印鉴信函管理规定
印鉴信函管理规定
第一条 印鉴、信函
1、印鉴指公司公章、财务专用章、合同专用章、各部门业务章、董事长和总经理个人印章、财务负责人和出纳个人印章，公司特殊需用的专用图章。
2、信函指公司介绍信、调查专用介绍信、公函。
第二条 印鉴管理规则
1、印鉴执管
1）公司企管办执管公司公章1枚、董事长和总经理个人印章 各1枚，以及特殊专用图章。
2）公司财务部门执管财务专用章1枚、董事长个人印章1枚、总经理章1枚、财务负责人个人印章1枚、出纳个人印章1枚。
3）公司合同部门执管合同专用章l枚。
4）职能部门的印章自行执管。
2、制作印鉴规定
定义中的公司印章制作一律由公司综合部门办理，其报批程序为： ——部门申请，总经理批准；
——由综合部门报公安、工商管理部门批签；
——按规定的规格标准在正规刊刻单位制作；
——旧印章更换新印章按上列程序办理，旧印章必须交回企管办封存，定期销毁处理；
——除董事长、总经理个人印章因需要制作两枚外，其他印章均制作一枚。
3、用印细则
1）印鉴管理人员使用印章时须遵循下列规定办理：
——上报文件用印，需经董事长或者总经理同意，或具备上报文件签发单； ——报送例行的财务、统计等报表用印，由财务负责人及相关报表的部门负责人传表，管理人用印；
——平行、下发文件用印，需经总经理或公司分管领导同意，或具备相应文件的签发单；
——信、函用印，需经相关公司领导同意；
——部门自行执管的印章，因工作业务使用印章，须经部门负责人同意；其中财务、合同方面的用印，需经总经理同意或具备相关方面的批件；
——公司员工因私如取邮件、办证件用印，需经有关领导同意。
2）使用印章应作好登记。登记内容包括：用印时间、用印件内容标题或文号、用印人、批准人。
3）原则上不允许带印章出差办公，特殊情况确需异地用印，必须经总经理、董事长批准。用印人必须确保印章安全，返公司后立即归还。
4）公司机构变动，相关的原印章应即行停止使用，并将原印章交公司企管办封存或销毁。
第三条 信函管理规则
1、公司综合部门是管理信、函的职能部门，开具信、函统一由综合部门办理。
2、公司介绍信（含调查专用介绍信）的使用一般只限于以公司名义对外联系有关工程建设、生产经营、行政事务、参观学习等事宜。
3、介绍信批准使用权限，在省内范围的，须经部门领导同意；在本省以外的，须经公司相关领导同意；到外单位办理人、财、物事宜方面的，须经总经理或者主管领导同意；有关人事、单位资信等方面的专题调查，须由总经理或董事长批准。
4、函件一般用于调查、了解情况，协商与公司政行事务、工作业务、人事调动等相关事宜。用函应根据办理内容确定批准使用1人。属于一般性业务、政务由公司分管领导同意，属于人事调动等重大事项，须总经理或董事长批准。
5、使用信函必须编号，存根与介绍信填写要一致，不得省略。禁止携带空白介绍信外出。确因特殊原因需带空白介绍信时，经公司领导批准，作好登记；返回公司后应及时补填已用的空白介绍信存根，并退回未用的空白件。
6、介绍信格式内容应色括：授信单位名称，被介绍人姓名，事由、时间、用信期限等。格式见附录《介绍信》示例。