加强基础工作是档案管理现代化的前提

　　[摘 要]档案管理现代化是我国档案管理工作的发展要求，随着社会的发展人们对档案的利用形式存在着多样化的趋势，做好档案管理基础工作是现如今档案管理人员的基本要求。虽然我国的档案管理基础工作中还存在着很多问题，但是，只要发现问题并且努力改进，就不会影响我国的档案管理现代化的进程。

　　[关键词]档案基础工作；管理；现代化；前提

　　中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）36-0327-01

　　档案管理工作，顾名思义就是对相关的档案资料进行整理与保管，方便人们对其进行查阅和研究。档案管理工作是任何一个个人或者企业都应该非常重视的一项工作。这就要求相关的档案管理部门做好档案的管理工作，建立完善的档案保管系统，提高档案管理和利用效率。档案管理工作的实质是一项服务性质的工作，工作人员要充分认识到这一点，提高自己的服务意识。现如今的档案类别复杂多样，且存在着一定的变化性，所以，不断改进和完善档案管理工作的方法、做好档案管理的基础工作是我国档案管理走向现代化的前提和基础。

　　1 档案管理基础工作存在的主要问题

　　总体来讲，目前，我国的综合性质档案馆大多是馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之路，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

　　一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有一、二页一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。

　　总之综合档案馆建馆时间越长，馆藏量越大的，存在的类似问题就越严重。从以上情况来看，我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。

　　2 实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础水平

　　2.1 全面普查案卷，去糟取精

　　要对案卷进行全面的普查，将其中没有任何保存和利用价值的案卷剔除。由于多年来对档案的更新工作做得还不够，不可避免的就会出现一些重复或者漏存的现象，全面普查案卷也是为了是案卷进行有效地更新。从而提高档案管理工作的效率和价值。

　　2.2 重新组合案卷，实现案卷规范化

　　为了将计算机技术充分应用到档案管理工作中，就需要将原有的案卷进行重新组合，将相互联系，类别相似的案卷组合到统一地方，对缺少明确信息和编码不正确的案卷进行细致的检查。最后做到案卷的形式规范化。

　　2.3 结合具体实际，规范著录工作

　　著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据，但是由于各个档案馆的条件存在差异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求，制定出适合本馆著录工作的著录细则。

　　2.4 统一分类号，保证检索查全率

　　在整个档案管理工作中，对档案进行统一分类是非常重要的。工作人员应该在遵守相关的法律法规的前提下，根据实际情况的不同运用不同的分类方法。这就要求档案管理的相关工作人员对这项工作有充足的认识，加强校正工作的力度，确保档案管理工作能够按照统一的标准。达到相对规范的效果。这也是为以后的计算机录入工作打好基础。

　　2.5 规范题名，保证检索查准率

　　和档案管理工作中的分类号一样，对档案的题名工作也要引起重视。在具体的工作过程中，一定要规范题名，将模棱两可的档案归到一起进行后期的查证；将题名不规范不全面的档案进行检查和补充。尽量提高案卷题名的规范化要求，保证检索的查准率。

　　3 加快数据准备，推进档案现代化管理进程

　　对档案管理工作来说，数据准备是非常重要的一项工作环节，同时也是一项庞大的工程。由于各个档案馆的实际情况不同，对数据的准备工作也不尽相同。这也是以后利用计算机进行档案管理工作的基础环节，只有拥有相对规范合理的数据管理系统，才能给以后的录入工作带来方便，才能进一步加快档案管理现代化的进程。

　　3.1 分清轻重缓急，循序渐进

　　进行档案管理工作的最终目的就是更好地为社会服务，满足人们对档案的查阅和研究的要求。对于庞杂的档案案卷来说，有些是利用率高，保管价值大的案卷，有些则是相对来说不是很重要的案卷。所以在档案管理的过程中就要分清轻重缓急，在应用计算机管理的时候，对重要的档案优先处理。这样才能提高档案管理工作的效率。

　　3.2 分级次著录，省时省力

　　在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件，则进行文件级著录。这样处理不仅能提示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力、与财力又提高了效率。

　　3.3 分门别类，充分利用档案原基础

　　对于那些案卷基础较好，又具备全引目录的案卷，在著录时，可以直接在全引目录上面分类标引；而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

　　3.4 用“关键词”替代“主题词”

　　“主题词”虽然有规范统一的功效，却同时存在着查找繁琐、效率低的弊端；怎样取其利避其弊？我们认为，可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出提示主题内容的词汇、关键词进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题缩短查找时间，提高效率。

　　4、结语

　　档案管理现代化是以科学的档案管理方式，运用先进的计算机和网络技术对各类档案进行管理的过程。再次过程中，加强档案管理的基础性工作是至关重要的，只有做到将基础性的工作充分做好，才能顺利进行以后相关工作。这就要充分发挥档案管理工作人员的积极性和主动性，依靠自己的聪明才智和先进的管理方法，达到档案管理的最终目标，更好地为社会服务。本文中提到了很多关于做好档案管理基础性工作的方法，希望能够给相关的工作人员以借鉴。为使我国的档案管理工作实现现代化而不断努力。

　　参考文献

　　[1] 杨平.搞好企业档案管理现代化的思考[J].安徽建筑.2001（04）.

　　[2] 王赴京.探析如何做好基建档案管理[J].河北企业.2014（04）.

　　[3] 李志青.如何实现档案工作规范化、标准化[J].河北水利.2009（08）.