归档文件整理规则
归档文件整理规则(DA/T22-2000)
发布时间:10-07-23
为加快档案管理现代化步伐,适应机关办公自动化需要,提高全省机关档案工作水平,根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》(DA/T22-2000),特制定本细则。
本细则适用于我省各级机关、团体和其他社会组织的归档文件整理工作。
本细则所称归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
一、整理原则
归档文件整理应当遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用的原则。
二、质量要求
1、归档文件应收集齐全完整。
2、凡破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
3、整理归档文件所使用的纸张、书写出材料、装订材料及装具等应符合档案保护要求。
三、整理方法
(一)装订
1、归档文件按件进行装订。“件”是归档文件整理的基本单位。
每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件。
各种报表、名册、图册、书刊等一册(本)为一件。
来文(或去文)与复文可为一件,其中外机关的来文与本机关的复文作为一件,本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以作为一件(指第二年六月份之前来了复文的),也可以各为一件(指第二年六月份还没有复文的)。
简报一期一件,会议文件每份文件为一件,会议记录原则上一次会议记录为一件,也可一本(册)为一件。
重要文件(如法律、法规等)须保留历次修改稿的,其正本为一件,历次稿(包括定稿)为一件。
2、装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文(或去文)在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,其它文字文
本在后。
3、永久、长期保管的档案必须去掉金属物,短期保管的档案可保持原装订方式。对于已装订成册不便拆钉的刊物、书籍等,可不拆钉重装。
4、装订时,装具一般使用薄型斜口无酸纸封套,特别厚的档案可用无酸纸档案袋。亦可根据本单位实际情况,在符合档案保护条件的前提下,采用其他办法。
(二)分类
归档文件一般采用“年度—机构(问题)—保管期限”的三级分类方法进行分类;档案数量比较少、内设机构简单的机关可按“年度—保管期限”两级分类方法。同一单位采用的分类方法要保持前后一致,相对稳定。
区分年度时,按文件形成的年度区分。跨年度的会议文件,归入闭幕年。来文与复文跨年度并作为一件时,放在复文年。
(三)排列
归档文件的排列在同一保管期限下(即分类方案的最低一级类目内)进行,同一保管期限的文件,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。短期保管的文件可按办理
完毕、归档的先后顺序排列。
(四)编号
归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号。并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章的位置不限于首页右上角,首页上端空白处都可以。
归档章设置的必备项目:全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号,编号时必须填写。设置的选择项目:机构(问题),采用“年度—保管期限”两级分类的单位,不需填写此项。
归档章各项目的填写方法:
1、全宗号:同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号。
2、年度:填写文件的形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如“1999”。
3、保管期限:标注归档文件保管期限简称。永久为“永”,长期为“长”,短期为“短”。
4、室编件号:归档文件在同一保管期限(即分类方案的最低一级类目)内的排列顺序号。
一般规定各单位同一年度里、同一机构(问题)(采用两级分类方法的单位,没有此项)、同一保管期限下从“1”开始逐件编流水号。永久保管文件较少的单位,永久和长期保管的档案可从“1”开始混编成
一个流水号,编号时,永久集中在前,长期在后。
5、馆编件号:按进馆要求编注。
6、机构(问题):按组织机构分类的,填写形成或承办该文件的组织机构全称,如机构名称太长,可使用机构内部规范的简称。按问题分类的,直接填写问题的类名。
(五)编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
归档文件目录的项目有:件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。
归档文件目录各项目的具体填写方法:
1、件号:填写室编件号。
2、责任者:填写文件的署名者或发文机关。责任者全称过长,可写通用的简称。
3、文号:填写文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度(用六角括号括入)、顺序号三部分组成。
4、题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,应自拟标题,自拟标题外加方括号。
5、日期:填写文件的形成时间。以8位阿拉伯数字标注年月日,如“19990528”。
6、页数:填写每一件归档文件的总页数,文件中有文字、图表的页面为一页,空白页不计数。
7、备注:填写归档文件的变化情况及其他有必要说明的问题。
归档文件目录应装订成册,一般一年一本。归档文件目录封面可设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)等项目。
归档文件的检索标识项目为:“全宗号—年度—机构(问题)—保管期限—件号”。
(六)装盒
1、装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目的过程。档案盒应采用无酸纸制作,统一由档案行政管理部门监制。
2、档案盒封面项目仅有:全宗名称。
档案盒盒脊项目包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号。档案盒脊项目可根据档案盒摆放方式的不同(横放或竖放)设置在底边或侧边。
3、档案盒封面及盒脊项目的填写:
全宗号:当地国家综合档案馆给立档单位的编号。 年度:归档文件材料的形成年度。
保管期限:填写盒内文件所属保管期限,用汉字全(简)称表示。
机构(问题):填写分类方案中相应的机构(问题)的类目名。
盒号:指档案盒的排列顺序号,机关档案室不用填写盒号,在档案移交进馆时按进馆要求填写。如果档案室认为有必要填写盒号,可用铅笔填写。 起止件号:填写盒内档案的起始和终止件号,即盒内排列在最前面的第一份文件和最后一份文件的件号,中间用“—”号连接。
4、盒内备考表及填写:备考表置于全盒文件末尾,每个档案盒必须放置。备考表用来说明盒内文件状况。备考表项目包括:盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期。
盒内文件情况说明:填写盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人:填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。 检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日期:填写归档文件整理完毕的日期。