选择会议地点场所
一、确定会议召开的所在地
1、X 协会准备召开2013年年会，因此在确定会议所在地时要考虑以下因素：
（1）、协会会员来自全国各地，所以要交通方便，位于市中心，具有城市特色
（2）、会议所在地力求安静舒适，年会召开氛围佳 （3）、附近需要有大型超市，旅游景点多样化 2、综合以上方面，我协会秘书人员将会议地点确定在江苏南京。原因在于
（1）、南京处于我国交通枢纽，四通八达，作为“六朝古都”，南京拥有厚重的文化底蕴和丰富的历史遗存。
（2）、南京是协会所在地。 会议场所定于南京钟山宾馆： 酒店地址：南京中山东路307号
宾馆坐落在宁沪高速南京入城处，交通十分便利。 距离地铁2号线西安门站650米； 距离南京火车站5公里；
距离南京中央门长途汽车站8.3公里； 距离南京火车南站12.5公里； 距离南京禄口国际机场42公里。
周围景点分布：
中山植物园盲人植物园(南京)
地址：江苏省南京市前湖后村1号
电话：0258434703 距酒店大概1公里
廖仲恺何香凝墓(南京)
地址：江苏省南京市天堡城下
电话：0258444611 距酒店大概1.3公里
白马公园(南京) 地址：江苏省南京市白马山庄1号
电话：0258541168 距酒店大概1.7公里
梅花山孙陵(南京) 地址：江苏省南京市四方城2号
电话：0258444611 距酒店大概1.8公里
四方城(南京) 地址：江苏省南京市中山陵陵园路
电话：0258444611 距酒店大概1.9公里 昆卢寺
地址：江苏省南京市汉府街4号
电话：0258440543 距酒店大概1.9公里 毗卢寺
地址：江苏省南京市汉
府街4号
电话：0258440543 距酒店大概1.9公里
紫霞仙境(南京) 地址：江苏省南京市明孝陵东北
电话：0258444611 距酒店大概1.9公里
宋美龄别墅(南京) 地址：江苏省南京市中山陵9号
电话：0258443149 距酒店大概2.1公里
美龄宫(南京) 地址：江苏省南京市联合路9号
电话：0258443149 距酒店大概2.1公里
海底世界(南京) 地址：江苏省南京市四方城8号
电话：0258444111 距酒店大概2.3公里
南京市花卉公园 地址：江苏省南京市南京市中心部
电话：0258541010 距酒店大概2.6公里
郑和公园东门(南京) 地址：江苏省南京市南京市中心部
电话：0258451288 距酒店大概3.1公里
北极阁公园(南京) 地址：江苏省南京市北极阁3号
电话：0258337548
距酒店大概3.1公里
南京市海关旧址 地址：江苏省南京市白下路360号
电话：0258442211 距酒店大概3.2公里
南京音乐台
地址：江苏省南京市南京市中心部
电话：0258444611 距酒店大概3.3公里
金陵工人影城(南京) 地址：江苏省南京市南京市中心部
电话：0258473777 距酒店大概3.4公里
江苏广居物业花园 地址：花园路1-88号
电话：8608727 距酒店大概3.5公里
圣保罗堂(南京) 地址：江苏省南京市太平南路396号
电话：0258664722 距酒店大概3.5公里
流徽榭(南京) 地址：江苏省南京市中山陵至灵谷寺公路的南边
电话：0255226012 距酒店大概3.6公里
二、确定会议场所
根据前期的了解和统计，此次会议初步估计将有100人左右参加，所以会议场所必须选择具备承接中型会议能力的会议场所。综合考虑会期及费用等因素，秘书人员准备从南京钟山宾馆、南京虹桥饭店及南京双楼门宾馆选择出适合的会议场所。
秘书人员就这三个会议场所，结合选择会议场所应考虑的因素，对三个地点进行了比较，如下表所示：
综合分析三个场所的各种因素，秘书人员将会议地点选
在南京钟山宾馆。
三、将选好的会议场所报请主管领导批准
会议地点选好以后，将选择结果向x 协会主管领导汇报，并得到x 协会会长的批准。
四、会议租赁服务协议
甲方：南京钟山宾馆 乙方：XX 公司
甲乙双方经友好协商，就南京钟山馆会场租赁服务达成以下协议：
一、租用会议室地点、租金及押金 时间：2013年12月26—27日 地点：南京钟山宾馆一楼一号会议厅 场租价格：4000元/天
附加服务内容及价格：会场设备（话筒、音响、摄像设备、打印机）1000元 总价款：9000元 预付款：4500 二、预定住宿房间
本次会议预定标准间100间。标准间原价458元/间（含双早），经协商，乙方享受4优惠，标准间183元/间。 入住时间：12月26；离会时间：11月27日。
三、餐饮协议
本次会议期间，早餐为自助餐（费用含在住宿费中）。午餐、晚餐为餐桌形式，10人一桌，每桌费用为700元，甲方需保证乙方菜品数量充足。 四、工作程序
1．乙方须在签定本协议后9天内，向甲方预付总价款___20___%的预付款，乙方不按约支付预付款，甲方有权解除本合同。
2．甲方签署本协议并在乙方按约支付预付款后，将在约定时间、地点及所商定的标准为乙方提供一系列优质服务。 3．当本次租赁服务结束当日，乙方向甲方按约结算。 五、双方责任 1．甲方责任：
甲方严格按照乙方的要求进行会场留存及布置，不得擅自改变会议时间、地点或场次。甲方若需变更会议地点、时间，须提前9 日通知乙方，取得乙方同意；若甲方擅自取消会议，甲方须支付与预付款等额的违约金。甲方需保证在乙方会议期间，会场不受外界干扰。 2．乙方责任：
①乙方在预定后，如因乙方的原因取消租用场地，乙方向甲方支付预付款等额的违约金；甲方直接在已收的预付款中抵扣。
②乙方若需变更会议时间或场地，需提前9日通知甲方，甲方在会议安排许可的情况下做出调整并收取总价款20的金额作为违约金，若甲方不能调整会议时间、场地导致乙方取消本协议，按本条第一款执行。
③会议期间若乙方将会场的设施、设备、低值易耗品等损坏，乙方须照价赔偿，甲方会场的设施、设备、价值易耗品的价格见清单，该清单为协议附件。
④乙方逾期支付租金，每逾期一日，向甲方支付总价款万分之 1的违约金。 六、结算方式 现金或支票、汇票。 七、合同的终止
合同的终止：当甲方、乙方遇到不可抗力发生，则允许一方提出终止合同而不必承担违约责任。 八、管辖
因本协议发生纠纷，由双方协商解决，协商不成，由甲方所在地人民法院诉讼方式解决。
以上条款如有未尽事宜，双方可协商解决。
本协议书一式两份，承租方、租赁方各持一份。本协议书由双方代表签字盖章后即可生效。
承租方签名（盖章）：王XX 租赁方签名（盖
章）：张XX
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2013年12月1日 2013年12月1日