有效沟通的基本方法

有效沟通的基本方法

沟通是指在一定的社会环境下，人们借助共同的符号系统,如语言、文字、图像、记号、手势等,以直接或间接的方式彼此交流和传递各自的观点、思想、知识、爱好、情感、愿望等各种各样信息的过程。“俗话说知人知面不知心”，这类话并不陌生，常常有人有感而发。同时也说明无论年龄大小，也无论是男是女，相互理解都是极其重要的。有了沟通才可能有理解，因为理解是建立在沟通的基础上的，沟通其实是人生不可回避的一件事情，善于沟通的人能找到人际交往的捷径，能在人际关系中少走很多弯路。

对于公司员工来说，交流沟通与人际关系有很大关联作用。你在与同事们沟通时，如果你与同事的关系不错，即使你偶尔说话不到位，他也不会跟你计较；相反，如果你们之间的关系已经很僵，那只要你说话稍有点不注意，他就要从你鸡蛋里挑骨头来。所以，如果你与同事的关系不错，那你们的沟通就会比较顺利；而这种良好的沟通又能让你们之间的关系更加和谐。相反，如果你们之间的关系很别扭，那沟通起来就会更加困难；如果沟通起来很困难，那它又会让你们的关系雪上加霜。因此，如果你的沟通能力不是很强的话，那你就要注意建立良好人际关系，用它来弥补自己沟通能力的欠缺；同样的道理，如果你的人际关系处理得不是很好的话，那你就要注意提高自己的沟通能力，用它来改善自己人际关系。

一、说话留有余地

逢人只说三分话。公司员工在与初次相识的人打交道时，一定要牢记这条古训，它不是狡猾，只是一种谨慎。

一般人在沟通过程中习惯站在自己的立场上来理解对所说方的每一句话，由于汉语辞汇丰富，人们的想法又比较复杂，所以，你说的同样一句话，在三个人听起来，可能就会听出三种不同的涵义；比如你是总经理秘书，客户打电话请你约个时间与你上司见面，你回答“我尽量争取。”在一些人听来，你实际上是答应了；在另一些人听来你这是在推辞；也可能有人会认为你实际上什么也没说。因此，公司员工说话一定要谨慎，尽量留有余地。说话留余地实际就是降低说错话的概率。所以，平时不必说的你就不说，不该说的你就不说。如果对象、地点或时间不合适，你就暂时不要说。逢人只说三分话，实际上是用来试试对方的反应，看此时此地是否合适沟通；如果合适，那就有什么说什么，如果不合适，那就到时候再说！

二、说话委婉

公司员工无论是与上司沟通，还是与同事沟通，一定要注意说话的方式，尽量委婉，因为每个人都有自尊心，都爱面子，如果你不注意说话的方式，就很容易伤对方的自尊心。可以说，说话的方式与说话的内容一样影响沟通的效果。同样一件事，如果你说得委婉，那对方接受的可能性就比较大；如果你一开口就让对方感到不舒服，甚至会损害他的利益，那他就有可能与你针锋相对；如果对方产生了抗拒心理，那有效沟通就到此为止，你说得再多也没用了，所以，公司员工在沟通过程中说话委婉，不能当作撒谎，更不能看作是一种欺骗行为。

三、看人说话

俗话说“交浅不言深”。作为公司员工，对于本公司的公司员工不认识的恐怕不多，因为彼此抬头不见低头见，但是，有些公司员工你并不一定熟悉，因为在工作中的交往并不多，交情也不深，更不知对方底细，因此，当你与这样的同事进行沟通时，如果你一开口就谈工作，直接了当地告诉他自己找他的目的是什么，那么，在对方缺乏心理准备或对你不是很了解的情况下，他不仅很难接受你的意见，而且很有可能产生强烈的抗拒心理。所以，当你准备做沟通时，你最好先寒暄几句，看看对方对你是什么态度；如果合适就进入正题；如果对方对你还有戒心，那你不妨先说点别点，表现自己的诚意，比如夸一下对方的裙子如何好看等。

随着彼此的了解，有了交情，那说起话来就比较方便了，因为他再也不会轻易地怀疑你的动机了，即使你说错了，他也会认为你这是无心的，比较容易谅解你；你说漏了嘴，他也可能用一句“开玩笑的”掩饰双方的尴尬，不会与你计较。如果你与他的交情很浅，那他就会提高对你的警惕性；你一句无心的玩笑，也有可能引发严重的误会。公司员工一定要养成“见什么人说什么话”的习惯。这并不是让你去欺骗同事，而是为了更好地沟通。

四、察言观色

正如每个人都有自己独特的个性一样，每一个人在与他人沟通时也都有自己的习惯。作为公司员工，如果你能了解自己上司和同事的这些沟通习惯，并根据他们的这些习惯来进行沟通的话，那你的沟通就能事半功倍。

当你准备与对方沟通时，你应先观察一下对方，看他是怎么想的，现在想不想与自己沟通。即使他还没有开口，你也可以通过他的神态或其他肢体语言来判断。如果通过观言察色，你知道了对方将用什么方式与自己交流，那你也差不多就了解了对方的真实意图。为人真诚，与人为善，只有这样，你才有可能让对方畅所欲言，把心里话掏给你。

沟通有时候仅有嘴巴是不够的，并且说多了，反而适得其反，因为在你说话的时候，还要照顾到你的上司的心情，当公务缠身、诸事繁杂时，他未必有很好的耐心随时倾听你的建议。特别是在上司同时对你还有隔阂的时候，就更要注意说话的态度和语气的运用，恰到好处地表达出你的意思。

有过这样一个故事：有一块手表掉在谷堆里，大家喧哗着去寻找它，却怎么也找不着。后来有一个孩子乘着大家休息的时候来到谷堆边，伏在地上，把耳朵贴在地面上，他听到了滴滴答答的声音，很快找到了那块手表。

一般人认为，沟通就是要用嘴巴说话，说的越多才会沟通得越好。如果一个很喜欢说话的人遇上一个金口难开的人，沟通出了问题，一般会责怪那个话少的人，觉得都是他的问题，因为无法交谈才不能沟通的。

其实不然，沟通是双方面的，有时候不一定语言就代表了一切，那个沉默的沟通者也许不善辞令，但是我们没有必要一开口就喋喋不休，而应该给沉默着更多的机会来发表意见，最忌讳的就是爱说话的人不知不觉地以一个长者的身份出现，居高临下的姿态会使沉默者几乎喘不过气来。

一些职场新人为了追求效率，不管三七二十一，一见面就滔滔不绝说开了，不管对方情绪如何，想不想跟你交流。欲速而不达，这样的沟通不仅很难取得实际的效果，反而有可能增加沟通的难度，所以，沟通之前，最好先表现出自己的诚意，不让对方有什么压力或其他想法；只有这样，你才能让对方想说就说，从而达到沟通的目的。因此，作为公司员工要注意养成这么一种习惯，那就是不要见了面一开口就谈工作；你问候或闲聊两句，在这个过程中观察对方的气色，用自己的诚意表示对他的尊重，再顺着对方的心情确定用什么方式进行沟通。

真正的沟通是能表达自己的意见还能接受别人的意见，要想有良好的沟通，请记得把你的嘴巴闭上。闭上嘴巴带上耳朵好好倾听吧。也许有的时候，我们闭上了嘴巴，竖起我们的耳朵，用我们真诚的心去倾听声音，比我们张开嘴巴叽叽喳喳的讨论更有用。

五、提高沟通效率的7条建议

1.提高沟通的心理水平。

要克服沟通的障碍必须注意以下心理因素的作用。

首先，在沟通过程中要认真感知，集中注意力，以便信息准确而又及时地传递和接受，避免信息错传和接受时减少信息的损失。

其次，增强记忆的准确性是消除沟通障碍的有效心理措施，记忆准确性水平高的人，传递信息可靠，接受信息也准确。

第三，提高思维能力和水平是提高沟通效果的重要心理因素，高的思维能力和水平对于正确地传递、接受和理解信息，起着重要的作用。

第四，培养镇定情绪和良好的心理气氛，创造一个相互信任、有利于沟通的小环境，有助于人们真实地传递信息和正确地判断信息，避免因偏激而歪曲信息。

2.沟通要有目的性

沟通者自己首先要对沟通的内容有正确、清晰的理解。重要的沟通最好事先征求他人意见，每次沟通要解决什么问题，达到什么目的，不仅沟通者清楚，要尽量使被沟通者也清楚，此外，沟通不仅是下达命令、宣布政策和规定，而且是为了统一思想协调行动。

所以沟通之前应对问题的背景，解决问题的方案及其依据和资料，决策的理由和对组织成员的要求等做到心中有数。

3.正确地使用语言文字。

语言文字运用得是否恰当直接影响沟通的效果。使用语言文字时要简洁、明确，叙事说理要言之有据，条理清楚，富于逻辑性；措辞得当，通俗易懂，不要滥用词藻，不要讲空话、套话。非专业性沟通时，少用专业性术语。可以借助手势语言和表情动作，以增强沟通的生动性和形象性，使对方容易接受。

4.平等沟通

既然决定与他人沟通，就要相信他人的诚意和能力，多倾听对方，在相互倾听的过程中力求求同存异。但一般的管理者都不是一个好的听众，究其原因，主要是缺乏诚意。这种情况主要发生在自下而上的沟通过程中。

所以，要提高沟通效率，必须诚心诚意地去倾听对方，有效的倾听能增加信息交流双方的信任感，是克服沟通障碍的重要条件。

要提高倾听的技能，可以从以下几方面去努力：一是坦诚的目光接触；二是展现赞许性

的点头和恰当的面部表情；三是避免分心的举动或手势；四是要提出恰当提出看法，以显示自己在认真聆听；五是要有耐心，不要随意插话。

在长期的工作中，只有沟通才能激励下属、鼓舞下属，使他们全力以赴地投入到工作中。只有平等地和下属沟通，才能获得下属的理解和信赖。

5.提倡直接沟通、双向沟通、口头沟通

在沟通时要缩短信息传递链，因为信息传递链过长，会减慢流通速度并造成信息失真。因此，要提倡直接沟通、双向沟通、口头沟通。

美国曾有人找经理们调查，请他们选择良好的沟通方式，55%的经理认为直接听口头汇报最好，37%喜欢下去检查，18%喜欢定期会议，25%喜欢下面给写汇报。

另外一项调查是部门经理们在传达重要政策时认为哪种沟通最有效，共51人（可多项选则），选择召开会议做口头说明的有44人，亲自接见重要工作人员的有27人，在管理公报上宣布政策的有16人，在内部备忘录上说明政策的有14人，通过电话系统说明政策的仅有1人。

这些都说明倾向于面对面的直接沟通、口头沟通和双向沟通者较多，也比较有效。这些方式可以让管理者及时、充分、直接地掌握第一手资料和信息，及时发现错误，也有益于鼓舞员工士气，树立管理者的形象。

6.设计固定沟通渠道，形成沟通常规

这种方法的形式很多，如采取定期会议、报表、情况报告，互相交换信息的内容等等。 克服沟通障碍不只是工作方法问题，更根本的是管理理念问题。发达国家的现代企业流行的“开门政策”、“走动管理”，是基于尊重个人、了解实情、组建高效团队等现代管理理念，沟通是这种理念的实现途径。

因此，如何克服沟通障碍，以及如何建立高效、通畅的沟通渠道，都不应就事论事地解决，而应站在管理理念和价值观的高度，妥善地加以处理。

7.及时获取反馈

沟通的最大障碍在于下属误解或理解得不准确。为了减少这种问题的发生，管理者可以让员工对自己的意图作出反馈。

比如，在正式分配任务之前，让有可能产生误解的下属阅读书面材料；分配任务之后，可以及时地询问属下是否正确理解你的意图，得到反馈可以及时了解此次沟通的有效性。