前台文员岗位职责文档1
前台文员工作岗位及职责
工作岗位说明: 工作岗位说明:
1.时刻坚守在前台工作岗位,遵守公司的各项规章制度,做好本职工作,不得随意离开。 1.时刻坚守在前台工作岗位,遵守公司的各项规章制度,做好本职工作,不得随意离开。 时刻坚守在前台工作岗位 2.负责日常来访客人的接待和登记工作,应大方得体,礼貌待人,建立《来访客人登记表》 2.负责日常来访客人的接待和登记工作,应大方得体,礼貌待人,建立《来访客人登记表》及时 负责日常来访客人的接待和登记工作 登记。 登记。问清客人来意基本公司接洽人, 问清客人来意基本公司接洽人,来访人员在公司洽谈区等候和会见, 来访人员在公司洽谈区等候和会见,不要进入办公区域内, 不要进入办公区域内, 谢绝闲杂人员、推销人员进入公司。严格执行公司《接待流程制度》 谢绝闲杂人员、推销人员进入公司。严格执行公司《接待流程制度》 3.负责前台服务热线的接听和电话转接,做好来电咨询工作, 3.负责前台服务热线的接听和电话转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人 负责前台服务热线的接听和电话转接 员,不遗漏、延误。 不遗漏、延误。 4.负责公司的文件处理工作,打印、复印、 4.负责公司的文件处理工作,打印、复印、传真的收发 负责公司的文件处理工作 5.监督公司员工的考勤打卡情况,不允许迟到补打卡现象。 5.监督公司员工的考勤打卡情况,不允许迟到补打卡现象。 监督公司员工的考勤打卡情况 6.每月统计公司员工的考勤情况,并交财务不核发工资,考勤资料存档。 6.每月统计公司员工的考勤情况,并交财务不核发工资,考勤资料存档。 每月统计公司员工的考勤情况 7.协助各部门通知应届生、实习生及专业人才到我司面试,并合理安排相关面试时间; 7.协助各部门通知应届生、实习生及专业人才到我司面试,并合理安排相关面试时间; 协助各部门通知应届生 管理各种申请单及表格,并定时补充及更新; 8. 管理各种申请单及表格,并定时补充及更新; 9.负责公司办公区域及洗手间的清洁卫生。 9.负责公司办公区域及洗手间的清洁卫生。 负责公司办公区域及洗手间的清洁卫生 10.负责管理好公司的植物、办公设备的日常维护工作。 10.负责管理好公司的植物、办公设备的日常维护工作。 负责管理好公司的植物 11.负责公司各类新建、包裹、报刊杂志的签收及分送工作。 11.负责公司各类新建、包裹、报刊杂志的签收及分送工作。 负责公司各类新建 12.负责公司办公用品的收发工作,做好办公用品出入库的登记。 12.负责公司办公用品
的收发工作,做好办公用品出入库的登记。 负责公司办公用品的收发工作 13.负责公司安保工作,每天下班前认真检查各个门窗、 13.负责公司安保工作,每天下班前认真检查各个门窗、水、电、办公设备等。(窗户要锁好, 负责公司安保工作 办公设备等。(窗户要锁好, 。(窗户要锁好 门要反锁,断开电源) 门要反锁,断开电源) 14.统计各部门各人员的年假及病/事假情况,并保管好请假条。 14.统计各部门各人员的年假及病/事假情况,并保管好请假条。 统计各部门各人员的年假及病 15.管理办公各种办公设备,合理使用并提高设备的使用率,提倡节俭。 15.管理办公各种办公设备,合理使用并提高设备的使用率,提倡节俭。 管理办公各种办公设备 16.采购日常会议及公司活动使用的水源及所需品; 16.采购日常会议及公司活动使用的水源及所需品; 采购日常会议及公司活动使用的水源及所需品 17.协助策划组织公司各种活动,做好公司的宣传工作; 17.协助策划组织公司各种活动,做好公司的宣传工作; 协助策划组织公司各种活动 18.新员工工卡领取; 18.新员工工卡领取; 新员工工卡领取 接受其他临时工作; 19. 接受其他临时工作;
前台文员工作职责 岗位
分类
一 、 日 常 接 待
1. 相关人员再进行接待。
前台文员
部门
工作明细
行政人事部
接待来访者:接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看来者是否是无关人员,还是需要找公司
2. 3.
接待咨询者,若有咨询者来访,应及时请相关工作人员来协助接待。 接听转接电话:前台是总机电话,一般电话拨入后都需转接其他分机,根据通讯录的分机号码,准
确的进行电话转接;接听咨询电话,若在前台接到咨询电话,如对方不明确自己的咨询顾问是谁,直接 将电话转接至相关部门助理处。 4. 接待推销人员:上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推
销,会影响他人工作,若有员工需要他们的服务,告知相关部门员工直接与其对接。 5. 面试人员:请面试人员在前台处填写面试人员资料表,并带领其前往会议室等待,通知行政人事部
经理或相关部门领导进行面试。 6. 接待频繁往来的相关人员:
a) 快递,公司内部不论发件或者寄件,均以电话通知相关员工 至前台处进行处理,不能让快递员直接进入公司内部办公区 域。 b) c) 物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联 系工作进入公司内部办公区域需经行政相关人员带领; 送水公司,关注公司各处饮水机水量情况,及时联系送水, 每次接待时只需要在送水公
司的卡片上写清送水“XX”桶, 拿走空桶“XX”个即可。每月月底结账,填写《付款申请单》 提交采购经理,向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机 是否正常,如有异常及时通知饮水公司进行维修。同时,每 月进行饮水机清洗。
二 、 办 公 用 品 管 理
1.
盘库:每月 23-25 日对库存的办公用品进行全面盘点,制作“办公用品库存统计表”提交行政部
审查。若有用品数量不足或已领用完,即时上报,进行补充; 2. 购买:每月 3-5 日对现有办公用品进行统计清单,统计出“购买清单”后报采购经理审批。批准后,
联系办公用品供应商送货; 3. 4. 领用:员工领用所需办公用品时,让其填写“办公用品领用表”并签字,然后给予发放; 结算: 每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票, 确认无误后,填写〈付款申请单〉
交采购经理审批后,报财务人员审批;再通知供应商前往领款。
三 、 日 常 事 务
1.
保证行政电子设备的正常使用,包括:扫描仪、传真机、复印机等,若机器出现故障,及时联系供 应商解决问题;
2.
名片的申请与制作:当公司部门有印制名片需求时,需要其填写“名片申请单” ,并提供名片相关
信息。确认名片信息后,将信息发送给供应商,通知其排版印刷,电子版确认无误后印刷,后交于名片 申请人; 3. 4. 公司备用门卡的管理,前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用; 公司有人员招聘时,协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;(通知应届生、实习生及专业人才 到我司面试,并合理安排相关面试时间;) 5. 6. 收发传真,协助各部门员工收发业务传真; 协助办公室主任组织协调公司内部活动, 如员工生日会、 公司集体活动、 拓展等业务的联系、 通知、 协调事宜。 7. 新员工入职时,提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等,并收取新员工的个人身份证明 (身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件,提交人事部整理归档。 8. 积极配合公司的市场宣传活动,做好后勤保障工作。
a) b) c) 来客人数确认:会议前向相关负责人确认来客人数,为布置会议室及订餐做准备; 会议室桌椅布置: 在开会前将会议室的桌面收拾整洁,会议椅归位; 茶水及点心:会议前准备好茶、热水及杯子,等来客就位后逐个送茶;接待贵客时,应 提前准备必要的水果及点心供开会人员食用; 相机:准备公司相机,为来客拍照留念所用。 订餐:向会议负责人确认是否需要订餐,如需订餐应确认就餐人数后,电话联系餐厅预 订包房;(后期执行工作) f) a) b) c) 预订酒店:如需为来客
预订酒店,确认主客姓名后,电话联系”XX 酒店”预订房间,预 订成功后向行政部经理(其他接待客户相关领导)汇报确认。 为开会人员添加茶水; 按照领导要求提供会议支持; 安排专人负责会议中的摄像工作; 组织来客及公司领导合影留念,并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送。 如遇重要客户来访,应及时将会议相片资料上传至公司网站内。相框架做好发送给来访 者(以后可采取). c) 会议后的清理工作:将剩余茶水及茶杯清理干净,未食用的点心整理归入茶点处,以备
四 、 接 待 工 作
1. 接待前准备工作
d) e)
2. 会议中服务工作
3. 会议后完善工作
a) b)
公司员工食用; d) 会议后器材的归库: 会议后器材应及时归库(将由运维部进行维护工作), 将相机及其他器 材放回原处;
行政人事部 2011 年 6 月 16 日