第一条公章管理规定
第一条 公章管理规定
1、公章包括公司行政章、合同章、财务专用章、发票专用章、法人私章等所有公司统一制作的公章等印鉴;
2、管理使用细则 公章及印鉴设专人专柜保管,任何人不得将公章携离办公室。特殊情况,公章必须携离办公室,必须由总经理报董事长批准同意后方可携离;
3、公司行政公章:由行政部专人保管,任何人使用必须经由总经理签字或授权后才能使用,总经理必须在法人的授权范围内使用,并在行政部留底或登记。除此之外,不得私自使用该章。公司公章使用必须由使用人详细登记盖章时间、事由、经手人,凡加盖公司公章的发文,行政部必须留底存档;
4、公司合同章专用章:由行政部专人保管,任何人使用必须经由总经理签字或授权后才能使用,总经理必须在法人的授权范围内使用,并在行政部留底或登记。除此之外,不得私自使用该章;
5、公司财务专用章:由财务经理保管,财务经理必须按相关财务规定使用,除此之外不得私自使用该章;
6、公司财务发票专用章:由财务经理或指定专人保管。只能用于本公司开具发票使用,除此之外不得私自使用该章;
7、法人私章:公司用于付款及取款的私章由出纳保管,并按公司有关规定使用。除此之外不得私自使用该章;
各部门作废的印章必须及时上缴行政部处理备案。
第二条 快件、信函、包裹签收办法
1、由行政部负责接收快件、信函、包裹,建立接收与分发签收登记。如实记载邮件时间,邮件号、指定接收人,并由指定接收人登记签收;
2、原则上属于公事的邮件,由行政部在收件后立即送给或通知有关部门或个人,当本人不在时,可由部门领导或其他人代为签收;属于私人的任何邮件,均应由本人领取,属于快件和挂号邮件,应在签收时登记;
3、凡属生产部的配件到货,由生产部负责签收、登记、入帐;凡是由汽车“门对门”送货的,原则上在厂区门口办理卸货与交接,对大件需进厂卸货的,应由生产部与行政部联系,在确保安全的情况下,再进厂区卸货。
第三条 文件签收传阅督办与存档保密规定
1、凡公司行政部印发的各类文件,原则上由办公室签收,并由办公室在收文登记簿上做好文件登记,按照总经理批示传阅范围进行传阅,对需要贯彻实施的内容应跟进督办,实施档案管理,并将贯彻执行进展情况及时报告行政部;
2、凡公司内部制发文件,应由公司总经理根据董事长办公室授权予以签发,对涉及人事变动、机构体制调整、员工工资分配等重大事项应上传董事长办公室批准或备案;
3、各公司对所有文件均应立卷、归档分类管理,任何文件都必须传阅后及时收回归档,妥善保管,防止丢失。