公文处理程序若干规定

公文处理程序若干规定（暂行）

第一章 总 则

第一条 为做好公文处理工作，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，依照《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》，特制定本规定。

第二条 市城市管理委员会（行政执法局）公文，是指在委党组和行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理，是指公文的办理、管理、整理（立卷）等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。公文处理必须严格执行国家保密法规和有关规定。

第四条 委政治处和办公室是公文处理的管理机构，主管城管委的公文处理工作并指导基层单位的公文处理工作。

第二章 公文种类

第五条 市城市管理委员会（行政执法局）公文分为党务公文和政务公文。党务、宣传教育、文明创建、社会治安综合治理等全委性业务通常按照党务公文办理，凡行政性工作均应按照政务公文办理，难以明确区分时依照上级公文类别及管理关系确定。

第六条 适用于党务公文种类主要有：

1．决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。

2．决定 用于对重要事项做出决策和安排。

3．指示 用于对下级部门布臵工作，提出开展工作原则和要求。

4．意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。

5．通知 用于发布党内规定、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布要求下级部门办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

6．通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

7．报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

8．请示 用于向上级机关请求指示、批准。

9．批复 用于答复下级部门的请示。

10．规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

11．函 用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

12．会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。

第七条 适用于政务公文的种类主要有：

1．决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级不适当的决定事项。

2．通告：适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。

3．通知：适用于批准下级部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

4．通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

5．报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

6．请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

7．批复：适用于答复下级部门的请示事项。

8．意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

9．函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

10．会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第八条 公文一般由秘密等级和保存期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印发数量等部分组成。

第九条 公文的书面格式是公文书面项目的结合，包括文头部分、行文部分和文尾部分。

第十条 文头部分一般由版头、发文字号、横间隔线、密级、紧急程度和签发人姓名组成。

1．版头是发文单位的标志，用红色套印。版头的结构方式一般由发文单位全称或规范化简称加“文件”

构成。版头根据文件主送单位关系，通常分为上行文、平行文和下行文三种。

2．发文字号由发文单位代字、年份和顺序号三部分组成。发文字号用3号仿宋体字；年份应使用六角括号“„‟”标全称；序号不编虚位。城市管理委员会（行政执法局）党务文件的发文字号由委政治处统一规定，政务文件的发文字号由委办公室统一规定。

3．横间隔线是在发文字号之下，公文标题之上的一条红色横线，它将文头部分与行文部分隔开，使公文眉目清晰。

4．紧急程度标注在公文首页图文区左上角密级和保密期限之下。内容紧急的公文，根据其紧急程度，分别注明“急”、“特急”。

5．签发人是最终审定并签署印发的领导人。上报的公文，应在公文首页横间隔线上方，发文字号右侧，标注签发人姓名。“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标识。

第十一条 行文部分一般由公文标题、主送单位、正文、附件标注、成文时间和印章组成。除标题外，一般为仿宋3号字。

1．公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，由发文单位名称、事由和文种三要素构成。在某些情况下可省略发文单位名称或事由，也可同时省略发文单位和事由，但文种不能省略。标题文字排列要醒目、美观、科学，断句处要保持词意完整。公文标题中除法规规章名称加书名号外，一般不使用标点符

号。公文标题一般用用2号小标宋体字。

2．主送单位是行文的对象，是办理或答复公文的单位。主送单位根据行文的需要，确定写一个或多个。主送单位一般标注在标题之下，正文之前，提行顶格书写。通常用3号仿宋体字（以下未加说明者均为3号仿宋体字）。

3．正文是公文的核心部分。行文的原因、要达到的目的、周知的事项以及具体要求，都通过正文来表达、阐述。

4．附件标注是对附件名称和件数的说明。公文如有附件，就要在正文之后注明附件名称、顺序和件数。

5．成文时间一般以单位负责人签发的时间为准；会议通过的公文，以会议通过的时间为准；联合行文以最后一个单位负责人的签发时间为准。

6．印章是公文生效的凭证。公文除“会议纪要”外，均应加盖公章。印章要端正、清晰地盖在发文单位和成文时间上，要求上不压正文，下要骑年盖月。

第十二条 文尾部分一般由发文范围、主题词、抄送单位和印刷版记组成。

1．主题词是反映公文核心内容的规范化名词或名词性词组。公文应标注主题词。上行文按照上级机关要求标注主题词。主题词用黑体字顶格排列。“主题词”一般用3号黑体字，词目用3号小标宋体字。

2．抄送单位是需要协助承办、执行或需要知晓公文内容的单位。现一律用“抄送”。抄送顺序排列，先排上级单位，依次排同级、下级和不相隶属单位。

3．印刷版记包括公文的印发单位、印发时间和印刷份数。印发由文印室承担。印发时间是文印室接到定稿后开始印刷的时间，印刷份数是公文印制的总数。

第十三条 市城市管理委员会（行政执法局）党政机关公文版头的主要形式及适用范围:

1．党务公文版头

（1）《中共乌鲁木齐市城市管理委员会（行政执法局）党组文件》：用于党组发布、传达贯彻党的方针、政策，做出重要工作部署，向上级机关报告、请示，批转下级机关的重要报告、请示，通知重要事项、任免干部。

（2）委纪检组、机关党委、委政治处对内对外正式公文可用《乌鲁木齐市城市管理委员会（行政执法局）文件》。

2．市城市管理委员会（行政执法局）政务公文版头

（1）《乌鲁木齐市城市管理委员文件》：用于以行政名义通知重要事项、安排工作，向上级机关报告、请示工作、专业技术职务聘任等。

（2）《乌鲁木齐市城市管理委员会（行政执法局）》函头：通常为信函格式，通常用于一般行文、会议纪要、一般函件，对不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，也可用于发布内部通知等。

第十四条 公文用纸格式

1．党务公文用纸幅面规格可采用16开型（长260

毫米，宽184毫米），也可采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。左侧装订。

2．行政公文用纸一般采用国际标准A4型或A3型。公文页边为：公文用纸天头37mm，公文用纸订口28mm，版心尺寸为156×225mm。

2．张贴性的公文，如通告、通报等公文的用纸，则根据实际需要来确定。

3．拟稿用的稿纸，其尺寸大小应与公文用纸的尺寸一致。

第十五条 公文印装格式

1．公文的书写、排版，一律从左至右横写、横排。

2．公文的书写、修改以及草拟、审核、签发，要使用蓝黑、碳素墨水，不得使用铅笔、圆珠笔、水彩笔和纯蓝墨水、红墨水。

3．公文的书写和排版，必须使用规范的简化汉字和法定的计量单位。

4．公文用宋体、仿宋体和黑体字印刷。

5．公文一般在左侧装订，不掉页。装订可采用钉装、胶粘。钉装可在公文左侧面正面平订或背脊骑马订，通常为两针装订，两钉钉锯外钉眼距书芯上下各1/4处。

第四章 行文规则及要求

第十六条 坚持非行文不可才行文的原则。行文应当确有必要，注重实用。行文必须从实际出发，要有需要解决的问题。

第十七条 行文关系应当按照各自隶属关系和职权

范围确定。对上级单位要用上行文，对所属的下级单位要用下行文，对同级单位和不相隶属的单位要用平行文。

第十八条 行文的事项必须在本单位的职权范围之内，不属于自己职权范围内的事项不要行文。

第十九条 市城市管理委员各内设机构除委政治处和委办公室外均不得对外正式行文。

第二十条 严格控制以委党组和委行政名义的发文。属于涉及城市管理委员全委性、方针政策性和重大问题的公文，以党组或行政名义行文。

第二十一条 属于各处（室）日常业务工作和职权范围内的事项，确需发文的，应由处（室）或者几个同级单位联合行文，可加盖处（室）印章，但必须在委办公室统一登记发文代字和报备或抄送，且此类发文范围仅限于城市管理委员会（行政执法局）内部有关处（室）基层单位。

第二十二条 要依据发文单位和主送单位的隶属关系、发文单位的职权范围、行文的目的和要求以及文种的适用范围，正确选用文种。

第二十三条 “请示”应当一事一请，一般只写一个主送机关。需要同时送其他单位的，应当是用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。不可发生一文向几个单位主送的现象。报告不得夹带请示事项。

第五章 发文办理

第二十四条 发文办理是指公文拟稿到发出和保管的整个运行过程。发文处理程序包括：交拟→拟稿→审核→签发→缮印→校对→用印→登记→分发→投送→立卷→归档→销毁等环节。

1．交拟是处（室）负责人将撰写公文的任务交给有关撰稿人员，包括指定作者和明确任务两项内容。交拟内容要尽量详细，要向撰稿人员交政策、交意图、交要求、交写法。

2．拟稿是关系公文质量优劣的关键性环节，要求内容准确、主题突出、观点鲜明、表达确切。草拟公文应当做到：

（1）符合国家法律法规及其他有关规定。

（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（3）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引用标题，后引发文字号。

（4）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。层数较少时可省去“（一）”。

（5）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

3．审核是对公文草稿的审查核对，其主要任务就是对拟出的文稿，从内容到形式上进行总的把关。凡是

以委党组或行政名义的行文，在送交委领导审批签发之前，均应送交委政治处或委办公室进行审核，并由委政治处或办公室及主办单位送委领导签发。审核的重点是：是否确需要行文，行文方式是否得当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

4．签发是单位领导对审核过的文稿进行最终审定并签署印发。草拟的文稿一经签发即成定稿。签发文稿按归口签发的原则进行。一般来说，涉及全委性的文稿，或者经过会议讨论通过的文稿，通常由主管领导签发。对于未经委政治处或委办公室审核而直接送委领导的文稿，委领导一般不应签发，防止造成文稿“倒流”。主管领导在发文单上填写的签发意见应当明确，并应签署姓名和时间。签发完毕后，委政治处或委办公室工作人员应当进行发文登记和发文编号。

5．校对是保证公文文字准确，避免出现错漏的重要环节。公文正式印制前，办公室应当进行复核，其重点是：审批签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按照程序复审。

6．缮印是根据主管领导签发后的定稿，经过缮写或印制成正式文本。缮印要忠于定稿，印制格式要规范，力求公文外观形式端庄、美观、大方。

7．用印是指在制成的公文落款处加盖发文单位的印章。

8．发文登记是对准备发出的公文进行统一登记，

以便对发文进行清点、统计、控制、查找和回收。发文登记的项目要完整、准确。

9．分发是依照发文的范围，对印制后的公文点份、写封、装封和加封。向外发出的涉密公文除了要封口之外，还要密封。

10．投送是通过一定形式，将公文送到受文单位。投送要准确、及时、安全，要严格履行登记手续。涉密公文应通过机要部门投送。上报的公文应通过市政府OA专网传输。

11．立卷是各处（室）根据立卷的分工将处理完毕的具有查考和保存价值的公文，按照它们之间的联系组成案卷。立卷要遵循公文形成的规律，保持公文之间的历史联系，便于保管、查找和利用的原则。立卷前，应参照归档范围，将需要归档的公文收集齐全。立卷要按公文的共同特征，适当照顾公文的不同保存价值组卷，并编排页号，填写卷内目录，拟写案卷标题等，经检查、装订后，向档案室移交立卷。

12．归档是将一年来立成的所有案卷移交给委办公室的档案部门集中保管。归档要按照文件材料立卷归档制度的有关要求进行，并认真履行手续。归档一般在次年4月底以前完成。

13．销毁是对没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准后，定期销毁。销毁涉及国家秘密的公文要履行严格的登记和批准手续，到保密委指定地点销毁，并由两人以上进行监销。

第二十五条 城市管理委员会（行政执法局）管理委

内部发文单位代字及归属范围：

1．乌城市管理委员会（行政执法局）党：为委党组对内、对外正式公文。

2．乌城市管理委员会（行政执法局）发：为委行政对上级机关的正式公文。

3．乌城市管理委员会（行政执法局）通：为委行政对下级单位和处（室）的正式公文。

4．乌城市管理委员会（行政执法局）政函：是委面向市属平级单位或不相隶属单位商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的正式公文。

5、乌城市管理委员会（行政执法局）纪：为委纪检组对内、对外正式公文。

6、乌城市管理委员会（行政执法局）政：为委政治处、委机关党委对内、对外正式公文

第二十六条 公文拟稿、签发、编号要符合下列规定：

1.拟稿：除综合性事务可由办公室文秘人员拟稿外，其它行政业务文件通常由主管的业务部门拟稿。

2．会签：上行文通常由委主管领导签署，下行文或平行文通常由文件业务直接相关部门负责人审核，报分管领导签署。

3．发文字号在领导签发后由办公室核稿分配，同时进行用号登记。

第六章 收文办理

第二十七条 收文办理是指对收进的公文进行办理

和保管的整个过程。收文处理程序包括签收→拆封→登记→筛选→分发→传阅→拟办→批办→承办→催办、查办→办复→立卷→归档→销毁等环节。

1．签收是收到公文后在对方送件登记簿上签署姓名和时间。党内文件、行政系统的公文以及参加会议带回的文件材料统一由委办公室签收。

2．拆封是办公室工作人员特有的职责，除被授权外，其他人员一律不得擅自拆封。对拆封后取出的公文要仔细清点。

3．收文登记是对收到的公文，按照一定的要求进行编号，并记录公文的来源、时间、标题、去向和处理结果的工作。登记可采取簿册式登记、卡片式登记、微机登记。登记时要逐项填写项目，防止出现漏登、重登和跳号现象。收文登记后，要在公文右上角加盖收文章。

4．筛选是对收文进行鉴别和归类。通过筛选将重要的公文，分别缓急先后送领导阅读，要注意减轻领导人的阅文负担，提高工作效率。

5．分发是将筛选后的公文分别送有关领导人、有关处（室）或承办人员。分发要保证主要领导、主管领导和主办处（室）的需要优先分发。对于不能确定承办处（室）或单位的公文，应按领导的批示意见分发。

6．传阅是办公室人员组织有关领导处（室）负责人或单位轮流阅读公文。对于平件一般采取轮辐式传阅法（分传）；对于急件、绝密件和密码电报采取专人送阅法。传阅公文要严格控制阅读范围。办公室工作人员在组织传阅过程中要勤送、勤取、勤催。

7．拟办是办公室负责人对收文进行阅读后，提出初步处理意见，供领导同志斟酌参考。拟办意见要准确可行、简明扼要，并填写在“收文处理单”的“拟办意见”栏内。

8．批办是单位领导人对收文如何办理做出批示意见。批办意见要明确提出处理的原则和方法，明确指定承办部门或承办人，并签署姓名和时间。批办意见要填写在“收文处理单”的“批办意见”栏内。需要由两个以上部门办理的应当明确主办部门。

9．承办是有关部门工作人员，根据领导的批办意见，按照来文的内容和要求，具体办理和执行来文精神。承办要落实责任、分清主次先后。对于需要几个单位会办的公文，主办单位要主动牵头，做好协商工作，协办单位要积极配合。

10．催办、查办是办公室工作人员对需要办理答复的公文，根据缓急情况和承办时限的要求，对承办单位及时进行督促、检查。催办、查办要注重实效，在落实上下功夫，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

11．办复是在办理完毕后，将承办情况和结果及时向批示领导人和来文单位答复。需要办复的公文，无论上级、下级，还是平级和不相隶属单位的，都应做到件件有着落，事事有结果。办复后，承办者应将办复的结果、办复的形式及办复人的姓名、办复时间填写在“收文处理单”的“处理结果”栏内。

第七章 公文归档与管理

第二十八条 公文办理完毕后，应当根据城市管理委员会（行政执法局）管理委《档案管理暂行办法》及时整理（立卷）、归档。归档范围的公文应当在规定期限内向档案管理部门移交。个人不得保存应当归档的公文。

第二十九条 公文由委办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。一定时期后，对不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准后可以按规定程序销毁。

第三十条 部门合并时，全部公文应随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按照有关规定移交档案管理部门。

第三十一条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 附 则

第三十二条 发文登记薄及公文监督管理由委办公室、委政治处负责。

第三十三条 本规定由委办公室同政治处负责解释。

第三十四条 本规定自发布之日起实行