成品发货管理制度

成品发货管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为规范公司成品的发货工作，防止货物多发、错发、漏发等有损公司和客户利益的事件发生，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于公司产成品的发货作业。

第2章 发货总体规定

第3条 仓储部接到“订货通知单”后，经办人员应依产成品规格及“订货通知单”编号顺序列档，内容不明确应应即向销售部的业务人员确认。

第4条 经销商的订货、交货地点并非其营业所在地的，其“订货通知单”应经销售主管核签方可办理交运。

第5条 收货人非订购客户的，应有订购客户出具的“订货通知单”方可办理交运。

第6条 仓储部接获“订货通知单”方可发货，但有指定交运日期的，应依指定日期交运。

第7条 订制品（计划品）在客户需要日期前入库或“订货通知单”注明“不得提前交运”的情况下，仓库管理员若因库位问题需提前交运时，应先联络销售部的业务人员告知客户，经客户同意且收到业务人员的出货通知后方可提前交运。

第8条 若是紧急出货，应由销售主管通知仓储主管予以先行交运，再补办出货通知手续。

第9条 未经办理出库检验手续的成品不得交运，若需紧急交运时，需于交运的同时办理出库检验手续。

第10条 订制品（计划品）交运前，仓储部若接到销售部的暂缓出货通知时，应立即暂缓交运，等收到销售部的出货通知后再办理交运。在特别紧急的情况下，可由销售主管先以电话通知仓储主管，但事后仍应及时补办相关手续。

第11条 “成品交运单”填好后，应于“订货通知单”上填注交运日期、“成品交运单”的编号及交运数量等，以便相关作业人员了解交运情况，及结案时可依流水号顺序整理归档。

第3章 交运期限规定

第12条 凡遇下列情况之一的，仓储部应提前一天办妥“成品交运单”，并于一天内交运。

1．属计划产品且已接获客户的“订货通知单”。

2．内销、合作外销订制品。

第13条 直接外销订制品入库后，需配合结关日期交运。

第4章 承运车辆调派与控制

第14条 仓储部应指定人员负责承运车辆与发货人员的调派。

第15条 仓储部应于每日16：00以前备好第二天应交运的“成品交运单”，并通知承运公司调派车辆。

第16条 如果承运车辆可能于非营业时间抵达客户指定的交货地址，则成品交运前，仓储部出库管理人员应将预定抵达时间通知销售部的业务人员，由其转告客户做好收货准备。

第5章 复核货物

第17条 货物备好后准备装运前，出库管理人员应根据“订货通知单”、“成品交运单”仔细做好出库货物的复核工作。

第18条 出库复核的内容。

出库管理人员对货物进行复核时，主要应关注配备的货物是否与“订货通知单”、“成品交运单”等出库单据相符，确保货物质量满足客户需要。具体复核的内容包括三点，如下表所示。

出库复核的内容一览表

实、详细地填写“出库复核记录表”。

第6章 内销成品交运

第20条 内销成品交运时，仓储部应依“订货通知单”开立“成品交运单”（一式六联），销售部开立发票，客户联发票核对无误后寄交客户，存根联与未用的发票于下月二日前送至财务部。

第21条 “订货通知单”上注明有预收款的，在开列“成品交运单”时，应在“预收款”栏内注明预收款金额及发票号码，分批交运的，其收款以最后一批交货时收取为原则，但“订货通知单”内有特殊规定者例外。

第22条 “成品交运单”的流转规定。

1．承运车辆入厂装载成品后，发货人及承运人应于“成品交运单”上签章，第一、二联送销售部业务人员核对后第一联由销售部保存，第二联交由财务部会计核对入账；第三、四、五联交由承运商。

2．货物送达时，“成品交运单”经客户签收后，第三联由客户留存；第四、五联交由承运商送回本公司仓储部，其中第四联送回销售部，第五联交由承运商留存并依此申请运费；第六联由仓储部自存。

第23条 客户要求自运时，仓储部应事先联络销售部，与相关人员进行确认。成品装载后，承运人于“成品交运单”上签字确认。

第7章 外销成品交运

第24条 仓储部应于结关前将成品运抵指定的码头，以减少额外费用（如特验费、监视费等）。

第25条 成品交运时，仓储部应依“外销订货通知单”开列“成品交运单”（一式六联），第四、五联交由承运商送报关签收，第四联送交客户，第五联经报关签收后由承运人持回并依此申请运费支付。

第26条 外销发票正联送销售部收存，存根联与未用的发票则于下月二日前汇总送至财务部。

第8章 “成品交运单”的更正

第27条 内销“成品交运单”的更正。

1．尚未交运

（1）开单人员应于原单错误处更正，并加盖“更正”章。

（2）如果难以更正，则将原单各联加盖“本单作废”字样，重开

“成品交运单”办理交运。

（3）作废的“成品交运单”第一联留仓储部，其余各联依序装订成册送财务部核对存档。

（4）开错的发票则加盖“作废”章存于原发票本。

2．已交运

开单人员应立即开立“交运更正单”（内销，第一、二、三联送销售部核对后第一联由销售部留存，第二联送财务部，第三联依实际需要转送承运商；第四联寄送客户，第五、六联留仓储部。

3．如发票已寄送客户，因错误而需重开者，应将新开发票连同“交

运更正单”第四联送销售部转交客户，并督促销售部向客户取回原开发票。

第28条 “外销成品交运单”的更正。

1．尚未交运

参照第27条第1款的规定办理。

2．已交运

经办人员应立即至交运的码头办理“装箱单”等报关文件的更正，并立即开立“交运更正单”（外销），其流程按发票的更正规定办理。

3．“交运更正单”（外销）不得作为货物出厂凭证。

第9章 “成品交运单”签收回联的审核及责任追究

第29条 “成品交运单”的审核。

仓储部收到“成品交运单”签收回联有下列情况的，应即附有关单据送销售部转交客户补签。

1．未盖“收货章”。

2．“收货章”模糊不清难以辨认，或公司名称非全称。

3．其他章（如公文专用章）充当“收货章”。

第30条 责任追究。

仓储部于每月十日前，汇总上月份“成品交运单”的签收回联尚未收回的，并依合同规定罚扣运费，同时应于本月底前收集齐全，依序装订成册送财务部核对存查。

第10章 运费审核

第31条 仓储部于每月接收承运公司送回的“成品交运单”签收回联、“运费明细表”及发票存根时，应于五个工作日内审核完毕，及时送财务部整理付款。

第32条 仓储部审核运费时，应检查开单出厂及客户签收的日期，若有逾期送达或违反承运合同规定，均依承运合同的规定罚扣运费。

第33条 若“成品交运单”签收回联存在异常时，除依规定办理外，其运费也应暂缓支付。

第11章 附则

第34条 本制度由仓储部负责制定，经总经理审批通过后颁布实施，并根据实际情况进行修订。

第35条 本制度自颁发之日起生效实施。