图书馆管理的重要内容--时间管理

图书馆管理的重要内容－时间管理

尹鸿博

时间是图书馆系统的构成要素之一，是图书馆管理的一个重要对象。时间反映为速度和效率。一个高效能的管理系统，必须考虑如何充分利用时间，以便在尽可能短的时间内干更多的事情，使人力、物力、财力在一定时间内充分得到利用。

1时间在图书馆工作中的意义

时间是客观事物存在的普遍形式，是指物质运动的顺序性、间隔性和持续性。任何事物的存在都是具有时间性的，任何物质的运动都是一个过程。时间表示一个事物与另一个事物，一个过程与另一个过程出现的先后顺序。时间是人类的特殊资源。

图书馆不是从来就有的，它的存在在时间的长河里只是短暂的一瞬间。人类在有了文字记载以后，继而有了典籍，有了保存图书的地方，产生了图书馆的萌芽。只是在近代，图书馆向社会公众开放，才产生了真正意义上的图书馆－一个保存图书并向社会传递信息的系统。

图书馆的存在和发展是沿着时间轴指示的方向前进的。因此，从时间这个角度研究图书馆管理，具有独特的、不可替代的作用。

效率的核心问题是时间问题，时间是构成效率的重要因素。一般认为效率等于价值与时间之比，效率的高低就是看其单位时间里创造的价值是多少。

早在１９１３年，列宁曾经盛赞纽约公共图书馆在７分钟内可以使读者借到书。可见列宁是以“时间”这个标准来评价图书馆管理水平的。〔１〕

印度图书馆学家阮冈纳赞１９３１年在他著名的“图书馆学五原则”中，将“节约读者时间”列为其中一个重要的原则。显然，阮冈纳赞同样把“时间”作为衡量图书馆管理成效的重要标准。〔２〕

2图书馆时间管理的必要性

时间管理是实现图书馆全面管理的必要条件。加强图书馆时间管理是为了克服时间的浪费现象，充分利用时间资源。提高图书馆系统的工效。为了减少图书馆活动的时耗，提高文献信息的传递速度。

加强图书馆时间管理，将收到两个方面的效果：一是提高工作效率；二是节省读者时间。通过对图书馆时间分配、利用和控制，可以调节图书馆活动中人与时间的关系。

3图书馆时间管理的任务、内容和原则

3.1 图书馆时间管理的任务，是加强时间的运筹和控制，科学地安排时间，普及时间的科学知识，合理利用时间。改革不合理的工作方式和浪费时间的现象，大量节约时间，采用现代化手段，提高单位时间利用率。

3.2图书馆时间管理的主要内容有：3.2.1作息时间与开放时间的管理。开馆时间要适应读者的需要，体现出“服务至上”。3.2.2工时的合理安排。包括三个方面：①时间在各个部门的合理分配，主要体现在各个部门的人员及工作时间的

分配。②要计算全馆工作人员总数及能够提供的工作时间总量，还要考虑设备的先进程度。③根据到馆读者的多少，进行人员和时间的调节。3.2.3对个人时间的安排。有效地利用时间，主要通过启发教育和定额管理等形式。3.2.4借书期限的确定与管理。

3.3 加强图书馆时间管理要遵循以下原则:3.3.1系统管理原则。把图书馆作为一个开放的系统进行控制，运用信息反馈进行指挥。3.3.2分秒必争的原则。

3.3.3面向未来的原则。对图书馆的前途与发展要有预见性。3.3.4实现全员管理的原则。3.3.5质量至上的原则。时间与质量相结合，才能产生效率。质量低劣，必然是时间的浪费。当然，质量高而费时过多，也不能算高效率。

4图书馆时间管理的方法

4.1网络计算技术。这是一种工作计划管理的科学方法，组成工作系统的先后顺序，通过网络图的形式，对整个系统进行全面规划，并进行协调，对资源能够合理安排利用，达到资源消耗最低。4.2 Ａ、Ｂ、Ｃ控制法。将一天应该处理而又无法处理完的问题，先列出来，然后根据轻重缓急分为Ａ、Ｂ、Ｃ三类。Ａ是最重要的，必须当天办理。Ｂ次之。Ｃ可以缓一缓到明天。首先完成Ａ类和Ｂ类工作，如有变化，可适当做些调整，这样可以突出工作中的重点。4.3零值散用法。根据时间长短合理安排活动的内容。4.4集零为整法。将许多零星的时间集中起来，完成一项工作任务。4.5时间激励法。对提前、超额完成任务的人，可让其自由支配一些时间。4.6定额管理法。科学的劳动组织的一个主要任务，就是制定劳动定额。也就是规定制作一份产品所付出的劳动或在一个单位时间内的产品产量的定额。规定在某种组织现有技术条件下，应完成指定的工作量。 “为了计划工作量的规模，计算劳动强度，完成工作的时耗，以及在图书馆各部门需要配备工作人员的名额，必须制定劳动定额。定额可以加强社会主义劳动纪律（每一个工作人员都应该知道到什么时间应该完成多少任务）。促使工作人员提高业务水平。以缩短落后者与先进者之间的差距。把定额与实际付出的时间加以比较，可以判断出工作安排的合理程度，判断出完成这类工作时劳动生产率的水平。因此，在排除工作中不必要的、陈旧的东西时，定额还起着促使工作合理化的作用。没有定额，不可能开展提高劳动生产率的竞赛。”〔３〕

列宁认为实现劳动定额，其中包括办公室的工作，有很重要的意义。他写道：“我认为，我们应该制定文牍工作的规范，然后在各地推行，这是最重要的。......主要的是定员定额（做某种工作需要多少人）。”〔４〕

图书馆有很多工作具有创造性、研究性和教育性（如和读者座谈、举办讲座、开设文献检索课、编写图书评介、编制二次、三次文献，制定阅读计划、解答书目咨询、提供文献资料等等）。这些工作很难提出直接的定额。还有很多工作，由于情况不同，很难符合统一的标准。譬如，目标明确的图书检索和目标不明的图书检索，要求馆员作不同的努力。到离借书处很近的书架取书和到书库尽头书架上取书，所费的时间就不相同。有些图书馆，特别是那些小型图书馆，往往没有详细分工。一个图书馆员，一天之内常常要完成许多性质不同的工作，并且经常从一种工作改做另一种工作。因此，很难规定出一个统一的、合乎科学的定额。只能根据图书馆的类型与大小来划分，在实验的基础上定出大体上的定额和各种分项定额。

按照分散的程度，定额可分为几种：①分项定额。例如为某些分散作业规定用时的作业定额。②组合定额。几道衔接的作业或组合成一个工序的时间定额。③综合定额。指的是完成一系列衔接的工序或整个一个周期（如加工一本书、为

一个读者服务）所需时间的定额。大型图书馆因为分工很细，往往采用分项定额。中小型图书馆则是采用组合定额和综合定额。

也可用下列概念来区分定额：①时间定额。是指为举办一项活动（图书展览、读者会议等）所规定的时间、完成一道工序（借出一本书、加工一本书等等）、或是完成一次作业（盖馆藏章、财产登记等等）的规定时间。②工作量定额。是指在一个单位时间里（一分钟、一小时、一个工作日）内，必须作出的成品的数量或完成的作业。知道时间定额，就可以计算出工作量定额。反之，知道工作量定额，也可以计算出时间定额。当计算完成一种工作的时间时，可用时间定额，如布置一次陈列为３小时。如果一次作业用时需要用秒来计算，则采取工作量定额更有表达力。如一小时应盖馆藏章１８０个，一小时应给著者号９０个等等。 5当前图书馆时间管理所面临的问题

5.1时间观念差。图书馆较之企业由于没有经济效益的核算，没有风险的压力，因此，从整体上看，时间观念还很淡漠。

5.2劳动定额不够科学、合理。有的定额过于宽泛、不具体，失去了约束力。有的定额过于拔高，使人无所适从，失去了实用性，最终得不到实行。

5.3劳动分工不尽完善。有的环节劳动量过重，有的环节则过轻。有的环节人员过多，有的环节人员过少。

5.4用人方面还须注意用人所长，人尽其才。

总之，图书馆时间管理还有许多问题尚待研究和探索，不当之处请批评指正。 参考文献

〔１〕文化部图书馆事业管理局．列宁论图书馆事业[M]．北京：书目文献出版社，

１９８４：２３

〔２〕阮冈纳赞．图书馆学五定律[M]．北京：书目文献出版社，１９８８：２７

１～３０７

〔３〕福鲁明．图书馆的组织与管理[M]．北京：书目文献出版社，１９８５：３

６～５１，１５４～１５９

〔４〕列宁．列宁全集 第３６卷[M]．北京：人民出版社，1985：６０４