电子档案与纸质档案保护之比较

作者：于英香

档案学通讯 2005年02期

　　电子档案的出现，对档案学基础理论产生了巨大的冲击，给实际工作带来了不小的挑战。档案保护的方法和技术，也必然面临着更新与变革。我们发现，电子档案的保护在理念、方法和技术方面与传统纸质档案的保护有着本质的区别，已经形成了一个不同于传统纸质档案的全新的保护管理模式。正如加拿大档案学者特里·库克所指出的：“一个全新的知识体系及相应的工作模式的建立不是旧事物的简单修补，甚至也不是新策略的谋划，而必须以基本概念，基本理论，基本定义的根本转变为前提。信息界面临的改革确系这样的彻底革命，而非技术性调整。”（注：［加拿大］特里·库克：《电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命》[J]，《山西档案》，1997(2)。）因此，在这个时代不仅需要技术，更需要先进的理论和思想，所以，笔者认为构建电子档案保护技术学的想法不无道理。

　　虽然电子档案与纸质档案的保护在理论和技术上存在着结合点，纸质档案保护技术的理论与实践可以为电子档案所借鉴，然而，由于二者的特性存在较大差别，传统的保护理论不能完全阐释电子档案的保护，传统的保护技术也无法完全适用于电子档案。本文将从六个方面对两者作比较分析，希望对构建电子档案保护的新理论和新方法有所启发。

　　一、档案保护的实质比较

　　传统的纸质档案保护虽然有较丰富的内涵，但可总结为一个主题，即对档案载体——纸张的保护（包括修复），以期延续档案的寿命。对纸质档案来说，信息的物理结构与逻辑结构是同时固化在纸张上的，也就是说，其物理结构与逻辑结构是一致的。例如，如果排错了页码，就不仅破坏了信息的物理结构，同时也破坏了信息的逻辑结构，而在同一页上信息的变动一定会留下痕迹，所以说纸质文件的结构对用户来说是透明的。因此，纸质档案保护的实质是对其进行物理结构或物理实体的保护。

　　电子档案的结构却要复杂得多。一方面，我们从它的载体上看不出它的任何信息。另一方面，电子档案存贮在载体上的物理结构也是人的肉眼无法感知的，对用户来说是不透明的。这是因为，电子档案物理结构取决于它所依赖的计算机系统的存贮结构。以DOS操作系统为例，DOS系统下的文件采用的是链式存贮结构，在这种存贮结构下，文件每进行一次重新存储（如存盘、移动或复制等操作），它的物理结构就有可能改变一次，而它的逻辑结构却没有改变。

　　随着网络和多媒体技术的发展，电子档案文件的物理结构更加复杂，有些文件中含有关系数据库中的信息，有些文件中含有超文本信息，还有些文件含有来自多个系统平台的有关数据。这种“复合型”文件可能随来源数据的变化而不断变化。可以这样说，电子文件已经失去了传统意义上文件实体的概念，而只是一系列动态信息的集合。电子档案必须依赖计算机软、硬件平台对其内容进行转换，还原成其逻辑形式，才能够被人们阅读和理解。

　　鉴于电子档案结构的复杂性以及其物理结构与逻辑结构的分离性，要保护电子档案的内容，主要是保护其逻辑结构不要受其物理结构变化的影响，这是和纸质档案根本不同的。

　　简言之，纸质档案保护的实质是对其进行物理保护，而电子档案保护的实质是对其进行逻辑保护。

　　二、档案保护的技术比较

　　传统纸质档案的保护主要是在防霉、防蛀、对破损的纸张的修裱加固和对扩散字迹的恢复等方面下工夫，或进行一些必要的缩微、复印等复制工作。而且这些载体只要避开天灾人祸，遵守管理和保护的有关要求，就能达到长期保存。我们对纸质档案的保护有悠久的历史，形成了一套完整的管理体系，从技术上看已经比较稳定和相对成熟，需要做的是锦上添花的工作。

　　电子档案的保护包括对载体的实体保护、对计算机软、硬件支撑环境的保护，对电子档案逻辑内容的保护、相关背景信息和元数据的保护以及安全保护，等等。

　　电子档案存贮载体多为磁性和光学材料，其物理保护技术相对来说还是比较稳定和成熟的，和纸质档案有些相通之处。比如说，也需要防霉、防潮、防强光、防火灾、防水灾等等，但其存放环境和防护设备与纸质档案相比有明显差别。由于电子档案存储载体信息容量很大，档案的软盘、磁带及光盘的排架长度与占用空间都很小，所以它对保存场地的面积要求不高。但它对环境的温湿度、防磁性等条件的要求比较高，需要对库房内温湿度进行严格的控制，并配备除尘、防火、防紫外线、防高度磁场和电场的设施。比如要求有自动调温调湿设备、自动喷淋设备，甚至有自动监控设备等。

　　电子档案的其他相关保护技术虽然不断发展，但发展时间不长，保护技术的研究也起步不久、不成熟，存在着多方面的不足。仅仅计算机病毒的防护这一项，其技术就一直处在不断动荡和变化的状态。虽然各国每年都花费巨资用于计算机和网络的安全和防护工作，但是损失还是巨大的。据总部设在美国的电脑经济公司2001年公布的一份研究报告指出：2001年，全球电脑病毒所造成的经济损失高达129亿美元，仅“红色代码”病毒给企业和个人造成的经济损失就达26.2亿美元。公安部最近的一份调查报告指出，2002年至2003年是中国计算机病毒传播感染活动比较活跃的一个时期，新型计算机病毒不断出现，多次爆发一定规模的计算机病毒疫情。2003年1月、3月和8月先后发生的“风暴蠕虫”“口令蠕虫”和“冲击波”病毒，使中国部分信息网络和重要计算机系统正常运行受到严重干扰，部分用户的计算机无法正常使用，对经济和社会生活造成较大的损害和影响。一方面是防病毒的软、硬件技术不断发展，一方面是病毒疫情的难以控制。“道高一尺，魔高一丈”，尽管计算机安全专家不断研制一些新产品，但我们却时时处在病毒的威胁之中，始终找不到一个一劳永逸的解决办法。

　　除了病毒破坏、黑客人侵等安全问题之外，电子档案还有很多问题仍然处在探索状态。例如，如何永久地保障电子档案的可存取性，包括如何解决软、硬件环境的兼容性和文件格式的兼容性问题，如何保障电子档案的原始性和完整性，等等。这些问题，似乎都没有通用的、永久的、可靠的方法，这也是目前“双套制”盛行的原因，同时也对电子档案的保护提出了挑战。

　　简言之，纸质档案保护技术相对稳定、成熟，而电子档案保护技术不够稳定、成熟，还有待更新与发展。

　　三、档案保护的时期比较

　　虽然纸质档案文件从收集、积累、保存、利用到展览的各项活动中也可能存在着损坏或丢失的危险，但总的来说，档案保护工作一般是从档案入库以后开始进行的，入库之前基本上不用刻意地对其进行技术上的保护，也就是说传统纸质档案的保护时期基本上是阶段性的，而且着重点在于对档案的保管。

　　电子档案的保护不能只在哪个阶段进行，它的保护应贯穿于电子文件的整个生命周期。这是因为电子档案具有非实体性、不稳定性和对载体和运行环境的依赖性等特征，要保护好电子档案，除了保护电子档案的载体（实体）之外，更要注意保护它的可用性、可存取性和可理解性，以及保证电子档案的原始性、真实性和完整性。这就迫使档案工作者要把注意力从它本身转向它的过程。因此从电子文件的生命周期之初就应充分注意到电子档案的各项管理标准、法规、安全技术和制度的建立，以防止有长期保存价值的电子文件在形成、使用、归档过程中被破坏，其中有关保存和归档的要求应在电子文件的设计阶段做出，随后的一切相应的措施应在电子文件的形成和使用阶段采取。所以，电子档案的保护是一个系统工程，要从其设计阶段开始到电子档案的销毁实行全程的保护管理。

　　简言之，从保护的时期来看，纸质档案是阶段保护，而电子档案则需要全程的保护管理。

　　四、档案保护工作的范围比较

　　纸质档案的保管一般来说是对已整理好并存放在库房中的档案进行的日常维护性的保护性管理，包括维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；要保护档案实体的理化状态，使其在存放和使用中不受或少受人为因素的损害，并尽量延长其物质形体的“自然寿命”。其库房管理要求有适宜的库房温湿度：温度14℃～20℃；相对湿度应在50%～60%之间和有效的防护措施如防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗等防护性措施。其保护技术包括分析物质的结构组成、理化性质、环境因素等，运用物理学、化学、生物学等自然科学的基础理论、实验方法等，这些技术在具体工作中主要应用在档案库和档案馆中，强调在档案库房中的静态保护工作。

　　而电子档案的保护要贯穿于电子文件的整个生命周期的过程中，其运动过程中要经过文件形成部门、档案部门或者计算机网络。未来以电子档案为主建立起的数字或虚拟档案馆，不仅保管和利用本馆馆藏档案，而且将成为全国各地乃至全世界各地相关档案资源的信息集散地、联结点。正如美国学者戴维·比尔曼所指出的，“未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的办法来管理，而是用控制有关文件信息及其利用方法来确保它们的保存、处置和利用。”（注：戴维·比尔曼：《虚拟档案，十三大报告集》[C]，北京：中国档案出版社，1997。）也就是说，电子档案保护工作的场所不仅仅在一个固定的部门，一个固定的保管库房，或者一个固定的信息中心，它一直处在变化的过程中。电子档案运动到哪里，电子档案的保护工作就要深入到哪里。

　　简言之，纸质档案保护工作涉及的范围比较固定，属于静态保护，而电子档案保护工作的范围则大大拓展，且不固定，处于动态的变化之中。

　　五、档案保管人员的社会关系比较

　　纸质档案是在文件完成了现实使用价值，并办理了归档手续而进馆（室）的，接下来档案基本上就在库房管理人员的监控之下，由库房管理人员对其进行保管和维护。也就是说库房管理人员一般只和档案馆的相关人员有社会互动的关系，相对来说，其他方面的社会关系和社会交往就比较简单。

　　电子档案的产生，改变了纸质档案保管人员单一的社会关系。首先，电子档案保管人员和文件形成部门人员的关系密切了。因为电子档案形成初期是在文件形成部门，正如前文所述，电子档案的保管要贯穿在其整个生命周期的过程中，要保证电子档案的可存取性、可理解性以及原始性、真实性、完整性和可靠性，档案部门必须要进行“前端控制”，要对文书部门进行超前指导。同样档案保管人员也将比以往更需要得到文件形成者的支持和帮助。其次，电子档案保管人员将和计算机技术人员产生更多的互动关系。这是因为电子档案分布地点的分散以及电子档案安全保护的复杂性，使得档案保护人员不仅要保证脱机载体的安全和延长其寿命，更重要的是要保证网上运行的文件数据库的操作正常、安全、有效地运行。电子档案的安全防范、系统的运行等保护工作单靠档案人员已经不可能完成，档案人员将离不开计算机专家的指导和帮助。最后，随着档案保管中介机构的诞生，档案保管人员和档案中介机构的关系也变得密切。因此，档案部门必须改变过去那种独立的局面，需要更多地利用其他社会资源，和其他部门进行广泛的合作。例如，上海信安达档案文件管理有限公司是美国Guarantee公司和上海创造实业公司（上海市档案局、馆所属三产公司）双方合力携手成立的中外合作公司。上海市档案局（馆）的工作人员和他们有着广泛的互动和合作关系。

　　简言之，纸质档案保管人员具有相对稳定、独立的社会关系，而电子档案保管人员具有相对广泛、多样的社会互动与合作关系。

　　六、档案保护的费用比较

　　纸质档案的保护有很多方面的费用支出，如库房费用、维护费用和人工费用等。其中，库房费用是指建筑库房，包括库房硬件环境所需的费用；维护费用是指档案在保护或修复过程中所需设备和材料的费用。人工费用是指库房保护人员的工资、奖金及福利待遇。这些费用相对来说比较固定，成本也相对较低。

　　电子档案的保护要贯穿在它的生命周期的过程中，所以它的保护费用的构成就比较复杂。主要包括计算机系统的维护费用、载体保护费用、软硬件环境不断更新的费用等。

　　计算机系统的维护费用包括计算机系统的常规维护费用、安全保护费用等，这是一笔很难算得清楚的巨大开销，只不过在电子档案运动周期的各个环节被分摊了而已。

　　电子档案新型载体保护费用包括维护新型载体库房及其环境所需的费用。首先，和传统档案库房比较，新型载体档案库房的环境条件要求比较高，如前文所述的自动调温调湿设备、自动喷淋设备、自动监控设备等费用都比较昂贵，一次性投入相当高。这些新型载体，如磁盘、磁带、光盘、磁光盘等，受环境影响，寿命有限，如磁性载体的磁性要退化，光盘的盘基容易老化或变形等。因此，为了保证这些载体的内容不致因其物理损伤或老化而消失，磁盘需要定期进行复制或迁移；磁带需要在一定时间内转录，这需要定期增加费用，而且电子档案的不断复制、转录等方面的复杂性大大高于纸质档案。虽然新型载体的存贮密度远远超过纸质载体，库房面积可以大大减少，人力需要的也相对较少。但三方面权衡起来，电子档案载体的维护费用相对比较高。

　　由于电子档案依赖生存的计算机系统的不断更新，要保证电子档案能够长久地保存并且能够正常地阅读，要么保存所有的设备，要么对电子档案进行迁移，其维护费用必然不菲，远远超过传统文件的保管费用。

　　综合地看，电子档案的保管费用远远超过纸质档案，因此在财力有限的情况下，只能提高鉴定选择电子档案的标准，将最有收藏价值的电子档案收藏保存下来，就是说并非所有有永久价值的电子档案都应该收藏进档案馆保存；其他的只能退而求其次，可以考虑只保存纸质拷贝档案，或者有的更可以考虑都不保存。但如果采用分布式管理方式的虚拟档案馆，就可以不受这个限制，因为其对电子文件的维护费用已经被众多档案形成单位负担了。

　　简言之，纸质档案的保管费用构成相对固定、成本较低，而电子档案保管费用构成相对复杂，总体维护费用比较昂贵。

　　总之，面对电子档案这样一种新型档案形式，我们必须不断地探索新的保护技术与方法，总结其与传统档案保护方法的异同，这样才能创造出信息技术条件下电子档案的保护新体系。

作者介绍：于英香，女，1969年生，讲师，在职博士生，发表论文10余篇，合编著作2部，主持项目3项。（上海市，邮编：200436）上海大学档案学系