档案信息开发利用

第一章 档案信息开发利用概述

第一节 档案信息开发利用的含义

一、信息的概念

什么是信息：简单地说，信息是客观事物的各种表现和反映，世界上一切物质形态和物质运动过程都可以产生信息和信息运动过程，即信息的产生、获取、传递、交换、存贮等过程。

二、档案信息

（一）档案信息的含义

档案信息是指档案的内容信息，它是利用者需要的主要对象，也是档案信息开发利用的主要对象。

（二）档案信息的属性

是指档案部门、档案人员和档案利用者，以档案信息资源为基础，根据社会对档案信息的需求，通过一定的方式方法，对档案信息进行整理、挖掘、加工、及时有效地传播档案信息，满足社会各方面对档案信息利用需求的工作。

第二节 档案信息开发利用工作

一、档案信息的开发利用工作的内容

综合档案信息开发利用系统的各方面因素来看，档案信息开发利用工作包括下面五方面的内容：

（一）调查研究档案信息资源和社会利用需求，依据档案信息开发利用的相关政策，确定具体的开发领域、开发项目、开发利用的方式、制定开发利用计划，落实开发利用投资费用。

（二）开放历史档案，建立档案检索工具体系和目录中心，开展档案编研工作。具体包括开放公布档案、编制开放档案目录；编制不同功

能的检索工具；编写、编制档案文件汇编、档案参考数据、参与编史修志等。

（三）采取多种形式，促进档案信息，档案信息产品的传播和交流，开展推广服务，实现档案价值，产生社会效益与经济效益。

（四）对利用者的开发培养教育工作。

（五）对档案信息开发利用回馈信息的收集与研究，开发利用系统中各要素的评价。

第三节 档案信息开发利用的性质与原则

一、档案信息开发利用的性质

（一）服务性；（二）研究性；（三）条件制约性。

二、档案信息开发利用的原则

（一）科学性原则；（二）政治性原则；

（三）合法性原则；（四）效益性原则。

第四节 档案信息转移技术与档案的复制

一、档案信息的载体与记录符号

（一）常见的档案信息记录符号有：文字、字母、数字元、图形、影像等。

（二）常见的档案信息载体有：纸张、胶片、磁带、光盘等。

二、档案信息的转移方法

（一）手抄与重新描绘 （五）印刷、打印、摄影

（二）仿制 （六）静电复印技术

（三）录音 （七）微缩复制技术

（四）晒图 （八）档案信息数字化存储与拷贝

第二章 档案信息开发利用政策法规

第一节 档案的所有权和知识产权保护

一、档案所有权及保护

档案的所有权是档案所有者对法律规定属于自己的档案的占有、使用、收益直至最终处分的权利。

我国《档案法》按档案所有权性质将档案分为国家所有、集体所有、个人所有三种。

《档案法》及《档案法实施办法》中对档案的占有、使用、收益、处分等权利均作了相应规定，其中涉及档案信息开发利用的有：利用权、限制利用权、公布权；档案处置权限制。

二、档案知识产权与保护知识产权

档案知识产权与保护知识产权是人们基于智力活动创造的成果和经营管理活动中的经验、知识而依法享有的权利。档案知识产权针对的是知识形态的无形财产——档案信息。

《档案法实施办法》第26条规定：“利用、公布档案，不得违反国家知识产权保护的法律规定。”

第二节 档案的开放与公布

一、档案的开放范围

档案开放的范围涉及两个方面：一是档案开放的期限，即档案从形成时间起到向社会开放时的时间界限；二是开放档案的内容范围。我国《档案法》第19条规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。

二、档案开放工作的内容

档案开放工作的主要内容就是对已满封闭期的档案进行鉴定、编目、

确定开放范围，公布开放档案目录，使档案能为社会各界广泛利用。档案开放工作是档案信息开发利用的组成部分，是档案信息开放利用的基础。

三、档案的公布

（一）档案公布的概念和形式

《档案法》第22条所称档案的公布是指通过下列形式首先向社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容：

1、通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表；

2、通过电台、电视台播放；

3、通过公众计算机信息网络传播；

4、在公开场合宣读、播放；

5、出版发行档案史料、数据的全文或者摘录汇编；

6、公开出售、散发或者张贴档案附件；

7、展览、公开陈列档案或者其复制件。

用以上形式发表、公开档案内容，都属于档案的发布。

（二）档案公布的权限

1、国有档案的公布权。《档案法》第22条规定：“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。”

2、集体、个人所有档案的公布权。《档案法》第22条规定：“集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。”

第三章 档案检索工具

第一节 档案检索工具概述

一、档案检索工具的含义与作用

档案检索工具是记录、报导、查找档案的手段，是管理档案、开发

利用档案信息资源的工具。

档案检索工具的作用主要有三个方面：

（一）检索作用

根据档案检索的基本原理，档案检索工具的基本功能为存贮和查找。存贮是通过提取档案检索标识并加以有序排列或对档案状况进行客观描述而获得的；查找，即提供档案线索，供利用者了解和查找档案时使用。

（二）报导和交流作用

档案检索工具中存贮的大量档案信息，能够从不同层次、不同角度系统地报导档案情况，利用者借助它可以了解档案的分布、内容、价值等信息，档案机构借助它可以互相了解馆（室）藏，互通有无，提高服务质量。从这个角度上看，档案检索工具的编制是档案信息开发利用的基础，是开发利用的有机组成部分。

（三）管理作用

借助于档案检索工具中存贮的信息，档案人员可以概要地了解馆（室）藏档案的内容、形式、数量等情况，为档案管理业务活动提供一定的依据。特别是实体管理型的检索工具，在档案移交、鉴定、统计及库房管理等业务活动中直接发挥作用。

二、档案检索工具的种类

（一）按编制方式分

1、目录。将档案的著录条目，按照一定的次序编排而成的检索工具。如分类目录、主题目录、专题目录。

2、索引。将档案及其组合的某一项内容特征或形式特征和其出处按照一定的原则和方法排列起来的检索工具。如专题索引、人名索引、地名索引、文号索引等。

3、指南。是以文章叙述的方式，综合介绍档案内容及有关情况的一种工具。如全宗指南、专题目录。

（二）按著录范围划分

1、专题范围的检索工具。即以档案馆、室内有关某一专题的档案为著录对象而形成的检索工具。如专题目录、 专题指南、专题性人名索引。

2、全宗范围的检索工具。即以一个全宗的全部档案为著录对象而形成的检索工具。如案卷目录、案卷文件目录（全引目录）、全宗指南。

3、档案馆（室）范围的检索工具。即以一个档案馆（室）的全部档案为著录对象的检索工具。如全宗目录、分类目录、主题目录、档案馆指南、档案室指南等。

第二节 馆藏性检索工具的编制方法

一、案卷目录

案卷目录是以全宗为范围，以案卷为单位登录案卷题名和其它特征，按案卷号次序排列的一种档案检索工具。

案卷目录的功能：

（一）固定档案整理顺序

（二）保管和统计档案的重要依据

（三）检索档案

二、档案存放位置索引

它是揭示全宗、全宗内档案类别与其存放的库房、排架位置之间对应关系的一种档案检索工具。

三、归档文件目录

归档文件目录是按照《归档文件整理规则》规定的方法对归档档进行系统化整理后，依据分类方案和室编件号顺序编排的档案检索工具。

特点：实现檔级检索、提高查全率、查准率。

四、专题目录

专题目录是集中、经济口底随风倒速度系统地揭示特定专题的档案内容与成分，以一定次序编排而成的一种档案检索工具。

五、分类目录

分类目录是按照档案分类表体系组织起来的揭示馆（室）全部档案内容与成分的一种档案检索工具。

六、文号与檔号（件号）对照表

是以檔字号作检索途径，按年度、责任者、檔号（件号）、文件顺序编排的，具体揭示档案实体位置的一种检索工具。

第四章 档案的编研

第一节 全宗指南 档案室介绍

一、全宗指南

全宗指南又称全宗介绍，是介绍和报导立文件单位及其所形成的档案情况的一种档案检索工具。

全宗指南的结构包括三个部分：封页、正文、备注。

封页项包括：全宗指南名称、时间、全宗号。

备注部分包括：第一，本全宗指南的编制情况；第二，有关全宗内档案的补充说明，包括需要解释的名词、事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明；其它情况说明。正文部分包括以下三部分：

（一）全宗构成沿革简介；

（二）全宗内档案情况简介；

（三）全宗内档案内容与成分介绍。

二、档案室介绍

档案室介绍是以文字叙述的方式简要介绍档案室及其保管的档案、数据的内容，指导利用者查阅的一种报导性检索工具。

档案室介绍主要内容包括四个部分：

（一）档案室机构及业务工作概况；

（二）档案室保管的全宗档案构成情况介绍；

（三）档案室保管的数据介绍；

（四）附录。

第二节 专题指南

专题指南，也称专题简介，是综合介绍，报导某一专题档案情况的一种检索工具。

专题指南的基本结构有以下三个部分：序言、档案内容介绍、附录。 常见的专题指南有：（一）会议简介；（二）人物简介；（三）历史事件简介；（四）产品简介；（五）设备简介；（六）基建工程简介；（七）科研成果简介。

会议简介主要内容包括：会议名称、会议时间、会议地点、参加人数邀请人员、会议主持人；会议主要议程、这是个基本过程、报告题目、主要发言人及发言题目；讨论通过的事项、通过的文件、选举结果等。必要时可附参加、出席会议人员名单、选举结果名单。

第三节 编研成果类型

一、组织沿革

（一）组织沿革的种类：机关组织沿革、地区组织沿革、专业系统组织沿革。

组织沿革的内容包括：地区、专业系统、机关历史概况、行政区划、建制变更情况；成立、调整、分设、合并、撤销、重建情况；名称变更、办公地址迁移情况；组织性质、职责、主要任务及其变化情况；隶属关系、所辖机构和地区范围及其变化情况；领导体制及变化情况；主要负责人的任免、人员编制的变化情况；内部组织机构的名称、设置、主要

职能、负责人任免等与组织有关的情况。

（二）组织沿革的作用

1、组织机构、人员编制的发展变化情况，便于读者从中了解相关组织的概况，用于指导现实的生产、工作。

2、为研究机关史、革命史、地方史以及各种专业史、行业史提供翔实的组织史料。为历史研究创造条件。

3、便于档案人员熟悉地区历史、文件单位历史概况，对档案管理、档案的提供利用工作提供参考。

（三）组织沿革的体例有以下四种

（1）编年法；（2）系列法；（3）阶段法；（4）便于机关领导人员和业务人员查考和研究本地区、本系统或本单位内部。

二、大事记专题法

大事记，是按时间顺序，简明扼要地记载一定历史时期内特定对象的重大活动、重要事件的档案编研成果。

（一）大事记的种类

大事记的种类可从不同的角度划分。

1、按记述对象分，大事记有国家或地区大事记、系统或行业大事记、机关单位大事记、专题大事记、人物生平大事记等。

2、按记事内容的远近，分为历史大事记、现行大事记。

3、按编排体列，分为编年体大事记、分类编年体大事记。

（二）大事记的特点、作用

1、严格的时序法；

2、简洁性。

大事记主要作用表现在：它将复杂的现象、活动条理化、系统化、简明化，便于人们了解某一特定对象发生、发展的历史进程，把握事物之间的因果联系，有助于研究事物发展的规律。

第五章 档案利用与信息报道交流

第一节 档案利用服务概述

一、档案利用服务的含义与内容

档案利用和服务是档案机构、档案工作人员通过一定的方式方法，提供档案信息和档案信息产品，满足社会各界利用需求的工作。 档案利用服务的内容包括两个方面：档案的提供利用和档案信息的报道交流。

档案信息的报道与交流，是根据需要将搜集到的档案信息经过整理、编辑加工形成档案信息产品之后，主动地进行了广泛的传播和交流的工作。

二、档案利用服务的意义`

档案服务是档案信息输出、传播、报道、交流、共享并最终为利用着使用于社会实践的过程。它在档案工作及档案信息开发利用中的意义表现在以下几个方面：

1、档案利用服务体现了档案工作的根本目的，是档案信息开发利用的核心。

2、档案利用服务的效果是衡量档案工作及档案信息开发利用质量的标志。

3、档案利用服务是联系档案信息的供给和需求、联系档案信息和利用者的桥梁。

4、档案利用服务是联系不同档案信息机构的纽带。

5、档案利用服务的反馈信息有助于提高档案工作水平。

三、档案利用服务的发展趋势

（一）全方位、多元化的服务。

随着档案信息与社会各方面的联系越来越紧密，档案馆由传统的政府工作机构转变为面向全社会的信息服务机构，在为经济建设服务，为党和政府的中心工作和重点工作服务的同时，要为社会各界提供全方位、

多元化的服务，为公民提供普遍的以及个性化服务。

（二）现行文件的提供利用趋势。

档案机构面向社会提供利用现行文件，是世界范围档案利用服务的普遍发展趋势，其根源在于社会民主化程度的提高和档案信息时效性的增强。

（三）自动化、网络化的服务。

信息技术的迅猛发展，促进了信息服务向自动化、网络化、标准化和国际化方向发展，这是信息服务发展的总趋势。

（四）档案信息产品多样化，深层次加工的信息产品比例增加。 全方位、多元化服务必然面临着服务对象和范围的扩大，提供的信息类型发生变化；同时，档案利用服务的自动化、网络化使得初级的、简单的一次文献编研成果逐步失去价值，而深层加工的、带有评论、结论性的档案信息产品会大量增加，档案信息产品由提供事实信息发展为同时提供知识信息。

（五）无偿服务和有偿服务相结合，有偿服务逐步发展。

公共档案是国家的财富，档案信息为全社会所共有，提供档案信息为社会各界服务，属于社会公益性服务，是无偿服务，由国家给予政策扶持和经费投入。在信息产业化大潮下，档案利用服务如果直接参与社会的经济活动中，提供人们当前迫切需要的信息，并能直接发挥经济效益，则可采取有偿的形式；另外，对超出社会公益性服务范围的个性化服务，以及深层加工的档案信息产品，也可采取有偿服务的形式。

四、档案利用收费和有偿服务

（一）档案利用收费的原则。

档案利用实行有偿服务与无偿服务相结合的原则。

对以下几种利用按规定收取费用：

1、为落实证明房、地、财产、债券、债务等利用档案；

2、为解决纠纷、生产建设或进行其它盈利性、商业性活动利用档案；

3、进行汇编出版等有效经济效益活动利用档案；

4、为生产经营或研究、设计参考，从而获得商品化成果及有一定的经济效益的利用。

对以下几种利用，档案机构无偿提供利用。无偿利用不排除收取复制工本费：

1、利用本单位或个人自己形成、汇总、移交、上报、捐赠、寄存的档案；

2、各级领导机关为工作查考、计划、规划、预测、决策利用档案；

3、公检法机关确为办案所需要而利用档案；

4、对社会公益性服务（指社会团体、社会服务保障部门，如气象、水文、地震预报及自然灾害抢救等需要）及列入国家发展计划的社会公益事业利用档案。但利用者不得将档案及复制品转让或几逆行能够有偿咨询、营利等活动。

《中华人民共和国政府信息公开条例》已经2007年1月17日国务院第165次常务会议通过，自2008年5月1日起施行。

其中：第十六条规定“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。

行政机关可以根据需要设立公共查阅室、资料索取点、信息公告栏、电子信息屏等场所、设施，公开政府信息。

行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息。”

第二节 档案提供利用服务的形式

一、阅览服务

阅览服务是指档案馆、档案室通过设置阅览室提供档案为利用者查阅的服务形式。

（一）阅览室的作用。

阅览室是档案机构为利用者服务的重要场所，也是利用者在馆（室）内利用档案进行学习研究的重要场所，利用者在阅览室中可得到工作人员的辅导和各种帮助。同时，阅览室也是人们了解和认识档案机构的一个窗口，阅览室内的服务工作可以反映一个档案馆、档案室的工作水平、工作质量、工作效率及工作作风。

（二）阅览室的设置和设备。

阅览室的设备、主要服务设施包括：

1、阅览桌 2、开放目录柜（目录查询室）

3、资料柜 4、存物柜（个人物品寄存处）

5、利用者存档柜 6、布告栏

7、服务台（查询台） 8、电子监控系统

9、保管有音像档案、档案缩微复制品、电子档案的档案机构还应设置相对独立的、互不干扰的音像档案阅览室、缩微胶片阅览室、电子档案阅览室，并配备相应的设备。

二、外借服务

即将部分档案原件或复制品借出，供利用者自由利用的服务形式。

三、复制服务

复制服务指档案机构按利用者的要求，采用相应的方法与技术，制作、提供档案复制品的服务形式。

复制档案时应注意以下几个问题：

1、复制的档案内容涉及知识产权时，必须在法律规章允许的情况下由档案机构具体决定可复制的档案数量。

2、档案馆应拒绝系统复制某一个全宗的要求。各级国家档案馆之间作为交流的系统复制要求，可通过协商解决。

3、对具有商业性、赢利性目的的复制要求，档案机构可按照《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》等规定，收取相应的费用。

4、复制档案用作出版档案汇编时，档案馆可采取联合编辑出版的方式，或明确要求出版的汇编中说明档案来源。

5、对珍贵档案、载体破损的档案，正在抢救修复中的档案，档案机构拒绝复制。

四、提供档案证明

档案证明是档案馆（室）根据国家机关、社会组织或个人的申请，依据所保管的档案内容制发的证实某一问题或某一事实的书面证明材料。从结构上看，档案证明分为两种：

1、档案复制品证明书。由档案复制品和证明材料两部分组成。

2、摘录式档案证明。由档案工作人员摘录档案中对有关事实、问题的记载而形成的书面材料。

五、咨询服务

咨询服务是以个别解答的方式，针对利用者的体温，答复有关档案内容、档案专业知识、档案工作规章制度等问题的一种服务形式。

第三节 电子档案、现行文件资料的利用

电子档案的利用和档案馆开展的对现行文件的提供利用，是档案利用中的新问题，和传统的档案利用相比，二者在利用的方式方法、利用的管理方面有着明显的不同。

一、电子档案的利用

档案保管机构向利用者提供利用电子档案一般有三种方法：

1、提供拷贝。即向利用者提供记录在特定载体上的电子档案。

2、通信传输。即利用网络传递电子档案。

3、直接利用。即利用者通过档案机构或另一检索机构的计算机，在

档案机构或网络上直接查询利用。

二、档案馆的现行文件资料提供利用

档案馆开展现行文件资料提供利用的必要性与意义：综合性档案馆采取一定的形式集中管理现行文件资料，开展现行文件资料的提供利用，可以促进文档一体化管理，更好地发挥档案馆信息资源优势，拓宽档案馆的社会功能，使档案馆的服务工作贴近社会、贴近现实，密切党和政府与人民群众的联系，有利于转变政府职能，接收社会监督，提高办事效率，促进社会经济发展。

《档案信息开发利用》复习题

一、名词解释

1、信息：信息是客观事物的各种表现和反映，世界上一切物质形态和物质运动过程都可以产生信息和信息运动过程，即信息的产生、获取、传递、交换、存贮等过程。

2、档案检索工具：是记录、报导、查找档案的手段，是管理档案、开发利用档案信息资源的工具。

3、专题目录：集中、系统地揭示特定专题的档案内容与成分、以一定次序编排而成的一种档案检索工具。

4、文号目录：以檔字号作检索途径，按年度、责任者、文号顺序编排的，具体揭示档案实体位置的一种检索工具。

5、档案存放索引：它是揭示全宗、全宗内档案类别与其存放的库房、排架位置之间对应关系的一种档案检索工具。

6、全宗介绍：是介绍和报导立文件单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。

7、组织沿革：是系统地记载一个地区、专业系统、单位的组织机构演变情况的档案编研成果。

8、档案室介绍：以文字叙述方式简要介绍档案室及其保管的档案、数据的内容，指导利用者查阅的一种报导性检索工具。

二、填空：

1、档案信息开发利用的性质包括：（服务性、研究性、条件制约性）。

2、常见的档案信息记录符号有：（文字、字母、数字元、图形、影像）等。

3、常见的档案信息载体有：（纸张、胶片、磁带、光盘）等。

4、专题指南的机构有以下三个部分：（序言、档案内容介绍、附录）。

5、我国《档案法》按档案所有权性质将档案分为：（国家所有、集

体所有、个人所有）三种。

6、《档案实施办法》第（26）条规定：“利用、公布档案、不得违反国家知识产权保护的法律规定”。

7、《档案法》第19条规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满（30）年向社会开放。

8、目录和索引一般为条目式或表格式，它们主要发挥检索作用，部分目录同时具有（管理）作用。

9、档案编研工作与档案的（开放、公布、档案检索工具体系）建设工作一起，共同构成档案信息开发利用工作，它是档案信息开发利用工作的重要组成部分。

10、重要文件汇编是将属于领导（指导性的、方针政策性的）或反映本机关主要职能活动的檔汇集成册的汇编。

11、大事记的正文由（大事时间、大事条目）两部分组成。

12、档案信息报导的方式大致分为三种（文字报导、语言报导、直观报导）。

13、档案保管机构向利用者提供利用电子档案一般采用（提供拷贝、通信传输和直接利用）三种方法。

14、档案服务是档案信息（输出、传播、报道、交流、共享）并最终为利用着使用于社会实践的过程。

15、档案证明是档案馆（室）根据（国家机关、社会组织或个人）的申请，依据所保管的档案内容制发的证实某一问题或某一事实的书面证明材料。

16、《中华人民共和国政府信息公开条例》已经2007年1月17日国务院第165次常务会议通过，自2008年5月1日起施行。第十六条规定“各级人民政府应当在（国家档案馆、公共图书馆）设置政府信息查阅场所”。

三、简答题

1、档案信息开发利用的原则？

①科学性原则 ②政治性原则

③合法性原则 ④效益性原则

2、档案信息转移的技术方法？

①手抄与重新描绘 ②仿制

③录音 ④晒图 ⑤印刷、打印、摄影

⑥静电复印技术 ⑦缩微复制技术

⑧档案信息数字化存储与拷贝

3、档案检索工具的作用？

①检索作用 ②报导和交流作用 ③管理作用

4、案卷目录的功能有哪些？

一是固定档案整理顺序；二是保管和统计档案的重要依据；三是检索档案。

5、归档文件目录的特点有哪些？

它具有：实现檔级检索、提高查全率、查准率。

6、按编制方式和著录范围划分，档案检索工具的种类？

A：按编制方式分：

①目录 ②索引 ③指南

B：按著录范围划分：

①专题范围的检索工具 ②全宗范围的检索工具

③档案馆（室）范围的检索工具 ④若干馆范围的检索工具

7、常用的现行檔汇编有哪几种？

①现行政策法规文件汇编 ②重要文件汇编

③会议文件汇编 ④发文汇集

8、常见的专题指南有哪几种？

常见的专题指南有：（一）会议简介；（二）人物简介；（三）历史事件简介；（四）产品简介；（五）设备简介；（六）基建工程简介；（七）

科研成果简介。

9、组织沿革的作用

答：1、组织机构、人员编制的发展变化情况，便于读者从中了解相关组织的概况，用于指导现实的生产、工作。

2、为研究机关史、革命史、地方史以及各种专业史、行业史提供翔实的组织史料。为历史研究创造条件。

3、便于档案人员熟悉地区历史、文件单位历史概况，对档案管理、档案的提供利用工作提供参考。

10、复制档案时应注意哪几个问题？

答：1、复制的档案内容涉及知识产权时，必须在法律规章允许的情况下由档案机构具体决定可复制的档案数量。

2、档案馆应拒绝系统复制某一个全宗的要求。各级国家档案馆之间作为交流的系统复制要求，可通过协商解决。

3、对具有商业性、赢利性目的的复制要求，档案机构可按照《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》等规定，收取相应的费用。

4、复制档案用作出版档案汇编时，档案馆可采取联合编辑出版的方式，或明确要求出版的汇编中说明档案来源。

5、对珍贵档案、载体破损的档案，正在抢救修复中的档案，档案机构拒绝复制。

11、简述档案馆开展现行文件资料提供利用的必要性与意义。 答：综合性档案馆采取一定的形式集中管理现行文件资料，开展现行文件资料的提供利用，可以促进文档一体化管理，更好地发挥档案馆信息资源优势，拓宽档案馆的社会功能，使档案馆的服务工作贴近社会、贴近现实，密切党和政府与人民群众的联系，有利于转变政府职能，接收社会监督，提高办事效率，促进社会经济发展。

四、论述题

1、试述我国档案公布的权限是怎样划分的？

答：①国有档案的公布权。《档案法》第22条规定：“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。”

②集体、个人所有档案的公布权。《档案法》第22条规定：“集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。”

2、试述我国档案开放工作的内容是什么？

答：档案开放工作的主要内容就是对已满封闭期的档案进行鉴定、编目、确定开放范围，公布开放档案目录，使档案能为社会各界广泛利用。档案开放工作是档案信息开发利用的组成部分，是档案信息开放利用的基础。

3、试述档案检索工具的作用？

答：①检索作用。根据档案检索的基本原理，档案检索工具的基本功能为存贮和查找。存贮是通过提取档案检索标识并加以有序排列或对档案状况进行客观描述而获得的；查找，即提供档案线索，供利用者了解和查找档案时使用。

②报导和交流作用。档案检索工具中存贮的大量档案信息，能够从不同层次、不同角度系统地报导档案情况，利用者借助它可以了解档案的分布、内容、价值等信息，档案机构借助它可以互相了解馆（室）藏，互通有无，提高服务质量。从这个角度上看，档案检索工具的编制是档案信息开发利用的基础，是开发利用的有机组成部分。

③管理作用。借助于档案检索工具中存贮的信息，档案人员可以概要地了解馆（室）藏档案的内容、形式、数量等情况，为档案管理业务活动提供一定的依据。特别是实体管理型的检索工具，在档案移交、鉴定、统计及库房管理等业务活动中直接发挥作用。

4、论述全宗指南的编制内容和作用。

答：全宗指南，是介绍和报导立文件单位及其所形成的档案情况的一种档案检索工具。

全宗指南的内容主要包括：封面、正文、备注。其中正文包括三方面的内容，一是全宗构成者沿革简介；二是全宗内档案情况简介；三是全宗内档案内容与成分介绍。

它的作用：主要是向社会、向利用者简明扼要地介绍立文件单位和全宗的历史，便于利用者了解档案的内容和成分，确定适用程度，掌握基本的查找线索。

5、论述大事记的特点和作用。

答：大事记具有严格的时序性和简洁性两大特点，其作用主要表现在：它将复杂的现象、活动条理化、系统化、简明化，便于人们了解某一特定对象发生、发展的历史进程，把握事物之间的因果联系，有助于研究事物发展的规律。

6、试述档案室介绍，它应包括哪些内容？

答：档案室介绍是以文字叙述的方式简要介绍档案室及其保管的档案、数据的内容，指导利用者查阅的一种报导性检索工具。

档案室介绍主要内容包括四个部分：一是档案室机构及业务工作概况；二是档案室保管的全宗档案构成情况介绍；三是档案室保管的数据介绍；四是附录。

7、试述会议简介的主要内容。

答：会议简介主要内容包括：会议名称、会议时间、会议地点、参加人数邀请人员、会议主持人；会议主要议程，这是个基本过程、报告题目、主要发言人及发言题目；讨论通过的事项、通过的文件、选举结果等。必要时可附参加、出席会议人员名单、选举结果名单。

8、档案利用服务的意义是什么？

答：档案服务是档案信息输出、传播、报道、交流、共享并最终为利用着使用于社会实践的过程。它在档案工作及档案信息开发利用中的意义表现在以下几个方面：

1、档案利用服务体现了档案工作的根本目的，是档案信息开发利用的核心。

2、档案利用服务的效果是衡量档案工作及档案信息开发利用质量的标志。

3、档案利用服务是联系档案信息的供给和需求、联系档案信息和利用者的桥梁。

4、档案利用服务是联系不同档案信息机构的纽带。

5、档案利用服务的反馈信息有助于提高档案工作水平。