档案收集工作的问题.意义与制度探索

档案收集工作的问题、意义与制度探索

【摘要】档案收集是档案工作的起点，是丰富档案馆馆藏的重要途径，原始资料收集是否齐全、完整，是档案保存价值的必要条件和馆藏质量的保证。随着经济社会，信息时代的迅速发展，把握好原始资料收集工作，就是保护好我们的历史，给经济社会提供一个档案资源共享的信息平台。当前档案收集工作形势不容乐观．存在许多主观与客观的问题，这些问题严重影响档案管理的正常进行，不利于开展档案整理、造册、编研、组织沿革、历史研究、出版史料等工作。如何使档案馆馆藏数量充分、质量优化、成分充实、结构合理，最重要的环节是收集完整的原始档案，避免档案源头流失，给档案收集工作营造一个良好的环境。建立相关的档案收集规章制度，以制度约束人们的档案移交行为，约束每一个涉及到国家公务活动的人员，保证将公务活动的全部资料能够安全移交到档案馆部门。这是我们对档案收集工作探索的目的所在。

【关键词】档案收集问题；意义；制度

【作者简介】曹湛芳，广西社会科学院副研究馆员，广西南宁530022

【中图分类号】G270

【文献标识码】 A

【文章编号】1004- 4434(2012)12 - 0082 - 03

档案收集工作是档案管理工作的基础，是档案管理工作的起点．是最艰巨的第一道工作程序，但是这个基础工作程序在一些部门却不那么牢固。自《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》颁布后，档案收集工作与过去相比有很大的改进，在实际工作中因受到一些条件的影响和诸多因素的制约，情况远远不这么乐观，存在许多问题，有关部门片面要求档案部门加强管理，并没有把握档案收集工作的重点，没有从全社会角度提高档案收集意识，以致档案原始资料收集一直是个难题。收集不到完整的档案资料、档案馆馆藏欠缺，就谈不上档案的完整性、科学性、规律性。《美国档案文件管理》一书提及：“众多的民间档案机构的接收工作，由于没有统一规划和组织，接收工作显得漫无规律，带有很大的偶然性，加上档案文件来源不固定，更增加了不稳定的特点”。《科学技术档案管理文辑》第一集里有学者提出：“对于档案材料的收集和积累注意不够，以致在专题结束整理档案材料时，发现有些散失的材料已无法收齐”。由此带来的后果给国家和档案馆藏造成不可弥补的损失，在当前经济社会迅速发展时期，这个问题尤其显得突出。因此，档案原始资料收集工作直接关系到档案馆馆藏量、档案馆馆藏质量以及档案一系列规范化建设。

一、档案收集存在问题

原始档案收集工作一直是档案管理工作的最薄弱环节，是最艰巨的工作程序。国家颁布《中华人民共和国档案法》及相关工作条例后，虽然档案收集工作有所改善，某些档案管理制度、基础设施、设备配置几乎相应俱全，但更多是为了应付上级部门检查，依然存在许多弊端和隐患。具体表现在以下几个方面。

（一）档案收集文件不全

有的单位文件资料严重欠缺，许多保存的档案案卷，有正文无发文笺，有发文笺无正文；有稿件无正文，有正文无稿件；有附件无正文，有正文无附件；有报告无批复，有批复无报告；行文不规范、不重校对、错字漏字、归档文件不全，违反常规的行文时有发生；一些著作有出版物，无原始稿件；有原始稿件，却残缺不全。无法反映整个行文、写作活动的全过程，大大降低其应有的历史价值，无形中记录届时行文的水平与失误。

（二）档案收集意识不强

有的工作人员具体工作中没有引起对档案收集的关注，认识不到档案在社会发展中的特殊作用和情报价值。如科研档案只重科研成果，轻科研成果归档。由于对科研档案收集重视力度不够，科研项目的组织、审核、申报、立项、经费、鉴定、验收档案不及时收集，导致许多科研档案不归档，原始资料积累减少，甚至失散，或缺、或漏，较为重要的是科研成果根本没有原始稿件（初稿）。如果科研档案没有保存原有完整的实物，若干年后人们只能见到书籍目录，而科研成果的申报、形成、运作、结题等一系列问题将无从考究。

（三）档案制度落实不力

自从我国发布《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》，各单位各部门建立一些档案收集和档案管理的规章制度，制定各类不同岗位人员的工作职责，而涉及职责考核标准却不多，没有统一规范档案收集管理模式，如政府部门的“行政机关责任追究制度”，没有涉及到有关文书档案移交的内容。某些规章制度、工作职责形同摆设。由于档案工作没有列入单位工作的组成部分和整体发展规划，档案规章制度落实不到位，有价值的文件资料、科研成果无统一收集，无统一管理，无科学维护，档案资源信息无法正常开发利用和进行历史研究。

（四）档案收集门类单一

收集门类不全的问题一直困扰档案收集工作，每年都产生大量文件资料和各种音像、图片、图表及实物，区分不清哪些该收集哪些不在收集之列。从门类上看：许多单位还是专一收集公文档案，档案馆藏基本以公文档案为主要载体，除了公文档案还是公文档案；科技档案、专门档案及其它种类的档案很少。从载体上看：纸质档案多，胶片、磁带及其他制成的材料的档案很少。随着高科技的迅速发展，档案的收集内容不再是单一的公文收集，各种新载体的出现，如U盘、移动硬盘、光盘、软盘等已经纳入电子档案范围进行收集，实际情况这方面载体很少；馈赠礼物形式也多种多样，未进行统一收集管理：建筑档案因为历史原因存在许多问题：会计档案因诸多因素未归档等等。

（五）档案人员素质不齐

由于老观念影响，随意配备老、弱、病、残人员主持档案工作，档案管理队伍不稳定、流动性大、专业知识老化、文化知识面窄、学历偏低、思想观念和管理水平相对滞后、忽略理论水平、文化程度的各项指标要求，无计划培训档案管理人员，致使一些档案收集工作无人问津或问之不多的放任自流状态。有些在工作中处于消极态度，形成你交我收，不交不收，多一事不如少一事，做与不做一样。与档案现代化发展要求悬殊太大，难与适应新形势档案事业发展。二、档案收集工作意义

《美国档案文件管理》一书中阐述：“文件所持有的独一无二的特征和价值构成了文件原件必须保存的必要前提”。“原始文件的价值：1行政参考价值；2法律价值；3财务价值；4科研价值；5证据价值：6情报价值”。我国的档案法阐明：为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化服务。档案收集是整个档案工作中的起点，是否收集到齐全、完整有价值的原始档案资料，对整个档案管理起到事半功倍的重要作用：档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的基本途径；是档案馆（室）取得和积累档案的一种手段。档案收集工作质量高低，直接影响档案馆藏质量和数量。做好收集工作对整个档案管理工作具有重大实践意义。

（一）收集工作是档案工作的重要起点

档案收集是整个档案工作中的第一步，是档案管理工作的起始环节，档案工作对象是原始档案，没有原始档案，档案的后续工作环节就无法开展。收集工作好坏与否，直接影响档案工作的连续性、系统性、科学性，影响社会对档案的有效利用和开发，甚至会失散一些我们没有发现的珍贵历史资料，造成无法弥补的损失。按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献，这是取得和积累档案的必要渠道，通过这个渠道，对分散的一份份文件、一份份原始资料，从无形转向集中统一、有序规范、科学严谨的管理，实现档案收集制度化。

（二）收集工作是档案生存的重要条件

档案收集是档案工作的基础，没有基础、无法建筑完整、有序的档案管理体系。俗语说：高楼万丈平地起。档案工作也是如此，没有充足的原始档案，就没有档案管理工作基础，就无法开展其它各个环节的档案工作，无法提供一个平台让社会共享档案馆藏资源。事实上没有收集就没有档案，没有档案就没有档案工作。毫无疑问档案收集工作是档案生存的首要条件。

（三）收集工作是保证档案质量的标志

档案收集是否齐全、收集档案价值高低，是衡量档案馆馆藏质量的一个重要标志，同时也是一项硬性指标。档案馆馆藏收集越丰富、越珍贵、年代越久远，它就越有历史价值，由于它有行政参考价值、法律价值、财务价值、科研价值、证据价值、情报价值，可为社会提供更多的、更科学的参考数据。有人把档案馆视为“历史科学的粮仓”，并千方百计地收集各种有关原始文献充实档案“粮仓”。收集工作是否丰富、齐全，是衡量档案室（馆）质量的关键所在，是开展档案编研、历史研究、出版史料工作的前提条件，更是改善和提高归档和入馆档案质量的有力保证。收集工作是档案馆馆藏数量充分、质量优化、成分充实、结构合理的重要标志。

三、档案收集相关制度

在档案收集工作中我们发现许多不足之处，并意识到：如果要保证收集到完整的原始凭证和档案原始资料，必需首先建立、建全一系列档案规章制度，强化档案制度管理。从国家机关、不同部门、不同岗位、不同人员制定相关法律法规，以制度约束移交档案行为。相应的法律法规制度是全体国家公务员、文职人员、军人等所有与国家公务活动有关的人员必须遵守档案移交的准则，不专门针对某档案部门设立。事实证明，仅仅依靠档案部门力量，是不能完成收集到完整的档案资料。

（一）国家法律

我国从建党开始就制定过一系的相关制度，如军委的《通令》、中共中央的《关于收集党史资料的通知》、《关于收集党的历史档案通知》和《关于加强国家档案工作的决定》等，改革开放后1980年开始起草，1988年1月1日施行的《中华人民共和国档案法》；后面的《中华人民共和国档案法实施办法》；《电子公文归档管理暂行办法》等。《中华人民共和国档案法》第三条规定：一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务；第四条规定：各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划；第五条规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

（二）机关条例

1983年印发的《机关档案工作条例》是各级机关单位档案工作准则。该条例第二条规定：机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。《高等学校档案管理办法》，该法第三条规定：高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。参照《中华人民共和国档案法》建立适应本单位的档案归档制度，是我们党政机关、科研单位、学校各部门档案收集工作的保证，没有规章制度，档案收集工作无法可依，无法可循。档案工作不列入单位工作的组成部分和整体发展规划，档案收集工作不可能有好的环境，档案管理工作就没有发展前提和基础。

（三）岗位责任制

国有国法，家有家规，有法律参照，岗位责任制就迎刃而解。在制定政府行政机关责任追究制度中，应增加档案移交一条，势必对档案收集工作提供最可靠的保障。档案收集工作第一关，是手中持有原始档案的国家公务员、文职人员、军人以及与国家一切公务活动有关人员必须依法按时将所有的活动资料全部移交到本级档案部门（室）；档案工作人员必须及时接收、登记、造册。如有因不交或迟交原始档案和因接收不妥、管理不当造成遗失和不齐全的，要依法追究其相应的法律责任。岗位责任制必须落实到人，一岗一制，制度管人，定期检查、职责考核，避免岗位责任制形同虚设。