企业费用管理需求报告

企业费用管理系统 用户需求说明书

编写： 审核： 批准： 受控状态： 发布版次：2.0 编号：

日期：2009-6-18 日期： 日期： 是 日期：

目录

1

概述........................................................................................................................................................ 4 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

目的 ............................................................................................................................................... 4 背景 ............................................................................................................................................... 4 范围 ............................................................................................................................................... 4 术语定义 ....................................................................................................................................... 4 参考资料 ....................................................................................................................................... 5 任务概述 ....................................................................................................................................... 5

1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.7

目标 . ...................................................................................................................................... 5 用户的特点 ........................................................................................................................... 6 假定和约束 ........................................................................................................................... 6

运行环境 ....................................................................................................................................... 7

1.7.1 1.7.2 1.7.3 1.7.4 2

软件环境 ............................................................................................................................... 7 硬件环境 ............................................................................................................................... 7 接口 . ...................................................................................................................................... 8 控制 . ...................................................................................................................................... 8

需求规定 ........................................................................................................................................... 8 2.1 2.2

对功能的需求 ....................................................................................................................... 8 对非功能性的需求 ..............................................................................................................15

附录 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 17

1 概述

1.1 目的

本说明书目的在于明确说明系统需求，界定系统实现功能的范围，指导系统设计以及编码。

本说明书的预期读者为：用户代表、项目组成员。

1.2 背景

a) 拟开发的软件系统的名称为：企业费用管理系统。 b) 本项目以中国内资企业的一般费用管理制度为依据。

c) 本系统为一个独立运行的系统，暂不考虑和其它系统的连接关系。

1.3 范围

本系统的目标是管理企业费用的计划和使用过程。 系统包括企业的费用预算和报销两项基本管理工作；

系统包括为了开展上述工作而作的组织结构设置、费用体系设置、管理角色设置、审批体系设置。

系统还包括为了监控、分析各项基本管理工作而编制的各项统计报表。

1.4 术语定义

【费用】本文中，费用指企业生产经营活动中产生的各项费用。例如人员工资、福利费、办公费、差旅费等管理费用，又如原材料采购、仓库租赁等生产费用。

【预算】用数字编制未来某一个时期的计划，也指经企业决策部门批准的企业在一定时期的收支预计。企业的各项支出只能在预算范围内审批，有利于控制企业的费用支出。在本系统中，预算仅指在支出预算。

【报销】指个人因处理公司的事务或受公司指派执行公司的某项公务而发生的费用，由经办人或申请人按公司的规定，依据业务发生的原始单据(发票) 向公司报销费用，领取现金或银行存款的一项经济活动。

【审批】指预算和报销中的审核、批准操作。审批控制操作时，一般由费用发生部门业务人员提出申请，经有关管理人员审批后执行。审批一般遵循归口分级管理原则。

【归口管理】即按照管理职能安排企业内部各部门、各单位在期间费用上的权责制，调动各部门、各单位管理好相关费用的积 极性。比如，管理费用主要由行政管理部门管理，销售费用由销售部门管理， 财务费用由财务部门管理，进货费用由进货部门管理，进一步说，管理费用的报销事项要由行政主管领导批准、销售费用的报销事项要由销售主管领导批准。 【分级管理】各管理部门应当根据各项费用的具体情况，将费用控制责任层 层分解，层层落实，让归口管理部门的所属单位和个人都对相关费用控制和管理负 有责任，从而加强对费用的控制。比如，销售部经理 负责确认销售费用的发生情况属实，销售总监负责确认销售费用的发生是必要的，财务经理负责确认每一笔报销是在预算范围内的支出。

【统一管理】财务部门作为综合管理部门，应对费用进行统一管理。所有预算由财务部统一初审。所有费用开支都由财务部门统一办理报销手续。

1.5 参考资料

a) 01 - 某单位《成本费用管理办法》 b) 02 - 某单位《费用支出管理规定》规定 c) 03 – 某单位《企业的费用支出管理》规定

1.6 任务概述

1.6.1 目标

本项开发任务拟建立一套简单、易用的企业费用管理系统，用来支撑公司的费用管理工作。

本软件将作为一款独立的软件，实现企业费用管理的各项功能。

1.6.2 用户的特点

用户是一家典型的高科技产品生产企业。

本软件的最终用户是公司的全体工作员工，他们都受过电脑使用的培训，能够熟练地使用网页浏览器、输入和处理各种文字信息。

公司有专职网络管理员，可以对操作系统和常用软件进行维护，解决常见的配置问题。 本系统将7×24小时运行，未来3年内的同时在线人数预计不会超过100人。 公司的组织结构图及用户角色如下：

1.6.3 假定和约束

软件需于公司成立五周年前一周开发完成、测试完毕并上线运行。

软件运行于公司局域网上，但出差在外的员工可通过VPN 虚拟专网连入公司进行使用操作。

1.7 运行环境

1.7.1 软件环境

1.7.2 硬件环境

列出运行该软件所需要的硬设备。说明其中的新型设备及其专门功能，包括：

a) 处理器型号及内存容量；

b) 外存容量、联机或脱机、媒体及其存储格式，设备的型号及数量； c) 输入及输出设备的型号和数量，联机或脱机； d) 数据通信设备的型号和数量； e) 功能键及其他专用硬件

1.7.3 接口

本软件没有同其他软件之间的接口和数据通信协议。

1.7.4 控制

本软件将通过Web 服务器提供服务 。Web 服务器应当能够开机自动启动。

2需求规定

2.1对功能的需求

本系统对各项费用的发生，按照有计划（预算）、有审批的原则进行控制管理。

2.1.1系统功能层次模块图

根据企业的费用管理制度，费用实行先计划、后执行的管理办法，就是先编报预算、再报销支出，因此形成预算管理模块、报销管理模块。

预算和报销针对的是特定的费用项目、有不同的企业人员参与执行、审批流程也需要实现指定，因此系统必须具备一个维护模块。

企业管理中，审批人和申请者之间具有两种主要的关系。一是行政管理关系，例如部门经理是部门职员的行政主管，总经理是公司全体职员的行政主管； 二是业务管理关系，例如会计管理全部员工和部门的资金账务信息、仓库管理员集中存放、保管全体职员采购回来的物品。第一种关系用组织结

构来表示，第二种关系可以概括为角色。因此，系统管理模块应当具有组织结构维护子模块、角色维护子模块。

企业中发生的费用，一般都要统一命名、定义，以便全体员工使用相同的 名称来表示相同的意思。因此系统管理模块要有一个费用项目维护子模块。

费用审批工作要使用规定好的流程来控制。不同时期、不同费用，会有不同的适用的审批流程。对这些审批流程进行增加、暂时停用、恢复使用的操作，集中在一个流程维护子模块进行管理。

作为一个管理系统，需要一个统计分析模块来汇总管理费用发生情况。

2.1.2系统管理模块的功能描述

2.1.2.1安全管理子模块

用户使用系统的功能前，必须登录。

系统的管理员使用专用的账号”admin ”进行登录，其它用户由系统管理员在组织结构维护子模块中添加。

管理员和登录的普通用户都可以修改自己的密码。 只有管理员可以使用系统管理中的维护模块。 用户登录后可以执行退出系统操作。

2.1.2.2角色维护子模块

角色是对相同的工作岗位上处理事务的人员的概括，例如文秘、会计、库管、销售总监等。

系统只登记和费用管理有关的业务角色，例如“会计”通常是必须的一个角色，而“仓库管理员”则未必。如果有某个办公用品采购报销之类的流程要求仓库管理员进行入库审核，则要登记“仓库管理员”这个角色，否则就不必登记该角色。

角色应当具有角色编号、角色名称。 数据示例：

2.1.2.3组织结构维护子模块

企业由人员构成，人员按部门组织。

企业具有职员名册，应当登记人员的编号、姓名、业务角色。一个职员最多具有一

个角色。

企业具有多个部门。大型企业的部门划分可能是多级的。本系统只需登记一级部

门，一级部门下直接登记全部下属职员。

在形式上，可以设立一个部门“总经办”，在其中登记管理公司领导。

系统应当能够登记公司下属的各个部门，能够处理部门增减变化的情况。

应当登记各部门的编号、名称、部门负责人。部门负责人从员工名册中选择，可以

随时更换。部门编号在登记之后不得修改。

部门下属员工从职员名册中选择。一个职员只能属于一个部门。

2.1.3.4费用项目维护子模块

系统应当能够登记、修改和删除费用项目，例如水电费、差旅费等。费用项目登记的属性包括：费用项目编号、费用名称。

常见费用项目如下：

日常开支方面有：小额辅料、办公用品、办公室水电费、通讯费、汽油费、行车停车费、业务招待费、差旅费、办公费、快递费等。

生产开支方面有：原材料、辅料、厂房设备维修保养、生产用水电费、运费、广告费、推广费、渠道费等。

工资方面有：计时工资、计件工资、奖金、工资性津贴和补贴、加班工资等。

固定资产方面有：生产设备购置费；非生产设备购置费。

2.1.2.5审批流程维护子模块

企业的预算、报销等审批流程是丰富而多变的。系统应当能够增加、删除流程。

常见流程举例：办公用品报销、小额差旅费报销、大额差旅费报销、小额业务费报销、大额业务费报销、其他日常开支报销、固定资产报销、工资福利发放。

一个办公用品报销的流程例子如下：

开始→入库审核(库管员) →预算合规性审核(财务经理) →总经理审核（总经理）→ 结束 流程定义的属性应当包括：

【流程编号】自动生成的一个编号。

【流程名称】概括流程任务的极短文字，例如差旅费报销。

【流程描述文件】用技术性语言描述的流程节点和流转规则，通常是一个XML 文

件。

流程实际执行的时候，还应当包括下列属性：

【流程实例号】用来表示一个在执行的流程的编号，通常是自动生成的。

【执行状态】具有下列状态：

-1代表已取消

0代表已建立；

1代表执行中；

2代表执行完。

关于流程描述文件，使用专门的桌面应用工具进行设计。

企业费用管理有关的流程，应当能够和一个预算申请或者报销申请对应，在流程流转过程中，要能够查询到这个预算申请或者报销申请的详细资料，至少应当包括：

【申请人】提交申请、发起这项费用审批流程的人。

【费用项目表】实际审批时可含1个或多个费用项目，每一个费用项目含费用项目

编号、金额、凭证粘贴单号、用途说明。

【费用总额】根据费用项目的金额自动汇总的结果。

【资金用途】使用资金的工程项目的代号或者业务活动的名称。

【备注信息】启动流程时输入的说明信息。

2.1.3审批流程执行模块的功能描述

审批流程执行模块用来实例化并执行定义好的审批流程。

执行模块关注于流程的节点管理、转移条件判断和用户分配，是通用的技术性工

作。执行模块独立于具体业务数据和业务模块。

可以使用通用、标准化的流程引擎来实现流程执行。

2.1.4预算管理模块的功能描述

2.1.4.1预算录入子模块

预算录入是将计划申请的费用项目录入电脑。

使用预算单元对预算费用进行统合管理。预算单元可以是单个工程项目，可以是某

类业务工作，也可以是公司日常开支或工资福利等。预算单元下面才有费用项目。

系统应当能够增减预算单元，能够修改预算单元的名称。预算单元具有是否经过审

批的属性，新录入的预算单元是“未经审批”的。

系统应当能够在预算单元下增减费用项目、修改费用项目的属性。费用项目的属性

有：编号、名称、金额。

2.1.4.2预算审批子模块

对于预算内容，使用统一的审批流程进行审批。

审批模块应当从已经定义好的流程中，选择适合于做预算审批的流程，来对录入的

预算进行审批。

审批通过后应将预算单元标记“审批通过”的。

2.1.4.3预算查询子模块

对于已经入库的预算，提供查询功能。

2.1.5报销管理模块的功能描述

2.1.5.1报销申请子模块

一次报销只能对应于一个预算单元。若报销申请页面上费用项目是空的，可以选择

或更换预算单元，若已经增添了费用项目，则不能再更换预算单元。

可以从对应的预算单元下，选择任意的费用项目添加到报销表中。同一代码的费用

项目可以反复出现在报销表中。

报销申请应当具有下列属性：报销人、费用发生的日期、备注信息、合计金额。

每一项费用应当有对应的金额、用途说明、凭证粘贴单号。

填写报销申请时，还应当选择适宜审批本次报销的流程。

本子模块搜集到的数据，将存入数据库中。

新提交的报销申请，处于“未经审批”状态。

2.1.5.2报销审批子模块

对于报销内容，使用报销人选择的审批流程进行审批。

审批通过的报销，应设置为“审批通过”状态。

2.1.6统计分析模块的功能描述

系统应当实现下列固定报表。

1， 预算清单

详细列出指定时间范围内的所有预算单元，每一个预算单元下面列出费用项目

及其详细信息。

2， 报销清单

详细列出指定时间范围内的所有报销单，每个报销单下面列出费用项目及其详

细信息。

3， 报销总表

列出指定时间范围内的全部预算单元及其报销金额，汇总出报销总额。

报表应当支持下面几种组织方式：

预算单元-月份：纵向行为预算单元，横向列为月份（以下类推）；

预算单元-年份；

预算单元-部门；

部门-月份；

部门-年份。

2.2对非功能性的需求

2.2.1对性能的规定

2.2.1.1精度

本系统中，货币的计量单位为人民币元，货币的精度为人民币分，也就是小数点后2位。

2.2.1.2时间特性要求

一般页面的响应时间小于5秒，统计页面响应时间小于15秒。

2.2.1.3灵活性

无要求。

2.2.2输人输出要求

支持中文输入输出。

2.2.3数据管理能力要求

无特定要求。

2.2.4故障处理要求

无特定要求。

2.2.5其他专门要求

无特定要求等。

附录:

需求分析的附录中包含该系统的数据字典（DD ）（或者用例模型）和数据流图（DFD ），顶层的数据流图按功能进行分解，至少分解到第一层的数据流图。