公司文件收发管理制度

文件收发管理制度

第一条，为提高基建审计速度和办公质量，充分发挥工程结算资料在各项工作中的指导作用，根据区审计局关于文书处理的有关规定，结合我基建审计的实际情况，特制订本制度。 第二条，文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

条

党政分工的原则

本

文件(党支部和行政)

由办公室归口管理

(二)收文的管理

条 公文的签收 1.

所有文件(除

订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由

或邮电局

机要通讯员直送的机要文件除外)和邮票撕毁函件应查明原因 2.

对口

应立即报告

第五条 公文的编号保管

在签收和拆封时收发员(文书)需注意检查封口,对开口

发来的文件要

文件、文号、机要编号的核定一项不对

并登记差错文件的文号

1. 收发员(文书) 拆封和签收后应 2.本

附上

外出人员开会带回的文件及资料应送交收发员(文书)

登记编号保管

个人保存如职工工作需要借阅的可复印或借用 第六条 公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)分送

和承办

阅办为

2.应同各

阅办

文件内容和性质阅签后由收发员(文书)

(或分管

)阅批后分送承办

文件或急作应立刻呈送

应在当天阅签完

文件积压误事

性质的函、电、单据等可由办公室直接分转

后再分转

如涉及几个会办的文件

3.为加速文件运转收发员(文书)应在当天或天将文件送到和承办如关

系到两个应按批示次序依次传阅最迟超过两天(特殊情况例外)

第七条 文件的传阅与催办 1.

传阅文件应

共场所也

遵守传阅范围和保密规定

人阅看

将有密级的文件带回家、宿舍和公

向外泄露内容

将文件转借对尚未传达的文件

2.

阅读文件应抓紧当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)

阅批文件

如有批示办理

超过两天

阅后应签名以示

和人员按文件所提要求和 3.阅文时

抄录全文

任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要

办理借阅手续以防止丢失泄密

4.文件阅完后应交收发员(文书)切忌横传 5.办公室对文件负有催办检查督促的责任承办理

将文件压放分散如需备查

应

归档周转

由

组织学习

文件或由办公

接到文件、函电应立即指定专人办

保密规定并征得办公室同意后予以复

印或摘抄原件应 6.室通知到

阅文范围

离、退休干部

阅文

(三)发文的管理 第八条 发文的规定 1.

律

上报下发正式文件的权力分别自行向上、向下发送正式文件

团体、

需要向上反映汇报

情况或向下安排布置

工作要求发文应

党支部和行政办公室各

团体和

一

2.各

分别向党支部、行政办公室提文申请并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核

分工

归口以党×字、政×

党支部、行政办公室同意发文

方可按党、政机构设置与

字发文

团体文件由党支部批转

3.

对

涉及多个分管范围的文件

须经

班子决定后

批准签发其余文件均由主要第九条 发文的范围：

批准签发

1.凡以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报均属发文范围 2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于： (1)公布(2)转发

(3)公布(4)公布(5)发布(6)

规章制度； 文件或

文件精神制订的文件；

；

体制机构变动或干部任免

重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定； 奖惩决定和通报；

重大

；

3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于： (1)对(2)

同兄弟群工作等事宜

4.

日常生产、技术、管理、党群工作中部署、传达自行通知

指示等

应按

图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排制度办理经分管

批准后由各科室书面或口头

机关呈报、请示报告、

决定；

重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党

不用发文

都不应发文不备查考可以科室名义用《工作简讯》发会

5.

各科室如会议所作的决定议纪要

(四)发文程序与要求

第十条 发文程序规定：

1.各科室需要发文应事先向党支部、行政办公室 2.党支部、行政办公室同意发文后主办科室应以

申请； 方针、政策和

法令

指

示或工作需要草拟文件初稿；

从本

角度

情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、

3.草拟文稿文字简炼、标点符号

、书写工整严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4.文稿拟就后拟搞人应填附发文稿纸首页详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿

与拟稿人并签名、盖章、标定日期和密级；

党支部、行政的要求和

指示精神

文件规定

对文稿

5.

办公室应

审查和修改对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿重新拟稿；

6.经办公室审查修改后的文稿送分管

核稿(对文稿内容、质量

)；

7.对审核时修改较多有碍打印和存档的文稿应由拟搞 8.需经会签的文稿应在交付打印前送会签

会签；

重新整理写清楚；

9.文稿审核会签后按批准权限的规定分别呈送党政 10.经

批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)

审定批准签发； 编号送打字室打印；

11.文件打印清样应由拟稿人校对校对人员应在发文稿上签名； 12.文件打字后由办公室派专人按数印刷再由收发员(文书)分发并检查(五)文件的借阅和清退 第十一条

各

对有密级的文件须分管第十二条

借阅文件应

工作人员因工作需要借阅

文件

需经本

任何人

将文件人签写便条情况

或办公室主任同意后方可借阅

借阅登记手续就地阅看按时归还

带走或全文抄录不允许拆卷和在文件上勾划等

第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办

应

文件和

要求限期清退的文件

文件丢失

收缴清退工作

(

对事情

办妥的本

为月底一小清季末一中

报告

清、年终一总清)如

查明原因和责任者并如实向

(六)文件的立卷与归档

第十五条 文件的归档范围： 1.凡下列文件(1)

机关来文包括

分别由办公室收发员(文书)

对

归档：

报告、申请的批复；

通知、、

发

(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、言和生产工作的

计划统计、季度、年度报表等；

(3)

党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会(4)支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织总结、决议、发言、简报、会议记录等； (5)有保存价值的(6)

参加(7)

机关

的同志来

来信来访记录及

结果；

例会记录； 的代表大会所

的报告、

会议带回的文件、资料及本在会上汇报表言材料等；

本

向

汇

检查视察工作的报告、指示记录

报的提纲和材料； (8)反映本(9)(10) 2.

生产活动、先进人物事迹及

工作等的音、像摄制品；

日志和大事记； 向

请示批复的文件及上报的科室各

团体日常工作中

材料 的活动资料由各

科室、

团体

立卷归档 第十六条 立卷要求 1.文件立卷应

内容、名称、

顺序分门别类地

整理归档

文件、材料的完

2.立卷时

要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全整性 3.要材料要 4.上年度

平时立卷与年终立卷归档相

立卷归档

的原则工作、会议的文件

的文件材料要求在下年度7月份以前整理完

(七)文件的销毁 第十七条

多余、重复、过时和无保存价值的文件办公室应

清理造册

并按

规定办理申请销毁手续

第十八条 经审核同意销毁的文件应在办公室收发员(文书)

和正副主任

监督下销毁

分管

的

公司档案管理制度 档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理；二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。 3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。 归档制度

1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。 7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。 8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。 档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。 8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。 3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。