办公自动化系统的主要功能

办公自动化系统的主要功能

办公自动化系统是我校信息化的基础应用平台。通过该项目的实施建立内外部通信平台和信息发布平台，实现教学、科研、行政、后勤等管理流程的信息化和工作流程的自动化，实现协同办公。通过办公自动化系统的应用，提高我校教学、科研、行政和后勤管理的规范化、科学化水平，为干部教育的现代化打下基础。

一、系统功能

系统功能分为两大类：通用办公及系统管理类、需整合的业务管理类。

通用办公及系统管理类包括：个人办公、公共信息、行政事务、公文流转、知识管理、帮助、系统管理等。

需整合的业务管理类包括：人事管理、财务管理、资产管理、教务管理、学员管理、科研管理、研究生管理、函授管理、本科生管理、图书管理等。

二、系统功能要求

（一）系统功能总体要求

能满足300用户同时访问和350以上注册用户。

有与手机、小灵通的信息发布平台接口。

有与学校现有应用管理系统相衔接的接口或中间件软件。

有开放的体系结构，具有良好的扩展功能，易升级、易集成。分布式组件技术，标准化接口设计，可自由增加或配置新模块。为满足定制需要，系统应提供丰富的应用样例（如典型流程、通用表单、具特定功能的函数包及增强工具），便于随时调用。全面支持二次开发，提供二次定制及开发所需的完整应用工具，包括二次开发手册文档及相关技术资料和案例介绍等。

系统应以组织机构为基础，实现工作和权限的分配。“部门-岗位-人员”管理模式贴近现实，人事变动和机构调整应变自如，同时应实现各模块的权限自动刷新，保证系统数据安全和完整。

提供完整的表单开发环境，包括增加一整套可供快速应用的工具和特性，用于定制、设计、增强适合各种需要的表单应用。定制好的表单可广泛发布到工作流及其它各模块或文件库中应用。

完全可定制的工作流引擎，可供系统各模块自由调用。用户无需编程便可灵活自定义出符合各种业务特征需求的流程，流程数量不限，调整灵活，能完全适

应未来的需求发展及变化。工作流应支持多种归档方式，支持多种办理方式，支持多个办理人及办理权限选择和控制，支持直流、分流、辅流、条件分支、自由流程及流程嵌套等多种流向方式。从工作流规划、设计、授权、运行、调整，以及监控和管理，动态地反映一个完整的业务处理过程。

集成的日常办公功能，工作文档的审批和办理操作应透明、简捷。支持版本保留和痕迹保留功能。支持特送、撤回、催办、邮件分发、办理过程跟踪、工作监控、主办-协办等功能。

提供分布式的文档管理体系，伸缩性强，可自由生成多种类的文件库，实现一库多应用及一库多级文件夹功能，四级（库、文件夹、文件、子文件，文件夹可多级设置、子文件可多级存放）存储模式及访问权限控制（管理者、编辑者、作者、读者），满足各类资料信息的管理和利用，能方便接收各类归档文件，且必须符合国家档案管理标准。

提供通用的全文检索功能，提供关键字快速定位查询应用，提供系统范围内的跨模块查询及统计，支持精确匹配与模糊查询。实现查询及统计条件公式化应用，一次定义重复使用，并可授权给不同人员使用指定的查询及统计条件，确保数据安全。支持统计结果报表输出。

支持与其它信息系统的数据集成，支持不同信息系统间数据的有效共享及交换。

支持远程办公和移动办公。支持多分支机构、跨地域的系统构建。

提供多种消息提示方式。具备工作即时提醒机制：当用户登录办公自动化系统后，如有待办工作、邮件等到来时，系统自动以文字或声音方式进行提示。支持手机和小灵通短信提醒功能。支持即时消息。

提供多种文件处理方式。全面集成MS Office、WPS等个人办公软件；提供各种格式的图形文件、多媒体文件、压缩文件等附件上传功能；提供多个附件间的文件排序功能。

提供痕迹保留和版本控制功能，修改人及修改日期时间记录并自动显示，不同的办理人以不同颜色区分，确保文件流转过程中的真实性，明确责任。提供文件的历史版本保留功能。

提供系统日志功能。提供公文流转及流程处理过程的日志记录功能；提供各类文件的操作日志功能，为系统的安全管理及维护提供科学的保障和依据。

提供科学的系统管理安全机制。采用多级安全保障措施，例如，通过按部门-岗位-人员不同级别进行工作分配和操作权限设置，确保所有工作和各类文件的完整与安全；通过系统管理员、各模块管理员或指定管理员（如物品管理员等）确保系统及模块级的完整与安全。

提供方便的系统管理及维护功能。以便完成日常各项维护工作，如系统安装与初始化、系统升级、数据备份与恢复、模块权限设置、模块扩充与调整、系统异常处理及故障排除等。

提供委托办理功能。当办公人员出现休假、出差等无法完成事务处理情况时，可通过委托办理功能，授权指定人员在指定期限内处理指定的工作内容。具备提前中止和移交功能。

提供丰富的数据字典功能，由系统管理员统一定义，包括办公用语（审批常用语）、流水号（一般流水号、公文流水号）及各类数据字典定义等功能。

提供文件撤回重办功能。文档提交后在对方未签收之前撤回，使文档回到提交之前的状态，在对方的待办事宜中也没有该任务曾经有过的任何信息，重办后可再次提交或变更流转方向。

提供公文套打功能。可根据公文的实际格式需要制作打印格式模板，控制打印内容范围，可重复调用，实现灵活的文件套打功能。提供通用MS Word模板定制功能，也可引入外来的已有模板文件，可将该模板作为打印格式标准。

提供印章引入功能，并严格确定使用人的安全权限，确保安全。

通过与相关系统的配合实现身份认证，并为后续的应用提供可信的身份属性，保证应用及网络环境的认证安全；保证应用系统通信的安全；保证系统有效的访问控制机制；提供安全、高效的单点登录机制，免去复杂的登录工作；实现现有应用系统与新建应用系统在身份管理上的统一。

（二）系统功能具体要求

1、系统首页

友好的系统首页，每天的待办、在办工作、公告和邮件等信息一目了然。提供访问系统各模块资源的快捷方式。

提供IE浏览器客户端访问模式。

操作透明，能根据用户的不同权限自动调整并显示内容和操作权限。

提供在线人数计数、在线人员查找、在线短消息收发、在线短消息留言、短消息历史记录等功能，便于内部人员在线沟通。

提供界面自定义功能，用户能根自行调整界面显示风格。

提供用户的系统登录口令修改功能。

2、系统功能设置

提供集成的系统和功能设置的管理窗口，提供组织机构、工作流程、应用表单等设置（含分级管理功能）。

3、友好的系统管理和维护界面

系统管理主要是包括系统各种功能设置的制订、变更、更新用户权限设置和同步组织结构，流转痕迹、日志和查询等。具有方便灵活的数据查询、数据编辑等管理功能。

系统维护包括各个系统应用程序运行情况的监测和管理，应用程序、数据库、系统日志、流转痕迹日志的备份，并提供数据库权限管理、数据库复制、数据库索引、引入或添加新模块（含二次开发的），系统升级及模块扩充、强制系统安全检查等管理功能。具有可靠的数据备份、数据恢复等管理功能。

4、组织机构

层次化的组织机构设置，“部门-岗位-人员”树状结构应用，使系统工作分配和权限设置更加清晰，广泛应用于系统各模块。

组织机构的增加、调整或撤销，人员的调入、升迁、调职或离职等等变动时，调整灵活，应变自如。

可设置多级部门，一个部门多岗位，不同部门可存在相同岗位名称。

一岗可多人，一人也可同时在多个岗位上任职。

提供公用通讯录的人员整批自动导入功能。

可快捷启用或禁用某部门、岗位或某些用户，冻结系统登录和访问权限。

5、表单定制

为管理员提供自由进行系统定制和二次开发的功能，定制系统所需的各种应用表单，设计好的表单在系统各模块间可自由发布和应用。

提供丰富的样例示范表单、增强功能函数包和模板，应用灵活、集成方便。包括集成MS Office、数据字典应用、自动流水号计数、区域隐藏及只读控制、组织机构调用、日历时间选择等应用。

设计的表单不仅仅应用于各类审批流程，还可广泛应用于各模块，例如，文件库。

已经应用的表单随时可修改、更换，并能立即生效。

6、流程定制

工作流模块是系统的核心模块之一，除能不限数量地定制出各种日常行政审批、申请流程外，工作流模块作为一个系统的共享引擎，还能支持和满足系统其它模块内文件的审批或流转需要。

系统的流程定制模块，提供大量的可自定义选项，流程设置全面，实用性强，可调性好，适用领域广，管理员无需编程便能快捷地自定义出完全适合本单位各种各样的业务流程，例如收文处理、发文处理流程、审批等各类审批及申请流程。从流程规划、定义、检查、授权、流转，以及监控和管理，均动态地体现出完整的业务处理过程。

流程的定义包括流程定义、环节定义、流向定义三个步骤。

流程定义：定义流程的一些基本属性，包括流程名称、类别、应用表单、管理者、使用人、归档方式等内容。

流程管理者：指定可以监控流程内所有流转过程中的文档的用户。

自由流程：满足现实中无规范流转顺序的文档处理需要，此类流程无需另外定义流向，文档可在各环节间由办理人自由选择。

提供流程的启用、禁用功能。

提供流程的文档流转结束后要通知的对象定义功能。

提供不归档、归档库在流程结束时指定、文档中的域指定、现在指定等多种选择方式。

环节定义：每个环节均由指定的办理人按指定的办理方式和办理权限完成相应的工作处理任务。

环节数量因流程需要而定义，随时可在一个流程内增加、修改或删除环节。 提供审批式、编辑式、分发式等多种办理方式选择。

提供灵活的办理人指定功能。包括可由上一环节指定、由文档中域指定、预先指定办理人列表等办理人指定选项；以及只能由创建人所在部门人员办理、提交时选择具体办理人、全部或其中一人办理等办理人限制选项；提供将办理人信息（部门名称、姓名）写入文档域等选项。

提供丰富的办理权限指定功能。包括是否允许编辑文档、允许填写意见、允许查看意见汇总、允许跟踪后续办理过程等选项；提供能限制文档显示、隐藏、只读、可编辑区域的控制变量定义选项。

提供多种提示催办方式。包括新工作到达时是否在线短信通知、不在线时是否手机短信通知、逾期邮件催办方式等选项。

流向定义：指定流程各环节的流转次序以及流转规则。

流向数量因流程需要而定义，随时可调整、增加、修改或删除。

可自由指定一个流向的源环节和目标环节。

可指定文档在流转成功时是否给相关用户分发邮件通知，可以指定多种分发方式。

支持循环流向，使文档能在各环节间因处理需要重复流转。

支持条件流向，使文档能根据预定义的条件公式自动送达相应的目标环节。 支持主办-协办，使文档可拆分成多个相同文档分别经过不同环节处理后合并，可同时限制处理完成后的合并条件。

支持流程嵌套，使一个流程的文档流转到其它流程继续流转处理。

支持无预定义流向的自由流程，使办理人可以在流程各环节间自由选择。

7、日常办公

能根据工作轻重缓急和办理状态自动分类显示，文档的新建、提交、签收、办理、跟踪、特送、撤回等操作透明化，增强工作监控能力，提供委托办理功能。

所有工作按拟办、待办、在办、转发四种办理状态自动分类显示。

所有工作文档基于指定流程创建，拥有指定的表单格式。

提供文档提交功能，提交时由流程判断流向，自动提示办理人完成相关操作。 提供文档撤回重办功能。

提供文档签收功能，明确处理文档的处理责任转移及处理状态改变。

提供领导的工作监控功能，实时了解工作最新流转状态及处理情况，并能在需要时完成催办、特送、删除等特殊操作。

提供已办人对工作后续办理过程的跟踪功能。

根据流程设置，每个用户的处理权限可能不同，包括文档编辑、填写意见、查看意见汇总等。

提供文档的流转历史、文件打印等功能。

提供工作委托功能。

提供文档内多个附件上传、各种格式文件（如Word、Excel等）处理等功能。 提供文档修改痕迹保留功能，能在修改区域标识修改人姓名及修改时间等信息，能自由控制修改痕迹的显示和隐藏状态。

提供扫描功能，能一次性将多页纸质文件扫描并自动合并成一个附件上传文档内。

提供对任务的管理功能，任务分派后，能够据需要指定执行人，执行人能根据权限对任务进行再分解，能对任务设定决策人、关注人，任务内执行人和关注人能方便及时地进行交流。