毕业设计论文-意大利皮具客户接待方案

广东女子职业技术学院应用外语系

毕业设计

题 目：意大利皮具客户接待方案

作 者：xxx

系 别：应用外语系

专 业：商务英语

班 级：xx级x班

学 号：

学院指导教师:xxx

xxx职业技术学院应用外语系

2015年 4 月 3日

意大利皮具客户接待方案

【摘要】 近几年，随着国民生活水平的提高，我国的皮具行业也不断创新，不断完善，渐渐出现属于自己的独立品牌。更多的品牌已经走出国门，也冲向世界。这骄人的成绩确实可喜可贺，这一切都要也归功于人们对皮具的需求，和皮具厂商们的不断研究开发。我公司为了促进与国外的交流，加强与国外经贸合作，在XX年XX月XX日至XX日这段时间，我司将与意大利皮具公司进行商务贸易洽谈，邀请其意大利皮具公司副总经理等五人来我公司进行考察。为使此次接待工作取得圆满成功，特拟定相关的接待方案。

【关键词】皮具 品牌 意大利 国外经贸

意大利皮具客户接待方案

外贸公司生意往来频繁，为了促进与外贸国家的发展和交流，加强与国外经贸合作，在2015年6月15日—6月18日这段时间，我司将与意大利皮具公司进行商务贸易洽谈，邀请其意大利皮具公司总经理等六人来我公司进行考察。为使此次接待工作取得圆满成功，特拟定相关的接待方案。

为了更好地接待此次的意大利客户，我司相关部门此次认真地做好准备工作，针对客户来访目的，做好了安排。

一、接待客户前期准备工作

因为此番是与意大利客户商谈业务，因此在与客户见面前，我司对接待客户进行了一番了解，包括对客户的详细联系资料，公司背景，公司实力，经营状况，经营范围，客户此次来访的目的，主要对什么感兴趣等方面都进行了详细地了解。

（一）公司客户背景

此次是意大利卡兰蒂国际皮具有限公司与我司进行贸易商谈。意大利卡兰蒂国际皮具有限公司，是一家集研发、生产、销售于一体的专业皮具企业。目前，公司旗下经营有卡兰蒂GARLAND和铂宝荔BAIBAOLLY两个皮具品牌。缘于传统的皇室尊贵体验和时尚浪漫的文化，在设计师的创新灵感之下，尽得体现。此外还针对东方女性的特有神韵加以发挥，以长袖善舞的势态迅速占领国内中高端皮具市场，受到广大消费者的认可，产品也远销欧美等地区。，

（二）客户此次来访的目的

客户将与本公司进行项目洽谈的工作和各事项， 并与我司进行生意商务谈判

（三）客户详细联系资料和来访人员的确定

在客户到来之前，我司先敲定此次意大利客户来访人员，确定来访人员6位，是对方公司总经理，总经理秘书，市场部总监，部门法律顾问，专业技术人员及翻译一名。

（四）根据客户的国籍、宗教信仰准备饮食和话题。

因为此次是来自意大利的大客户，因此在接待方面，公司也在礼仪方面和根据客户的国籍、宗教信仰准备饮食和话题。如在足球，旅游，工作方面的内容，都可以聊。和意大利人谈话要注意分寸，一般谈论工作、新闻、足球；同时也要注意意大利的禁忌。不要谈论政治和美国橄榄球。意大利人，忌讳数字“17”。如他们很注意私人空间，所有关私人问题一定要慎重。意大利人是热心的，他们时间观念也不强，如果迟到是常事，不用担心，也不要催促，他们办事会有一点没有效率，所以不用着急。

二、接待客户时准备工作安排

因为是意大利客户，因此公司也根据来访人员的级别不同，做出了相关安排。我们也制定了了客户接待前准备计划。

（一）级别安排

1、因为是意大利大客户，此番对方也是总经理等人来访，我司安排了一级标准接待，我司总经理、副总经理、商务部经理等陪同接待客户。

（二）参观情况

由商务部经理沿途介绍本公司基本情况以及到达项目地后详细介绍其相关信息。

（三）座谈要求

公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁等，公司灯光，多媒体设备等是否正常运作。将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌等。公司大厅在客户到达前可设置欢迎客户来访的接待牌，让客人感觉其受到重视。

（四）参观和谈判物品的准备

参观和谈判时可能用到的物品，如数码相机、预先准备好的工厂产品视频、产品目录和企业介绍，产品目录，样品图册，计算器、尺、笔记本、订书机等都要预先准备。

（五）用餐标准及宾馆标准

商务部根据情况预定餐馆酒店。在客户来访之前也应根据客户在我司考察的时间情况合理安排就餐。

（六）洽谈后宴请和送礼准备

商务部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线，然后根据情况购买礼节性礼品。

同时要注意意大利人送礼禁忌。因为意大利人喜欢绿色，可以送一些有关绿色类的礼物。手帕、丝织品和亚麻织品绝不能作礼品送给朋友或他人。送礼物时，千万注意要具有某种快乐的含意，比如塞满巧克力的银白色糖衣吊桶，或者像古典名著、艺术品这种精致典雅的物品。这些都要注意

（七）客户来访日期和行程安排

1、先同客户商讨参观访问行程表,同本公司接待部门交流沟通后,发送邮件让客户确认，同时让公司接待部做好接待准备。打印访问行程表,准备本公司资料和产品资料,客户所要求的资料等文件,装订。

2、客户来访日期：6月15日—6月18日，共4天。

到达时间：6月15号下午5点到达

接机地点：广州白云机场

客户人员于6月15号下午5点到达广州白云机场，本公司安排专人负责接机，当天先于客户到机场。然后可在回去的车上意大利的客户聊聊天，可以从中获取一些有益信息。接着等将客户接送至酒店后,将访问行程和公司资料等文件交给客户,敲定第二天参观访问事项。在晚上时刻安排餐宴和游玩本地观光风景，如客户太累可让客户早点休息，等至明天参观公司和参加商谈业务会议。

3、安排客户参观公司和参加会议

（1）首先，可安排客户先参观公司：隔天客户到达公司时，引领客户在会客区坐下，询问客户需要什么并提供饮品，以公司说明册、相册的方式向客户做介绍，介绍内容要包括公司产品所有的质量保证和以往的成功案例。

（2）接下去可带领客户参观公司展厅和生产车间。参观展厅时可以根据客户兴趣介绍自己的产品，也可以按出口国家来向对方介绍自己的产品，譬如说，这批产品是为欧洲客户设计定制的。参观车间时，应按流水线的正常流程，从初始加工设备一直介绍到制成品，也可以随机告诉客户这些产品销往哪些国家。对客户已有兴趣的产品，则要着重介绍这一类产品的加工设备以及制成品，证明这些产品确实由我们自己生产，而非委外加工。最后可再次带领客户回到会客地方，并就客户感兴趣的产品进行进一步交流谈话。这时也可以展示为其准备的样品，并按之前整理好的内容清单逐项与客户进行讨论，直到对方不再有任何疑问为止。

（3）当参观公司后，可安排会议谈判，这时谈判资料的预备，包括企业演示文稿的准备，以及客户相关需要展示的文件资料，展示自己公司的实力资料等都要预备好。 也要根据行程表陪同客户进行会谈,安排专人记录会议内容。应安排多媒体会议室,双方可以用投影幻灯对各自的企业进行介绍。接下来可进行商务谈判。

（4）在谈判过程中的一些注意事项。

①意大利人在处理商业事务中通常也不动感情。但和一些国家不一样的是，他们更是不愿仓促地表态。但是如果你给他们一个做出决策的最后期限，他们会连眼都不眨地立即拍板定案，这也是他们应对危机的能力，因此在与商谈时，也要注意这一些。

②意大利人有节约的习惯，与产品质量、性能、交货日期相比，他们更关心的是花较少的钱买到质量、性能都说是过去的产品。如果是要他们卖东西，只要能有理想的销价，他们会千方百计地满足用户的要求。

③应急方案的准备：公司至少准备好与外商谈判的三个方案：最佳方案、折中方案和妥协方案；准备好为达到上述三个方案的策略和手段。

三、商务谈判洽谈结束后续工作

（一）谈判洽谈后宴请情况

这次我司与意大利客户进行商务洽谈后还有剩下时间，在谈判后隔天我司邀请客户参加宴会和游玩本地观光风景。

因此在宴会餐饮方面最好了解客户的一些信仰问题，因为本次是意大利客户，和客户谈话时要注意分寸，一般谈论工作、新闻、足球；同时也要注意意大利的禁忌。不要谈论政治和美国橄榄球。意大利人，一般忌讳数字“17”。如他们很注意私人空间，所有关私人问题一定要慎重。谈话应该是轻松自然的，也可以谈工作，也可以谈其它，可以根据客人的兴趣顺其自然，不必刻意拘束。

（二）送行安排及扫尾工作

1、我司在网上预定客户回程机票,赠送小礼品和有关公司广告小册子，可以准备一份小礼品送给客户,一般挑有中国特色的,比如茶叶,工艺品等。或者可挑选意大利人较喜欢的礼物。千万注意要具有某种快乐的含意，如塞满巧克力的银白色糖衣吊桶，或者像古典名著、艺术品这种精致典雅的物品等。

2、当客户走后,及时发邮件给客户,一是问候,二是将本次访问双方达成的共识,或者会议记录,备忘录发给客户,敦促这个项目的执行。

3、最后，总而言之，此方案是我公司向客户呈现的文字的WORD文档形式的具体安排与计划，使客户对本公司接待方案有更具体更直接的了解，做出更理性的选择。本方案是从商务礼仪的理论角度出发，结合实践，按照实践为主，理论为辅的设计思路，为接待意大利皮具客户做出的相关安排方案。

【参考文献】

[1] 杨丽.商务礼仪与职业形象[M].大连，理工大学出版社，2011.7

[2] 刘森.商务秘书实务[M].成都,西南财经大学出版社，2007.7

[3] 胡琳.商务会议策划教学对高级文秘方向学生职业能力的培养[M]职教论坛，2010

[4] 苏珊·弗里德曼.史青玲.商务会议巧安排[M].北京机械工业出版社，2006