商贸企业店铺备用金管理制度
备用金管理使用项目
一、项目范围：
适用于公司内部涉及使用备用金业务的管理及相关人员。
二、项目内容描述：
2.1为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本
制度；
2.2备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式
借用的款项；
2.3实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率；
2.4本制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求；
三、预期项目业务结果：
3.1通过执行此项目文件，规范公司备用金使用过程中的工作细则，有效控制与监督外
部现金使用；
3.2确保所有备用金付款都在预算内，保证资金的计划性，提高资金使用效率；
3.3确保所有备用金都在公司规定限额内，并及时清账，控制资金风险；
四、执行时间：
本项目自签发之日起长期有效，以后定期对改进情况进行数据分析对比，完成该项
目的升级工作。
五、项目责任部门： 序号
1 部门名称 部门领导 职能描述 对整个项目进行监
控 直接责任人 出纳 职责描述 各部门备用金做好
登记与核算 备注 财务管理部 财务经理
备用金使用
部门 2 对该部门备用金实部门主管 施监管 严格执行备用金使借款人 用管理要求，及时
清账
六、下发级别：
全体公司员工。
第一节 备用金及借款管理规定
一、备用金：
为了保证日常临零支付而单独储备的现金。备用金主要使用部门为营运部各直营店铺
及商超店铺；
二、备用金的定额标准、借支、归还手续：
1）各使用部门备用金定额标准：根据使用部门的经营面积及费用使用控制标准进行分
配，通过各部门领导及公司总经理决策制定；
2)借支：使用部门按照备用金额定额标准向部门领导提交《借款申请表》申请签名—部
门营运督导审核—区域经理审批—财务经理审批—分管领导审批—至财务部出纳处
填写《借支单》，出纳根据已审批的《借款申请表》现金支付或打款支付；
3）归还：借款人归还现款或以报销费用抵冲或工资奖金中内扣—出纳收款归还《借支
单》还款收据联；
注：出纳在收到还款后，开据还款收据，双方在收据联上签字并将红联交换于借款
人。
4）《借支单》填写说明：财务人员根据实际需要向借款人发放《借支单》，借款人
按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额
等事项，填写和审核无误后方能办理付款手续。
第二节 备用金保管和使用规定
一、 备用金保管：
1）借支备用金人员属于备用金经管人员，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的
收据、发票以及各种报销凭证，并详细在《备用金登记簿》记录各种零星支出。
2）备用金经管人员对备用金支出、找零必需确保人民币的真实性；《备用金登记簿》必
需做到日清日结，不得账款不同步，更不得私自挪用，一经发现按50元/次进行处
罚；金额涉及较大，性质恶劣作开除处理。
3）借用备用金的人员应及时清账报销，以保证本月度备用金正常使用；营运部、财务
部及总经理巡店时及时进行核查。
4）离职及转职人员借用备用金，交接时必需重新办理清账及借款手续；月度及年度备
用金额度发生变动时亦重新进行办理。
二、 备用金使用说明：
1） 备用金必需严格按照公司规定进行使用，不得转借他人、私自挪用，所有备用金费
用支出使用，必需口头报当地区域主管同意后方可使用；办理前提必需保证在本月保
证金正常周转范围内方可执行；
2） 各使用部门每月10日、20日、30日进行一次费用呈递报销，经各级领导审核签字无
误后在下个周期循环时进行统一划拨；费用支出较少者可两个旬期进行一次周转，周
转报销资料必需随同其他文件单据一同寄往，不得单独邮寄增加额外费用；
3） 一班制借款人请假或两班制借款人交接班，必需与对班人进行备用金交接，双方在《备
用金登记簿》上签字确认；
4） 金额在100元以上必需报部门经理同意；金额在300元以内必需经总经理同意；超额
300元以外不得挪用备用金，必需另行借支或支款申请支付；
第三节 其他
一、 附件及其他：
附件一：《备用金登记簿》统一用软皮笔记本进行登记；笔记本登记表格内容如下： 日期 费用内容 收入金额 支出金额 本日结存 交接签字 12月 上月结存 500 12月1日 备用金报销款打入 500 1000 12月1日 快递资料至公司 10 990 12月1日 早班交接 990 李* 王*
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附件二：《借款申请表》《支款申请表》
借款申请表 借款部门
借款人
借款金额（小写）借款原因
部门主管审批
部门经理审批
财务经理审批
分管领导审批
出纳经办情况 借款单位 借款人身份证号 借款金额（大写） 签名： 时间： 签名： 时间： 签名： 时间： 签名： 时间： 签名： 时间：
支款申请表 支款部门
支款人
借款金额（小写）支款原因
部门主管审批
部门经理审批
财务经理审批
分管领导审批
出纳经办情况
支款单位 支款人身份证号 支款金额（大写） 签名： 时间： 签名： 时间： 签名： 时间： 签名： 时间： 签名： 时间：