探析全国档案事业统计年报工作产生及演变过程

　　【摘要】根据档案事业统计年报工作业务性较强，比较复杂的特点，通过文献调查法、比较研究法及实践经验相结合，分析档案统计的发展历程，从而掌握档案的形成、管理、利用情况，最终提高档案工作水平、保证档案工作质量。 　　【关键词】档案；统计；发展 　　从20世纪80年代全国建立统一的档案统计工作以来，至今已有30多年的历史，期间几经修改，使其不断完善。回顾发展历程，总结工作经验，促进档案事业统计年报工作更好发开展和充实完备，使得档案统计工作在为全国档案事业的发展确定总体目标、制定各期规划、提出政策、预测和分析发展趋势诸多方面发挥重大作用，成为档案事业不可缺少的重要组成部分。 　　一、档案事业统计年报工作的时代背景 　　档案统计就是利用数字、表册等直观的表现形式，展现档案资源本身及档案工作过程的现实状态、开展程序及一般规律性。准确、全面、系统的统计数据是了解并掌握档案资源形成和保管利用状况及档案事业进展的重要依据。 　　国家档案局于1954年建立，全方位、有规划的档案事业蓬勃发展起来。国家档案局于1959年举办了全国档案资料展览会，手工制作了档案统计领域第一份“全国档案基本数字统计表”。后来基于某些因素，档案工作遭受重大摧毁，撤销了国家档案局，档案事业统计工作中断。国家档案局于1979年得以恢复，全国档案工作得到了恢复和健全。很多档案部门自行设计了本单位的档案统计报表，取得了一定成效。但由于缺乏统一规划，很多基本数据弄不清楚，影响了档案工作进程，制约了对全国档案工作进行准确科学的指导、检查和监督。 　　二、《档案工作基本情况统计年报》的制定及修改 　　国家档案局从1981年开始设计档案工作基本情况统计表，1982年起着手制定《档案工作基本情况统计年报》，历经两年时间的酝酿、研究、编制并征求意见，设定为一套三张表格的统计年报，于1983年10月正式报送国家统计局审核，期间又进行一些必要的修改，国家统计局1983年12月3日正式复函了国家档案局，同意制定并发布《档案工作基本情况统计年报》，并且在县级以上的档案机构试行了一年，这是强化档案事业管理的重大措施，对档案工作整体发展影响深远。国家档案局于1984年组织召开了全国第一次档案统计工作会议，档案统计工作被纳入政府统计序列，在全国范围内《档案工作基本情况统计年报》开始运行。 　　《档案工作基本情况统计年报》为社会的发展、政策的制定提供了宝贵资料，但毕竟是新生事物，存在许多问题。 1987年国家档案局在第二次全国档案统计工作会议上，对《档案工作基本情况统计年报》做了大篇幅改动或增添、删除。其一，从档案统计工作全局着手，将表头称呼由原来的“档案工作”修改成为“档案事业”。其二，调整表格结构。把机构、人员状况由原来的独立一张表格放到每张统计表格里。其三，丰富统计项目，扩大统计范围。增加《各地档案事业费、档案馆基建情况表》《档案专业教育基本情况表》《大型企业档案工作基本情况表》。由原来的73项统计指标增加到180项。档案工作基本情况统计年报工作更加规范，最终实现了档案统计工作由内部统计与政府统计接轨的转变。 　　三、《全国档案事业统计年报制度》的制定及其修订 　　（一）《全国档案事业统计年报制度》的落实施行。在原有《档案事业基本情况统计年报》的基础上，国家档案局编研了《全国档案事业统计年报制度》，此制度历经多次修定和不断健全，2011年最终修订的《全国档案事业统计年报制度》延用至今。档案事业统计年报是依据《全国档案事业统计年报制度》完成填报的，同时制度又通过定期完成档案事业统计年报来实施的。 　　（二）《全国档案事业统计年报制度》的修订历程。《全国档案事业统计年报制度》至今做了三次修改，每一次修改都是适应社会发展的产物，最终也实现了档案统计工作的不断健全。 　　1.1999年国家档案局第一次修订《全国档案事业统计年报制度》。统计内容增多。增添《档案科技基本情况年报》，即：档基5表；增加了单位类别代码。此项是专门针对档案专业教育的中等学校和高等学校。统计指标扩大，主要增添了“机读目录”“电子档案”“消毒设备”和“局域网”等新指标，取消了利用者中的“华侨”和计算机中的“小型机”“中型机”统计指标；文化程度及专业程度中的“研究生”被细分成“研究生班研究生”“硕士研究生”“博士研究生”等。同时，还改版了“全国档案事业统计年报计算机管理系统”。 　　2.2006年国家档案局第二次对《全国档案事业统计年报制度》进行修订。针对具体统计指标进行细致的修订，将计算机管理系统重新研制开发。保留了《全国档案事业统计年报制度》的总体结构，拓宽了统计档案专业教育的指标体系。将指标体系“学历教育”拓展为开办档案专业的“中等学校”“高等学校”。增添新指标：“举办档案展览”“归档文件目录”“接待参观人次”“基本陈列”“档案馆技术用房”和“利用现行文件次数、人次”等；增设统计单位“件”，例如“国家重点档案抢救情况”统计对象中，以“件”为统计单位。重新修订划分年龄的标准；指标描述清楚，例如“录音、录像、影片档案”详细表述为“录音磁带、录像磁带、影片档案”；将“分散式空调机”及“站点”等模糊的名目删除；整理合并内容上重复累赘的统计项目，如： 将指标“接受捐赠档案”合并入“征集档案”。 　　3.2011年国家档案局第三次对《全国档案事业统计年报制度》进行修订。在原来框架内进行修改。报表纸张尺寸由原来的A3改为A4，方向由横排式改为竖排式。将档综表顺序重新调整，使其合理规范。扩大“档案室基本情况年报”（档基3表）填报单位范围，即：由“省直以上机关、人民团体、民主党派档案室、档案处及档案科，企业、事业单位档案室、档案处及档案科”增加至“县直以上机关、人民团体、民主党派档案室、档案处及档案科、企业、事业单位档案室、档案处及档案科”。增设“档案馆数字档案基本情况年报” 和“档案室数字档案基本情况年报”分别为 “档案馆基本情况年报（档基2表）”和“档案室基本情况年报”（档基3表）的附表。增设了7个统计指标。对以前的统计指标进行修改，共计18处。合并统计类别：“文化事业单位”“科技事业单位”整合为“事业单位”类别。《全国档案事业统计年报信息管理系统》研制开发成功。 　　四、档案统计年报工作的重要性 　　不难看出，档案统计工作与时俱进，准确无误、真实客观反映特定阶段档案工作的现实状况。档案统计事业绝不是可有可无的一项工作，是档案事业不可或缺、至关重要的基础工作之一。档案统计工作的表现形式大多情况是用数字形式呈现，例如：馆藏数量，档案资料查询借阅的人数，通过准确的统计数字反映出档案工作的真实的基本情况，是评价档案工作专业水平高低和成效大小的客观尺度。因此，没有统计的档案管理，只能是盲目的管理。统计数据的真实准确事关档案事业持续健康发展，是随着档案事业的迅速发展不断加强，是掌握和分析全国档案事业发展状况，制定档案事业发展规划和方针政策的重要依据。以加强分析研究为基础，充分利用信息化建设，积极发挥档案事业统计工作在档案事业整体发展中的作用，为领导作出重大决策提供真实科学有效的依据，为科学管理档案工作和档案事业蓬勃发展提供高质量服务。 　　【参考文献】 　　[1]费蕾.关于档案事业统计年报制度的建议[J]，山东档案，2005（3）：3-4. 　　[2]北京市档案局综合处.《全国档案事业统计年报制度》解读[J]，北京档案，2012（1）：32-34. 　　[3]刘和任.求真务实扎实做好全省档案统计工作[J]，兰台世界，2010（1）：12-14. 　　[4]姜新钧.有法必依做好统计年报[J]，中国统计，2007（6）：29-30.