[专业文库]电子邮件证据在劳动争议案件中的有效利用
案情简介
申诉人王某与被诉人某公司在200X年2月签订了劳动合同，合同约定王某的工资是12300元，合同签订后，申诉人王某认真完成了自己的工作任务。但在200(X+1)年6月30日，被诉人却以申诉人给公司造成重大损失为由，解除了申诉人的劳动合同，并扣发了6月份的工资。 申诉人认为，被诉人的决定与事实和法律相悖，请求仲裁委员会公正裁决，维护申诉人的合法权益。 被诉人提供的证据是电子邮件，其中包括接私活11份的电子邮件，证明申诉人在工作期间接私活、谋私利，严重损害了公司的利益;以及从事与本职工作无关的业务的电子邮件，证明申诉人在工作期间承接私活，从事与本职工作无关的业务，严重损害了公司利益。 申诉人认为对方提供的证据一一电子邮件，在客观上存在着被篡改的可能性，作为孤证不应该被采信。该案还在进一步的审理中。
案例解析
根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第六条，在劳动争议纠纷案件中，因用人单位作出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生劳动争议的，由用人单位负举证责任。在本案中，被诉人对解除员工的原因负有举证责任。而公司提供的证据只有电子邮件打印稿，而电子邮件作为一种传来证据，在形式上是存在瑕疵的。被诉人只提交打印稿，而原件如果从电脑中永久删除，除非对方承认，否则无论对方是否有能力提出反证，该打印稿均不可作为定案的根据。因为此时无法判断该文件内容是否与原件一致，是否经过篡改，更不能因对方举不出反证而确认该证据有效。申诉人当庭拒绝质证，使公司处于被动的地位。 电子邮件在公司的管理过程中的作用日益重要，公司管理员工以及和员工的沟通交流主要通过电子邮件。那么一旦发生争议，公司如何有效使用电子邮件作为证据也变的重要起来。这就对HR们在工作中提出了很大的挑战。这就要求公司的HR们在工作使用电子邮件时要注意保留证据。以下方法可供参考： 第一，在使用电子邮件时，还要注意和其他证据同时使用。比如录音证据。在和员工交流时要事先设计好一个方案，很自然的让员工说出收到过电子邮件以及邮件的主要内容，然后录音证据再和电子邮件一起即可以作为证据，具备了证据的客观性、关联性和合法性，就会被采信。还要注意使用一些证人证言，同时使用就互相印证，就能被采信。 第二，使用电子邮件时，利用电子邮件的'邮戳'和能够加密的'电子签名'。重要的文件还要注意使用原始的方法，做成传统的文件形式，通过扫描做成图片文件再进行发送，这样就不容易篡改。 第三，对企业进行管理时还要注意书面化、规范化的管理。在使用电子邮件的同时，对于一些重要的通知、合同、决定、政策等还要书面化，使用让员工签名、有文字记载的相关证据，这样有利于降低企业的管理成本。