记录.档案.凭证管理制度
07-23
记录、档案、凭证管理制度
一、本规定所述记录、档案、凭证包括企业质量管理、经营管理、人员档案、记录、销售凭证等所有企业资料。
二、各类记录、档案的保存时限按有关规定执行。
三、各类记录、档案、凭证应分类存放，登记造册，便于查阅。
四、本公司记录、档案、凭证属公司机密，未经批准不得给非公司人员查阅。国家法律法规另有规定的除外。
五、因业务需要非公司人员确需查阅公司记录、档案的，应填写记录、档案查阅申请单，经负责人签字在规定地点查阅。
六、为保证记录、档案、凭证安全，不得将记录、档案、凭证等带离档案室。特殊需要，应写借条，注明所借名称，借出原因，归还时限，并经负责人签字同意。
七、文件的编码：
1、为规范内部文件管理。有效分类、便于检索，对各类文件实行统一编码管理，编码应做到格式规范，类别清晰，一文一号。
2、文件编码由2-5个英文字母的公司代码、2个英文字母的文件类别代码、2个阿拉伯数字的序号加4位阿拉伯数字的年号编码组合而成，详见如下示例： ×××—××—××—××××
分别为公司代码、文件类别代码、文件序号和年号。公司代码一般用公司的拼音缩写简称。
3、文件类别：
质量管理的文件代码，用英文字母“ZG ”表示。质量职责的文件代码，用英文字母“ZZ ”表示。
4、文件序号：
质量管理体系文件按文件类别分别用2位阿拉伯数字，从01开始顺序编号。文件编码应标注于“文件头”的相应位置。质量体系的文件编码一经启用，不得随意更改。如需要更改或废止，应按有关文件管理修订的规定进行。