办公室怎样做好文字工作终稿

提高自身文化素质 增强办公写作水平

浅谈如何做好办公室文字工作

孙 峰 杰

对于机关文字工作，我是一个新的不能再新的新手，就目前企业管理、队伍发展、文化建设等方面的专业知识而言，我还写不好此类深层次的调研，所以我想就本职岗位工作，对如何做好新闻宣传、材料撰写等办公室文字工作谈一谈自己的看法。办文是办公室工作的重要任务，只有文字水平提高了，文字工作做好了，才能真正发挥出自身能力素质，但是要真正提高文字工作水平并不是一件容易的事。它需要文字工作人员有广博的文化知识，深邃的道德素养，高度的敬业精神和娴熟的写作技巧。 记得在一本公文写作的杂志上看到一篇文章，提到吴邦国委员长出访回国途中在专机上就加强机关干部素质能力建设发表了重要谈话。谈话内容主要有三点：一是提高文字表达能力，二是加强学习和调研，三是改进工作方法。

他说：机关干部要加强文字训练，对文字工作不能躲，要刻苦钻研，写东西的过程就是深化认识的过程。如果机关干部不能写东西，文字表达能力不强，局限性就大了。领导干部要带头，亲自动手，要把好政治关、文字关。要压担子，提要求，几年下来，差别就看出来了，就知道我们这个队伍行还是不行。一个干

部能否干点事情，成为有用之才，很重要的一点是看他是否严格要求、勤于学习、善于学习。只有不断学习，才能不断进步。

为做好文字工作，我翻阅了大量书籍，关于写作方面，我总结的最基本要求是要做到能预见、善归纳；能分析、善综合；能比较、善鉴别；能抽象、善概括。在调研方面，提高能力是必然的，现代教育的时代下，人人不是白丁，都能下笔千言，那还有多大的必要来提高调研能力呢？这就存在一个自我认知问题。在此，我列举两个不等式来说明在作文章上存在的两点误区。

一个是文字能力不等于调研能力。就像并不是所有的声音都是音乐一样，并不是所有的文字都是文章，更不是调研文章，文字能力和调研能力的不同之处在于，文字能力是起码的要求，是个基本功。就像我们中学生写作文一样，文通句顺，主题思想突出，没有错别字，标点符号运用正确，这是文字能力的范畴。而调研能力是在文字能力的基础上，赋予文章一定的思想性和创造性。因为对于我们来说，写出一篇文通句顺的文章，不是困难的事情，但却是有无价值的问题。我们所要求的调研文章，必须有价值方面的要求。现在我们用钢笔写字、电脑写字，过去用毛笔写字，写出特点就形成了书法。为什么有的人能练成书法家，有的人练不成，道理就在这里。可以看一看，凡是成为大书法家、书法大腕的，都有自己独到的探索，有非常良好的文化底蕴。他们首先是学问家，有深厚的学问做背景，所以说“腹有诗书气自华”，秀于外慧于中，字写得非常有看头。假设没有这样的文化

底蕴，即便是笔墨成山，写的字与字帖一模一样，甚至像印出来的一样，但你永远也成不了名，成不了家，为什么呢？关键是没有自己的东西。写得很好看，但是很俗气。如果没有创新能力，只能算一个写字匠，成不了书法大师。所以说，从文字能力到调研能力，这是一个从感性认识到理性认识的飞跃。千万不能仅仅满足于自己文字水平过硬，而要追求调研能力过硬，把自己观察问题、分析问题的能力，融会贯通于文字之中。文以载道，文字能力只是一种外在的“体”，调研能力是一种内在的“魂”，有“体”无“魂”那就只能是行尸走肉，因为它没有思想。

第二个不等式，写得多不等于写得好。大家都有这样的感受。当然多是好的基础，但是如果没有一个较高的要求，没有有意识地向高层次发展的主观愿望，虽然写得很多，但也是一个低层次的东西，高不起来。大家知道，最近有一个引起国际反响的史学大师，就是美国历史学家——斯拉托夫斯塔里，写了一本书叫《全球通史》，这本书发行了大概有十二三年了，印刷了17版，每一版都脱销。《全球通史》和其他历史教科书的区别是什么呢？就是作者融入了自己独特的思考，融入了自己的一些价值判断。一般的历史书只是客观地介绍历史的发展，这是最基本的要求，有的人连客观地描述都做不到。比如文革时期出的很多历史书，用阶级斗争的方法来判断一切，把战国人都强加于一定的阶级性，生拉硬拽，很不客观。而这本书有两大特点：一个是它是全球史观。西方过去的史书都是欧洲中心论，把其他一切国家其他民族

发生的事件，都与欧洲进行比对。他这本书则不是这样。他以1500年为界，1500年前是一个阶段，1500年后是一个阶段。1500年以前的时期，叫做世界各民族独立发展的时期，从各个文明独立向前发展，没有一个中心，就像一片树林一样，每棵树都在生长。1500年之后，有些地区的民族开始崛起，分割世界，向世界殖民，逐渐形成以欧洲为中心的世界格局，这是比较客观的。他这本书的第二个特点就是，他不但记述了史实，还分析了史实。比如，他对中国是这样进行分析的：直到十五世纪以前，即明末以前，中国一直是世界上非常发达的国家，在世界各民族中名列前茅。我们平常说“价值连城”、“富可敌国”等，像这样的成语要译成英文，就没有这样的表述。那么，为什么一个富裕的中国，到近代衰弱成为一个穷国呢？他进行了客观的原因分析，这样这本书就显得非常厚重了。所以，他虽然就出版了这一本书，就可当之无愧地被称为伟大的历史学家。

俗话说：“聚沙成塔，水滴石穿”。办公室文字人员如何才能熟能生巧、落笔成章，全面提高文字工作能力，我认为主要有以下几个方面。

一、“兴趣是前提，好者方能精”。培养兴趣是写作的前提。有的办公室文秘人员不善于写作，不愿意写作，提起写作就头疼，总觉得无话可说，写起材料东拼西凑，总是不尽人意。这些人对写作不感兴趣，是写作水平难以提高的一个重要原因。如果厌烦写作，害怕写作，怎么能提高写作能力？实话说，文字工作非常

清苦，公文材料经常需要加班加点，领导不满意又是批评挨嫌，活干多少没法衡量，纸笔作伴没啥油水，这些都是文字工作者不情愿的地方。可转回头来想想，一个单位的活动主要通过文字材料来加以体现，加以宣传，如果自己撰写的材料得到领导的满意，得到媒体的转发，自己的满足感、成就感也是别人难以体会的。我们干办公室文秘的，往往是本单位的业务骨干，是得到领导信任、同志们支持的。既然已经从事这份工作，自觉干好更能体现一个人的品性高低。我们要自觉把撰写材料作为提高自己写作能力的重要机会，努力写出精品多出精品。通过不断提高写作能力，进一步提高自身综合素质，为将来撰写更多的新闻文学作品，甚至为将来走上领导岗位奠定扎实的基础。

二、“读书破万卷，下笔如有神”。阅读能力与写作能力相辅相成，阅读是摄取材料的主要途径，在写作上有积累知识、储备材料、提高修养、借鉴技法等多方面的作用。鲁迅曾以亲身体验谈到读与写的问题，他在谈到《狂人日记》之前的准备工作时说：“大约所仰仗的全在先前看过百来篇外国作品和一点医学上的知识。此外的准备，一点也没有”。其实，生活上的准备也是有的，他只不过没说出来而已。鲁迅在这里就强调了阅读的作用。阅读重在理解与吸收。人们在广泛深入地阅读之后，知识更加丰富了，眼界更加开阔了，形象思维和逻辑思维更加发展了，审美修养更加提高了，这些都给写作者提供写作材料和表达技巧的借

鉴。阅读要注意多读优秀作品，注意分析一定数量的优秀作品，从中体会作者的独到匠心，不断丰富自己的写作技巧。

三、“敏而好学，不耻下问。”学习是我们日常生活中的大事。一般来说，大多数从办公室出来的文字材料都是起点较高、政策性较强，具有相当的广度和深度；加上有的材料还是临时交办，要求几天甚至几小时就得交稿。这时，如果办公室文字人员没有一定的笔才和练达的素材，将难以满足工作需要。古人有云“不学无以广才，不学无以成才”。学习是办公室文字人员提高工作水平的基础和保障。因此，办公室文字人员要十分注重敏学。首先，要勇于发扬“钉子”精神，善于挤时间学习。克服办公室岗位特殊、工作繁重、平时难以集中时间系统学习的实际困难，保持应有的韧劲、拼劲和钻劲，时刻把学习挂在心上，挤时间看书看报、上网阅读，把学习巧妙地寓于工作之中，在学习中干好工作。其次，要拓宽学习知识面，不断丰富学习内容。“书到用时方恨少”。对于办公室文字人员来说，没有什么知识是无用的，没有什么是不可学的。古今中外、天文地理、科教文化、民俗谚语、正反事例等等，无所不容，无所不包。只有学得多、看得多，想问题才会全面，看问题才会深刻，写材料才有深度。第三，要避重就轻，讲究学习方法。每个人的时间和精力都是有限的。文字工作要求我们成为一个博学多才的“杂家”。结合办公室工作实践，通过通读、摘读、精读相结合，博览多学，兼收并蓄，不

断提高自身的文字表达能力、政策理论水平和专业知识，从而不断增强写作的预见性和创造性。

四、“常看胸中有本，常写笔下生花”。也就是说办公室文字人员平时要十分注重广泛收集，点滴积累写作素材。正所谓“不积跬步，无以至千里，不积小流，无以成江海”。办公室文字工作人员只有平时大量积累素材、吸收素材，才能做到丰富词汇量、拓宽知识面、突出新颖性，起草的材料才会文笔生动、言之有物，不至于单调枯燥、陈旧老套。第一，要有层面性。重点做好路线、方针、政策等理论知识的积累，广泛收集政治理论书刊、党报党刊发表的理论文章和领导讲话等，掌握政策依据，把握政治路线，有针对性的为我所用，避免出现写材料凭感觉、讲错话的现象。第二，要有灵活性。收集素材是一项非常繁琐的工作，要想收集到全面、有价值的素材，必须灵活运用多种方法，多渠道、多角度、多形式的吸收、归纳和整理。对报刊、杂志上看到的名篇佳句、名言警句、新颖观点，可以复印或剪贴下来，列出条目、标注出处，以备参考。第三，要注重针对性。尤其要细心留意，仔细观察各行业的发展情况、重大决策和重大事项的信息动态，从而把握事件的前因后果、来龙去脉。要做日常工作的有心人，利用各种机会、各种场合，留意收集领导的讲话、指示，紧跟领导思路，把握领导意图，了解领导用语风格，从而总结提炼出对全局工作有指导意义的观点和看法。

写作是有经验技巧可循的，对优秀作品的写作技巧，完全可以借用。许多老秘书、老记者、老作家都有过借鉴别人写作经验的经历。但是借鉴只应从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，“照葫芦画瓢”。当写作能力达到一定程度后，驾驭文字的能力不断提高后，就可以尝试着出新，形成自己独特的风格，这就是“守格”后再“破格”。

写作不但要求有好的思想内容，还要有丰富、生动的表达形式。选词炼句是写好文章必须掌握的基本功。在我国，重视选词炼句有许多美谈。古代作家有“吟安一个字，捻断数根须”的说法，贾岛“推敲”的故事更是为人熟知。宋代陈骙曾说过：“鼓瑟不难，难于调弦；作文不难，难于炼句。”纵观历代作文大师，都是运用语言的高手。我们也要养成在写作中认真遣词炼句的良好习惯，公文材料注重语言、格式的规范性、准确性，新闻、文学作品注重语言、文字的丰富性、生动性，使我们的文字表现力更加淋漓尽致。

二O一一年十一月二十八日