利用ERP提高存货管理的方法

利用ERP提高存货管理的方法

目 次

1. 引言........................................................................................................................................... 5

2. 我国存货管理的功能及存在的问题 ....................................................................................... 5

2.1存货管理的功能 ................................................................................................................ 5

2.1.1维持企业生产和销售 ............................................................................................ 5

2.1.2降低采购成本 ........................................................................................................ 6

2.1.3预防价格波动 ........................................................................................................ 6

2.2我国企业存货管理存在的问题 ........................................................................................ 6

2.2.1存货的收入、发出、结存缺乏真实记录 ............................................................ 6

2.2.2内部控制制度不健全 ............................................................................................ 6

2.2.3企业间信息不对称 ................................................................................................ 7

2.3针对我国企业存货管理问题的分析 ................................................................................ 7

2.3.1传统存货管理方法制约 ........................................................................................ 7

2.3.2企业本身内部控制水平有限 ................................................................................ 7

2.3.3企业间缺乏信息共享的制约 ................................................................................ 7

3. 安徽徽商农家福有限公司存货管理案例 ............................................................................... 8

3.1企业基本介绍 .................................................................................................................... 8

3.2企业信息化背景介绍 ........................................................................................................ 8

3.3公司ERP系统存货管理业务及内部控制流程设计 ........................................................ 9

3.3.1 ERP的概念 ............................................................................................................ 9

3.3.2 ERP存货管理流程设计 ........................................................................................ 9

3.4公司ERP系统的评价 ...................................................................................................... 11

4. 基于案例的ERP系统对企业存货管理的建议 ..................................................................... 12

4.1 ERP整合企业价值链 ...................................................................................................... 12

4.2 ERP实时跟踪存货信息 .................................................................................................. 13

4.3 ERP整合各部门的信息 .................................................................................................. 13

4.4 ERP提升财务管理工作效率 .......................................................................................... 14

结 论 ............................................................................................................................................ 16

参 考 文 献 ................................................................................................................................... 17 致 谢 ............................................................................................................ 错误！未定义书签。

1. 引言

存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种有形资产。存货包括各种原材料、燃料、包装物、低值易耗品、委托加工材料、在产品、产成品和库存商品等。如果企业能在生产投料时随时购入所需的原材料，且随时调整生产计划，及时生产、提供销售所需产品，就不需要存货。但实际上，企业总有储备存货的需要——这种存货的需要主要是基于保证生产或销售的经营需要，增加生产经营弹性以及出于优惠价格的考虑，并因此而占用或多或少的资金，因此如何进行存货管理就显得更为重要。

在传统方法中，存货管理的数据来源主要是企业的各类手工账簿及报表。由于手工条件下，原始单据、凭证、明细账、日记账、总账分别由不同人员开立、记录，工作重复而繁琐，且需要不断核对，造成工作周期长，速度慢，效率低，往往很难及时进行存货的分析和管理，而只能是事后的分析。市场竞争日趋激烈，需要不断提高反应速度，减少决策失误。在这种情况下，利用信息技术实现企业资源计划成为企业存货管理的一个共同的需要。因此，越来越多的企业开始使用ERP系统。本文结合所学知识，对利用ERP系统提升存货管理进行了分析探讨。

2. 我国存货管理的功能及存在的问题

2.1存货管理的功能

企业在日常生产经营过程中很难做到随时购入所需的原材料或商品，从发出采购指令到存货入库，这个阶段需要一定的时间，这就要求企业储存一定的存货，并因此占用一定的资金，避免因缺货造成相关损失。在日常的生产经营过程中，存货的功能主要表现为以下三个方面：

2.1.1维持企业生产和销售

如果企业持有充足的存货，不仅有利于生产正常进行，节约采购费用，而且能够迅速地满足订单的需要，从而为企业的生产与销售提供保证，避免存货不足

带来的各种损失。企业面临的企业距供货点较远、运输过程中可能出现的运输故障等问题导致企业很难能随时购入生产或销售所需的各种存货，即使是市场供应充足存货的时候也会出现这些问题。企业因所需的存货短缺，就会被迫停止生产或销售，造成停产损失和相应的机会损失。所以企业需要储存一定的存货来维持企业生产或销售的均衡需要。

2.1.2降低采购成本

零星采购存货，采购成本往往较高，批量采购在价格上会有一定的折扣优惠，而且采购过程中的相关采购费用(如采购员的差旅费、运杂费等)也会降低。但是过多的存货也会占用较多的资金，资金成本就会增加，相关的仓储管理费、保险费、管理人员的工资等各项成本都会增加，结果会导致企业成本的上升，利润的减少。企业要综合考虑存货成本和收益两者之间的关系，选择合理的存货采购方式和储存水平。

2.1.3预防价格波动

企业的管理人员在对市场行情做出准确分析之后，预计某个存货的未来价格行情会大幅上升或货源紧缺，此时生产型企业可以大量采购存货，来降低生产成本或避免停产而造成损失。批发或零售企业大量采购商品，待行情上升时销售，便可赚取更大的差价空间，把握难得的盈利机会。

2.2我国企业存货管理存在的问题

2.2.1存货的收入、发出、结存缺乏真实记录

材料的使用关系着企业的各个方面，但是材料领用记录、生产成本及费用的归集、结转的记录等人为因素较多，尤其在工程项目核算上更显现其弊端。比如，甲、乙两个工号同时开工，月末核算记录显示的是乙工号的材料消耗极少甚至为零，而甲工号的材料消耗多出一大块；购入的材料购货发票未到，但已经领用消耗，期末又没有按规定暂估入库，造成资产负债表期末存货记录减少甚至出现红字余额。

2.2.2内部控制制度不健全

很多企业在材料采购、产品销售环节往往由同一个人完成采购销售、付款收款、入库出库等全过程，使采购销售工作无章可依，还会提供暗箱操作的温床，

增加了营私舞弊的可能性。因此要加强存货采购管理，合理运作采购资金，控制采购成本。

2.2.3企业间信息不对称

我国目前阶段产业链企业间还没有普遍的建立起信息共享平台，缺乏有效的信息共享，甚至存在人为的信息沟通障碍。不充分的信息导致企业无法获知恰当的存货持有量，在不考虑其他因素的情况下，各企业出于利己的考虑，往往努力降低存货的持有量。这样虽然是解决了单个企业的存货问题，但是从整个供应链来看，就制约了生产经营的效率的提高。

2.3针对我国企业存货管理问题的分析

2.3.1传统存货管理方法制约

传统的存货管理思想和经验方法仍旧在实践中发挥着作用，制约着先进的存货管理理论和实践应用的发展。在计划经济时代，企业只是根据政府部门指令计划安排生产任务，生产多少与企业没有关系，反正有政府管着企业，企业没有必要去思考改善存货管理方法。所以，传统的存货管理思想和方法仍在实践中产生影响并发挥作用。存货的收入、发出和结存主要依靠手工完成或是简单的计算机系统操作的现象比较普遍，这就在客观上增大了出现错误的可能性和人为操纵存货记录的风险性。缺乏真实记录可以说是因为没有严格的执行财务制度，企业管理还主要依赖人员管理而不是制度和系统管理。

2.3.2企业本身内部控制水平有限

很多企业内部控制制度不健全或形同虚设，执行不力，滋生了营私舞弊等腐败行为，错误率高，造成账实严重不符；或产品质量等不符合要求而被市场淘汰，造成库存积压。至今仍有很多企业没有设立采购预算制度，也没有对市场进行调查和相关信息的收集的情况下作出采购决定。俗话说凡事预则立，不预则废。一些规模大的企业因没有建立供应商档案和准入制度及采购授权审批制度，没有签订合同或合同不严谨，采购决定权由个别人说了算，发生经济纠纷时因无法律依据或个人情面而无法诉诸法律，因此给企业带来较大的损失。

2.3.3企业间缺乏信息共享的制约

在供应链环境下，上下游企业之间没有信息共享平台或人为设置信息障碍造

成的。近年来，人们在研究供应链环境下的库存管理时，发现供应链的各环节之间的信息没有建立相应的共享平台，信息沟通不畅，在不考虑企业管理者水平等因素的影响外，人们努力降低企业库存量，单个企业库存问题解决了，似乎只是把库存从该生产链的上游企业转移到下游企业。所以，许多著名的企业如长春一汽、海尔和联想等要积极推行其互联网战略，推行ERP系统在企业管理中的运用。从长远来看，优化供应链建设和推广信息技术的运用是企业当务之急。这些都是影响企业存货管理的一个重要原因。此外，技术进步、市场风险、战略性采购和及时处理报废毁损的存货都对企业存货管理存在着一定的影响。

3. 安徽徽商农家福有限公司存货管理案例

3.1企业基本介绍

安徽徽商农家福有限公司是一家国有控股企业，是安徽省规模较大的农资连锁企业，主营业务是批发和零售农资产品，包括化肥、农药和种子等。公司正式成立于2002年，职工有400多人，公司组织结构：董事长→总经理→副总经理→事业部(7个)、后勤管理部门、子公司和分公司(共29个)→直营店和加盟店(2个左右)，公司连锁网络覆盖全省并向周边省市扩展。除4个子公司实行独立核算外，其余的由总部实行集中统一的财务核算。

3.2企业信息化背景介绍

公司自成立以来就十分重视信息技术在企业管理中的运用，2006年以前使用另一家公司自行开发的管理软件化轻系统，该管理软件主要提供包括财务管理和物流管理信息服务，随着公司的发展，以及该软件本身的局限性和缺乏后期的维护，该软件系统越来越不符合企业管理的需要。自2006年下半年开始，公司开始建立用友推出的ERP系统，由于公司一直使用信息软件，公司各项业务流程比较规范，员工对使用信息软件基本认同，领导也非常重视信息化建设，也就是公司信息化管理环境基础较好，所以没有出现长虹等企业初始建立ERP系统时困难重重甚至失败的局面，从旧软件到新软件过渡使用比较顺利。两年多来，经过多方的共同努力，公司的ERP系统己正常运行，并不断地在改进和完善，为公司提供良好的信息服务。

3.3公司ERP系统存货管理业务及内部控制流程设计

3.3.1 ERP的概念

ERP(Enterprise Resource Planning)，中文意思是企业资源计划。以往的企业资源计划多使用手工或传统处理流程进行，随着企业规模的不断扩大，企业资源及信息已难以通过手工操作实现快速集中和优化，而市场竞争却日趋激烈，需要不断提高反映速度，减少决策失误。在这种情况下，利用信息技术实现企业资源计划成为企业管理的一个共同需要。这里提出的企业ERP系统是指利用先进的计算机及网络工具，配合实用的管理软件，利用信息技术手段优化企业资源计划，达到高效、及时、高度综合的效果，为公司管理提供更有指导意义的资源信息。正是由于ERP系统具有高效、及时等特点，使得企业存货管理可以从中获取更为积极有效的信息，用于随时调整存货量及处置呆滞品，ERP系统正成为企业存货管理的重要手段。

3.3.2 ERP存货管理流程设计

目前，公司ERP系统主要使用两大模块：财务管理系统和物流管理系统。财务管理主要实施的有：存货等账务、辅助核算、会计报表、财务分析和固定资产，同时工资管理系统也同步实施；物流管理主要实施的有：采购管理、库存管理和销售管理，同时实现财务和物流的协同运作。与存货管理有关的模块有：采购管理、库存管理、销售管理以及财务系统的存货账务核算等。各子、分公司(县公司)的ERP系统通过电信、网络技术与总部的ERP系统连接成为一个整体。针对存货管理的特点和公司经营业务等要求，ERP设计主要流程如下：

图1 ERP系统总部采购内部控制流程

采购流程内部控制说明：

公司的采购业务是由各事业部负责完成。事业部和供应商签订的采购合同由采购人员录入ERP系统，经逐级审批后，由合同档案部门最后进行系统确认，再由事业部内勤人员操作生成采购订单和预付款单，各一式三联，经逐级签字付款记账后，传至供应商，要求对方发货。供应商收到款项和订单审核无误后装备发货，货物通过铁路等部门直接运输到订单中指定的到货点(加盟店仓库等)。事业部在收到供应商寄来的运输单据后，由事业部内勤人员预估入库生成预估入库单传入财务模块系统记账；待收到供应商寄来的采购发票时录入系统，经事业部和财务等主管审核后生成正式入库单，预估、正式入库单、付款单和采购发票都要传至财务平台进行记账。如果实际发货数和合同数不符，要求就对差异部分重新签订合同，再参照以上流程执行。采购流程业务在总部ERP系统操作完成。

图2 ERP系统调拨销售流程

销售流程说明：

由于各事业部和县公司之间实行内部独立核算，总部的货物按买断方式调拨给各县公司，在确认货物到达分公司(县公司)所在的站台等到货点后，由事业部内勤人员根据审批后的公司间调拨订单(由县公司录入，事业部审批)进行调拨出库，调拨出库单签字后，县公司的ERP系统会自动生成调拨入库单，县公司ERP系统内有了库存量，就可以销售出库。县公司的财务内勤人员录入销售订单，由县公司仓库保管员签字后，生成销售出库单，调拨入库单和销售出库单经仓库保管员签字后，传至财务平台，由财务部门审核并记账。公司的ERP系统提供存货价格管理模块，对终端销售价格实行严格管控，避免损害公司利益行为发生，同时提高存货价值核算水平。

3.4公司ERP系统的评价

公司实施ERP系统后，结合公司集中采购管理、分公司销售、集中发运管理、异地库存管理等特点，实现信息共享，克服原有信息系统数据难以集中采集的困难，能集中详细地提供采购数据等，有效地监控采购合同的执行、采购价格以及供应商交货履约情况，帮助各事业部选择最的供应商和订货策略，提高各事业部采购工作效率和工作质量。从实物角度出发，规范公司对物流的管理，ERP系统已实现对供应商的每一批次、品种和规格存货的进、销、存进行实时跟踪和监控，跟踪采购合同、采购订单、采购发票等单据的执行情况以及当前状态，加强物流的批次跟踪，严格对存货(农药、种子)的失效期进行管理，加速存货流动，减少

资金占用。ERP系统可以按不同的需要提供库存的分布信息，实时满足公司异地仓库、调拨在途、过期跟踪、价格等管理需要。同时，库存管理还能提供各种存货的收、发、存汇总表和明细表，并能自定义存货各种报表，满足不同的管理需要。

4. 基于案例的ERP系统对企业存货管理的建议

通过对安徽徽商农家福有限公司的案例分析，结合理论研究成果，针对利用ERP提升企业的存货管理水平在以下几个方面提出建议：

4.1 ERP整合企业价值链

企业存货主要可分为为生产产品而储备的材料、正在生产过程中的在产品及为销售而储备的产成品和商品。显然，产成品和商品的储存种类、数量主要是为了满足客户临时的需求；而材料的储存种类、数量则主要是因为担心供应商不能保证及时供货而发生的。随着企业规模的增长，客户、供应商数量的增加，产品、材料种类的增加，相应的存货储备量也急剧上升。而实际上，一般来说，企业的产、销能力是平衡的，大部分情况下，其产能还略大于销量，如果企业能及时获取客户需求信息，及时调整生产计划，其产成品和商品的库存就可大大减少。因此，现代化的企业不但需要对自身资源信息的掌握，同时需要将供应商和客户信息进行整合，形成相对完整的供销体系信息，以力争实现各个环节上存货的减少，达到共赢的目的。

然而，由于原来产业链上各企业的信息无法及时、准确地共享，企业不了解客户需求变化的情况，为了应对客户突然提出的需求，企业只能储备大量的产成品或商品存货；同时，由于企业不了解供应商的生产计划和准确的供货时间，为了保证自身的生产不受材料缺货的影响，也会在内部储备大量的材料。

而ERP系统则使得企业有了实现整合价值链信息的技术平台，解决了手段的问题。企业通过ERP系统信息平台的共享，可以登陆客户的ERP平台，获得其近期的生产计划和产品需求，据此排定自己的生产计划；同样，企业的供应商也可以登陆企业的ERP平台获取相应信息；企业还可以登陆供应商的ERP平台获取供应商实时的生产信息和完工信息。因此，如果客户端需求或生产计划有所改变，

可以第一时间被企业及其供应商获取，企业及其供应商就可以相应调整生产计划以避免库存的增加。这样在供应商、企业、客户端各个环节的库存都可以大幅度降低，真正实现共赢。

4.2 ERP实时跟踪存货信息

传统存货管理，虽然也有事前预计、事中控制、事后分析等几个环节，但是由于其基本数据依赖于手工单据、凭证和账簿，这些数据的汇总分析周期较长，全部存货数据的整理、汇总、分析往往只是每月进行一次，且需要较长的时间，因此，其事中控制的环节实际上很难做到。由于事中控制的缺失，事前预计实际上也仅为增加采购、增加库存的预计，很难根据实际产、销的变化来减少、控制库存，所以在事后分析时，往往发现期末库存比原来预期的要多很多。

而ERP系统的思想则是实时跟踪，管理者可以跟踪到业务的每一步操作，随时发现存在的问题，甚至通过专门的软件设计，让系统自动通报问题，公司的管理成了一个动态的系统，一个环环相扣的过程。部分原有的业务流程要重新调整以减少随意性，加强规范性。在传统信息流体系下，要想得到实时的库存信息几乎是不可能的，只有规定一个固定的时段由仓库统计人员将一定时间的库存信息进行汇总后才能提供完整的库存信息。而在企业ERP系统下，物流和信息流是同时进行的，管理者可随时得到任何时间和任何时段的库存信息，且管理信息越来越精细和集成。这样，当产业链上的产、销信息有变化时，存货管理者可以及时查询当前的库存信息，并据以进行企业的生产和采购业务调整，及时、准确的将调整信息传下去，以最大限度地利用库存，减少库存。

4.3 ERP整合各部门的信息

在原有的存货管理系统中，物流、资金流、信息流是相互分离的，信息来源于对物流、资金流的综合处理，如月底综合处理全部的验收、领料、销售。在日常的运转中信息流是与其他流相分离的，他们之间的关系只有月度结算后才明朗。而ERP系统则把三者和为一体，每一种流动都连带其他流动，同时分不同的渠道各自集中，信息的来源已不是业务部门出物流信息，财务部门出资金流和信息流，而是三流同时、即时流动。信息的来源向业务的源头延伸，特别是涉及物流的信息都要由物流人员在物流业务处理的同时生成信息流，并定期或随时传递到整个系统。信息不必在规定的时间集中处理，财务人员汇总各种信息载体的功

能将向业务部门转变，财务更多的是监督信息的形成、分析信息、提出建议。把业务与财务已经真正连为一体，实现信息共享。

传统的企业财务信息处理系统其最终的财务信息、会计凭证、会计分录都是由财务部门制作，但在ERP处理背景下，企业财务信息的来源发生了一些变化。由于各业务模块分散在各业务环节中，比如采购模块由采购部门使用、库存模块由仓储部门使用，销售模块由销售部门使用，总账、往来账模块由财务部门使用，各模块使用者通过一种环环相扣的方式形成最终的集成信息，而某些财务信息是在业务操作时就已形成。由于信息流的变化，财务人员直接处理业务，汇总信息的工作量可以大大减少；同时又可以更及时、准确地获取库存信息，从而能利用更多的时间进行信息分析。在采用经济批量模型、陆续到货模型、商业折扣模型、存货ABC控制法、分级归口控制及适时性管理等方式时，也可以利用ERP系统制定特定的报表和模型，这样财务人员可以及时将数据进行加工、分析，形成对管理更有价值的信息。

4.4 ERP提升财务管理工作效率

ERP系统的实施对于长期使用手工操作进行财务会计处理或是使用电子计算机模拟手工操作的财务软件进行会计处理的财务会计人员提出了新的要求：

1.计算机操作能力的提高。由于ERP操作全部依靠电脑进行，操作人员必须具备一定的电脑操作能力。

2.财务会计人员岗位的变化，受财务信息来源的影响，很多原来由财务会计人员处理的信息向下延伸，会计工作量会减少，而且操作有严格的规范，不懂财务会计的人员甚至也能按规范操作完成工作，会计人员面临岗位减少的挑战。

3.财务会计人员角色的变化。会计人员的职责将从简单的核算转化为更复杂的管理和分析职能。会计人员直接处理的业务减少了，但是维护系统正常运行，保证各环节按照操作规程操作，保证会计及其他信息的及时、完整，减少误操作对信息造成的不良影响成为财务会计人员的一项新的工作。同时，由于工作量上的变化，财务会计人员应尽快实现角色的转变，学会利用系统提供的信息进行加工分析，形成更有价值的信息。

4.财务会计人员工作方式的变化。受国家财务处理业务周期性影响，原来的财务会计工作业务量呈杠铃型，月初和月末工作量大，受及时性要求，经常需要

加班。而月中则比较平淡，财务会计人员常常无所事事，财务人员想将业务日常化，但没有集中的信息则难以实现。实施ERP后，大量的业务如收料、发料、费用分配、发货等在实际业务发生时即可形成会计信息，业务量向日常转移，月末仅对涉及总账的业务进行过账处理，省掉大量的汇总、分类等计算工作，可以实现业务处理的均衡化。

结 论

ERP系统是有效、先进的管理工具和思想，通过它可以整合企业价值链，实现产业链上、下游的信息共享，各个环节库存减少，达到共赢的目的；通过它可以实现存货管理的实时跟踪，从而及时准确的调整生产、采购计划，避免库存的增加；通过它可以实现信息流的整合，将物流信息和财务信息流统一，从而减少财务人员汇总信息的工作量，同时又提高数据的及时性和准确性；财务人员可以将更多精力投入到库存信息的分析处理上，从而为管理者提供更多更有价值的信息。同时，ERP系统也对各级管理人员，特别是财务人员提出了新的工作要求，因此，我们必须了解它可能带来的变化，包括业务流程和管理、操作思路的变化，并要求管理者具有接受新事物、调整管理方式的心理准备。而一旦有效运转ERP系统，企业将获得无法估量的效益。

参 考 文 献

1 曹小林. ERP系统在餐饮业存货管理中的应用[J].财会通讯,2010(10),117-118

2 焦晓燕. 浅论ERP系统及其对企业存货管理的影响[J]. 经营管理者，2012（3），79

3 陈宏圣. ERP系统和存货管理的关系分析[J]. 机电产品开发与创新, 2008(7),50-51.

4 王玮. 论ERP系统及其对企业存货管理的影响[J].现代商业,2011(6), 112-113

5 赵明荣，杨佳.我国企业存货管理存在的主要问题及对策[J].对外经贸,2012(1),143-144

6 唐雪清.浅谈企业的存货管理存在问题、原因及解决办法[J]. 企业经贸,2010(7),26-27

7 冉净斐. 沃尔玛供应链管理对存货管理的启示[J]. 价值工程. 2003

（1）,49-50

8 刘骏. ERP系统及其对存货管理的影响[J].会计之友,2007(3),58-59 9 熊燕，龙飞. 论我国现代连锁超市的存货管理[J]. 沿海企业与科技.2005（4）.36-37