建设项目竣工档案管理系统介绍

建设项目竣工档案管理系统介绍

1、应用效果

● 帮助用户全面实现建设项目竣工档案的统一化和标准化管理。

● 大大缩短了建设项目竣工档案编制时间。

● 节省建设项目竣工档案编制的费用和人力投入。

● 帮助用户进行工程档案、竣工资料管理的计划性、及时性、完整性检查。

● 完全实现建设项目竣工档案全数字化管理。

2、系统特点：

A 、基于工程资料、文件和档案生命周期全过程管理的设计

实现从工程前期到工程验收的各个阶段的资料、文件和档案管理，真正实现了全过程资料、文件和档案的跟踪、检查。

B 、基于工程资料、档案统一编制方法设计

完全遵照国家、部颁、省颁标准设计，实现了工程全过程，全单位的资料、文件和档案分类、著录、案卷编制以及现场资料编制的完全统一。

C 、 基于工程资料、文件和档案收集、利用、编制全过程管理监控的设计

实现了将工程划分和工程信息与工程资料、文件结合，与工程项目进度管理同步进行资料、文件管理，真正实现了实行现场资料编制工作“三同步”管理原则，即工程立项开工与现场资料、文件收集同步，工程施工过程与现场资料、文件形成同步，工程完工验收与档案验收同步。

E 、基于工程资料、档案完善的分级、部门、层级的设计

根据工程项目资料、文件和档案管理的实际，为用户设计了强大的系统和用户管理功能，用户可自行设置各种管理权限和数据权限，为资料、文件和档案的分级、分部门管理提供了灵活的手段。

F 、基于高效的档案自动编制的设计

采用规则统一与自动编制的方法，工程案卷编制十分简单，达到“一键编制”，使得原来手工编制十分困难、耗时耗财的案卷编制工作变得十分轻松快捷。编制完成的工程档案可按照编制要求生成电子档案，方便了工程档案的移交和再利用。

G 、 基于灵活的用户自定义、自调整的设计

著录项、管理表格、打印报表格式等完全可以由用户自行定义，适应了用户的特殊要求。支持文件排序，档案调整等多项灵活性和变化性要求。

H 、 基于工程信息和档案挂钩，电子原文管理的设计

每一份文件、资料都与工程信息发生关联，可以轻松的通过工程信息查找文件、资料，电子原文的引入使的文件的利用更加方便。

I 、基于公路全数字化档案档案管理的设计

系统内置数字化处理系统，可实现工程文件、资料的图像扫描、处理（切黑边、纠偏、去噪点等）。并支持DWG 、TIFF 、PDF 、JPEG 、BMP 、DOC 等40多种文件和图片格式。

J 、 基于高效、安全的数据管理设计

采用高效的SQL Server 2000作为后台数据库，所有数据（包括电子原文）都纳入数据库管理。

3、开发依据

《中华人民共和国档案法》

《科学技术档案案卷构成的一般要求》

《国家重大工程项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002

《工程竣工文件材料立卷归档管理办法》

《工程竣（交）工验收办法》

《档案著录规则》DA/T 18-1999

《档案分类标引规则》GB/T 15418-94

《照片档案管理规范》（GB/T11821-89）

《建设工程文件归档整理规范》GB/T 50328-2001

《城市建设档案著录规范》GB/T 50323-2001

现行工程标准、规范、规程。

4、网络结构

根据系统的开发目标和原则，结合不同业务的特点，整体方案采用C/S（客户端/服务器）加B/S的混合模式体系结构来满足客户目前和以后的业务需求。C/S结构具有执行速度快、使用维护方便等优点。业主单位采用C/S（客户端/服务器）结构，监理、施工单位采用Win32单机系统运行模式。

检索系统采用目前流行的B/S（浏览器/服务器）模式，整个系统在逻辑上分为三层，第一层为表示层，提供用户和系统之间的交互；第二层是应用服务器，实现具体的业务逻辑；第三

层是数据库服务器，负责数据的存储、访问及其优化。

网络拓扑结构图

5、业务流程

系统作业流程如下图：

作业流程图

业务过程框图

作业流程分为以下几个流程：

工程划分及工程信息录入 按照工程划分及文件划分要求，建立分类。

根据工程划分及文件划分标准，建立工程划分和单位/分部/分项工程/文件分类树，作为工程文件的管控和扫描录入/建立索引的基础。档案分类法和工程进度、标段等信息紧密结合，满足工程人员和档案人员利用。

文件收集 收集项目产生的文件原件，收集时要求按照单位工程/分部工程/分项工程/文件分类进行收集。

根据已建立的工程划分和单位/分部/分项工程文件分类，由项目部、施工方和监理方按照单位/分部/分项工程/文件分类进行文件收集、管理。在此阶段项目部、施工方和监理方各家单位按照单位工程/分部工程/分项工程/文件分类划分管理方式的进行文件条目管理，其包含文件收集计划管理、文件收集检查、文件条目录入、文件移交/接收管理等。施工方和监理方按阶段将收集的工程文件数据上报业主。

文件整理 按照单位工程/分部工程/分项工程/文件分类并根据文件排序要求依序整理，堆放。对接收到的工程文件原件按照文件排序要求依序整理，堆放。 影像建立 图像扫描、处理（切黑边、纠偏、去噪点等），图像质检，挂接条目

对工程文件原件进行扫描处理，根据《高速建设项目档案管理标准》扫描的电子原文标准分辨率为200DPI 的TIFF 文件。并对工程文件原件进行处理（切黑边、纠偏、去噪点等）。

建立索引 文件条目与电子原文挂接并建立索引。

将已扫描好的文件与工程文件进行挂接，并建立文件索引。 录入检验 查验电子影像和文件条目及索引的正确。

检查文件与电子原文的挂接、文件著录项、工程信息、文件题名等是否正确。 文件组卷 按照相关要求进行组卷，采用计算机自动组卷可大大提高质量和效率。

采用计算机自动组卷方法进行案卷组卷，该方式组卷速度快（可达到每小时自动组成1000卷），支持多规则自动组卷。采用该方式组卷可极大的提高工程现场档案的组卷编制效率，组卷可在短时间内完成。 文件装订 按照相关要求进行文件装订。 光盘制作 制作档案光盘。

对已完成的工程档案制作涵盖工程信息、文件信息等相关信息资料并能支持独立检索的工程现场档案光盘。已经完成的电子档案采用PDF 文件格式，形成与实物档案完全一致的电子文件档案。

6、主要功能模块

文件管理 模块综述

文件（资料）管理是工程项目管理的重要一环，该模块提供给用户强大的文件管理功能，在文件、资料收集完成后按照档案编制规则完全自动预组各种案卷。解决了用户的文件收集、登记、检查、统计、目录编制和预组案卷的各项复杂需求， 主要功能

● 根据文件、资料分类，分门别类登记存放各种文件资料；

● 文件、资料的条目管理和电子原文管理

● 文件、资料的快速检索、借阅、归还、检查、统计、移交接收等文件管理功能； ● 支持各种文件格式的电子原文查看；

● 文件目录的快速自动编制；

● 支持手动归档和自动组卷归档模式，尤其自动组卷归档模式极大的减轻了用户组卷的

工作量和困难度，大大缩短了组卷的时间，提高了案卷组卷的质量。 功能模块图

档案管理 模块综述

提供了工程项目档案室的档案业务管理功能，为项目的档案管理、利用提供了全面的解决手段。 主要功能

● 根据档案分类，分门别类登记存放各种工程档案；

● 工程档案条目管理和电子原文管理；

● 工程档案的快速检索、借阅、归还、检查、统计、移交接收等文件管理；

● 支持各种文件格式的电子原文查看；

● 工程档案目录的快速自动编制；

● 支持档案拆卷、插卷及档案调整排序等。 功能模块图

图纸管理 模块综述

实现了设计图、竣工图管理，为用户提供了工程各类图纸的分类存放、检索、编辑等功能。 主要功能

● 工程图纸条目管理和电子原图管理；

● 实现了工程图纸的快速检索、检查、接收、编辑等功能；

● 支持各种DWG 格式电子原图查看；

● 支持由设计图编辑制作竣工图。 功能模块图

表格文件 模块综述

实现了表格模板、工程各项电子表格管理，为用户提供了工程各类表格的分类存放、检索、编辑、审查等功能。 主要功能

● 工程表格条目管理和电子原文管理；

● 工程电子表格快速检索、检查、接收、编辑等功能；

● 支持各种专用电子格式电子表格编辑、修改、报表制作、查看；

● 支持由表格模板编辑制作工程各项专用电子表格。 功能模块图

工程文件计划 模块综述

根据工程进度计划，按照管理单位划分、工程类型划分、文件类型划分制定工程文件管理分类树和文件收集完成时间计划。并分发给各级编制单位。

主要功能

● 工程结构分类、文件分类树和完成时间进度表编制； ● 工程文件完成进度检查； ● 编制单位参数设置调整； ● 计划表和分类树分发、导入。 功能模块图

基础数据设置 模块综述

各项基础数据设置、修改 主要功能

● 文件分类设置、修改； ● 档案分类设置、修改； ● 工程划分设置、修改； ● 各种著录项设置、修改； ● 各种提示项设置、修改； ● 组卷规则设置、修改； ● 案卷流水号设置、修改。 功能模块图

系统管理 模块综述

系统部门信息、用户权限管理，数据备份恢复管理，主界面设置和著录项数据初始化管理。 主要功能

● 部门信息、用户权限管理； ● 数据备份恢复管理； ● 主界面设置；

● 著录项数据初始化管理。

计算机硬、软件系统

硬件平台（推荐配置） 数据服务及存储设备：

*主服务器：P4 XEON3.0(1M)/800外频/1G内存/160G热盘/1000M/15服务器。 档案原件扫描、打印设备：

*扫描仪:建议采用专业高速扫描仪（如：虹光AV830C 速度为单面25幅/分；虹光AV210速度为单面15幅/分）。

数据备份设备：

*DVD光盘刻录备份机 +镜像磁盘备份系统。

电源支持设备：

*3000 VA 8H UPS后备电源； 网络连接设备：

*100/1000M自适应网络交换机、1000M 光纤网卡多模 数据录入及检索设备：

*工作站配置为P4 2.8G/512M/40G；

（注：视具体的数据量增减高速扫描仪和服务器，就可以将该系统的处理能力向上提高至数倍。）

软件运行平台：

操作系统：Windows 2000 server、Windows 2000/XP； 数据库系统：SQL Server2000；

网络协议：TCP/IP；

建设项目竣工档案管理系统

实施项目介绍

一、 已实施部分项目

自2005年以来所承接的工程数字化档案项目一览表

二、 实施情况

《建设项目竣工档案管理系统》于2002年底开始进行调研，历时两年开发。工

程档案管理系列软件其间通过对中国路桥集团第二工程局、广深铁路土木工程公司、贵州工程总公司、中国铁路建筑工程总公司、北京市门头沟公路局、广清高速公路、京珠高速丹拉工程段等十几家工程企业和工程项目的调研，遵照国家有关工程档案方面的法规、规定和办法并参考了大量的工程档案和竣工资料方面的文献进行设计开发，该系统针对交通行业项目工程档案的管理，真正实现了工程档案的信息化管理和竣工档案的快速编制，极大提高了工程档案的管理效率和管理水平，该软件全面实现了工程档案、竣工资料管理的统一和标准化；极大地缩短了工程档案、竣工资料的编制时间；大量节省工程档案、竣工资料编制的费用和人力投入；完全实现了工程档案、竣工资料管理信息化；完美体现了工程档案、竣工资料管理的计划性、及时性、完整性和系统性。

其不但解决了工程档案的一般管理问题，还为工程档案的信息化提供了一个优秀平台，实现了工程档案的全生命周期的信息化管理。该系统在国内同行业中处于领先的地位。该系统率先已经在盐通高速公路盐通段使用，目前已经在江苏省全省高速公路建设中全面推广应用, 在安徽省、广东省、福建省、贵州省高速公路建设试点项目也全面展开。具体典型应用有江苏省盐通高速、宁淮高速、盐淮高速、五河口特大桥、京杭大运河特大桥，广东省西二环高速公路、汕揭高速公路等项目。

本系统

1、实现了工程档案、竣工资料管理的统一化和标准化管理。 2、极大地缩短了工程档案、竣工资料的编制时间。 3、大量节省工程档案、竣工资料编制的费用和人力投入。 4、实现了工程档案、竣工资料信息化管理。

5、解决料工程档案、竣工资料管理的计划性、及时性、完整性和系统性管理难题。

高速公路档案信息化实践效果显著， 2005年10月22日江苏省交通厅、江苏省档案局、江苏省高速公路建设指挥部联合组成的盐通高速公路项目交工档案验收小组对盐通高速公路项目交工档案验收，认为达到了预期的效果，在国内处于领先水平，总结主要有以下几个方面：

1、全面实现了工程档案、竣工资料管理的统一和标准化。极大地缩短了工程档案、竣工资料的编制时间。大量节省工程档案、竣工资料编制的费用和人力投入。

完全实现了工程档案、竣工资料管理信息化。

2、工程项目文件材料形成程序规范，签署完备，制作质量优良。

3、该工程项目交工档案资料收集齐全、完整，录音、录像和图片等特殊载体档案资料收集及时，同步整理，能够真实反映工程项目建设和管理全过程。

4、工程项目竣工图编制规范、图面清晰，变更情况得到完整反映，做到图物相符。

5、工程项目施工、监理、竣工图等文件材料经过了系统整理，现已形成工程档案案卷22101卷。交工档案分类组卷科学合理，案卷质量符合规范要求。

6、运用计算机进行档案辅助管理，在全省高速公路项目中率先实现了档案全文数字化管理，提高了档案工作效率和档案现代化管理水平。