02-财务部作业指导手册

组织机构图：

财务部是在公司总部的领导下，贯彻执行国家有关财务法律、法规和方针政策，依法纳税，严格执行公司财务管理的各项规章制度，运用现代化经营管理手段，做好会计核算，为经营决策提供准确的经营数据及财务分析，接受公司总部的领导与监督。

具体负责公司的成本控制、会计核算及会计政策管理工作，保证公司会计核算政策、成本核算制度的统一，完成会计核算的业务职能及财务报表的编制工作，保证公司按时进行纳税申报，及时解缴税款，并对公司的固定资产和低值易耗品管理工作进行督查，负责年度财务预算的编制及预算执行的分析，及公司财务内部与外部的审计、评估等工作，负责公司各项管理费用的及时收缴和管理工作，以保证资金的正常流入，建立健全各类管理台帐，按时向公司总部汇报年度财务预算的执行情况，对相关报表进行分析，为领导决策提供参考依据，工作中不断总结经验，加强财务核算管理，拟定并实施与本部门工作相关的规章制度，建立本部门岗位责任制，明确职责，合理分工，保证本部门良好的工作秩序，更好地完成公司领导交办的各项工作。

财务部质量目标：

录入、编制、审核记账凭证准确率 100% 编制会计法定报表及时率 98%以上

职务名称：财务部经理 所属部门：公司财务部 报告上级：公司总裁 督导下级：会计、出纳 定员人数： 1人 联系部门：各项目 1．主要职责

1.1向财务经理负责，参与公司有关经营管理政策的制定及重大经济合同的研究和审查，统筹安排公司财务方面工作；

1.2 遵守国家统一的会计制度及有关财务法律、法规，依法纳税，拟定公司财务管理、会计核算的规章制度，加强与税务局等相关政府部门的联系与沟通；

1.3 执行国家的工商、财会及税务管理制度，运用法律、政策手段保护公司的合法权益，为经营决策提供准确的经营数据及财务分析；

1.4 负责财务部的各项工作，协调并保证业务处理内外衔接的顺畅及其准确性，检查并监督公司各项费用的及时收缴和管理工作，确保公司资金的正常运转； 1.5 负责编制公司的财务预算，建立预算管理体系，及时掌握和了解财务预算的执行情况；

1.6 负责公司的日常会计核算管理工作，严格把关，整体控制成本，保证公司会计核算政策、成本核算制度的统一，及时组织编制公司财务报告，向公司总裁、项目总经理及公司总部提供各种会计数据，报告公司财务状况和经营成果；

1.7 负责对财会人员的岗位安排、工资、奖金的评定，组织财会人员的专业知识培训，要求财务人员遵纪守法，严格执行国家各项财务规章制度； 1.8 指派专人管理公司预留银行印鉴及财务专用章； 1.9 负责公司的内部审计及公司年度审计工作；

1.10 审核公司对外提供的会计资料，签署职责范围内的文件、报表、合同、协议及报销凭证；

1.11 完成公司总裁交办的其他工作。 2. 任职资格 2.1学历要求

学历：大专以上；专业：财务会计专业；

2.2相关要求： 性别：男女不限；年龄：35岁以上；

能力要求：熟练掌握国家现行财政、税务、财会相关的法律、法规；具有较强的财务管理能力、组织能力，协调沟通能力，业务熟练，能为企业实现长期稳定的发展提供财务保证，具有开拓精神。 2.3相关资历

有本集团或子公司2年以上的工作经历，从事财务专业8年以上的工作经验，与税务、银行及国家机关有良好的合作经历，须有会计证及高级会计师职称。 2.4 特点与要求

具有良好的思想品德和职业道德，能认真执行国家财政、法规及公司有关财务制度，保证财务管理、会计核算、税务管理工作的科学性、合理性、合规性及准确性。

职务名称：会计 所属部门：公司财务部 报告上级：财务部经理 督导下级：出纳 定员人数：1 联系部门：各部门 1．主要职责

1.1协助财务主管开展工作。具体负责账务核算，根据国家法律、法规的有关规章和《企业会计制度》填制录入记账凭证，对原始凭证的有效性、合法性进行全面核对和计算，确保正确率为百分之百；

1.2按照国家法律、法规和《企业会计制度》设置会计科目、编制会计凭证和登记会计账簿；

1.3负责编制转账凭证，确保数据资料的准确、及时、无误； 1.4负责编制法定财务报表，保证会计报表的正确性和合规性；

1.5月末负责会计账项的核对，保证账账相符、账实相符，发现账实不符时，应及时向主管会计报告，并请求查明原因，做出处理；

1.6负责编制客户物业费、水电费的缴费通知书及催款函，编制应收账款明细情况表，定期编制应收账款账龄分析表；

1.7作好往来账的对账、分析、催收工作，制定催收计划及催收的各项措施，作好往来账的管理工作；

1.8正确计算收入、成本、费用、利润，定期完成盘点、对账工作，做到账证、账账、账表、账实相符；

1.9负责编报国资委、财政局、税务局等各项外部报表；

1.10负责填报季度企业所得税，计算印花税，审核月度营业税和个人所得税明细税金的计算工作；

1.11负责公司收据及发票的购买、使用、保管和缴销手续，及时、准确的开具收入发票，编制发票领用存月报表，并负责保管发票专用章；

1.12审核出纳编制的银行余额调节表，并定期和不定期对出纳的库存现金进行盘库检查；

1.13正确计提固定资产折旧，督促使用部门办理增减固定资产手续，做好固定资产的管理工作。

1.14做好装订会计凭证，年终将全年各项财务资料收集齐全，整理立卷编制目录，装订成册；

1.15熟悉电算操作系统，严格按电算化操作程序操作，保证电算系统正常运转，确保有关财务数据不外泄，做好会计资料的保密工作； 1.16完成财务负责人交办的其他各项工作； 2. 任职资格

2.1学历要求：学历：大专；专业：财务会计专业； 2.2相关要求：性别：男女不限；年龄：26岁以上；

能力要求：管理经验丰富，熟悉物业管理的财务核算工作，了解并掌握财务软件操作与使用，能为企业的成本控制、费用降低提出自己的合理化建议，并加以实施。 2.3相关资历

从事相关专业工作3年以上，熟悉物业管理的财务核算工作，对物业费收取及成本费用控制、会计核算有丰富的实践经验，中级会计师职称。 2.4 特点与工作要求

具有良好的思想品德和职业道德，保证公司会计核算的及时、准确，、为财务决算报告提供准确信息，并做到对项目成本和费用的实时监控，定期提供高质量的会计报表。

职务名称：出纳 所属部门：财务部 报告上级：财务经理 联系部门：各部门 定员人数：1 1．主要职责

1.1按照国家现金、银行结算和财务有关规定，负责货币资金的日常管理工作，对公司资金的安全性和准确性负责；

1.2严格遵守《现金管理制度》，认真执行公司《货币资金管理办法》的相关规定。对不符合规定或可能对公司造成损害的支出，必须暂缓或拒绝办理，并报告上级领导，否则，由出纳员承担责任；

1.3负责保管现金、银行结算所需的财务专用章，收款凭证的管理，做到账户每笔款项的支付，都要经两个人审核；

1.4库存现金日清日结，账实相符；严格执行库存现金限额，超过部分须及时送存银行，严禁坐支现金，不得用白条抵库；保险柜必须乱码，开启密码严格保密； 1.5做好日常现金报销、支票结算及工资、奖金等个人所得税的计算与发放工作，负责上网填报月度营业税和个人所得税明细报表，并负责完成缴纳工作；

1.6银行存款严禁透支；不得开具空白支票，如金额无法确定须写明限额；开具支票必须印章齐全、清晰，每月12日前，对未达账项应查明原因，及时处理，准确无误的做好银行余额调节表；

1.7按时编制并录入收付款记账凭证，负责录入固定资产卡片；结账后，将凭证按顺序粘贴保存；每年年终，将当年全部记账凭证、现金日记账、银行日记账、总账、明细账、各类辅助账、纳税申报表、银行对账单等装订成册，归档保存；

1.8及时催款，向财务负责人反馈未交款客户的实际情况，按时编报欠款情况明细表； 1.9按月编制应收、应付款明细表，及时清理往来账户，核销内部借款及外部往来款； 1.10负责账户管理和与金融机构往来票据的日常处理工作，每月5日送报工资盘，不得过早或延迟，工资情况严格保密；

1.11负责财务部计算机硬件系统的维护工作，负责保险柜、财务室的安全装置的检查

和维护；

1.12不得兼管稽核、会计档案保存和收入、费用、债权、债务账目的登记工作； 1.13负责财务部的行政管理，确保办公室物品摆放有序，如岗位有变动，做好书面交接清单，并将有关电子文件一并交接； 1.14负责做好财务资料、信息的保密工作； 1.15完成财务负责人交办的其他各项工作。 2. 任职资格

2.1学历要求：学历：大专；专业：财务会计专业； 2.2相关要求：性别：男女不限；年龄：24岁以上；

能力要求：熟悉物业管理的财务基础核算工作，了解并掌握财务软件的操作与使用，具有出纳的专业能力和水平。 2.3相关资历

从事相关专业工作2年以上，对物业管理收费有一定的认知和了解，从事过财务出纳工作，有实践工作经验，须有会计证及初级会计师职称。 2.4 特点与工作要求

具有良好的思想品德和职业道德，负责货币资金的日常管理工作，确保公司资金的安全性和准确性，按时完成财务核算的基础工作，为公司财务决算提供准确数据。

职务名称：库房管理员 所属部门：财务部 报告上级：财务经理 联系部门：各部门 定员人数： 1人 1．主要职责

1.1负责公司及项目所有材料、工具、备件和各类物品的出、入库及库存情况的管理工作，对采购物品的数量、质量负责检查，对不合格的物品有权拒收；

1.2根据公司的采购计划和库存结余情况，做好物料采购单的审核工作，合理确认各类材料的购买量，以保证消耗物料的及时补充，使库存物料不短缺、不积压、做到物尽其用，加快资金周转；

1.3严格物料的出、入库检验，依据采购单、领料单及合同所列的内容逐项核对并审核，做到准确、无误；

1.4物料应按其规格、特性、用途规类，按照消防的有关规定摆放各类物品，统一编号、分架、分层、整齐摆放、防潮防霉、保持库房环境整洁；

1.5准确登记公司各类物料、工具用具及其他管理明细台账。每月按规定的结账日结算，盘点库存物资，做到账账、账物、账实、账卡相符，月末做好与会计核对账目工作； 1.6按月编制公司各部门及各项目的物料实际领用情况表；

1.7发料时，按已批准的领料单核发，及时填写出库单，领物人员不得擅自进入库房提取物料，库管员要做到服务热情、周到；

1.8做好市场调查，了解市场供货需求和物料的价格情况；

1.9做好库存物料清查工作，对快到保质期的物品要及时与使用部门联系，避免造成损失，对于过期或损坏的物品，要查明原因，提出处理意见，报请领导审批； 1.10做好员工工服的领用及登记工作，并建立工服管理明细台账；

1.11库房安全必须贯彻“预防为主，防消结合”的原则，严格执行国家及北京市的有关消防法规，确保库房物料的安全，每天上、下班时对库房必须进行全面安全检查，发 现问题，立即报告，严禁无关人员入库，库房内不得寄存私人物料，下班要关闭电源，锁好库门；

1.12完成领导交办的其他各项工作。

2. 任职资格

2.1学历要求：学历：高中以上；专业：财务专业优先； 2.2相关要求：性别：男女不限；年龄：25岁以上；

能力要求：熟悉物业专业的库房管理工作，具有库房物料管理的专业能力和水平，掌握电脑并能操作与使用。 2.3相关资历

从事相关工作2年以上，对库房物料管理有一定的认知和了解，从事过库房管理工作，有实践工作经验。

2.4 特点与工作要求：特点：熟练操作电脑；

工作要求：具有良好的思想品德和职业道德，负责物料出、入库的核算及验收的管理工作，确保公司库房的安全性，按时完成财务核算所需资料，为公司财务决算提供相关准确的数据。

1. 目的

为了规范物业管理收费的工作程序，保证公司及时、准确地收取各项物业管理及其他相关费用。 2. 适用范围

本收费程序适用公司财务部。 3. 职责

3.1 财务部负责录入、编制收款凭据、登记商户交纳物业管理费及水、电费的各项收费台账；

3.2 工程部负责统计能源费用量，准确记录水、电费等各项表底数并及时报财务部； 3.3 客户服务部负责确认《客户缴费通知书》中所列的各项内容，及时催收商户拖欠的各项管理费用。 4. 工作程序

4.1统计能源费使用情况

4.1.1客户服务部与工程部共同于每月10日到商户处逐一查抄水、电表底数，工程部在“用户能源统计表”中记录水、电费表底及使用数，并由客服部请客户现场签字确认； 4.1.2 工程部于每月15日前（遇节假日则提前进行）必须将“用户能源统计表”送交财务部。填写表格时，要求字迹清晰工整，数据真实可靠、准确无误。 4.2编制《客户缴费通知书》

4.2.1每月15日财务部根据工程部提供的用户能源统计表、客户服务部提供的《商户入伙内部通知单》，及时、准确、完整地编制《客户缴费通知书》；

4.2.2 每月20日前由财务部将《客户缴费通知书》的打印件送交客户服务部； 4.2.3《客户缴费通知书》内容若有变化，须经客户服务部确认，财务部在作重新调整，再次将修改后的《客户缴费通知书》送交客户服务部确认，财务部不得随意修改《客户缴费通知书》。

4.3发放《客户缴费通知书》

4.3.1客户服务部于25日前将加盖财务章的《客户缴费通知书》发给商户， 并请商户在《商户缴费单接收表》中签字确认；

4.3.2商户如在异地的，客服助理须联系客户并将《客户缴费通知书》传真于客户处或以其他有效方式送交商户予以确认；

4.3.3客户服务部将商户签收的《客户缴费通知书》“客户服务部第三联”存入档案保存。 4.4财务收费

4.4.1商户需将《客户缴费通知书》中所列的各项费用及时准确、足额地交至财务部。财务人员按照收取各项费用的金额及内容，开具相应金额的税务统一发票或收据； 4.4.2财务部按照收费金额及内容，及时、准确登记相关的收费台账；

4.4.3财务部与客户服务部随时核对物业管理费、电费、水费的实际收款情况。发现问题，立即进行核查解决。

4.5财务部负责《客户缴费通知书》“财务第二联” 存入档案有效保存； 4.6催收物业管理各项收费

4.6.1客户服务部积极催收各项费用。对于有可能因为某种原因影响收取物业管理费用的客户，要特别关注，及时发现，及时解决，以使问题在当月内得到彻底解决。重点客户和困难较大的客户，客户服务部经理亲自参与催收；

4.6.2当月费用应于当月催收完毕，特殊原因无法完成的或部门经理无法解决的，须由客户服务部经理上报相关主管领导进行处理；

4.6.3财务部每周将本月欠费商户的明细单提供给客户服务部，若有问题可随时与财务部核对；

4.6.4财务部在每月底前统计欠费商户明细单，同时填写《催款函》并于次月5日前交由客户服务部发放，商户应于《催款函》发出日期15个工作日内缴清欠款，并在《催款函》中明确提示，每日将按所欠款项收取3‟的滞纳金（滞纳金的收取是从当月欠款的第一天算起）；

4.6.5《第一次催款函》发出后，商户未按规定期限内缴清欠款的，财务部应填写《第二次催款函》交由客户服务部发放并催收，商户应于《第二次催款函》发出日期7个工作日内将所欠款项交至财务部，同时每日将按所欠款项收取3‟的滞纳金（根据商户缴费的情况，客户服务部经理有权决定减免滞纳金的收取）；

4.6.6《第二次催款函》发出后，商户未按规定期限内缴清欠款的，财务部应填写《第三次催款函》交由客户服务部发放并催收，商户应于《第三次催款函》发出日期3个工作日内缴清全部欠款，同时每日将按所欠款项收取3‟的滞纳金（根据商户缴费情况，客户服务部主管领导有权决定减免滞纳金的收取）；

4.6.7《 第三次催款函》发出后，客户逾期仍未缴清欠款的，经公司领导批准后，在相关部门的配合下，对不缴纳费用的商户提起法律讼诉。 5. 相关文件（无） 6. 相关记录

6.1《客户缴费通知书》 PY-FN-BL-001-R-001 6.2《催款函》 PY-FN-BL-001-R-002 6.3《第二次催款函》 PY-FN-BL-001-R-003 6.4《第三次催款函》 PY-FN-BL-001-R-004 6.5《商户入伙内部通知单》 PY-CS-BL-001-R-001 6.6《商户缴费单接收表》 PY-FN-BL-001-R-005

1. 目的

为了规范物业管理各项费用支出的工作程序，保证公司及时、准确地掌握和控制物业管理费及其他各项费用的支出。 2. 范围

本规定适用于宾至国际物业管理（北京）有限公司唐山分公司远洋城MALL 项目。 3. 职责

3.1行政人事部：负责工资奖金各种津贴、加班费、探亲车旅费、职工家属医药费、临时工、劳动保护费、养老保险费、医疗保险、失业保险费、职工培训、赞助费、捐赠支出、车辆费用、低值易耗品、物料用品、零星用品的购置、印刷费、邮电费、工作服等费用的控制审核；

3.2客户服务部：负责对垃圾的运费、绿化、租摆费、街道清洁费、市政管理费、虫控费、节日布置费等费用的控制审核；

3.3工程部：负责对能源费、各项设备的维修及保养费、排污费、水电煤气费、折旧费等费用的控制审核；

3.4拓展部：负责对各项开拓费用的控制审核；

3.5保安部：负责保安员工资及津贴、加班、值班费及保安设施、装备、服装等费用的控制审核；

3.6财务部：对整个流通费用应负有统一计划和检查、监督审核全部费用开支的职责。对每一笔费用的支出，应认真查看审批手续是否完备，查看是否是预算内支出。 4工作程序

4.1费用支出的基本原则

4.1.1严格遵守财经法规，落实公司货币资金管理办法，执行预算管理、分项目管理相结合的原则，正确核算，节约开支；

4.1.2按照计划和审批手续用款，坚持先审核后报销，先预算后使用的制度； 4.1.3执行国家规定的费用开支范围和费用开支标准，严禁把不应列入费用的开支列入费用之内，严禁弄虚作假，乱挤乱摊费用，划清资本性与收益支出界限；

4.1.4从提高公司和部门的经济利益出发，不断开拓节约费用的新途径，努力降低 和控制费用支出。 4.2费用支出规定

4.2.1工资及福利：遵循“按劳分配”的原则，工资水平由项目项目总经理根据聘用员工的

受聘职位决定。包括：基本工资、绩效工资、年终双薪、员工制服、员工培训及福利等； 4.2.2维修保养费：包括各系统如：强电、弱电、空调、供排水、监控、消防、通讯、电梯、排污等系统的保养，日常保养维修费等；

4.2.3物料消耗：包括水、电、工具、材料及低值易耗品；

4.2.4清洁费:包括垃圾清运费、排污费、绿植租摆、公共区域清洗等； 4.2.5折旧费：包括工程设备、办公设备、家具用具等；

4.2.6管理费：包括行政人员的工资、差旅费、运输费、保险费、租赁费、顾问费、诉讼费、税金、土地使用费、开办费摊销、业务招待费、坏帐损失等；

4.2.7严格掌握业务招待费的开支，本着“必需、合理、节约”的原则，在制度规定额度和范围内使用；

4.2.8需掌握各项零星费用的支出数量，确保各项费用支出正确无误；

4.2.9从严掌握维修保养费用控制，对每个具体管理项目，工程总监根据维修、保养的规模大小编制预算，并由财务部根据项目金额大小、维修的紧迫性与公司实际承受能力来确定费用支出进度；

4.2.10根据公司财产损失的赔偿规定，凡属于责任人过失造成损失的，应按责任人的过失大小赔偿部分或全部损失；

4.2.11公司内部一切收支，必须交财务部入帐，不允许设立小金库。 4.3费用审批权限

4.3.1各项费用开支需报经项目项目总经理审批，需填写支票领用或现金报销单，按照货币资金管理办法中规定的审批程序执行；

4.3.2差旅费由部门、项目经理签字后报项目项目总经理签字审批，需填写差旅费报销单，按照货币资金管理办法中规定的审批程序执行；

4.3.3各项零星购置由报行政人事部购置后报项目项目总经理签字审批，需填写支票 领用单或现金报销单，按照货币资金管理办法中规定的审批程序执行；

4.3.4各项办公费用支出由部门、项目部提出经财务经理审核、公司总裁审批后给予 购置报销。需填写支票领用单，按照货币资金管理办法中规定的审批程序执行； 4.3.5低值易耗品、固定资产及其他大金额项目，由行政人事部、财务部共同负责， 行政人事部填表报项目项目总经理审批后购置。需填写支票领用单，按照货币资金管理办法中规

定的审批程序执行。 5. 相关文件（无） 6. 相关记录（无）

1. 目的

规范库房管理工作，健全公司的物资管理制度，防止重复采购，物料积压，保证库房物品管理安全、高效、有序。 2. 范围

本规定适用于宾至国际物业管理（北京）有限公司唐山分公司远洋城MALL 项目。 3. 职责

3.1库房管理员负责物品的验收、入库、领用手续的办理和库房物品的保管； 3.2库房管理员负责登记物品的材料明细账，检查采购物品的质量及价格； 3.3库房管理员负责库房物资的清查盘点及各项安全管理工作。 4. 工作程序

4.1 行政人事部负责公司物资材料的采购工作。各部门及项目部须在每月15日前对所需的物资提出采购申请计划。具体执行《采购控制程序》； 4.2物料入库

4.2.1行政人事部须向库房管理员提供如下材料： 4.2.1.1报批的各部门及项目部的《材料采购申请单》；

4.2.1.2供应商到位物资送货明细单，应含数量、规格、型号、价格、供应商名称等； 4.2.1.3专项工具、仪器或有特殊要求的物资要有质检证明及产品合格证书； 4.2.1.4每月17日前由库房管理员按最低库存量核对《材料采购申请单》，签字确认后交行政人事部。

4.2.2物资入库时，库房管理员会同行政人事部及使用部门的专业人员依据审批后的《材料采购申请单》对所采购回的物料进行检查入库验收，须做到数量、质量、规格型号及备件清楚；

4.2.3对批量采购的数量超过10个（含10个）的物品，采取抽检的方式进行检验，即从所购物品中按总数10%的比例抽检，抽取的数量不得少于10个；对零星采购的或数量少于10个的物品按单个进行验证；

4.2.4如所到物资的规格质量不符合要求时，库房有权拒收，不办理入库手续。由供

货商进行退货或调换为符合要求的产品；

4.2.5材料验收合格后填写《入库单》。填写内容必须齐全，需行政人事部、库管员、申请部门相关专业使用部门主管三方签名确认。经检验合格后的材料，由库房管理员将其存放在指定地方；

4.2.6公司的项目部申购物资，由供应商直接送至各项目部，由项目部的负责人及项目专业人员一同代办验货，物料验收合格后签字确认，项目部的负责人应将供应商的送货单及时、完整地交送到库管员处，并准确办理该项目的物料出、入库手续。 4.3物料出库

4.3.1库房办理各种物品领出，包括工程材料、办公用品、清洁用品、保安以及其它物品物料的出库，必须持有专业人员开具的本部门经理签名的材料《领用单》。执单到库房领料，领料单上要有领料人、部门经理或项目主管、库管员等相关人员的签字； 4.3.2工程材料的领用要有相应的《维修工作单》或《工程部内部工作单》，具体按《报修服务管理规程》执行；

4.3.3 材料《领用单》须将所领用的材料名称、规格、单位、数量、用途填写清楚，并在“备注”栏内写明所领材料用途；

4.3.4库房管理员根据材料《领用单》所填列的内容确认无误后发放材料，领用人在确认所领材料合格后领出，并在《出库单》上签名，领料人对不合格物品可以拒领； 4.3.5属于工程材料工具类，办公用品用具类，领用后需登记领用记录。属于部门及项目领用工具需登记公用台账，属于个人用工具需登记个人工具台账；

4.3.6个人领取耐用的低值易耗品，需填写《个人保管用品使用卡》，《个人领用物品明细表》。此表和卡一式两份，一份部门库管员，一份财产领用人保管，库管员根据此表建立个人领用物品的备查台账；

4.3.7个人保管使用的物品属公司资产，保管者有责任和义务妥善保管、合理使用； 4.3.8大型工具及用具使用后，如有损坏、丢失，确认后及时填写《低值易耗报损 单》，各部门经理及项目负责人签字后到库房办理相关手续。当员工离职或调离工作时，凭《个人用品保管使用卡》，将个人工具清点后交回库房办理财产移交手续；

4.3.9对于单位价值较高、可回收的工程材料，应以旧换新。维修更换后，把旧的送回库房；

4.3.10清洁用品如卫生纸，领用时要将替换下来的空纸卷清点后交回库房； 4.3.11对于各部门及项目部使用退回的物资，库房管理员应检查退回的原因，如是因供应商责任造成的应立即告知行政人事部，联系供应商，实施退货。 4.4物品报损

4.4.1所领用的物品不得私自换货、退货，如物品有质量等问题，及时通知本部门负责人；

4.4.2凡属正常磨损、自然原因造成物料的损耗或在工作中发生意外情况而造成个人保管物品损坏的，由保管者填写《低值易耗报损单》，说明原因和理由，经部门、项目经理、行政人事部、财务部审核，项目项目总经理批准后予以报废；

4.4.3如使用不当造成物品损坏或丢失，不属于报损部分，由相关责任人负责。 4.5废品、回收物品处理

4.5.1公司各部门及项目部不得私自处理废品、可回收物品。交由库房及行政人事部统一处理，所卖物品金额全部入账；

4.5.2各部门拆卸、更换后的可回收的工程材料，清点后交回库房，登记记录，不得私自处理。如遇特殊情况急需处理时应通知库房及行政人事部共同处理，处理金额全部入账；

4.5.3变卖废品收入当日上交财务部，取得收据留存备查。 4.6库存物资管理

4.6.1由库房管理员负责登记各项货物收发记录；准确无误录入电脑物料管理台账； 4.6.2所有账册由库房管理员保存，未经批准不得擅自借阅他人；

4.6.3库房管理员应于每月进行实物盘点，统计出、入库及损耗物料的情况，应做到账账相符、账表相符、账实相符。按时编制月度盘点表，并写出盈亏报告及原因报财务部，库房结账时间为：上月17日至本月16日为一结账周期；

4.6.4库房管理员每月20日前编制当月物料购、耗、存明细表，报送财务部进行对账, 按财务要求上报库存报表，并适时进行调整。各类货物要分类存放，同类货物集中存放，

不得混放，仓库应保持清洁卫生；

4.6.5货物存放应视货物存放高度与方式，视其重量、体积、结构、材料而定，必须保证存货的安全和便于领用；

4.6.6库房物品按类分区、标识清楚、摆放整齐、注明规格、型号、数量； 4.6.7对库存物品要定期检查，妥善保管，做到日清月结；

4.6.8做好库房的防火、防盗、防潮等安全工作，严禁在库房内吸烟，确保库存物资的完好无损。 4.7. 工服换洗

4.7.1库房管理员负责工服的洗涤及发放管理，工服洗涤采取集中换洗，换洗时间为每天工作日早十点以前。具体执行《工服管理规定》；

4.7.2库房管理员把每日需清洗的工服汇总，由洗衣公司派专人收集清点并填写《工服清洗登记表》，双方签名确认，附在《工服换洗记录表》上，留作月底结账时作为结账凭证；

4.7.3库房管理员根据每日《工服清洗登记表》项目，检查验收所洗工服的质量、数量，出现问题及时向本部门负责人及行政人事部汇报，及时反馈意见； 4.7.4 依据《工服清洗登记表》所列项目、金额进行汇总，报财务部结算。 4.8. 结算

4.8.1库存物品购进并办理验收入库手续后，由行政人事部负责按月度资金付款计划申请付款凭单，财务部进行审核确认，经项目项目总经理审批后方可付款；

4.8.2对公司各部门及项目部自行采购的物资，没有按审批手续办理而发生的采购费用，财务部有权拒绝付款。 5. 相关文件：

5.1《采购控制程序》 Prmi-HR-010 5.2《工服管理规定》 PY-HR-BL-013 5.3《报修服务管理规程》 PY-CS-BL-005

6. 相关记录：

6.1《入库单》 PY-FN-BL-003-R-001 6.2《出库单》 PY-FN-BL-003-R-002 6.3《领用单》 PY-FN-BL-003-R-003 6.4《物料购、耗、存情况表》 PY-FN-BL-003-R-004 6.5《工具借用登记表》 PY-FN-BL-003-R-005 6.6《个人保管用品使用卡》 PY-FN-BL-003-R-006 6.7《个人领用物品明细表》 PY-FN-BL-003-R-007 6.8《工服清洗登记表》 PY-FN-BL-003-R-008 6.9《工服换洗记录表》 PY-FN-BL-003-R-009 6.10《低值易耗报损单》 PY-FN-BL-003-R-010 6.11《盘点表》 PY-FN-BL-003-R-011 6.12《维修工作单》 PY-CS-BL -005-R-003 6.13《工程部内部工作单》 PY-CS-BL -005-R-002 6.14《材料采购申请单》 Prmi-HR-010-R-001

1. 目的

目的是为加强货币资金管理，规范公司物业管理的经济活动行为，适应企业发展的需要，确保公司资金的安全，根据国家有关法律、法规规定，结合公司实际情况，特制定本管理规定。 2. 范围

本规定适用于宾至国际物业管理（北京）有限公司唐山分公司远洋城MALL 项目 3. 职责

3.1负责公司本部及项目部的货币资金管理；

3.2负责货币资金收支各项经济业务的合法性、合规性。 4. 工作程序

4.1现金使用及报销

4.1.1使用现金执行《现金管理暂行条例》，用现金从事交易的只能在以下范围内进行:

4.1.1.1支付职工个人的工资、津贴、奖金、福利费、医药费、差旅费及各种补贴、补助费和其他个人劳动报酬以及国家规定对个人的其他支出； 4.1.1.2向个人收购农副产品和其他物资的价款； 4.1.1.3出差人员必须随身携带的差旅费；

4.1.1.4支付银行结算起点(1000元) 以下的零星开支； 4.1.1.5中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。 除此之外，应通过银行转账，不得支付现金。 4.1.2现金管理：

4.1.2.1收入现金主要途径：从业户、房屋使用人处收取转账起点以下的小额物业管理费、租金、保洁费、保安费、保绿费、停车费、各种国家规定允许收取的手续费，以及房屋设备运行费、能耗费、各项规定代收代付费、租赁押金等；

4.1.2.2公司现金日库存限额为人民币伍仟元的库存限额（￥5,000），超限额部分应于当日送存指定银行，库存现金低于限额时，可向银行提取现金，补足现金；

4.1.2.3公司各部门的各管理项目不准用白条顶替现金；不准私设小金库，一切收入款项应交财务部门不得自行支配；

4.1.2.4任何部门和个人不准以任何方式挪用、套取现金，不能将公司的现金收入以个人或其他的方式储蓄，不准利用银行账户代替其他单位或个人存入或支取现金。 4.1.3因公借款

4.1.3.1因公外出人员如需借支差旅费，应如实填写借款凭单，由经办部门负责人、行政主管领导、财务经理、项目项目项目总经理、公司总裁签字批准，借款5000元以上的需公司总裁签批方可支出；出差结束后五日内到财务部办理报销手续，剩余借款如数归还；

4.1.3.2因工作需要，需借备用金临时周转的，应填写借款凭单，由经办部门负责人、行政主管领导、财务经理、项目项目项目总经理、公司总裁签字批准方可支出；但总金额不能超过3000元，此项借款必须在5天内办理报销手续。 4.1.4现金报销

4.1.4.1报销现金时应如实填写现金报销单，列明日期、报销内容、报销金额（大小写金额要相符）、附件张数；

4.1.4.2作为现金报销的原始发票，必须是由税务局统一监制的符合国家规定的正式发票。发票应写明单位、用途、金额（大小写金额要相等）、日期，且发票应有经办人及部门负责人的签字；

4.1.4.3差旅费报销需按要求填写差旅费报销单，并将有关报销单据先送交财务部审核后，由经办部门负责人、行政主管领导、财务经理和项目项目项目总经理、公司总裁签字批准方可支付；

4.1.4.4日常行政管理费用支出，应控制在年度预算额度内，由经办部门负责人、行政主管领导、财务经理、项目项目项目总经理、公司总裁签字批准方可支付。一次支出金额5000元以上的需经公司总裁签字批准方可支付。 4.2支票管理

4.2.1支票设专人保管，建立支票领用备查簿，依序登记领用人、领用支票日期等；

4.2.2 领用支票时应如实填写支票领用单，列明日期、领用部门、收款单位、用途、付款依据、申请金额（大小写金额要相符）、附件张数；

4.2.3 办理存款、取款和转账等结算，按照《银行账户管理办法》中的各项规定执行，开立基本账户、一般账户、临时存款账户和专用存款账户；

4.2.4 银行结算按照《银行结算办法》执行，采用银行汇票、商业汇票、银行本票、支票汇总、委托收款、异地托收承付等七种结算方式；

4.2.5 财务部开出支票时应填写日期、用途、使用限额及收款人，禁止签发空白支票和远期支票。支票使用有效期为十天，领取支票十日内应及时到财务部办理报销手续； 4.2.6 经办人对已领用的支票必须妥善保管，不得私自改变支票用途、各部门及项目部之间不准替换使用支票，不得遗失，遗失造成的后果由当事人承担；

4.2.7 支票报销需经办人和经办部门负责人在原始发票的背面左下方签字，如果实际支出金额超出“支票领用单”所规定限额的20%，应重新填写“支票领用单”； 4.2.8 对已作废支票，与支票存根保存在一起，并加盖“作废”印章妥善保管； 4.2.9 公司固定资产、低值易耗品及办公用品的购置由行政人事部统一办理购买及报销手续，并负责建立实物管理台账。财务部负责登记固定资产卡片明细账； 4.2.10 资金的使用执行公司各部门和各项目报出的月度采购申请计划；

4.2.11 计划内资金支出由经办部门负责人、行政主管领导、财务经理、项目项目总经理、公司总裁签字批准方可支付；

4.2.12 计划外资金支出，必须报公司总裁审批，并附申请说明；

4.2.13 若为合同内支出，应由财务部合同管理人员核对无误并签字后方可支付； 4.2.14 固定资产支出，由行政人事部申请，行政主管领导、财务经理、项目项目总经理、公司总裁签字批准方可支付；

4.2.15 公司缴纳的营业税、企业所得税、印花税等各项税金，由财务部申请，经财务经理、项目项目总经理签字批准方可支付；

4.2.16 本办法中所称单据是指现金报销单、支票领用单、借款单及差旅费报销单等，以上所有报销单据均不得涂改；

4.2.17 加强银行存款的核对工作，做到账证相符，账实相符，账单相符，做好银行

存款余额调节表。 5. 相关文件

5.1 《现金管理暂行条例》 国务院[1988] 6. 相关记录

6.1 《借款凭单》 PY-FN-BL-004-R-001 6.2 《现金报销单》 PY-FN-BL-004-R-002 6.3 《支票领用单》 PY-FN-BL-004-R-003 6.4 《差旅费报销单》 PY-FN-BL-004-R-004

1. 目的

为了规范和加强实物资产管理，保障经营管理活动的合理需求，使公司实物资产得到合理配置，延长其使役期，防止实物资产流失和闲置浪费，特制定本办法。 2. 范围

本规定适用于宾至国际物业管理（北京）有限公司唐山分公司远洋城MALL 项目 3. 职责

3.1财务部负责实物资产管理工作的组织、实施及监督；

3.2行政人事部负责固定资产的分类、登记、管理、盘点清查及对固定资产的新增、调拨、技术改造、报废等综合平衡及计划的制定，对固定资产逐项予以登记，建立卡片，制定公司固定资产分类目录，并予以归档；

3.3使用部门负责人或使用人负责实物资产的保管和维护，确保其完好性和适用性，并提出对实物资产的增减、修理改造、报废申请和建议。 4. 工作程序 4.1总则

4.1.1凡有关实物资产购置、验收、领用、维修、调拨、盘点、处置等工作均依照本办法执行；

4.1.2实物资产是保证各项工作正常进行的重要物资基础。对实物资产管理和使用，要贯彻“统一监督、分工管理、层层负责、合理调配、管用结合、物尽其用”的原则，使实物资产经常保持完好、可用状态，防止资产流失，促进其保值；

4.1.3本办法所称“实物资产”主要包括固定资产、低值易耗品和各项目工作的日常管理维修所需物料消耗品，固定资产是指使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机械、运输工具以及与生产经营有关的设备、器具、工具等；以及价值在2000（含2000）元以上非生产经营且使用年限超过两年的物品。低值易耗品是指不能作为固定资产的各种用具物品，如工具、管理用具、玻璃器皿以及在经营过程中周转使用的包装容器等，单位价值在2000元以下的劳动资料，本规定中的低值易耗品不包括用品、图书资料和纪念品；

4.1.4行政人事部作为实物资产的管理部门，对公司实物资产进行统筹管理，切实做

好实物资产保全与购买及处置的科学决策。财务部为实物资产的核算部门及监督管理部门；

4.1.5资产保管应明确责任部门及责任人，保证实物资产的安全、完整。 4.2实物资产的分类和作价

4.2.1根据国家财政部《企业会计制度》及公司《货币资金管理办法》的有关规定，我公司将固定资产分为：办公设备、家具用具、通讯设备、电器设备、消防设备、工程设备、清洁用具、其它等类；其中办公设备包括计算机、打印机、复印机和传真机等； 4.2.2配套性资产不论价值大小，不列为固定资产，如与计算机配套的音箱，购置后，应计入成套的计算机原值中，不再单列为一项；

4.2.3新购置的实物资产按购入时的原始凭证入账，其中固定资产的运杂费及安装费应计入固定资产的原值内；

4.2.4有下列情况之一者，应增减固定资产原值：

4.2.4.1原有固定资产因改制而提高质量或扩大功能而增加附件，按实际开支增加其原值；

4.2.4.2成套设备因损坏或其它原因拆除其中一部分时，应减少其原值；

4.2.4.3固定资产原值的增减，财务部应按规定的程序办理记账手续，以保证账账及账实相符。

4.3实物资产的购置和验收

4.3.1实物资产由公司行政人事部负责统一购置；

4.3.2行政人事部应根据各部门专项申请和领导的批复意见安排购置计划，固定资产的购置计划一般应在年初提出，购置低值易耗品的计划由各部门每月申报，实物资产购置计划经行政人事部审核，报项目项目总经理批准后执行，计划外购置和大额单必须有部门或项目的申请报告并由公司总裁签字特批； 4.3.3购置实物资产流程如下：

4.3.3.1每年12月份将下一年度固定资产的需求计划报行政人事部，所需计划外的固定资产，由各部门提出采购申请报告，说明原因及使用要求，所需低值易耗品，各部门于每月15日前将计划报给行政人事部；

4.3.3.2由行政人事部根据公司的实物库存状况，结合各部门采购申请编制采购计划，经财务部审核，由行政人事部呈报项目项目总经理或公司总裁审批；

4.3.3.3 行政人事部根据审批后的采购计划，及时办理实物资产的购置，购货发票所填单位、名称、金额、数量与事实相符，并保障各部门经营管理活动的需求； 4.3.3.4各部门应严格按照审批后的采购计划执行。如遇特殊超计划情况需采购的，必须由实物资产使用部门附书面申请报领导审批后再予购置；

4.3.3.5杜绝弄虚作假行为，杜绝采购假冒伪劣商品，禁止利用工作之便损害公司利益。

4.3.4实物资产因其他单位拨入、捐赠而取得，经手人应填制《资产转移单》，注明取得原因，并填明价格，如原价无法查得，由行政人事部会同财务部根据该实物资产的市价予以估价；

4.3.5若在执行购置实物资产合同时发生变动，如退货、换货等，经办人必须报项目项目总经理或公司总裁审批后执行，并及时将明细清单报相关部门；

4.3.6实物资产购入后，验收人应对其质量、数量、品种进行严格的验收并逐项核对，无误后办理入库手续，由验收人填写《入库单》，行政人事部持购置资产的发票及《入库单》办理报销手续。《入库单》一式三联，一联验收人留存，一联报销时转财务部，一联给行政人事部；

4.3.7实物资产由行政人事部、库管员及使用部门验收，购置与验收要分人进行； 4.3.8验收合格后，各相关部门应在三天内完成下列工作：

4.3.8.1库房须设立办公设备、家具用具、通讯设备、消防、工程设备、其它等类实物资产管理台账；

4.3.8.2行政人事部根据资产编号原则对新购置的资产进行编号、粘贴标签，资产管理项下的《个人领用台账》及《材料领用汇总表》； 实物资产编号原则：

a. 部门代码：行政人事部（HR ）、财务部（FN ）、客户服务部（CS ）、工程部（EN ）、保安（SE ）；

b. 资产类别：办公设备、家具用具、通讯设备、电器设备、消防设备、工程设备、

清洁用具、其它等类；

c. 资产序号：年度+月份，例：2008年3月购置，序号为：0803 d. 资产编号样式：类别—部门编码—序号； 例：通讯设备—HR —0803„„。 e. 财务部按资产编号登记固定资产明细账。 4.4实物资产的领用和管理

4.4.1 严格按程序办理领货手续，凭单发货，明确领发双方责任，各部门领用实物资产时间可以随时办理，需由行政人事部开据《领用单》办理出库手续，领用人必须在《领用单》中的领用人栏处签字，凭《领用单》领用实物资产；

4.4.2行政人事部应负责公司资产的安全、完整。各部门应负责本部门实物资产的安全、完整，配合行政人事部做好日常资产的管理工作； 4.4.3资产使用人应对实物资产尽妥善保管职责：

4.4.3.1实物资产管理实行归口分级管理的办法，贯彻“谁用谁管”的原则； 4.4.3.2库房负责公司资产的出入库、办公用品、办公设备、办公家具等项的分类、登记、管理、盘点及清查；

4.4.3.3使用部门的使用人需填写《个人领用台账》负责实物资产的保管和维护； 4.4.3.4工程部负责工程设备设施、工程工具及用具等专项管理； 4.4.3.5保安部负责保安消防器材、安全工具及用具等专项管理； 4.4.3.6客户服务部负责清洁用具服务类设施、服务标识等专项管理；

4.4.3.7财务部负责公司资产账务的管理，监察资产管理情况并参与年终盘点； 4.4.3.8所有工具不得外借，不得用公司工具干私活，工具按规定的使用年限到期时，一律以旧换新，若因本人过失造成资产丢失或人为的损坏，应由本人负责赔偿。 4.4.4为使实物资产保持完好的状态，库房应定期组织对未领用的工具进行检修、维护、保养，以保证各类机具的正常使用，各使用部门/项目负责各管辖范围内办公设备、家具用具、通讯设备、消防及工程设备等固定资产的日常维护及检修，并建立完善设备的技术档案和维修记录。 4.5实物资产的变更

4.5.1实物资产在公司内部使用部门及使用人之间发生变更时，原使用人应通知行政人事部办理实物资产内部转移及使用人变更手续，未经许可不得私自搬移实物资产； 4.5.2公司员工调离时，应将其所使用或保管的实物资产交由行政人事部查验签收，部门负责人监交，行政人事部办理完实物资产内部转移手续、财务部清账后，方可离岗； 4.5.3行政人事部根据《资产转移单》及时更新资产管理台账，财务部应及时更新《资产领用明细台账》。 4.6实物资产的处置

4.6.1固定资产的处置是指企业占用的固定资产产权或使用权的转移和核销。包括： 4.6.1.1固定资产的报废；

4.6.1.2固定资产的非正常损失，包括遗失、窃失等； 4.6.1.3固定资产产权或使用权的转移。

4.6.2固定资产的报废及有偿转让可根据实际情况随时处理； 4.6.3由行政人事部负责固定资产的处置工作； 4.6.4固定资产的报废标准如下：

4.6.4.1使用期限已超过其正常使用年限且修复的费用超过重新购置的费用50%的固定资产；

4.6.4.2经过技术鉴定（专业技术部门或定点维修机构），确定无法修复使用的固定资产。

4.6.5固定资产的报废、非正常损失由使用部门资产负责人提出申请并填写《资产盘盈盘亏、报废及非正常损失审批表》，注明报废、非正常损失的原因，报行政人事部，行政人事部拟定处理意见，经财务经理会签，报项目项目总经理或公司总裁审批；4.6.6报损的资产一律退回库房，库房管理员根据《资产盘盈盘亏、报废及非正常损失审批表》上的处理意见对报损资产进行处理。如果报废资产零配件拆除后可以出售或作为其他资产维修配件使用的，应报财务部做相应财务处理；

4.6.7有偿转让的固定资产，由行政人事部会同财务部根据该固定资产的净值及市价来商定转让价格，并形成书面意见，报项目项目总经理或公司总裁审批； 4.6.8财务部根据公司领导的固定资产处置意见进行账务处理。

4.7实物资产的盘点

4.7.1财务部会同行政人事部每年12月底（年底决算前）对公司实物资产进行总盘点，盘点的内容包括资产的数量、资产的流向、资产的使用情况以及现状，并可对各部门资产的使用情况进行不定期的抽查；

4.7.2在盘点过程中发现的盘盈、盘亏的固定资产及非正常损坏的固定资产，需由财务部会同行政人事部及使用部门负责人查明原因，并填写《资产盘存表》；

4.7.3盘点后，由财务部编制盘点报告，盘点报告经行政人事部核准后报项目项目总经理。财务部按批复意见监督部门改进。 5. 相关文件:

5.1《企业会计制度》 财会[2000]25号 5.2《货币资金管理办法》 PY-FN-BL-004 6. 相关记录：

6.1《入库单》 PY-FN-BL-003-R-001 6.2《领用单》 PY-FN-BL-003-R-003 6.3《资产转移单》 PY-FN-BL-005-R-001 6.4《资产盘存表》 PY-FN-BL-005-R-002 6.5《资产盘盈盘亏、报废及非正常损失审批表》 PY-FN-BL-005-R-003 6.6《个人领用台账》 PY-FN-BL-005-R-004 6.7《资产领用明细台账》 PY-FN-BL-005-R-005 6.8《材料领用汇总表》 PY-FN-BL-005-R-006

部门：财务部

填表人： 部门/项目负责人：