关于专项审计报告和审计结果公告的写作方法

作者：张海成

现代审计与经济 2007年07期

　　经过审计和审计调查，通过对微观审计情况的收集、汇总和整理，再经过对收集、汇总起来的全部审计情况的研究之后，就要进入起草写作报告、公告阶段，也就是出成品阶段。出成品的方法概括起来有八点：

　　第一，确立主题。主题就是报告公告所表现的中心思想，是报告公告思想内容的核心。一般说来，一篇报告公告只能有一个主题，围绕确立的主题，从不同的角度、采用不同的结构，用不同的方法，充分论述，使人们特别使上级机关、政府领导，有关部门接受同意你的观点或结论。特别是我们审计机关上报本级政府要求批转的报告更是如此。切忌一个报告多个主题，什么都想说，结果什么都说不清楚，说不透彻。

　　第二，结构要合理。报告公告的结构是报告的布局。如前所述，我们的专题、行业审计和审计调查报告的结构一般包括两部分、三部分或四部分。两部分是：问题和建议。三部分是问题、原因、建议。四部分是成绩、问题、原因和建议或情况、问题、原因、建议等。公告的结构一般包括五部分：情况、问题、原因、建议、整改等。无论写几部分，结构布局要合理，要以有利于表达主题为原则。结构布局如同量体裁衣，裁得好，缝制出来的衣服才会穿着合身。有的报告“问题一大篇，建议一点点”。有一个报告问题写了四五页，建议只写三点12行，每一点三、四行。从结构上看有头重脚轻之感。还有一个报告在表述问题时共写了五个问题，其中一个问题写了四五页，其他四个问题写了不到一页。结构比例很别扭。这种结构布局不合理的问题在我们的报告中常常出现，我们要克服这一问题。

　　第三，逻辑性要强。专项、行业报告要用严密的逻辑性去说服人。好的报告应像链条一样，一环套一环，环环相扣，具有很强的逻辑性。在实际工作中，我们起草的报告在逻辑性方面常常是有毛病的，有的报告问题与建议不相干，有的报告成绩、问题、原因相互之间没有联系，有的报告反映的问题有四点，原因分析有三点，分析原因中说的是问题，原因表述中说的还是分析时说的那些问题，甚至讲的还啰嗦。

　　第四，反映问题要客观，不能以偏概全。审计的工作性质主要是对财政财务收支的真实合法效益进行审计，从中发现、揭露和处理问题，我们的专项、行业审计报告的主要内容之一是反映问题。目前在专项、行业审计报告中反映问题的写法上存在的主要问题：一是用结论性语言表述问题；二是综合统计数字少，用问题举例子多；三是用部分的综合数字来说明全局。如有的只审计、汇集了部分市、部分县区的情况，表述时却以全省、全市的定性语言来表述，如何解决这一问题，笔者认为：报告、公告反映问题，表述问题应正确处理四个关系：一是一般问题与个别问题的关系：二是普遍性问题与特殊性问题的关系；三是综合全部被审计对象的问题与综合部分审计对象的问题的关系；即全局与局部的关系；四是综合表述与举例的关系。对问题定性的表述，如果是全部的问题就定性为全局的问题，如果是个别问题就定性为个别问题。具体表述时，对每一类问题，首先，应先用综合统计数据说明自己得出的总概念；其次，再用比例结构说明问题，看这一问题占的比例，用比例来说明这一问题的重要程度，这像统计学的结构分析。再次，然后再举典型例子，这样就可以克服以偏概全的问题。

　　关于报告公告中反映问题的点名问题，一般多用综合数字，少点名，报告公告中的事例点名，如果转发全省全市或向社会公布等于通报批评。因此举例点名，一要慎重，二要把事实绝对核对准确。

　　第五，要在提出解决问题的意见和建议上下功夫。这是写报告公告的重中之重。报告公告问题反映的再多、再尖锐，如果没有解决问题的对策和办法，就不能发挥为领导宏观决策服务和审计的参谋助手作用。从更严格的意义上讲，只提出问题，不提解决问题的办法等于零。审计工作，不光是要查出问题、反映问题、揭露问题，更重要的是要针对微观审计问题，提出解决问题的办法。对一个专项审计、行业审计或审计调查，问题归纳汇集起来之后，针对问题提出解决问题的办法是一件不容易的事情。目前这是一个薄弱环节。在实际工作中，这一点往往表现的特别突出。因为，情况和问题有现成的资料、有统计报表，解决问题的办法往往没有现成的东西，需要我们发挥主观能动性，动脑子去想。只有想全面了，想正确了，才能提出有见地的意见和建议。每个专项审计、行业审计或审计调查报告公告的建议如何写，要依据审计的具体问题来写，具体问题具体分析。

　　第六，语句要短，文字要平，要善于画龙点睛。报告公告的文风要朴实无华，平中见功。不要用华丽的词句去描写，华而不实，更不能说大话、空话、套话、假话、无用的话。语句要短，标题和正文中的词句都要短，不能几行写一句话或一个标题写两、三行，语句不仅要短，而且还要通俗易懂。特别是上报的报告公告尽量避免用审计会计业务中的专业术语去叙述，报告揭示主题或结论性的语言一定要深刻，要有力度，要有新意，要有很强的思想性，举例要有典型意义，以起到画龙点睛的作用。

　　在报告公告的语言表述上，要善于用简单明了浅显的语言打动人。要用浅显的语言打动人，必须想得很深很透。实际上，只有那些想得很深很透的人，才能用最浅显的语言打动人。报告也应如此。

　　第七，起草的报告公告要不厌其烦的修改。报告公告通常要经过起草人、处科室负责人、文秘人员、办公室主任，分管领导的修改，上行文一把手还要修改签发。从这个公文的运转程序上来说，绝大多数好的报告是改出来的。但是，作为起草人，报告公告初稿出来之后，先要自己反复推敲修改，再让身边的同志看了提意见。有条件的话，还可请身边有经验的人一起商量修改。还有一种办法，就是写成的报告公告，有意识放上一段时间，回过头来再修改，就可能会有新的提高。再修改一次，报告公告的质量都会有新的提高。实际工作中，修改稿子的人和被修改稿子的人，常常对修改部分有不同意见，面对在改稿子当中发生的矛盾，最好的办法是修改的人和被修改的人坐下来，很好的研究一下，统一思想，达成一致，以改好为准。

　　第八，宁短毋长，宁缺毋滥。审计人员常说，审计容易，写报告难，写出好报告、短报告公告更难。一个人写报告公告水平的高低，重要的区别之一就是看能否写出高度概括的高质量的短报告，能否把一个很长的报告改成一个高质量的短报公告，能否把别人说的几句话用一句话就能精练准确的表达出来。说短话，写短报公告，也是写报告的基本要求之一。基于这种考虑，写报告一定要有精品意识，不能凑合。质量不高的报告，宁可不报，也不能凑凑合合地报。在任务紧急，一定要上报时，宁可辛苦加班下功夫写，也不能降低要求，要确保质量。