进行维护更新。

3．公司通过对岗位职责描述的规范、完善，明确各个岗位在处理有关业务所具有的权力。

4．公司规定授权人有权对受托人履行授权的行为进行监督、检查，发现受托人不适当履行授权的情形，应及时给予批评并及时纠正。对受托人未尽职责造成失误或损失的，应撤销授权。

21

6.3.3文档性记录

《中国石油华北销售公司权限指引》

22

第七章 人力资源政策与措施

7.1人力资源政策和程序

7.1.1内控关注要点

雇佣、培训、晋升和员工薪酬的政策及程序，具体包括：

1．现有人力资源政策和程序可以招聘并发展有能力、可信的人员，能够支持有效的内部控制系统。

2．对招聘和培训合适人员的关注程度是适当的。

7.1.2措施

1．公司根据《中华人民共和国劳动法》和《中国石油天然气股份有限公司劳动合同管理暂行办法》等规定对员工实施管理，通过订立劳动合同与员工确立劳动关系。采取竞聘或招聘形式，按照资格初审、素质测评、专业答辩和专家组评审等程序招聘员工。

2．公司根据《中国石油天然气股份有限公司中层及以下管理人员业绩考核指导意见》制定《中国石油华北销售公司经营管理业绩考核办法》和《中国石油华北销售公司绩效考核管理办法》等制度，形成较为系统、规范的业绩考核评价体系，对员工履行职责、完成任务的情况实施全面、客观、公正、准确地考核，并以此作为确定员工薪酬、奖惩及任用的依据；建立内部薪酬激励和约束机制，调动员工的积极性和创造性，增强公司的市场竞争力。

3．公司根据《中国石油天然气股份有限公司中层及以下管理人员业绩考核指导意见》制定《华北销售公司员工培训教育管理办法》。每年制定并下达培训工作计划，有针对性地组织业务和操作技能培训，确保员工技术素质和业务能力达到岗位要求。

4．根据总体战略，公司每年通过对包括招聘、培训、考核、薪酬、职务晋升等制度在内的人力资源政策进行调整，使之能够有效地支持公司战略的实施。

7.1.3文档性记录

1．员工的《劳动合同》文本

2．业绩考核文档资料

23

3．培训计划及记录

7.2员工责任和目标

7.2.1内控关注要点

员工（包括新员工）应意识到他们的工作职责和公司对他们的期望。

7.2.2措施

1．公司组织实施《员工岗位职责描述》，明确岗位的相应责任、职责和权限，使员工能从中了解工作职责和公司对其具体要求。

2．公司对新员工进行岗前教育培训，包括应知应会的知识和技能、安全常识、公司规章制度要求等，帮助其了解岗位职责，并使其达到岗位要求的基本技能素质。

3．公司与所属单位负责人签订业绩合同，明确其需要承担的指标和责任。

4．公司组织员工定期进行工作总结，评价员工工作表现，分析员工当前的成绩、经验与不足，对下阶段工作进行安排，使员工意识到所负的责任和公司对他们的期望。

7.2.3文档性记录

1．《员工岗位职责描述》

2．业绩考核文档资料

7.3违规行为的纠正措施

7.3.1内控关注要点

对违背政策和程序的行为的校正，具体包括：

1．管理层对工作失职采取适当的措施。

2．有对违背政策的适当纠正行为。

3．员工应明白未照章执行的行为最终将被纠正。

7.3.2措施

1．公司执行《中国石油天然气股份有限公司管理人员违纪违规处理规定》等规

24

章制度，并对重要控制制度和强制性规范进行宣贯。

2．公司对发现的违规行为及时进行制止，并按公司的有关规章制度要求进行处理。

7.3.3文档性记录

对员工违规的处罚材料等

7.4道德标准的遵从

7.4.1内控关注要点

人力资源政策与相应的道德标准一致，对职业道德规范的遵从是员工评价的一项标准。

7.4.2措施

公司人事处定期对相关人力资源政策进行全面的检查，评价政策是否与公司职业道德规范相符，对人力资源政策进行修订；员工的业绩考核评价和选拔使用等制度中制定对道德准则遵守情况的评价要求，例如：对员工的工作态度、表现、诚信等方面进行考核评价。

7.4.3文档性记录

1. 人力资源政策

2. 《干部考察材料》

7.5核查候选人的背景

7.5.1内控关注要点

核查候选人的背景，特别要考虑公司不能接受的行为或活动，具体包括：

1．对频繁更换工作和职业背景相差很大的候选人要仔细核查。

2．雇佣政策要包括对犯罪记录的调查。

7.5.2措施

25

审查档案材料是公司核查候选人背景的主要举措。公司贯彻执行《中国石油天然气股份有限公司干部人事档案管理暂行办法》，确保员工档案资料管理、使用的规范和安全。公司在选拔任用或招聘中层干部以及关键岗位的人员时，将通过核查人事档案、单位鉴定等方式对其政治素质、任职资格、任职能力等多方面进行考察，仔细核查频繁更换工作和职业背景相差很大的候选人，形成专门考察材料。

7.5.3文档性记录

人事档案

26

第八章 反舞弊

8.1内控关注要点

1．任何反舞弊程序与控制的缺陷至少被视为重大缺陷；

2．如果发现任何高管舞弊，应至少被视为重大缺陷并可能预示着实质性漏洞的存在。

3．审计师在进行内部控制审计时，应该向管理层获取书面声明：

有关重大舞弊的报告（或者舞弊本身虽然不重大，但是涉及高级管理人员或者其他在财务报告内部控制中承担重要职责的员工）。

8.2措施

1．公司由审计监察处建立反舞弊工作机制

（1）反舞弊工作协调配合的组织形式

公司审计监察处负责组织协调公司的反舞弊工作。

（2）受理舞弊举报工作程序

公司设立信访举报机制，由审计监察处负责受理在会计、财务控制或审计等方面的违规和舞弊行为的举报，并进行相应的调查。

（3）反舞弊审计调查结果的处理程序

反舞弊审计与调查结束后，对已构成违纪但情节轻微且未给公司造成损失的，由审计监察处对违纪单位和人员进行批评教育或给予通报批评，需要组织处理的，由人事处组织处理；对已构成违规违纪且情节较重或给公司造成重大经济损失的，上报给股份公司审计部或监察部；对触犯法律构成犯罪的，由审计监察处移交司法机关处理。

2．公司建立反舞弊情况通报制度

公司定期召开反舞弊情况通报会，由审计监察处通报反舞弊工作情况，分析当前反舞弊形势，评估舞弊风险的可能性和重要性，以及舞弊可能发生的领域，评价现有的反舞弊程序及控制措施，协调反舞弊审计与调查工作，研究防范舞弊行为发生的制度及措施，遇有重要情况或重大问题时，向上级公司和公司领导汇报。

主管领导定期听取审计监察处有关反舞弊方面的情况汇报，监督员工对有关会

27

计、内部控制、审计事项或舞弊方面的举报和投诉。

3．进行舞弊风险分析

公司审计监察处根据每年信访案件发生情况，定期分析舞弊风险，有针对性地提出解决问题的措施，提出下一步信访案件和反舞弊工作的重点。

公司根据舞弊风险分析结果，不断建立和完善内控制度，并完善研究处理信访举报和反舞弊调查等工作过程中的文档记录。

4．其它方面

公司按照股份公司制定的道德准则进行宣传，并对遵守情况进行监督。具体内容参见第二章 职业道德2.1。

公司执行股份公司内部审计规范——舞弊审计，对舞弊审计的对象、依据、程序、方式、方法和要求等进行规范。

公司组织与反舞弊工作相关的培训，安排信访管理与初核、案件检查、内部控制与反舞弊等方面的课程。

8.3文档性记录

1．投诉报告

2．解决投诉的程序

3．对事件报告的记录

28

第二部分 内部控制体系执行的文件及标准

1、组织结构图

2、员工岗位职责描述表及编制说明

附件2-1：员工岗位职责描述表编制说明

附件2-2：员工岗位职责描述

3、权限指引

附件3-1：权限指引编制说明

附件3-2：权限指引

4、控制环境涉及的制度索引

29