浅谈档案管理工作新特点
【摘要】随着社会发展的多元化和现代化，新事物不断涌现，作为历史真实记录的档案和档案工作，也在发生着与时俱进的变化。一方面，这些变化是受社会大环境的影响所产生的，另一方面，这些变化也是档案及档案管理工作主动适应新环境的表现。日前，笔者所在单位正在努力创建“档案科学化管理省示范级档案室”，这是在新形势下对档案工作提出的较高标准。结合新的工作要求以及工作中的感受，笔者简单总结出几点眼下档案工作所表现出来的特点。 【关键词】档案管理；数字化；多元化；保密性 中图分类号：G27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）09-072-01 一、档案管理逐步实现数字化、虚拟化 所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子设备将馆藏档案资料转化为电子文件。“虚拟”传递即指信息脱离其所依附的物质载体在网络上任意流动。数字技术的出现，为档案管理实现虚拟化创造了基础。如果把全世界的档案信息都并入互联网，从一定意义上说，档案资源可以无限扩大，远至大洋彼岸，近到同城邻里，都可以在极短的时间里查到所需要的信息资料，从根本上解决了传统档案管理的难题，而且具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。如今在不少领域，文件均已实现网上收发和传输，传统的物理形式的档案资料将更多的被电子文件所替代，由此带来的直接影响就是无纸化办公时代的到来。这是科技发展给办公方式带来的变革，同时也是档案管理向信息化迈进的基础。 档案无纸化把档案资料从传统的物理载体中释放出来，而虚拟化则为“去纸化”的档案传输创造了条件。随着人们对信息检索需求的不断提高，档案管理虚拟化可以通过网络互联大幅增加馆藏，丰富档案资源，这将直接增强档案的利用价值。 二、档案管理呈现实现多元化、智能化 随着新技术的发展，档案资源的载体已呈现多样化，除传统的纸质、图片、胶卷等载体外，已出现了光盘、磁盘等为载体的电子文件和数码音像制品。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化，传统的档案管理模式和检索方式已不能适应形势发展的要求，因此，档案管理设备必须首先实现现代化。 计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用，将使档案的管理模式实现自动化、智能化。在新的管理模式下，将实现文档一体化，所有的档案信息都会被计算机自动接收，并按照设定的程序自动地进行分类归档。实现档案管理自动化、智能化，不仅使传统的靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅的档案管理模式成为历史，使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，而且将极大提高档案基础工作效率，更加有效地发挥档案信息服务社会的功能。 三、档案管理将加强保密性、产权性 根据内容的不同，档案资料有着不同的保密等级。在传统的档案管理模式下，保密工作相对较容易实现，但是在档案管理虚拟化、电子化的趋势下，档案资料的开放性将空前加强，这对保密工作提出了新的课题。但是可以肯定的是，但这绝对不意味着档案资料的保密性将降低，恰恰相反，保密性将得到更多的保障。随着计算机技术和网络技术的发展，如密码技术的深化、语音识别、指纹识别技术的应用，将使文件资料的安全保密性大大提高。而电子文件签署技术的应用，实现了对电子文件资料真伪的标注，这一技术的发展应用，也在一定程度上为那些具有经济价值的档案资料强化了知识产权的归属，进一步提高了档案资料的保密性。 四、档案管理将实现社会化、市场化 其一，档案资源实行市场化管理，有利于档案“共存共享”的实现。档案资料是社会发展的“记录仪”，有着“鉴往知来”、服务当代、惠及后世的重要价值，是不能再生的信息资源。实行档案资源市场化管理，能有效地增强人们保护档案的意识，完善档案共享机制，实现档案的真正价值。其二，档案资源实行市场化管理，有利于档案的开发利用。档案信息资源是反映历史的一面“镜子”，其有效地开发利用，有助于人们“鉴古知今”。其三，档案资源实行市场化管理，有利于档案事业的健康发展。一方面档案数据库需得到社会的支持，将社会各行各业的档案信息汇拢起来，不断充实和丰富库存资源；另一方面，社会各界也需要得到档案数据库的支持，为其提供方方面面原始的翔实资料。二者的相互依赖的关系，为档案资源实行市场化管理提供了客观条件，可以为解决档案经费不足的困难开拓出一条新路。 总之，随着现代科学技术的进步，实现档案管理信息化和现代化已是必然的发展趋势。因此，每一位档案工作者都要有紧迫感，努力学习和掌握现代科学知识，把档案管理提升到一个全新的水平。