涉外商务工作管理制度
涉外商务工作管理制度
一、职能与责任
涉外商务工作是本公司与国外合作方(下称外方) 之间的枢纽，直接向总经理负责，主要职能有：
1、 进出口业务；（包括济南希森美康公司的进出口业务）；
2、 总经理与外方之间信息的传递工作；
3、 本公司和外方之间人员互访的日程安排；
4、 准备并参与本公司与外方的商务谈判；
5、 本公司与部分政府部门的外联工作；
6、 国际展会的事前筹备工作；
7、 涉及本部门工作的文档的管理；
二、进出口业务管理细则
(一) 业务基本流程：
进口：下定单⌫确认交货期⌫选择外贸代理，签定内外贸合同 ⌫开立信用证⌫报关报验⌫提货⌫内陆运输⌫入库⌫结算 出口：接定单⌫备货⌫运价查询⌫确定船公司，定舱⌫做发票，报关⌫工厂装货⌫取提单⌫装船资料传递⌫收汇，结算
(二) 进口业务管理细则
1、 每月下旬与销售部确认下一月定货量，做定单；
2、 督促外方尽早确认交货期，并接洽外贸代理，签定内贸合同；
3、 监督外贸代理及时开证；
4、 进口报关，在海关法规允许的范围内为公司尽量降低进口成本；
5、 货到后负责与销售部共同清点货物，入库；
6、 与外方及代理方按照合同及时结算，将信息提供给财务部。
(三) 出口业务管理细则
1、 接到定单后及时查询船期，运价，提供给有关领导；
2、 确认船代，联系货柜车，监督在工厂装货；
3、 制作发票，箱单等，出口报关；
4、 与船代结算，取回提单；
5、 向外方发出“装运通知”；
6、 整理装船单据，向外方或银行交单；
7、 收汇，办理海关和外汇管理局等处的核销手续。
三、文档管理细则
本部门负责工作多为公司的核心机密，对相关文档实行严格的保密原则。
1、 对进出口业务，按每笔的定单号归类存放，包括定单、合同、装船单据、装船通知及结算单据等。
2、 对与外方的往来传真、信件，分发出与接收两类，按月装订成册以备查。存放三年以上的要销毁。
3、 对计算机内存储的文档要及时备份，无用的文档定期删除。
4、 本部门人员出差时，要将办公桌上的所有机密文档锁入文件柜。
5、 非本部门工作人员未经允许，不得使用本部门专用的计算机。
兰桥医学科技有限公司 一九九七年元月十六日