PPT使用技巧

1. 快速从PPT 转换为word

点击文件——另存为——保存类型，选择大纲/RTF文件即可；

2. 快速从word 转换为PPT

点击视图——大纲视图，手动调整对应的文件内容的显示级别，再关闭大纲视图，保存并退出，然后在PPT 中打开该word 文档即可；

3. 批量插入图片方法

点击插入——相册——文件/磁盘，选择需要插入的文件夹中的相关图片，在图片版式中可以选择每页显示几张插入的图片，最后选择创建即可；

4. 批量导出PPT 中的图片方法

将PPT 文件的后缀名改为rar ，然后点击解压缩，在解压后的ppt\media目录下就保存有相关的图片、音视频等资料；

5. PPT 中的图片裁剪方法

PPT 的基本原则：图片在PPT 中起修饰作用的，而文字信息才是关键；

裁剪原则：是以小见大，以点带面，以局部关键信息代替整体信息，裁剪时只需保存图片中的核心元素就够了；

裁剪方法：点击插入——图片，然后双击图片，再点击裁剪按钮，选择裁剪范围，最后再点击裁剪即可；

6. PPT 中的形状编辑技巧

点击插入——形状，选择所需形状，单击鼠标右键——设置形状格式，可以设置填充和线条颜色，然后双击所选形状，选择编辑形状——编辑顶点，就可以通过拖动形状中的顶点来修改形状，如果顶点不够，比如说某些地方需要微调，也可以在编辑顶点模式下点击鼠标右键，添加和删除顶点，直到最后将形状改变为需要的形状即可；

Tips ：Ctrl + Shift + 鼠标上下（左右）拖动 = 垂直（水平）复制

7. 半透明色块使用技巧

背景：使用某些图片作为背景时，添加在图片上面的文字看不清楚，为了突出文字显示效果，需要对图片使用半透明色块进行遮盖，避免背景图片喧宾夺主，影响文字效果；

使用方法：点击插入——形状，选择所需形状，单击鼠标右键——设置形状格式，选择填充——纯色填充，颜色选择白色，透明度设置为50%，然后用此形状的半透明形状去覆盖背景图片即可；

8. 抠图技巧

方法1：设置透明色，适用于背景颜色为单一颜色的场景

双击图片——格式——颜色——设置透明色，点击图片背景即可；

方法2：删除背景，适用于背景较为复杂的场景

双击图片——格式——删除背景，选择要保留的区域按钮，调整误删的区域，同理，点击要删除的区域按钮，调整没有被覆盖到的待删除区域，最后点击保存更改即可；

9. 制作黑白灰人物剪影

首先要讲人物进行抠图处理，然后按照如下方法进行即可：

白色剪影：鼠标右键点击选中图片——设置图片格式——图片更正——亮度，设置为100%即可；

黑色剪影：鼠标右键点击选中图片——设置图片格式——图片更正——亮度，设置为-100%即可；

灰色剪影：鼠标右键点击选中图片——设置图片格式——图片更正——对比度，设置为-100%即可；

10. 常用高质量图片网站

11. 提取剪贴画中有用的矢量元素

点击插入——剪贴画——输入搜索关键字（如man ），将搜索到的图片选中，连续两次点击鼠标右键——组合——取消组合，即可将剪贴画打散，然后从剪贴画外开始选中需要的素材元素，将其拖出来，然后点击Ctrl + G重新进行组合，就可以得到所需的矢量元素了；

12.PPT 中图片素材的注意事项

当PPT 中只有文字时比较枯燥，可以添加一些有寓意的图片作为背景图，使PPT 更加生动形象；尽量使用写实类的图片，而非卡通类图片；更多的使用拼制类图标（可以在设计宝网站中寻找），因为它比其他图标更加精美，而且透明，更有立体感，能够更好融入背景，视觉呈现效果更好；

13. 快速去除图片素材中的水印

安装Inpaint 工具，然后选中需要处理的区域，点击处理即可；

14.PPT 字体使用注意事项

近距离观看时，可以使用衬线字体（如宋体、仿宋、隶书等，其特点是线条粗细不一致），但是不利于远距离观看；远距离观看时最好使用非衬线字体（其最大特点是线条粗细一致如微软雅黑等）；

另外，需要根据演示场合适当调整PPT 字体大小，以最后一排能够看清楚文字为标准，一般标题是32号字体以上，内容是12~28号字体之间；

Tips ：快速放大字体和缩小字体的方法：选中文本框，Ctrl + [表示缩小一个字号，Ctrl + ]表示放大一个字号；

15. 快速将文字和图片转换为smartart

文字：可以设置好文字格式，然后全选，点击开始——转换为smartart 即可看到预览效果；

图片：批量导入大量图片后，进入格式——图片版式中，即可看到smartart 预览效果；

16. 图片填充文字图示的方法

在文本框中选中待处理文字，点击鼠标右键——设置文本效果格式——文本填充——图片或纹理填充——文件，选中待加入的填充图片即可，如果还想改变其背景色，可以选择设计——背景样式——鼠标右键选中应用于所选幻灯片即可；

17. 图表创意化和视觉化设计

使用图片美化数据点：

A ． 折线图：例如，点击插入——图表——折线图，绘制好折线图后，将待插入图片调整到合适尺寸，选择复制图片，然后点击折线图中的数据点，点击粘贴就OK 了；

B ． 柱形图：例如，点击插入——图表——柱形图，绘制好柱形图后，然后选中柱形图，点击鼠标右键——设置数据系列格式——填充——图片或纹理填充——文件，选择

需要填充的图片，然后选择文件按钮下方的层叠并缩放，设置单位/图片为1即可；

18. 轮廓形象化

点击插入——形状——基本形状，选择水滴形状，通过拖动尾巴和旋转将图片调整之后，复制一份相同的图片，将其填充颜色改为白色；由于形状不能被裁剪，而图片是可以被裁剪的，所以需要将形状转换为图片后再进行裁剪操作，具体操作：选中待操作形状——同时按住Ctrl + Alt + V三个键——选择粘贴为图片即可，然后就可以进行裁剪了，最后将裁剪好的图片覆盖到原图上就可以形成需要的轮廓形象了；

19.PPT 版式设计六大原则

一、

二、

三、

四、

五、

六、 对齐对齐凸显整洁 对比对比引发关注 聚拢聚拢构建关系 重复重复形成统一 降噪降噪助于简约 留白留白聚焦视觉

20. 使用参考线实现跨页对齐

在空白页点击鼠标右键——网格和参考线——屏幕上显示绘图参考线，增删参考线方法：选中参考线，按住Ctrl 进行拖动即可复制一条参考线，如果将参考线脱出工作区，就完成了删除参考线；

21. 通过表格或者形状实现对齐

单纯的通过参考线实现图片对齐的话，观众可能感觉不够直观，可以将每张图片放到一个相同的形状或者表格中，这样的感官更加直接；

针对形状的对齐：框选所有形状，点击开始——排列——对齐——底端对齐——横向分布；

22. 对比强调的几种方式

可以通过加大字号、加粗字体、特殊颜色标记等方式，将想要表达的重点内容进行凸显，另外还可以通过色块反白等方式进行对比；色块反白就是将文字内容放到某些色块上面，达到对比的目的，如蓝色色块上面放置白色加粗字体；

23. 使用灰色色块进行对齐

当文字内容不规整，长短不一致时，为了达到对齐的效果，可以多使用灰色色块，可以达到稳定文字，对齐的效果；

Tips ：快速复制的方法，按住Ctrl + Shift，然后上下或者左右拖动鼠标即可复制；

24. 降噪原则

一、每页PPT 的颜色尽量少，纯色不要超过3种，多使用单色和灰色；

二、文字少而简，尽量精炼，1行少换行

三、图片少而精，1页尽量1张图片；

25. PPT演示注意事项

一、演示指示

二、放映快捷键

三、放大工具

四、视图模式

26. 演示指示及快捷键

通过光圈替代激光笔，设置方法：控制面板——硬件和声音——鼠标——指针选项——当按Ctrl 键时显示指针的位置；

另外，在播放模式下需要通过鼠标框选某些重要内容时，可以通过快捷键Ctrl + P（pen ）将鼠标变为画笔，然后就可以通过鼠标框选内容了；如果想擦除某些内容，可以通过快捷键Ctrl + E（erase ）将鼠标变为橡皮擦，如果想要退出鼠标编辑模式，可以通过按ESC 键退出； 此外，通过按住Ctrl 键和鼠标左键可以打开电子校编功能，屏幕上会出现一个红色光点； 另外，如果想要保存当前界面，但是暂时又不想将内容呈现出来，可以在演示模式下点击W 设置为白屏，或者点击B 设置为黑屏，也可以通过按逗号和句号来实现该功能，按任意键即可退出；

27. 放大工具

可以使用ZoomIt 这个小工具，默认快捷键是Ctrl + 1，如果想在放大的同时还能正常进

行操作，可以使用快捷键Ctrl + 4，想要退出再按一遍此快捷键即可；

28. 演示者视图模式

由于PPT 中不能呈现大堆文字，但是又记不住这么多内容时，可以将这些内容设置为PPT 备注，在演示者模式中自己可以观看到，但是观众看不到。

设置方法：

一、 首先，必须得插上投影线才能进行设置；在电脑桌面点击鼠标右键，选择屏幕

分辨率，在多显示器一栏选择扩展这些显示，再点击应用和确定即可；

二、 在幻灯片下方添加备注内容；

三、 点击幻灯片放映——设置幻灯片放映——多监视器，选择监视器2并勾选显示

演示者视图即可；

29. 对PPT 进行高效管理

包括加密保护、体积瘦身、提取素材三个方面的内容：

一、加密保护：

点击文件——信息——保护演示文稿——用密码进行加密，如果想要取消密码，也是选择用密码进行加密，将密码设置为空即可；

二、体积瘦身：

PPT 中图片体积过大是造成PPT 文件过大的主因，因此需要对图片进行瘦身，双击某张图片，点击压缩图片，在压缩选项中勾选上图片的裁剪区域，但不要勾选仅用于此图片就可以了；

另外，也可以通过第三方工具进行压缩，可以使用PPTminimizer 工具进行文件压缩；

三、提取素材：

前面已经有提到，这里不赘述了；

30. 创建和打印PPT 讲义

打印PPT 的方法，点击文件——打印——设置——整页幻灯片进行选择，可以决定每页打印多少张幻灯片；

创建讲义：点击文件——保存并发送——创建讲义，选择word 版式和粘贴类型后，点击确定即可；

31. 动画特效

动画特效包括图表擦除动画、走马灯动画、倒计时钟动画、电影胶卷动画等内容；

32. 图表擦除动画

新建一个图表，点击动画——动画窗格，然后点击添加动画按钮，选择擦除，然后再选择该特效下的效果选项按钮，选择图表动画，选择组合动画中的对应选项即可实现相应的擦除效果了；

33. 走马灯动画

点击插入——图片，然后选中该图片，调整尺寸和位置后，选中该图片，点击动画——飞入——效果选项，选择飞入的方向，然后点击添加动画——放大/缩小，然后将开始旁边的单击时改为与上一动画同时；此时有两种动画特效，两者的持续时间是不一致的，可以通过点击相关动画特效子菜单中的计时按钮修改动画持续时间；

然后需要修改退出动画效果，选择动画——添加动画——退出——飞出，然后点击效果选项，选择飞出方向，最后选择添加动画——放大/缩小，然后将开始旁边的单击时改为与上一动画同时，也要修改它们的持续时间，两者保存一致，最后修改最后一个动画子菜单中的效果选项——尺寸，选择缩放的比例，例如原来是100%，放大后变为150%，然后缩小68%左右就变为原始尺寸了，点击回车键方能生效；

可以通过动画刷将动画效果应用到其他图片上去，插入一张新的图片，点击有动画效果的图片——动画——动画刷——再点击新图片就可以了，为了保证连续性，需要将新插入图片的第一个特效设置为与上一动画同时；

34. 倒计时与电影动画效果

一、倒计时制作方法：

第一步：时针背景制作

点击插入——形状，选择矩形，制作一个垂直方向的细长矩形，然后复制一份，其中一个填充上其他颜色，另一个填充上与背景色相同的颜色（或者无颜色），同时设置为无线条，然后将这个两个图形首位对接进行组合，选择动画——动画窗格——添加动画——强调——陀螺旋，然后选择该动画特效的下拉菜单中的计时——重复——直到幻灯片末尾，同时设计为上一动画之后，设置就完成了，然后可以选择一个圆形，以矩形的长度为圆形的半径，设置好该页PPT 的背景色，该圆形的填充颜色设置为无，然后将前面组合好的矩形放在圆中合适的位置就可以了；

第二步：倒计时时间制作

点击插入——形状，选择圆形，选中该图形，鼠标右键选择——设置形状格式，然后设置填充——无填充，设置线条颜色，选择合适的线条及颜色、透明度等，然后选择设置线型，选择合适的宽度和复合类型；

然后再点击选中图形，鼠标右键选择——编辑文字，填写上数字5，调整字体大小和颜色；然后选中数字，点击动画——动画窗格——添加动画，分别添加出现进入时的出

现动画，以及退出时的消失动画，出现和消失动画都设置与上一动画同时，持续时间0.5秒，延迟为0；设置完成后，按住Ctrl + Shift键，然后用鼠标拖动进行复制4份，将数字分别修改为4、3、2、1，然后将这5个图形全部框选住，点击开始——排列——对齐，分别设置左右居中和上下居中；再点击动画——动画窗格设置动画参数，分别调整每个动画的延迟为0,0.5,1,1.5,2,2.5,3,3.5,4,4.5，这样就完成了倒计时时间的制作。

最后将第二步中的倒计时时间效果剪切到背景制作中的陀螺旋动画组合PPT 那页，放在一起即可，注意：倒计时时间效果的动画需要放在陀螺旋动画之后；

二、电影动画效果制作

新建一张幻灯片，设置背景为灰色，然后将幻灯片缩小至原来的一半，然后点击插入——形状，选择直角矩形，拖动鼠标，建立一个长度大约为幻灯片长度的两倍的矩形再幻灯片上部，然后填充为黑色，胶带就做好了；

然后点击插入——形状，选择圆角矩形，调整其大小，是其宽度小于胶带宽度，同时设置其填充色为白色，设置线条为无线条，然后将其放置到胶带上，按住Ctrl + Shift 键，横向拖动鼠标进行批量复制，使其填满整个胶带即可；

然后选中所有的胶片，点击开始——排列——对齐——横向分布，调整好间距即可，然后框选住胶带和胶片，然后点击动画——添加动画——其他动作路径——向左，然后点击动画小菜单，设置效果选项，将平滑开始和平滑结束的时间都设置为0，在计时菜单中选择重复——直到幻灯片末尾，在开始菜单中选择上一动画之后，如果播放速度较慢，可以通过点击胶片上的红绿箭头中的红色箭头，按住Shift 键和鼠标左键拖动至第一个胶片，然后再设置下计时——期间——非常慢（5秒）即可；做好一个之后，按住Ctrl + Shift键进行复制，复制一个放到屏幕下方，设置其开始选项为与上一动画同时即可。

最后，将上面的时针效果放到电影效果中来，将时针的陀螺旋动画的开始菜单设置为与上一个动画同时即可，这样就完成了；