浅谈如何做好公路工程档案的整理
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浅谈如何做好公路工程档案的整理
作者：李媛
来源：《中国科技纵横》2012年第23期
摘要:新时期如何同步建设管理好公路工程档案, 使之发挥应有的社会经济效益, 应注意以下几个问题。一是把建立健全档案管理体系作为工作重点; 二是将档案管理纳入合同管理; 三是做好工程档案的预立卷工作; 四是做好档案案卷质量的控制工作; 五是深入贯彻工程档案归档整理办法。
关键词:公路 工程档案 整理
近十几年来大规模的高速公路建设、干线公路改造建设和通达、通乡两通公路建设使我国公路交通发展水平步入了发达国家水平。如何同步建设管理好公路工程档案, 使之发挥应有的社会经济效益变得尤为重要。如何进一步做好这项工作, 笔者谈以下几点体会和认识。
1、把建立健全档案管理体系作为工作重点
建设项目一般有几个特点, 一是都有一定的建设工期, 工期一般都较长, 从立项审批到最后竣工, 少则一两年, 多则三五年, 工程一完就“人走楼空”;二是参建单位多。有设计、监理、施工等几十家单位。三是流动性强, 不仅参建单位流动性强, 施工人员流动性也强; 四是参建单位档案意识较差。由于档案的完整准确性是在文件资料形成时就已定格, 事后无法补, 所以资料形成也会有几个这样的特别:一是形成的档案数量庞大, 数据的齐全完整做起来特别难。二是单位众多, 各单位记录数据所用表格、模式不统一。三是参建单位对档案的重视程度参差不齐, 档案的准确性控制难。四是档案管理人员流动性太大, 不能保证档案资料员的稳定, 不利用档案资料的收集齐全完整。针对以上几个特点, 必须建立档案管理体系, 从项目开始立项就要把工程档案作为工程管理不可分割的内容, 建设档案质量管理体系, 这是创建工程精品档案的前提和保证。一是要建立健全各项规章制度, 如归档, 管理, 利用等制度, 让参建单位有章可循, 用制度来规范档案工作。二是建立健全档案管理网络。成立由单位领导分管, 档案工作部门主管, 专兼职档案人员分管的档案网络, 层层抓, 层层管。三是做好档案队伍的培训工作。在项目开工之初和工程进行中, 必须做好档案人员的培训, 在保证参建单位档案人员固定不变的情况下, 定期对档案人员进行业务培训与指导, 出现问题及时解决。这样一个网络, 一套制度和一支专业技术过硬的档案队伍, 可以有效地推进参建项目的档案工作。
2、将档案管理纳入合同管理
项目单位要将档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序之中, 采取有力措施, 确保工程档案完整、准确; 各有关部门要积极和档案部门协调配合, 充分发挥自己的职能作用, 重视和支持档案工作, 努力形成条块结合、分工协作、齐抓共管的良好局面; 加强监督指导, 做到完成一个项目, 验收一个项目, 归档入库一个项目; 项目档案工作与项目建设要同步进行, 做到同计划、同实施、