浅谈如何做好电子档案管理工作
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浅谈如何做好电子档案管理工作
作者:徐志红
来源:《城市建设理论研究》2013年第04期
摘要:随着科技发展,电子档案的形成已非常普遍,利用也更便利,如何维护电子档案的原始性、真实性和持久性是一个不断改进、创新的课题。
关键词:电子;档案;管理
Abstract: with the development of science and technology, the formation of the electronic file has been very common, also use more convenient, how to maintain electronic files of primitiveness, authenticity and persistence is a continuous improvement and innovation of the subject.
Keywords: electronic; File; management
中图分类号:G271文献标识码:A 文章编号:2095-2104(2013)
随着人类社会的不断进步和发展,电子计算机的普及对人类社会的各项活动产生了极其深远的影响,电子文件档案随之产生。电子文件的出现向传统的纸质文件和原有的档案管理模式提出了挑战,怎样进行电子文件归档工作、电子档案如何管理,已成为当今档案界同仁共同面临的课题。下面就此问题谈一点自己的看法。
一、充分认识电子文件、档案的特点,有的放矢
首先,我们要知道何为是电子文件、电子档案,电子文件是通过计算机进行操作、传输、存储等处理的文件,是能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码序列。电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
其次,我们要了解电子文件的特点。1、电子文件具有信息的非人工识读性;2、电子文件对计算机系统的依赖性;3、电子文件具有信息与载体之间的可分离性;4、电子文件局与信息的易变形;5、电子文件具有信息存储的高密度性;6、电子文件具有多种媒体的集成性(图形、图像、声音等);7、电子文件具有信息的可操作性;8、电子文件具有不稳定性、非永久性。
再有,对于一些较为特殊的电子档案,再必须以原始形成的格式进行还原显示时,还需保存对电子档案提供相应的支持软件、参数和其它相关数据。
任何电子文件、电子档案,当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录与存储载体后,就永远离不开这种技术和设备。