加强合同管理规避经营风险

　　摘要：市场经济是法制经济，也是契约经济。作为市场主体的企业，在经营活动中须臾都离不开合同。合同管理在企业管理中的地位和作用日益显得重要。切实做好合同管理工作，规避经营风险，是企业保障自身权利，维护自身利益的前提和基础，是现化企业经营管理成败的一个重要因素。本文笔者结合近十年来管理4000余份合同的经验和做法谈几点自己的认识。

　　关键词：合同管理重点环节规避经营风险

　　1 做的几方面主要工作

　　1.1 加强宣传教育。由于企业多年来一直在济南铁路局内部市场从事经营，许多经营活动不同程度的带有行政色彩，造成了业务人员风险意识不强，对合同的重要性认识不足。针对这种情况，加大了企业合同管理方面的宣传教育力度，利用举办合同法学习班、会议教育、案例宣传、工作安排等各种形式反复向合同签订人员、合同履行人员灌输合同管理的重要性，让他们在了解法律知识的同时，掌握了签约技巧，增强了其责任感，从而使他们在思想认识和工作水平方面都有了明显的提高。

　　1.2 健全组织体系。合同管理工作不能仅靠企业中某一个人的力量，而是要靠一个组织体系做保障。针对这一点，企业要设立一个三级管理体系：一是要成立合同管理领导小组，主要职责是：宣传、贯彻国家合同法律、法规及上级合同管理规章制度；制定本企业合同管理办法并组织实施；决定本企业合同管理方面的重大问题。二是成立专门的业务部门作为本企业合同归口管理部门，具体负责合同管理工作。要配备政治素质高、专业知识强的专职合同管理人员（具有企业法律顾问资格证书），负责合同管理的具体业务。三是在下属单位配备专（兼）职合同管理员，负责本单位的合同管理工作。从而使整个企业的合同管理形成一个严密的组织体系，为规范合同管理奠定坚实的基础。

　　1.3 健全管理制度。为使合同管理规范化、科学化、法律化，要注重制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。结合本企业客观情况，主要从以下各个方面完善合同管理制度：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训等。公司通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

　　1.4 加强监督检查。为把管理制度落到实处，本企业合同管理部门除要每季度定期对本企业合同的签订、履行情况进行一次全面检查以外，还应注意加强日常的监督检查，随时了解掌握合同管理中存在的问题和原因，向相关部门反馈，及时提出整改意见和建议，保证合同的正常有效管理。

　　2 合同中存在的主要问题及原因

　　在合同检查中我们发现，虽然相关人员能够按照合同法、合同管理办法的有关规定签订合同，并按照有关法律、法规的规定自觉履行合同，签订的合同基本符合要求，但是，也存在一些不足之处，主要反映在以下几个方面：

　　2.1 合同要素填写不全。有的合同单位名称写的不全或与盖章单位不一致，有的合同中违约责任不够详尽，只写有“按《中华人民共和国合同法》有关规定执行”等字样，而没有具体明确的违约责任条款。

　　2.2 合同中质量条款不明确。只写有“国标”、“部标”、“行标”等字样。

　　2.3 有些条款不合法律规定。合同中写明由“第三人”作保证人，但却无第三人的签字或盖章，或者签字盖章的为不具有担保资格的某项目部、某分公司。

　　2.4 相当数量的合同不能按约定付款。由于已形成的应收款得不到及时回收，造成企业经营资金紧张，欠各生产厂家的货款不能按时拨付，存在被对方起诉承担违约责任的风险。

　　以上这些问题的存在，不同程度地影响了合同管理的质量。原因主要有以下几个方面：一是对《合同法》内容学习理解不够，未能完全掌握条款的实质。二是部分业务人员业务不熟练，对《合同法》和企业合同管理办法内容学习不深不透，对合同条款的填写要求不够明确；三是对合同的严肃性认识不足，存在一定程度的侥幸心理；四是客观环境的影响。

　　3 抓的几个重点环节

　　针对存在的问题，重点抓好了以下几个环节的工作：

　　3.1 了解掌握合同对方资信情况的环节。在合同签订前，要求承办人员必须对对方当事人的主体资格、履约能力、信誉及委托代理人有无代理资格等进行认真的考察，并验证对方相关有效证件，逐一建立起档案。对一些主体不合格、信誉差的客户，及时终止业务关系，防止上当受骗。

　　3.2 市场调研和市场竞价环节。通过互联网等各种渠道，随时掌握各种物资的价格，做到心中有数。对外采购中，有条件招标的大宗物资，一律采用招标的方式采购；没有条件招标的，采取比质比价的方式，择优签约，从而避免了“高价合同”，提高了收益率。

　　3.3 合同订立形式环节。预防“口头君子协议”。俗话说“口说无凭，立字为据”。签订书面合同不仅能加强签约双方履行的责任心，使合同双方有履行的依据，而且也是处理合同争议的基础。企业某些人员有时轻信“口诺式”的君子协议，或有时是老关系、老熟人，往往以感情和所谓的“口头承诺”代替正式有效的书面合同。但殊不知“人熟理不熟”，这种约定一旦遇到市场出现问题，利益发生冲突，双方就会产生争议。所以，除对少数即时清结的合同可用口头形式外，对于一些标的额较大、内容比较复杂的合同都应采用书面合同的形式。

　　3.4 合同签订环节。签订各类合同，被授权人员都应严格在法人授权的权限和期限内行使其权利，而且均应组成不少于二人的合同洽谈小组进行洽谈，以杜绝暗箱操作。特别是对公司的生产经营活动和经济效益影响大的合同，坚持企业法律顾问参与全过程并加以管理、控制和审查，分管合同领导复审，主要领导按权限批准的合同审批制度，杜绝了违规签订合同的问题，有效维护公司的合法权益。

　　3.5 合同资料保管归档环节。合同作为具有法律效力的文书，是企业主张权利，维护利益的最直接证据。为保证合同文本的完整，公司实行统一合同文本、统一合同台帐、统一合同档案制度。由合同管理员对合同进行分门别类登记，与合同有关的文书（含图纸、往来信函、电报、电传、报告、批示等）一律作为合同的组成部分一同保管，合同履行终止后，统一归档保存，以备随时调用。

　　3.6 违约纠纷处理环节。法律顾问部门（法律事务部）在审查合同时，就要选择合适的违约条款和纠纷处理条款。在尽力做到己方不违约的同时，积极督促对方履行合同义务，防止出现违约行为。对合同履行中出现的潜在风险苗头，及时采取措施加以防范，直至采取仲裁或诉讼的方式进行解决，维护了企业的合法权益，减少了企业的经济损失。

　　4 进一步加强改进合同管理的措施

　　4.1 进一步加大宣传力度，增加用法律维权的意识。继续广泛深入地开展相关法律、法规的宣传教育活动，提高全体员工的法律意识，增强法制观念，树立自觉遵守法律法规的意识。对企业近年来所签订合同中存在的问题进行整理分析，编印成册发至各单位引以为戒。

　　4.2 结合企业经营实际，进一步抓好合同管理制度的落实。企业法律顾问要全程参与重大合同的洽谈和签订工作,有针对性地指导相关人员签订好合同。落实合同管理责任制，将合同管理责任与有关人员的待遇挂钩。规范和增强合同管理办法的可操作性，使合同管理符合“制度化、规范化、档案化”的要求。

　　4.3 继续做好合同管理人员的培训工作。针对部分合同管理人员对合同条款把握不准，审查程序不清的问题，对合同管理员进行培训，提高合同管理人员的业务能力，使其掌握合同法律知识和签约技巧，把好合同签订、洽谈关，增强风险防范意识和合同管理的责任感，提高合同管理水平。

　　4.4 采取有力措施做好资金回收工作。利用有效手段积极协助企业回笼和筹集资金，用于偿付企业应付款项，减少欠款数额。对确实应付而无能力支付的款项，及时与对方当事人进行沟通，力求取得对方的谅解，避免形成公司被诉至法院承担违约责任的局面。