公司采购及费用支出管理规定

公司费用报销及采购管理规定

为加强公司内部管理，规范公司有关费用报销行为，合理控制费用支

出，强化费用节约意识，特对公司费用报销及采购管理做以补充规定。

第一条 费用报销的基本规定

一、报销范围

本规定所指费用主要包括差旅费、通讯费、交通费、业务招待费、车

辆使用费，以及物品、资产采购等。

二、业务借款规定及流程

（一）业务借款规定

1、经办人借款前须预计合理的借支额度，根据实际情况例行必要的比价

或预算审核等手续，部门负责人应对额度进行审核，并对该事项支出的合

理性负有主要的审核责任。一次性借支现金5000元以上的，须提前1个工

作日通知财务部做好资金准备。

2、借款人应在借款事项结束后的7个工作日内办理报账核销手续。财务部

出纳负责对逾期借款的催还，逾期不还或者不报账的由出纳通知本人，从

其本人当月工资中扣除（备用金除外）。

3、员工报销款项应首先冲抵个人借款。如报销同时遇有新工作任务需再次

借款时，应履行新的借款审批手续，原则上前账不清，后账不借，员工借

款须还清逾期借款，方可再次借款。

4、借款专款专用，借款人未经许可不得改变借款用途，更不得公款私用。

5、与公司解除劳动关系的员工，办理离职手续前须到财务部清理个人借款，

财务部应在员工离职手续单中签署离职员工个人借款情况。

（二）业务借款审核流程

按公司已有的制度及授权执行。

三、费用报销票据的规定

1、经办人员对其报销票据的完整性、有效性负责。

2、发票内容真实、填写完整、字迹清楚，不得有涂改迹象；单位名称填写

公司全称，不得空白或填简称，个人名字为抬头的发票，除实名制交通发

票（火车、高铁、机票等）外一律不得报销。

3、发票内容（项目）不允许空白，内容（项目）较简单的，发票上直接填

写；内容较多，须附加盖开票单位发票专用章或财务专用章的明细清单。

内容不明晰的，需在公司“费用报销说明单”上按要求完整注明。

4、经办人员须取得业务单位开具的合规发票，不得以收据和其他单位票据

代替；难以取得业务单位原始发票的费用，需经特批再进行报销。

不符合上述规定的报销票据，财务部有权退回。

四、 费用报销单填制规定

1、所有票据按要求粘贴完整，报销单据填写齐备，交予财务审核。

2、原始凭证（单据）的粘贴：原始票据须按交通、住宿、招待、通讯等分

类进行粘贴。

3、粘贴范围以粘贴单大小为界，从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据

间须留出相等间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。 4、纸张大的票据贴上面，纸张小的票据贴下面；相同金额的排序粘贴，既

有利于审核票据又能达到美观的效果。

5、物品采购报销时，原始凭证中应含入、出库单(入库单应由采购人、验

收人、保管人分别签字确认)。

6、粘贴单最上面附“费用说明单”，按照费用说明单的要求填写齐全，尤

其是“用途”须填写真实、清楚。

7、“报销人”，指该报销事项的经办人，粘贴单上所有签字包括经办人、

验收人等一律应本人填写，严禁他人代为签名。相关负责人为经办人的，

应在“报销人”处签名。

五、费用报销审核审批流程 费用报销审核审批流程按照公司制度及公司授权执行。原则上当月票据

当月审批完成，并交与财务予以报销。

六、报销时间

为了提高工作效率，提高资金使用计划性，可以在每周将报销日固定，

具体报销时间根据公司实际情况另行通知。

第二条 专项费用报销规定

一、招待费用规定

1、因工作需要招待客人，应严格遵守公司业务招待管理规定。业务招待费

用报销时应附“业务招待申请单”，“业务招待申请单”要素需填写清晰、

齐全，并由公司负责人审批。

2、报销招待费用时原则上要附有原始刷卡小票、酒店菜单小票。

3、陪同客人外出就餐时，若司机或其他人员单独就餐时，应本着经济、实

惠、节约的原则进行点餐，并将支出单列。

4、所有的招待用品均须办理领用手续，剩余的应如数退还。

5、招待用品保管部门，需分类建立招待用品领用手续及相关台账，定期（至

少每三个月一次）盘点，保管部门、财务部门应定期（至少每三个月一次）

对招待用品进行账务核对。

6、公司与酒店等招待单位签有签单协议的，综管部应及时（至少每月一次）

与招待单位进行签单账务核对，费用报销时应由签单人签字确认。财务部

门应及时向综管部传递招待单位预付款余额。

二、车辆使用费规定

1、因公用车，应严格遵守公司车辆使用制度。加油费必须开具正规发票，

报销时须附有车辆加油原始分配记录表。驾驶员应遵守交通规则，因人为

原因被罚款不予报销。

2、公司车辆维修保养、年检年审、保险购买、事故处理由综管部统一管理。

维修车辆应事前经过询价、比价后（三家及以上合规单位），确定维修合作

单位（建议选择两家以避免合作单位垄断），进行定点维修车辆。维修费用

签字挂账的，按照月度或者季度进行结算，以银行转账方式进行结算支付。

出差途中维修类费用必须注明费用发票的联系地点和电话。车辆保险在购

买前也应经过询价、比价（三家及以上合规单位）后确定合作单位。

3、维修、保养车辆需提前申请，经有权审批人审批后方可按照审批的维修

保养项目进行车辆维修保养。

4、车辆维修保养后要由公司车辆维保小组成员或者车辆使用人签字确认维

修保养效果。

5、车辆的易损备品、备件由综管部统一安排采购，采购金额较大的物品需

进行询价、比价后选择性价比较高者进行采购，公司以银行转账方式支付。

需用时应“以旧换新”方式办理上交及领用手续，并由综管部建帐予以核

销使用，该费用报销时须附“以旧换新”审核单据。处置旧物资所获得收

入应及时交公司财务。

6、车辆加油、日常维修、保养费用，由经办人持公司指定加油站或汽修厂

开具的发票、维修保养事前审批单、相关领导审批后的报销单到财务部办

理报帐手续。

7、车辆管理部门做好车辆行程里数、油量使用的原始记录，做好月度车辆

费用统计分析及相关台账，定期和财务部核对。 三、差旅费用支出规定

差旅费支出按照公司《差旅费管理规定》执行，另做补充规定：

1、取得的费用发票应当真实、有效。

2、取得的住宿费发票或附件上须注明单价、住宿天数及房间数。入住宾馆

若有多项消费的，须附上盖有宾馆印章的消费明细单。

3、当次出差的所有费用一次性报销完毕，不得零散分次报销。（差旅单执

行新的表格，详见附件）

4、出差若有外单位人员偕同，经办人应事前在“出差申请单”上标注事由

经总经理审批，返回报销时有关外单位人员的费用需经办部门负责人验收

复核。

5、出差人员报销伙食补助、市内交通补助，均需提供出差所在地的餐饮、

交通票据，不得用其他地域票据报销，超支不补。

6、出差人员应在回公司后七个工作日内办理报销事宜，根据差旅费管理规

定填写《差旅费报销单》，按照公司审批流程进行审批报账。

四、机票订购规定

本着节约费用、提高工作效率的原则，采用网上自购和定点单位订票相

结合的方式进行订票。在确定合作单位前应先选择几家订票单位进行询价、

比价，选择1-2家性价比较高者（例如：折扣低、挂账期长）确定为公司

订票合作单位（建议选择两家以避免合作单位垄断）。

1、公司业务合作单位人员购买机票，公司对口部门应先提出申请，经部门

负责人签字确认、总经理批准同意后，综管部按照审批单办理购票手续，

事后报销时需要公司对口部门负责人在报销单（验收人）签字予以确认。 2、集团人员及集团业务合作单位需海南公司订票的，报销时需集团相关领

导签字确认。

3、公司人员因公出差乘机，持经本部门负责人和总经理签字批准的出差申

请单，报综管部办理购票。报销时出差人员需在报销单上验收处签字确认。

若事情紧急可先口头请示，告知综管部进行订票，事后及时向综管部补报

出差申请单。

4、专项机票。如意向购房登岛客户机票，首先要有登岛确认单，注明登岛

人数、姓名、推荐者及营销负责人签字确认，经财务部核对登岛费交纳情

况后，由综管部购买机票。原则上公司只承担登岛客户（业主）由出发地

或目的地与海口之间经济舱的机票费用，若有特殊需要，应说明事由在报

销前履行特批手续。营销部及财务部应做好相关费用统计和分析，并定期

核对。

五、物品采购规定

1、购置申请：需求部门向综管部提出申请，综管部结合实际情况进行甄别，

根据需求及库存情况编制购置预算，履行审核审批程序后由经办人执行采

购。日常小额物品采购原则上执行定点采购，定点采购合作单位选择前必

须履行询价比价程序，选择性价比较高者确定为公司合作单位（建议选择

两家以避免合作单位垄断）。大额物品采购，也须履行事前询价比价程序（至

少选择三家比价），批准后方可进行采购。原则上日用易耗品采购数量的使

用期限最长不得超过三个月，以免物品失效，占用资金。公司花卉在申请

购置时需标注上批配置花卉已使用时间、现状、处理结果等信息。

2、采购额度：采购部门应及时收集信息、合理计划下月物品采购数量及额

度，报入月度预算中；单项金额超过500元的预算外采购需事前报总经理

同意。

3、报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，将审批后的报销单

及原始单据(包括结账小票)交财务部，均按照公司既有制度进行审批报销。

4、费用归集：由综管部建立台账，按照采购明细进行分类登记入库（按照

物品实际存放点登记入库，由物品实际保管人签字确认），各部门领用时签

字登记（领用物品原则“以旧换新”），月末综管部根据各部门领用情况统

计各项用品的月度领用表及编制耗用分析，库存用品作为公共费用，待实

际领用时分摊。综管部与财务部应将领用表及耗用分析定期传递进行核对，

对实物定期或不定期进复查、盘点，根据分析结果优化管理措施。

5、实行“个人物品包（卡）”。由综管部牵头负责，对公司所有成员建立个

人物品卡，将其领用的物品、资产（电脑、工装、移动硬盘、优盘、计算

器、工程工具等）登记造册在其名下，员工调动、离职时，根据个人物品

包（卡）进行物品交接，有效保护公司资产不流失。

6、采购保质期较短的鲜活物品，需公司内部试用的，试用期应控制在一周

以内，以免物品霉变腐烂；对于赠送公司合作方（包括业主）的水果，应

建立标准及档次管理，根据客户和我公司合作事项的紧密关系进行分类、

分档采购赠送，具体档次标准由综管部协同相关部门拟订，报公司总经理

批准。凡需超档次标准采购水果的，事前报总经理批准。集团安排的物品

（含水果等）采购，在报销前需经集团相关领导确认。

7、公司物品保管部门、使用人应切实履行保管责任，采取必要的养护措施。

综管部督导物品保管使用部门建立各自的物品保管使用台账，对花卉等经

常更新物品定期统计，进行耗用分析。

六、固定资产购置及管理规定 固定资产的购置由经办人持申请单、发票、出入库单、经过审批的报销

单到财务部办理报账手续。固定资产的入库手续必须有购置人与综管部负

责人交接资产的签字记录，出库单必须有综管部资产保管人与资产领用人

之间的交接手续。财务部在报销时应检验上述手续是否完备，核对购入资

产的内容、附件、、发票价格等要素，与申请报告及出入库单是否相符。

(一) 填写购置申请：按公司固定资产管理规定及授权填写《资产购置申请

单》并报批。

(二) 报销标准：相关的固定资产合同（协议），批准生效的购置申请。

(三) 结账报销：

1、资产验收(软件应安装调试)无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手

续，按规定填写报销单(附出入库单)。

2、按资金支出规定审批程序审批。

3、财务部根据审批后的报销单以银行转账形式付款。

4、若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在事项结束后七个工作

日内办理报销手续。

（四）保管及盘点：

综管部按公司固定资产管理规定严格建立公司资产台账，定期进行固定资

产盘点。 七、薪资福利支付补充规定

1、按薪酬制度发放工资前5个工作日，综管部将经公司总经理审批后的考

勤及相关资料(含人员入职、离职表，有关人员薪资调整表，所需扣款的事

项，社会保险及住房公积金等信息)转交财务部。

2、有需暂停发放员工工资，综管部及时向财务部提交停发的签批手续。

3、福利费支出由综管部持审批后的方案，按照公司借款及费用报销流程进

行办理。

八、营销物料制作采购规定

1、营销物料制作、安装及物品采购应有计划性，严格按公司《招标管理制

度》、《合同管理制度》执行，采购及制作前应邀请不少于三家有效供应商

进行招标或议标。对于未达到招标议标条件的营销费用支出，应进行必要

的询价比价程序，选择性价比最高者作为合作意向方，议价比价记录应经

过必要的审核审批。单项营销宣传活动费用支出前，拟订活动执行方案及

预算，经公司总经理审批后执行。对于日常营销物料（如印制品），可经过

招标程序选择定点合作单位，签订合作框架协议。

2、营销部应建立物品台账。物资采购后营销部应有专人负责登记入库、保

管、入帐，执行保管责任人制度。对一些可重复使用的营销物料进行有效

保管，充分利用所有物品。采购与验收不得为同一人，按照“物资采购验

收单”要求填写齐全（“物资采购验收单”格式详见附表2）。经办人、验

收人不得为同一人。

3、报销人报销付款时，应持相应合同(复印件)、相应发票、物资采购验收

单进行报销。

4、每次使用物品须有使用人登记签字，注明物品使用去向、（部门负责人

签字确认，并对物品保管、使用负有主要责任）。每月月末根据领用情况对

所有物品进行实库盘点，做出物品使用统计表及其耗用分析（部门负责人

签字确认），并将此表及分析传送至财务部。

九、有关特别规定

1、本规定所表述的各项物品采购、费用支出定点合作单位选择时，在履行

询价、比价程序中，应至少有两个部门（含经办部门）参与，参与人员需

制作询价比价表并履行审批后归档备案。经办部门每三个月对定点合作单

位进行评估评价，协同有关部门收集有关市场价格等信息与现合作单位进

行对比分析，并将评估及分析结果归档备案。对于不能满足公司需求的合

作单位，终止合作另行选择。

2、本规定所表述的对各项物品定期盘点、专项费用定期分析，至少每季度

执行一次。

第三条 附注

1、 物业公司物品采购及费用支出，参照本规定执行。

2、 本规定自发布之日起执行。

3、本规定由公司财务部负责解释、修订。

二零一五年五月二十六日

附1：差旅费报销单 差 旅 费 报 销 单

报销日期： 年 月 日

部门

出差事由

起日

止日 起讫地点 姓名 项目 火车 汽车 住宿费 市内交通费 伙食补助 其他 职务 附单据 张 部门负责人审批签字 实际报销金额

差旅标准 票据张数

合 计 （大写） 万 仟 佰 拾 元 角 分 ￥：

原借差旅费 元，报销 元，剩余交回 元

公司负责

人 财务负责人

报销人 主管会计 部门负责人

附2：物资采购验收单

物 资 采 购 验 收 单

年 月 日

采购部门： 编 号： 合同名称： 合同编号： 使用部门： 供 货 方： 序

号

验收物资明细 数 量 规 格 质 量 物品存放地点 验收情况记录 经办人： 验收人： 部门负责人：

备注：1、经办人和验收人不得为同一人；

2、点验根据相关合同约定进行数量、规格、质量等方面进行验收；

3、本验收单一式两份，经办部门留存一份、财务付款留存一份；

4、此页不够使用可另附页。