采购部工作流程
采购部的职能分配和工作流程 采购部职能:
1、处理销售部的采购订单,样板房、库房的管理、供应商的管理和维护。
2、公司货品的验收及运输,新产品的开发和推介。
3、供应商上门拜访时,采购部同事都要礼貌地接待,留下供应商的样板和详细资料,做好相应的记录。维护和供应商的良好关系是采购部开展工作的基础和资源。
要注意的问题:
填写《采购申请表》前, 要注意业务员提供下单的LOGO 、图案是否有侵权嫌疑,如果有问题,要提醒业务员及马上向公司反映情况。
主管职责:
1、维护核心供应商的关系。
2、统筹安排采购部的工作,督促实施。
3、异议的处理。
4、组织采购部的每周例会。
采购员职责和工作流程:
朱彩芬:找板和询价,样板房、库房管理,新产品的开发和推介。 一.
二. 如果业务员需要购买样板或询价及咨询产品详细资料,要求业务员填写《询价表》,要尽快协助业务员处理。 样板房、库房管理:
(1) 样板借出时业务员要在“登记本”上签名和备注,要标明“预计归还日期”及去向,经采购部确认后方可带离样板间。借出记录每天要在数据库中更新。
(2) 业务员还板时,采购部应和业务员一起清点,核对无误后,在登记本上标明,归还记录每天要在数据库中更新。
(3) 每半个月必须对样板房的借出、归还记录进行统计,督促业务员在指定时间内归还样板。特殊情况可和采购部沟通,填写申请备案。每个月要对样板房物品进行一次清点,核对数量后将统计报表交给主管。
(4) 样板房样品出售时,必须满足原有数量两个以上,不影响公司业务的前提。如果业务员答应在规定时间内买回所卖出的样板,经采购部主管同意,方可售出唯一样板。如业务员未能及时在规定时间内买回所卖出的样板,则按卖出样板价格三倍扣钱。
(5) 新样板的入库。如果是业务员订货时预留的样板,经财务和业务员确认后
登记入库。新样板要做好入库登记,将资料交给网络部上传。
(6) 每天必须更新样板借出、归还记录登记。
三. 供应商管理:
(1) 根据现有供应商的资料进行整理、筛选、评估和录入,每天及时更新供应商的资料。供应商上门拜访时的资料要做记录和更新。
(2) 每周例会时和销售部配合做好供应商等级的评估,培养核心的供应商,和供应商维持良好的关系
(3) 配合网络部建立后台供应商的管理。
四.新产品开发和推介
1、每周必须开发三款以上的新产品,通过网络、联系供应商、市场等多种渠道开发新产品,配合销售部和网络部进行推广。
2、采购部开发的新产品,确认供应商和产品信息可向公司申请购板。价值伍拾元以下的样板采购员可自行决定购买。超过此金额要向公司申请。
3、开发的新产品及供应商要及时和主管进行反馈。在每周的例会上将新推出的产品介绍给业务员,无例会时通过公告栏进行信息的发布。
4、确认后的新产品配合网络部将图片和资料上传,当天要处理完毕。
5、新产品推出时要注明:名称、单价、起订量、货期(是否有现货)、材料、包装、功能等。
萧婉苗:供应商管理,每周例会记录,找板和询价,订单处理,新产品的开发
和推介。
一、供应商管理:
(1) 根据现有供应商的资料进行整理、筛选、评估后交给朱彩芬录入,每天及
时更新供应商的资料。
(2) 每周例会时和销售部配合做好供应商等级的评估,培养核心的供应商,和
供应商维持良好的关系
(3) 供应商上门拜访时的资料交给朱彩芬做记录和更新。
二、 订单处理:
(1) 销售部业务员填写《采购申请表》和提供由客户签名确认的稿样或
样板,经业务员和采购部沟通后双方签字确认。
(2) 采购部完成采购申请后查找产品、确认供应商,未合作过的供应商
三、 如果业务员需要购买样板和询价及咨询产品详细资料,要求业务员填写
《询价表》,要尽快协助业务员处理。
四、 协助朱彩芬开发新产品及产品推介(可通过网络、联系供应商、市场等
多种渠道开发新产品。)采购部开发的新产品,确认供应商和产品信息可向公司申请购板。价值伍拾元以下的样板采购员可自行决定购买。超过此金额要向公司申请。
罗喜成:货品验收和货运,找板和询价,新产品的开发和推介。
一、货品验收:
(1)根据货品的稿样和样板进行认真详细核对:产品的尺寸、Logo 尺寸、颜色、
材质、位置、数量、包装盒的尺寸、颜色、材质Logo 尺寸、位置。
(2)货品验收时如果出现问题的解决方案:
1、要马上和供应商明确责任。将问题反映给该单的业务员或采购部主管。
2、暂收货品,未付货款。
3、挑选货品其中最差的货品拍照拿回公司或直接拿回公司确认。
4、付50%货款或与供应商一起去交货给客户,直接与客户协商。
5、与供应商协商退回订金并尽快另找新的供应商。
(3)如果货品需要外出加工时,提货员必须当面与加工工厂收货员检查核对数
量,并签收送货收据。
二、货运:
(1)送货前和业务员沟通确认客户的付款方式,准备相应的收据或发票。确认
客户的送货地址、联系方式,预定好货车。
(2)填写好送货单,确认货品的名称、数量、单价和总货款等。
(3)将货品的验收和运输作记录备案。
三、如果业务员需要购买样板和询价及咨询产品详细资料,要求业务员填写《询
价表》,要尽快协助业务员处理。
四、协助朱彩芬开发新产品及产品推介(可通过网络、联系供应商、市场等多
种渠道开发新产品。)采购部开发的新产品,确认供应商和产品信息可向公司申请购板。价值伍拾元以下的样板采购员可自行决定购买。超过此金额要向公司申请。