中小公司财务制度

公司财务报销管理制度

一、总 则

第一条 为加强和规范公司财务管理工作，结合本公司的实际情况特制定本制度。

二、职 责

第二条 费用经办人：应在费用发生过程中自觉控制、节约费用，提供记载费用真实发生的合法、有效单据，按本规定履行审批程序，对单据的真实性、审批程序记录的真实性负责。

第三条 各部门主管（室主任）：编制部门费用计划，按计划在部门工作安排中主动控制压缩费用，对本部门的各项费用的必要性、合理性负责。

第四条 财务部主管：负责审核所有报销凭证的单据合法性、金额准确性，审核费用标准是否符合公司的有关规定，核对各部门费用计划的执行情况。

第五条 财务部出纳：负责审核付款手续是否完备，正确付款，对审批手续不全、金额有误的单据不予付款。

第六条 公司总经理确认费用的必要性、合理性，对各项费用的审批，拥有审批权。

第七条 公司董事长对金额较大的费用拥有最终审批权。

三、费用分类、开支标准及管理办法

第八条 本制度将公司在经营管理中发生的各种费用按其用途归结为办公费、车辆使用费、交通费、业务招待费、差旅费等类，并分别按以下办法管理。

（一）办公费报销管理。

1、办公费包括日常办公费用、办公用品、水电、设备购买及维修保养、购买文具等办公耗材费用。

2、办公费由企划部门统一控制, 凡涉及办公费的有关支出由企划部负责办理费用申请和初步审核的有关手续。

3、员工办公所需文具及其它日用消耗品原则上由企划部统一采购保管，各部门使用时按规定到企划部领取。

4、办公用品购置程序：经办人应根据本部门实际需要，了解所需物品的价格后，填写“物品购置申请表”，当采购单价≥2000元的按“本部门→企划部→分管副总经理→财务部→总经理→董事长”的顺序依次签批后购买，报销费用时，填写费用报销单并附有效原始凭证按“经办人→企划部→分管副总经理→财务部→总经理→董事长”审批程序签批后，方可报销。当采购单价﹤2000元的

按“本部门→企划部→分管副总经理→财务部→总经理”的顺序依次签批后购买；报销费用时，填写费用报销单并附有效原始凭证按“经办人→企划部→分管副总经理→财务部→总经理”审批程序签批后，方可报销。

5、公司1000元以上的采购和公司长期消费单位的定点，由企划部提供3家公司的报价，由财务部进行询价，在质量相当的情况下选择价格最低的公司，若在询价中发现相同质量下其他公司的价格更低，则选择其他公司。

（二）车辆使用费报销管理。

1、车辆使用费指公司车辆所发生产一切费用。

2、车辆使用费按修理费、保险费、油费、过路费及其他分类粘贴，报销单上需要注明车牌号码。

3、车辆使用费只能由司机报销，于出差返回公司的当天粘单经部门主管（室主任）签字后交财务部审核。

4、车辆使用费按“经办人→企划部→分管副总经理→财务部→总经理”的顺序依次签批后报销。

（三）交通费报销管理。

1、交通费指员工因公外出的公交车费、出租车费。原则上公司只报销因公产生市内公共汽车费、长途汽车费、火车硬卧费等交通费，不允许报销的士费和飞机票。确因工作需要产生的飞机费，必须先由公司总经理批准后才能报销；确因工作需要产生出租车费，必须事前征求部门负责人同意，且报销时应分天数粘贴出租车费，并列明时间和理由。

2、员工报销交通费时应填写交通费报销清单，清单上应按单次将工作事由、时间、起止地点、发生金额详细注明。

3、公司鼓励在处理非紧急公务的情况下，乘坐公共交通工具，有关费用实报。

4、交通费按“经办人→部门主管（室主任）→分管副总经理→财务部→总经理”的顺序依次签批后报销。

（四）业务招待费报销管理。

1、业务招待费支出包括：招待来访客人的茶叶、水果、饮料费用、宴请客人的用餐费用和赠送客人的纪念品、礼品费用。

2、公司部门主管（室主任）预计业务招待费额度≥500元的，应事先请示公司总经理批准。

3、公司一般人员预计业务招待费额度≤200元的，应经部门主管（室主任）同意后开支；预

计业务招待费额度＞200元的，应经部门主管（室主任）、公司总经理同意后开支。

4、业务招待费5000元以下按“经办人→部门主管（室主任）→财务部→总经理”的顺序依次签批后报销，5000元以上按“经办人→部门主管（室主任）→财务部→总经理→董事长”的顺序依次签批后报销。

5、公司提倡勤俭节约，反对铺张浪费。

（五）差旅费报销管理

1、出差补助

报销标准见《薪酬、出差补助制度》。

2、外业补助

因为设计任务的需要，技术人员到施工地点去进行外业活动（指进行线路勘测），按《线路外勘补助的规定》标准给予补助。

3、公司人员出差，须由出差人员填写“出差申请单 ”，写明预计出差的人员、时间、事由和路线等，部门负责人签字报总经理审核。

报销时，必须清楚地填写“差旅费报销单”，并附上“出差申请单 ”，按公司规定之标准，每月28号前报销当月出差费用，报销时如有余额必须退还出纳，冲销借款，否则不予发放工资。招待费、住宿费、交通费、车辆使用费、餐饮费分类分单分别粘贴。公司员工报销差旅费用时，票据必须真实可信。同一次出差所发生的所有费用必须一次填写报销完毕，不得分次报销

4、差旅费报销必须填写“差旅费报销清单”，“差旅费报销清单”上按单次将工作事由、时间、起止地点、发生金额详细注明。

5、出差伙食补助每月由企划部统一报销。住宿费在规定金额内凭票实报实销。

6、报销费用时，按“经办人→部门主管（室主任）→财务部→总经理”的顺序依次签批后到出纳处报销。

（六）大额支出报销管理办法

公司大额采购支出及主要分包支出需要填写周资金计划及“付款审批单”（原始单据齐全、合规）。每周由各部门主管（室主任）根据本部门情况，填写周资金计划于每周经理会提交，报销支出时，按“经办人→部门主管（室主任）→财务部→总经理→董事长”的顺序依次签批后支付。

长期消费单位支出的由公司财务部会同企划部在对比价格后采取定点，供货商或者服务商在每月１6号（节假日顺延）到公司企划部办理付款手续。

（七）费用报销说明

（1）费用报销单的填制要求

1、报销人应及时将开支的费用单据加以整理归类，采用公司规定的《费用报销单》、《差旅费报销单》规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：办公费、车辆使用费、交通费、住宿费、招待费、餐饮费等分类）分类粘贴，并注明附件张数。

2、报销人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生事由、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字。《费用报销单》的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。

3、在每张费用报销单、差旅费报销单和付款审批单的左上角报销部门那里写明“项目名称”（项目名称处写明合同上工程地点、对方单位名称、工程名称，如“茂县阳光硅业110KV 供电项目”，不能写成“阳光硅业”、“茂县110KV 供电工程”或者“阿坝州茂县”），如该费用不能列入某一项目上，则写为“公司本部”；

（2）对原始单据的一般要求

1、发票必须是发票联和报销联，用复写纸复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作为报销单据。

2、内容要齐全，抬头、日期、品名、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写要一致，涂改无效。

3、印章要齐全，须有收款单位公章、收款专用章或财务专用章；企业和个体户须是税务部门统一印制的票据。

4、因购买或使用非企事业单位产品或服务，无法取得正规发票或收据，需由有收款人签收凭证，且注明费用支出事由、金额、日期等。

5、报销人需报销的原始单据（车、船、飞机票等），因保管不善，被盗、遗失，后果自负，不予受理。

6、报销人如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受财务剔除的部分支出，公司原则上不予以承担，由报销人人自行负责。

（3）下列票据财务室不予报销：

1、无正规的发票或收据。

2、审批手续不全的票据。

3、内容填写不全、字体无法辨认或有明显涂改迹象的票据。

4、无公章、无私人签章（字）的白条收据。

5、购物无用途、资产无验收的票据。

6、金额大小写不符的票据。

（4）其他事宜

1、报销人应为实际经办人，不得由他人代为报销；

2、付款方式，一般在2000元以上的支出转账支付，发票和收款单位要一致；

3、公司固定资产的采购在报账时需要经办人提供固定资产的说明书及配置单；

4、各部门由于费用票据不合法，报销单据填写不规范，单据送审不及时，请款手续未提前一周以上作好计划，造成的资金不到位，工作延误，由各部门自行承担责任；因各部门工作不到位原因需要财务特别审核、加急转款的，每次给予100-500元考核。

四、费用借支

（一） 费用借支的原则

1、严格坚持“必要、合理、明确”和“前帐不清，后帐不借”的原则。借支事由要充分、费用支出要合理、开支事项要明确，对逾期不报帐或不能严格遵守公司财务报销制度的员工，财务室停发工资，并按按借款金额的10%以内予以处罚。

2、大额借支需提前叁天通知，以便财务室进行资金准备。

3、为提高办事效率，精简工作流程，3000元以下的费用开支不予借支，经主管领导批准后，支出费用，并凭有效报销凭证在财务室报销。

（二） 费用借支办理流程

1、发生费用借支时, 经办人应填写“借款单”，按“经办人→部门主管（室主任）→财务部→总经理→董事长”的顺序依次签批后向财务部申请借款。