运营费用管理办法

运营费用管理办法

一、制定目的：

为规范和加强运营部各部门费用管理，提高资金利用率及报销工作效率，规范各部门报销方法，保证报销费用的时效性和真实性，特制定本办法。

二、适用范围：

运营部所属订单采购部、仓储部、售后服务部及分销总部派驻运营服务的人事行政部。 三、权责部门：

运营部经理负责本办法的制定、修改、废止及下级监督；

各部门主管负责本办法的执行、下级监督及报销前的初步审查，向运营部经理汇报； 各分仓负责人负责本办法的执行及下级监督，向仓储部主管汇报；

人事行政专员负责本办法各部门的执行监督及报销前的初步审查，向运营部经理及分销总部行政主管汇报。

四、管理办法： (一)、运输费用：

1、物流配送费用：各仓库及售后服务部物流配送应严格按照《各仓储物流配送方案》执行，并据实对账、报销、结算，开具正规发票，以月度为单位，本月产生费用下月报销，禁止当月费用当月报销或跨月度报销。对于使用配送方案之外的其他承运商或运输方式运输，必须事先经由仓储部主管同意，否则不予报销；

2、人事行政部快递费用：邮寄发票、合同等重要资料或文件时，统一选用顺丰或EMS速递；邮寄其他资料和物品时，人事行政部将需邮寄的资料和物品，连同地址提供给仓储部，由仓储部统一邮寄。人事行政部每周邮寄资料和物品次数不得多于2次。

(二)、汽油费用：

1、自有运输车辆：各仓库自有运输车辆的使用严格按照《运营车辆管理办法》执行，不得超过《运营固定费用明细表》规定报销上限，并据实报销、结算，以月度为单位，本月产生费用下月报销，禁止当月费用当月报销或者跨月度报销；

2、办公使用车辆：办公使用车辆包括运营部自有办公车辆、员工私有但公司给予油费补贴的车辆以及公务用车外部承租车辆。其中，自有办公车辆及员工私有车辆的油费报销上限不得超过《运营固定费用明细表》规定上限，并据实报销、结算，以月度为单位，本月产生费用下月报销，禁止当月费用当月报销或者跨月度报销。公务用车外部承租车辆之前，必须优先考虑使用自有办公车辆及员工私有车辆，或集团公司内部外借车辆，然后再考虑外部承租。对于公司给予油费补贴的员工自有车辆，当公司公务用车需要临时征调时，如无特殊原因，员工不得推诿，否则停止油费报销。

(三)、路桥、停车、洗车费用：公司自有运输车辆、自有办公车辆因公产生的路桥、停车、洗车费用，必须据实报销、结算，以月度为单位，本月产生费用下月报销，禁止当月费用当月报销或者跨月度报销。员工私有车辆如因公产生路桥、停车费用，必须在费用产生之前向运营部经理申请，但不允许产生洗车费用。

(四)、车辆违章罚款：任何情况下，任何车辆的违章罚款由当事驾驶司机个人承担。 (五)、手机通讯费：有手机通讯费用补贴的员工，月度通讯费报销上限不得超过《运营固定费用明细表》规定上限，并据实报销、结算，以月度为单位，本月产生费用下月报销，禁止当月费用当月报销或跨月度报销。

(六)、固定电话费：各部门各员工，不论是否上班时间，不得使用公司电话作为非办公通讯使用，一经发现，该部电话当月产生的所有电话费由该员工个人承担。

(七)、差旅费用：

1、出差申请：各部门、各员工因公出差之前，必须向部门主管及行政与人事专员申请，填写出差申请表，并经运营部经理核准后方可出差；

2、住宿标准：出差员工住宿以经公司行政部安排到与公司有协议价的宾馆、酒店住宿为基本原则。如无法由公司统一安排，则住宿标准按照如下原则执行：

若出差员工为两人及两人以上同时前往，则同性员工应尽可能两人一组同住双人标准房以减少费用支出；同时，凡是到公司上海总部出差需要住宿的，统一经由行政部门安排，入住总部公司宿舍；

3、出差补贴：出差补贴包括出差每天的餐费、电话费、洗衣费及其他费用补贴，具体补贴标准为：部门经理及以上级别的一类地区80元/天，二类及其他地区60元/天；其他人员一类地区

60元/天，二类及其他地区40元/天。出差期间，如需额外报销餐费，则停止发放出差补贴。

(1)、当日出发、当日返回的出差，无出差补贴。此项规定同时适用于送货司机；

(2)、出差补贴以出发之时起至返回公司所在地之时止计算，凡当日中午12时以后出发、次日返回或当日中午12时之前出发、次日中午12时以前返回的，每日出差补贴以50%计算；

(3)、出差员工住宿出差地亲友处而不报销住宿费者，则除按规定发给出差补贴外，额外给予适当住宿补助，住宿补助标准如下：所有人员一类地区80元/天，二类及其他地区60元/天；

(4)、出差员工由邀请单位或厂商提供住宿以及伙食的，不能再报销住宿费，出差补贴按照实际补贴天数，以全额的50%计算；

(5)、出差员工因工作需要有交际应酬活动的，所产生的招待费用不能列支在差旅费(特别是住宿费)中，而应另行按照核准权限，报请部门主管或运营部经理批准；

(6)、员工当期出差并报销出差补贴后，下期的单位用餐补助需减去当期出差天数并按实发放； (7)、因公在上海总部参加会议、培训及其他活动，无出差补贴；

4、交通工具：员工出差运用的交通工具，本着节约的原则，优先选择火车、汽车、轮船等交通工具。乘坐火车、轮船时，如属长途且从晚上8时以后至次日7时须在火车或轮船上过夜的，或白天乘坐时间超过12小时的，可购买硬席卧铺票。如需乘坐飞机，应将行程、到达时间等报请行政部统一安排有折扣的航班，本人不得在未经行政部门审核同意的情况下自行购买；

5、交通费：出差员工在出差地所发生的交通费，按照实际发生费用以正规发票为凭证实报实销。乘坐出租车的应以紧急公务处理为重，杜绝随意包车或来回等候的现象。如相关联系单位提供交通工具的，出差人员不能报销交通费；

6、出差借款：除出国出差之外，所有员工国内出差，公司均不提供费用预支；

7、出差员工因工作需要延长出差时间，应及时联络上级领导，得到批准后方可延长。员工出差后因私事超过出差规定时间的，超过部分的全部费用不得报销，且按照实际时间作事假处理。

(八)、业务招待费：各种用餐费及礼品费，均系业务招待费范畴，各部门、各员工上述费用的产生，必须提前向部门经理申请，超过部门经理审批权限的向运营部经理申请，经审批通过后方可产生上述费用，否则一律不得报销。

(九)、办公用品费：各部门如需自行采购办公设备、办公用品、日用品等物品，必须提前向人事行政专员报备，明确拟采购物品清单、品牌、数量、供应商、采购成本、结算方式、使用周期等信息，并经运营部经理审批同意后方可实施采购。未经运营部经理审批同意，各部门及员工不得擅自采购，否则一律不予报销。在使用周期内，同一物品不再另行审批采购。

(十)、行政费用：房租、水电费、物业管理费、固定电话费、固定资产投资、办公设备维修费、车辆养路费、车辆维修费、车辆保养费、车辆年检费、车辆保险费及由行政人事专员负责采购的办公用品等费用，均为公司行政费用，其费用申请流程为：

费用使用人需在费用产生之前，向行政人事专员王丽红申请，填写相关申请单，报备相关信

息及预算，经运营部经理及分销总部行政负责人核准后方可产生相关费用。如在实际发生过程中，实际产生费用可能远大于预算费用，必须及时重新填写相关申请并取得相关人员核准后，方可继续产生费用，否则，超过预算部分不予报销。

所有行政费用由行政人事专员统一填写报销单报销。

(十一)、加班费：所有部门、所有人员如需因公加班，必须填写《加班申请单》，经由部门主管及运营部经理审核签字后方可加班。加班费用按照分销公司约定标准进行计算。各部门主管应对本部门员工加班申请原因、申请时长及实际加班情况进行审核及监管，如遇不实加班原因、加班时长或员工在加班过程中消极怠工及故意拖延，应及时给予警告批评，并取消当期加班，情节严重的交由运营部经理议处。部门经理级别及运营部经理如需因公加班，无加班费用。

(十二)、备用金：为了使各仓储区域及人事行政部门能够及时高效的支付各项日常零星费用,结合各仓储区域及人事行政部门日常实际支付费用情况,特核定备用金情况如下：

1、各区域和部门的备用金只用作日常工作中的零星费用开支(大额费用支出，如房租、月结运费等不允许使用备用金支付)，个人不得挪用和贪污，一经发现严肃处理；

2、备用金保管人在支付备用金时，应及时索取发票、收据等各类原始凭证；

3、备用金保管人应在每季度末将本人所保管的所有备用金全部归还财务部门，并在下个季度初重新申领。如在当季度末未将备用金归还完毕，则将停止备用金保管人费用报销及备用金申领；

4、每月以备用金支付的各项费用应及时按规定流程报销。

(十三)、各项奖励：公司给予员工的各项奖励及补贴，如涉及现金奖励且要求员工采用报销方式处理，则员工在进行费用报销时，提供的发票类别、内容及金额应符合公司要求；

(十四)、交通补贴：

1、桐乡办公员工：对于居住在桐乡以外地区、日常上下班确需乘车中转的员工，公司酌情给予交通补贴，但不得超过《运营固定费用明细表》规定报销上限；

2、分仓办公员工：对于居住地与办公地相距10公里以上、日常上下班确需乘车中转的员工，公司酌情给予交通补贴，但不得超过《运营固定费用明细表》规定报销上限；

备注：对于长期免费居住在公司承租宿舍的员工，公司不给予交通补贴。 (十五)、员工宿舍：

1、员工事先经由运营部经理审批同意，可免费入住公司承租的员工宿舍；

2、员工宿舍的物业费、水电费、煤气费、电话费、网络费等费用，由入住人自行承担。 五、报销流程： 1、报销流程：

运营部员工报销流程：费用发生→保留发票等凭证→核对费用明细→整理粘贴报销单据→填写《费用报销申请单》→部门经理或运营部经理审核签字→财务部审核→总经理审核签字→准备报销款项→打款或通知报销人领款→财务报表处理；

行政人事专员报销流程：费用发生→保留发票等凭证→核对费用明细→整理粘贴报销单据→填写《费用报销申请单》→运营部经理费用审核(不签字)→分销总部行政负责人审核签字→财务部审核→准备报销款项→打款或通知报销人领款→财务报表处理。

备注：上述所有费用报销均需提供抬头为“浙江海得电气实业有限公司”的正规发票。 2、报销时间：各部门员工每月集中报销1次，报销费用区间为上月月初至上月月底的一整月。各费用报销人员应于每月15日之前将各项费用报销单，通过邮寄或其他方式交由各相关审核人员审核签字，于20日之前将通过相关人员审核签字的报销单邮寄至上海财务部门，财务部根据审批完成的报销单汇总于每月25日之前，统一通过网上银行打款至各报销人。如有报销人因特殊原因当月无法按时填写及提供报销单，必须及时与运营部经理及财务部门沟通，取得各方同意后方可延迟报销，否则当月报销单将推迟到下月报销；

3、相关要求：

(1)、原始发票需整理整齐后，以报销单的左上角为基点平整的粘贴在报销单据背面； (2)、在报销单据正面填写完整各项报销内容(日期、摘要、附件张数、大/小写金额、报销人签名、报销人所属501公司的BU代码等)，字迹要清晰，尤其报销人签名要清晰可辨认；

(3)、所有填写的报销内容不得涂改，不得使用铅笔、圆珠笔或红色字体的笔，应统一采用黑色水笔填写；

(4)、各级审核人员应重点审核费用产生的原因和真实性、费用的合理性以及单据票据的规范性，若发现不符合要求，应立即退还给相关报销人员重新整理提报。

六、审批权限：

1、运营部员工报销：在运营部内部，只有订单采购经理与运营部经理有签字报销的权限。具体分层授权方案详见附件一；

2、行政人事专员报销：行政人事专员报销的各项行政费用，在经由运营部经理进行费用审核后(不签字)，统一交由分销总部行政主管审核签字报销。

七、特别说明：

1、各部门、各员工应严格控制费用开支，合理、规范、有效地使用各项费用；

2、对于非实际发生的费用报销（如各项奖励），必须提前与运营经理沟通并在报销单上注明； 3、公司将制定并严格落实各项奖罚制度，对于有下列情形的，公司将依据《中华人民共和国劳动合同法》解除员工劳动合同，并依法追究相关刑事责任：

“(1)、严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的；

(2)、严重失职、营私舞弊，对用人单位利益造成重大损害的； (3)、伪造费用、变造签字的。”

八、本办法从2012年8月1日开始正式实施。

附件一、运营部员工费用报销审批权限表。

备注：各部门员工(含订单采购部)，如有公司给予的各项奖励及补贴需采用报销方式处理，统一由运营部经理审核签字。