实验室样品管理程序

CX-27 样品管理程序

1.目的

对样品的接收、流转、贮存、处置以及样品的识别等各个环节实施有效的质量控制，以确保检测样品的有效性和完整性，从而保证检测结果的准确性。

2.适用范围

适用于本中心检测业务中检测样品的接收、流转、贮存、处置、识别等管理。

3.职责

3.1办公室在受理客户委托检测时，负责对送检样品的完整性和对应于检测要求的适宜性进行验收，记录接收样品的状态，做好样品的标识并负责将样品及其数据传送到检测室。

3.2检测人员对制备、测试、传送过程中的样品加以防护，并负责对样品贮存、流转处置过程中的质量控制。

3.3当样品需要保留时，由检测室负责管理。

4.工作程序

4.1样品的接收

4.1.1办公室在接收客户送检样品时，应根据客户的委托要求，查看样品（包装、外观、数量、型号、规格、等级等），并清点样品，认真检查样品及数据的完整性，检查样品的性质和状态是否适宜于进行要求的检测。有些样品还应检查采用的包装或容器是否可能造成样品的特性变异，并同时应与委托方协商有关样品准备的要求和试毕样品的处理方法，并在《送样单》或《测试申请表》上登记说明。在委托方的确认下做好样品标识。登记于《样品接收一览表》

4.1.2办公室样品管理员在《送样单》或《测试申请表》上签字确认，同时将样品传送给检测室负责人，检测室负责人进行交接验收时，应查看样品上标识是否一致，样品是否符合试验要求，并在《任务下达单》签字确认。

4.2样品的识别

4.2.1样品的识别包括不同的样品的区分识别和样品不同检验状态的识别。

4.2.2样品区分识别可贴在样品上或贴（写）在样品袋（器皿）上。识别包括委托单号和样品编号，由办公室负责编排。

4.2.3样品所处的检验状态，用《样品标签》中“待检”、“在检”、“已检”、“留样”加以标识。

4.2.4样品在不同的检验状态，和样品的接收、制备、流转、贮存、处置等阶段，应根据样品的不同状态和不同要求，如样品的物理状态（固态、液态），样品的各种要求（如分样和混样），

复检样要求，样品形状的大小，样品的制备，加工及分解要求，样品的包装状态（如裸状样品，器皿盛装样品）和其它有特殊要求的样品，根据检测活动的具体情况，做好标识的转移工作，以保持清晰的样品识别，保证样品编号方式的唯一性和必要时可追溯。

4.3样品编号

4.3.1已接收样品必须给予样品一个唯一性编号。

4.3.2样品编号的构成 XXX XX XX XX XXX

A B C D E

A：检测中心代号

B：年代号

C：月代号

D：日代号

E：流水号

4.4样品流转

4.4.1样品管理员对接收的所有委托送样样品应在样品或其包装上贴上《样品标识签》，并填上样品的识别号和“待检”标识，完成后经办人签名，转入下一步传递。

4.4.2样品在制备、测试、传送过程中应加以防护，应严格遵守样品的使用说明避免受到非检验性损坏，并防止丢失。如遇意外损坏或丢失，应在原始记录中说明，并向检测室负责人报告，必要时应立即与客户联系。

4.4.3检测人员在样品试毕后，应在试毕样品上标明“已检”状态，以示完成。如需要保留的样品，标明“留样”状态，加盖标识，送入留样区。

4.5样品的贮存

4.5.1检测室、办公室应有专门且适宜样品贮存场所。检测室应对各项检测的样品应分类堆放、标识清楚。样品贮存环境应安全、无腐蚀、清洁干燥且通风良好。

4.5.2对要求在特定环境与条件下贮存的样品，应严格控制环境条件，环境条件应定期加以记录。

4.5.3检测人员负责保管检测过程中样品的完好性和完整性。检测室应在作业指导书中按样品性质和其专业要求的不同对保管条件作出规定。

4.5.4易燃、易爆和有毒的危险样品应隔离存放，做出明显标记。如果有危险样品，检测室应根据专业要求，对危险样品保管和处理做出具体规定。

4.6样品的处置

4.6.1检测过的破坏性样品一般不留样，其它样品留样期一般不超过60天，标准上有规定的执行标准要求留样。

4.6.2检测过的样品处置，根据与客户签订的有关协议书要求，分以下几种处理方式：

a)客户要求领回样品，留样时，样品管理员填写《留样样品存放记录》，在留样期满后，样品管理员应通知客户及时来办理退样手续，领回样品。

b)客户或供样单位需提前（留样期内）领回样品时，应签注“对本检验报告无异议”之后，方可由样品管理员办理退样手续；

c)留样期已过的客户委托处理样品，检测室应按与客户签订的委托单要求处理；

d)留样期已过的客户不要求领回有利用价值的样品（包括部分报废、报损样品）检测室应分类填写《样品处理申请表》，说明处理方式，由检测室负责人审核，报技术负责人批准后由办公室样品管理员进行处理。

4.7样品的保密与安全

4.7.1本中心严格按与客户签订协议或有关规定进行样品的检测，贮存与处理，严格执行《保护委托方机密和所有权程序》，对客户的样品、技术数据及有关信息负有保密责任，留样期内的样品不得以任何理由挪作它用。

4.7.2对有特殊要求的样品，应做出相应安排，包括样品接收、流转、贮存、处置及技术数据的管理，采取安全防护措施，保证样品的完好及机密性。

5.相关文件

——《保护委托方机密和所有权程序》 CX-01

6.相关记录

——《任务下达单》 CX-17-02

——《样品标识签》 CX-27-01

——《留样样品存放记录》 CX-27-02

——《留样处理申请表》 CX-27-03