董事长室秘书工作职责
董事长室秘书工作职责
一、办公室内务
1 、办公环境：明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无
文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐
1）每天准时上班；
2）开窗通风；
3）清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次；
4）清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草；
5）为董事长备好茶水；
6）每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等；
7）及时清理办公、生活垃圾；
8）每月鱼缸换水一次。
2 、文件管理：流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范
1）对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理；
2）外来红头文件：
及时收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录；
3）内部红头文件：
作好收文记录并放置在待处理文件夹内；
4）外来公函、通知及文字资料：
及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理；
5）内部通知、公司各部门（单位）递交报告：
及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理；
7）重要的和紧急的文件，须提醒董事长。
8）每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记
记录。
9）根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于
查阅。
10）每天将董事长看的报纸送董事长办公桌；
11）董事长在公司期间，每天早上开启电脑，并确保电脑、网络
正常；
12）检查董事长的名片，及时叫品牌部制作；
13）对董事长收到的名片，及时整理，并建立电子档案；
14）收集与公司相关的行业信息、政策动态、资料文件，并及时
送董事长阅；
15）对有关公司的报道、文章、广告、软文进行收集，整理归档。
二、文字工作
1、起草董事长的讲话发言稿；
2、起草董事长接受采访、参加活动的发言稿；
3、起草董事长参加人大、协会、党派及有关组织活动的讲话稿；
4、起草董事长署名发表的有关文稿。
三、商旅工作
1、掌握董事长的会谈、会务安排，为董事长接见访客做好预约
工作；
2、安排商务旅行，做好车辆、酒店、机票等预定工作；
3、随同董事长出差，做好生活、安全、工作等服务工作；
4、出差结束后，做好出差总结、费用报销等工作。
四、来宾接待
彬彬有礼 热情接待
1、笑脸相迎，茶水相待；
2、询问来宾情况、来访目的、有无预约并索要名片；
4、及时向董事长请示；
5、按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）；
6、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是
否客餐、宴请；
五、会务服务
准备充分、安排周全、接待周到、组织完善
1）会议议程的拟定；
2）确定与会人员；
3）会议通知起草和发送；
4）会议文件的准备；
5）会议场所的确认及会场布置；
6）会议签到及记录；
7）与会人员的接待工作。
8）会议期间的服务。
六、完成董事长交代的其他事宜。查催董事长所需的有关文件报
表；协助董事长追踪、查催各单位应办事项。