时间管理技能

时间管理技能

一、为什么需要时间管理 ............................................................................................................................ 1

（一）你需要时间管理吗？ .................................................................................................................... 2

（二）看看名人怎么说？ ........................................................................................................................ 2

二、时间与时间管理概述 ............................................................................................................................ 3

（一）时间概述 ........................................................................................................................................ 3

（二）时间管理概述 ................................................................................................................................ 4

三、什么时间总会在不经意间溜走............................................................................................................. 4

四、我们该怎样进行时间管理？ ................................................................................................................ 6

（一）勤恳/勤奋（DILIGENCE） ................................................................................................................ 6

（二）效率（EFFICIENCY） ........................................................................................................................ 9

（三）效能（EFFECTIVENESS） ................................................................................................................. 11

（四）时间管理的步骤推荐 .................................................................................................................. 12

一、为什么需要时间管理

【开篇阅读：死神的叹息】

这是在《终极突破》这本书里找到的一段文字：深夜，一个危重病人迎来了他生命中的最后一分钟，死神如期来到了他的身边。在此之前，死神的形象在他脑海中几次闪过。他对死神说：“再给我一分钟好么?”死神回答：“你要一分钟干什么?”他说：“我想利用这一分钟看一看天，看一看地。我想利用这一分钟想一想我的朋友和我的亲人。如果运气好的话，我还可以看到一朵绽开的花。”

死神说：“你的想法不错，但我不能答应。这一切都留了足够的时间让你去欣赏，你却没有像现在这样去珍惜，你看一下这份账单：在60年的生命中，你有三分之一的时间在睡觉；剩下的30多年里你经常拖延时间；曾经感叹时间太慢的次数达到了10000次，平均每天一次。上学时，你拖延完成家庭作业；成人后，你抽烟、喝酒、看电视，虚掷光阴。

我把你的时间明细账罗列如下：做事拖延的时间从青年到老年共耗去了36500个小时，折合1520天。做事有头无尾、马马虎虎，使得事情不断地要重做，浪费了大约300多天。因为无所事事，你经常发呆；你经常埋怨、责怪别人，找借口、找理由、推卸责任；你利用工作时间和同事侃大山，把工作丢到了一旁毫无顾忌；工作时间呼呼大睡，你还和无聊的人煲电话粥；你参加了无数次无所用心、懒散昏睡的会议，这使你睡眠远远超出了20年；你也组织了许多类似的无聊会议，使更多的人和你一样睡眠超标；还有，……”

说到这里，这个危重病人就断了气。死神叹了口气说：“如果你活着的时候能节约一分钟的话，你就能听完我给你记下的账单了。哎，真可惜，世人怎么都是这样，还等不到我动手就后悔死了。”

学完本课，你将得到的回报是：掌控你的生活，让每一天都不后悔。

让你避免成为这样的人：①忙个不停，价值不高；②列清单，忘记清单；③过于关心每一分钟。

（一）你需要时间管理吗？

下面用最简单的办法测试你对时间的掌控程度，你只需回答“Yes” Or “ No”。

1）如果没有完成你所希望做的工作，是否有负罪感？

2）即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到压力山大？

3）你有许多并不重要但长时间未处理的文件或邮件吗？

4）你常常不能集中精神来工作，常常在做重要工作时被打断吗？

5）你常常感觉有许多事情要做，但做起事情来又感觉效率低下吗？

6）你时常把工作推到最后一分钟，然后再很努力的去做完它们吗？

7）你感觉自己的工作落下了很多，总是很难在既定目标内完成。

8）你很想跟家人多呆一会儿，可你感觉根本就没有时间啊。

9）都没有时间和朋友聚一聚，感觉自己生活的圈子越来越小了。

10）你知道自己迫切需要提高，但总是无暇阅读与工作有关的书籍。

11）你没有开通微博，也不知道什么是微信，没有时间尝试新鲜事物，感觉自己凹凸了。

12）什么，你问我的业余爱好？我哪有时间去从事什么业余爱好，太奢侈了吧？

13）感觉自己没有在有限的时间里做自己应该做的事情，每一天都忙却忙的不是地方。

14）很想好好给自己放个假，但如果长休了一段时间，又会有负罪感。

15）你常常沉醉于过去的成功或失败之中，不敢想未来会怎样。

16）还记得自己的理想吗？或许自己的宏图大志等都只有在梦中实现了。

请数一数你回答为“Yes”的个数，如果：

 12-16个“Yes”，救命！你迫切需要学习时间管理的技能并付诸实施；

 8-11个“Yes”，当心！你需要重新审视你的时间管理方法了；

 4-7个“Yes”，可以！方向正确，但需要进一步提升；

 0-3个“Yes”，恭喜！保留并坚持你的方法。

如果我们的YES太多，概况一下，我们主要存在的就是以下两种情况：1）没有时间去做自己想要做的事情；2）不能在既定时间内完成既定目标。

然而，有人讲，“幸福，就是能够做自己想做的事情，成功，就是达到了自己预定的目标”。如果我们“没有时间去做自己想要做的事情、不能在既定时间内完成既定目标”，那么，可能我们离幸福和成功的标准还是有距离的。因此，我们需要时间管理！

（二）看看名人怎么说？

时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。（德鲁克）

人的一生两个最大的财富是：你的才华和你的时间。才华越来越多，但是时间越来越少，我们的一生可以说是用时间来换取才华。如果一天天过去了，我们的时间少了，而才华没有增加，那就是虚度了时光。所以，我们必须节省时间，有效率地使用时间。（李开复）

二、时间与时间管理概述

（一）时间概述

1、什么是时间？

【引例：一个意味深长的谜语】

法国思想家伏尔泰曾出过一个意味深长的谜：“世界上哪样东西最长又是最短的，最快又是最慢的，最能分割又是最广大的，最不受重视又是最值得惋惜的？没有它，什么事情都做不成；它使一切渺小的东西归于消灭，使一切伟大的东西生命不绝。”

这是什么？众说纷云，捉摸不透。有一名叫查第格的智者猜中了。他说：“最长的莫过于时间，因为它永远无穷无尽；最短的也莫过于时间，因为它使许多人的计划都来不及完成；对于在等待的人，时间最慢；对于在作乐的人，时间最快；它可以无穷无尽地扩展，也可以无限地分割；当时谁都不加重视，过后谁都表示惋惜；没有时间，什么事情都做不成；时间可以将一切不值得后世纪念的人和事从人们的心中抹去，时间能让所有不平凡的人和事永垂青史。”

时间到底是什么呢？时间对于不同的人有不同的意义。对于活着的人来说，时间是生命；对于商人来说，时间是金钱；对于做学问的人来说，时间是资源；对于无聊的人来说，时间是债务。对于绝大多数的人来说，时间就是财富，是人生最大的资本。哲学家说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”

【体会时间】

想要体会“一年”有多少价值，可以去问一个失败重修的学生；

想要体会“一月”有多少价值，可以去问一个不幸早产的母亲；

想要体会“一周”有多少价值，可以去问一个定期周刊的编辑；

想要体会“一天”有多少价值，可以去问“眼睛一闭一睁”的小沈阳；

想要体会“一小时”有多少价值，可以去问一对等待相聚的恋人；

想要体会“一分钟”有多少价值，可以去问一个错过火车的旅人；

想要体会“一秒钟”有多少价值，可以去问一个死里逃生的幸运儿；

想要体会“一毫秒”有多少价值，可以去问一个错失金牌的运动员。

2、时间的四项独特性

1）无法开源：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少。不论性别、职位、贫富，我们度过的每一年都有365 天，每一天都有24 个小时，所以我们无法开源。

2）无法节流：孔子说，“逝者如斯夫，不舍昼夜”。时间不像人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。所谓节约时间就是对时间的合理、充分的利用。

3）不可取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是不可取代的。（时间是不可复制的奢侈，人生的每一刹那都是唯一的！）

4）不可再生：陶渊明说，“盛年不重来，一日难再晨„„”，曾国藩也说，“天可补，海可填，南山可移。日月既往，不可复追”，时间一旦丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无法失而复得。

（二）时间管理概述

1、什么是时间管理

古人诗曰“海上生明月，天涯共此时。”，描绘了这样的意境：“一轮明月升起在海上，你我虽天各一方，却能共赏这共同的月亮。”而这句诗引申到本课中，其实，它反映了“时间对任何人都是公平的”的这个道理。时间就像水一样的，静静地流泻，她对每个人都是公平的，时间本身是没有任何问题的。那么，怎么去理解“时间管理（Time Management）”呢？

问题在于“时间是无始无终的，而每个人的生命却是有限的。”因此，时间管理的对象不是“时间”，而是每一个“使用时间的人”，其本质就是“自我管理”。另外，鲁迅先生说“时间是组成生命的材料”，那么，管理时间，也就是管理生命，即管理自我。

那么由此可以理解，所谓的时间管理，不是管理时间，而是基于时间的“无法开源、无法节流、不可取代、不可再生”等特性，去管理“自我对时间资源使用的方式、方法以及与时间对应的事项安排”，以求减少时间浪费，用最短的时间或在预定的时间内实现既定目标的行为。

2、四代时间管理理论

其实，有关时间管理的研究已有相当的历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命，再到信息革命一样，时间管理理论也可分为四代。

第一代的理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。第二代强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到计划的重要。第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。

这种做法有它可取的地方。但也有人发现，过分强调效率，把时间崩得死死的，反而会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是又有第四代的理论出现。与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。

本课程的时间管理理论就是目前的第四代管理理论，即以“人生规划”为核心内容，而时间管理是为了确保人生规划的顺利实施，此也为时间管理的根本目的。所以，当我们担心学习时间管理后，自己会为了提高效率而变成没有灵魂的机器人，那说明我们并没有真正明白时间管理的根本目的。时间管理只不过是让我们追求幸福生活，实现人生梦想的有效工具。

或者，更直观地说，时间管理给我们带来的最起码的好处就是，帮我们实现合理的生活——把我们原本在工作中浪费掉的时间用于享受其它的快乐。

三、什么时间总会在不经意间溜走

让我们来看看马经理的一天的活动：

让我们来仔细分析一下，马经理的时间为什么不够用？

 电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于马经理的事，有薪酬主管吗？  会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。

 上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性。

 喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇报，使自己成为下属任务的执行

者，大大浪费了自己的时间。

 对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。

 凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。

【警示：这些“时间杀手”是否就在你的身边？】

让我们来仔细分析一下，马经理的时间为什么不够用？

 电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于马经理的事，有薪酬主管吗？

 会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。

 上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性。

 喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇报，使自己成为下属任务的执行

者，大大浪费了自己的时间。

 对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。

 凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。

【警示：这些“时间杀手”是否就在你的身边？】

四、我们该怎样进行时间管理？

“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而出，但是我们做得究竟怎样呢？我们常常听到—— “我要是在大学多学点东西就好啦！”、“我应该少上网、少看电视，好好地约束自己，多读点书！”、 “时间根本不够用，公司股价节节下降，董事会和股东像一群蜜蜂一样叮得我满头包；同事间争权夺利，我总是担任和事佬的角色；家人总也见不到我，几乎把我登报作废！”

最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。每小时由60分钟组成，每分钟由60秒组成，24小时总计就是8.64万秒。我们将怎样面对这样的一笔财富呢？我们可以将这种情况设定为：“如果银行每天向你的帐号拨款8.64万元，你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。请问：你如何用这笔钱？”

那么，我想，我们首先就是要充分花掉这些钱，不能有一分钱的浪费；其次，我们希望利用这些钱，买的东西越多越好（便宜实惠）；再次，我们希望利用这些钱买的东西对我们越重要、越有利越好（钱花在刀刃上）。这三种情况充分结合起来，就使得这8.64万元产生了最大的经济效益！

类比到时间的使用上，我们的目的也是要让时间产生最大的效益，相应的方法就是：1、珍惜时间，充分利用时间，不要浪费（勤恳）；2、在一定的时间内尽可能做更多的事情（效率）；3、把时间花在刀刃上，做最应该做的是事情，做最有利的、最有效的事情（效能）。我们将效益和“勤恳、效率、效能”三个要素之间的关系用一个形象的公式可以表述为：效益=勤恳×效率×效能。

【效率、效能、效益】①效率（Efficiency）是指在单位时间里完成的工作量；②效能（Effectiveness）强调人的行为目的和手段方面的正确性与效果方面的有利性；③效益（Benefit）即效果与利益，是最终追求的结果。

故而，如何进行时间管理就可以落实到“勤恳、效率、效能”这三个要素身上。

（一）勤恳/勤奋（Diligence）

1、为什么需要勤恳

【懒惰的代价】住在田边的青蛙对住在路边的青蛙说：“你这里太危险，搬来跟我住吧！”路边的青蛙说：“我已经习惯了，懒得搬了。”几天后，田边的青蛙去探望路边的青蛙，却发现他已被车子压死，暴尸在马路上。

原来掌握命运的方法很简单，远离懒惰就可以了。“想一个人高兴就做梦，想一家人高兴就做饭，想一辈子高兴就做事。”

2、什么是勤恳

勤恳，就是要充分利用时间，不让时间白白流逝。耽误什么其实都可以不在乎，唯有时间我们耽误不起，耽误时间是最不好的事情，因为没有人可以让时间逆转。时间不等人，昨天已经成为历史，明天还遥不可知，而今天是一个礼物，所以英文把“现在”称为Present。上天赐给我们每一个人最丰盛的礼物就是“今天”，文嘉的《今日诗》告诫我们如何对待今天：今日复今日，今日何其

少！今日又不为，此事何时了！人生百年几今日，今日不为真可惜！若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。为君聊赋今日诗，努力请从今日始。

3、怎样才能唤醒勤恳的精神

我们认为，勤恳精神来源于二个方面：一是目标的牵引，二是危机感的推促。

1）目标的牵引

是谁叫醒了我们的灵魂？每天一觉醒来，我们的身体醒了，但灵魂未必能醒，能让灵魂苏醒的是目标。你看，在上班的路上，那些行色匆匆却格外精神抖擞的人，一定是心中树立了新目标的人。“第一流的人，没有时间可以像凡夫俗子一样浪费，他要以并不长的生命去完成许多一流的事（目标）”。目标是我们努力的依据，也是对我们的鞭策。目标给我们一个看得见的彼岸。随着我们实现这些目标，我们就会有成就感，我们的心态就会向着更积极主动的方向转变。因此，心中有目标，步伐更矫健，工作/学习更有激情，怎能不勤奋？

【思考】：

你成家了吗？你是否已经找到理想的意中人？你该怎样去完善自我才能达成所愿？

“面朝大海，春暖花开”，你是否想住上这样的别墅洋房？你需要为之努力打拼吗？

你挣钱的目标是多少？想和爱人每天数钱数到手抽筋吗？

2）危机感的推促

羚羊每天早上起来的时候就知道要比跑得最快的非洲豹跑得快，否则就会被吃掉；非洲豹每天早上起来就知道要比跑得最慢的羚羊要快，否则就会被饿死！可见，不管我们是强者还是弱者，都要努力去做到更好。这就是危机感，否则，对生活麻木不仁，安于现状，裹足不前，等待我们的是只有被淘汰的命运！自己放松一刻，成功就放松你一时。

勤恳来源于现实与目标之间深重的危机意识，“睡着了，你就会失败！”这是硅谷精神所传递的危机意识，是令人惊叹的硅谷不眠夜的形成原因。古有中国“头悬梁、锥刺股”以抗拒疲劳和睡意，今有硅谷“睡眠必然成为一种灾难”之惊世骇俗的惜时精神。在《不眠的硅谷》中这样描述道：在阳光灿烂的日子里，你很难看到有人在外面闲逛，也很难看到有人在午夜之前就上床睡觉。这些编程人员、软件开发人员、企业家及项目经理坚守“睡着了，你就会失败”的信条。凭着远大的理想，借助大杯的咖啡，他们会坐在发出融融光线的显示屏前一直工作到凌晨四、五点钟，有时甚至到六点，而不是舒舒服服地躺在床上。.

【思考】：

父母正慢慢老去，你有多久没有好好陪陪父母了？

你可曾想过，什么时候开始要好好报答父母的养育之恩？

如果，“而风不止，子欲养而亲不待”，那该怎么办？

你多久没有陪孩子玩耍了？你在孩子心目中形象是怎样的？

你的孩子会攀比吗？你可曾想过为孩子换个好点的学校？

你的职业技能是否足以应付这个充满竞争的社会？会不会人到中年还奔波在外辛苦打工？ 随着年龄的增长，你是做领导呢？还是一直从事基层的劳动？

4、怎样才能做到勤恳

世上有件可怕的事——别人都在努力，我却一直平凡。人生是选择出来的，当你选择打游戏看电影一小时，别人选择为自己努力一小时，别人已经先往成功多跑了一小时的路途。反之，如果我们勤恳不辍，每天比别人花更多的时间去工作、去学习，勤能补拙，我们也可以迎头赶上别人。那么我们怎样才能做到勤恳工作/勤奋学习？

首先，就是要自律。自律，简单地说就是自己管理自己，自己规范自己的行为，处处严格要求自己，自我克制，自我约束，其最高境界我们称之为“慎独”。从大的方面说，它是一个人思想品质的体现；从小的方面来说，它是对一个人意志力的考验。康德有一句名言：“头上星空，心中自律”，普劳图斯说过：“能主宰自己灵魂的人，将永远被称为征服者的征服者”，勃朗宁也说：“一个人一旦打响了征服自我的战斗，他便是值得称道的人”。有了自律的精神，就会非常珍惜时间，绝不会放纵自己去浪费时间。

易发久说：“人人崇尚自由，然而，自由的代价是自律。比如，别人在看电视、看电影的时候，你能否去工作？别人在娱乐的时候，你能否去学习？别人在睡懒觉的时候，你能不能早点起来？别人‘老婆孩子热炕头’，你是不是能忍受与家人暂时分开，去外地推销产品？别人在休息的时候，你能否去流汗？别人在享受生活的时候，你能否去冒些风险？这一切，就是你必须强迫自己付出的成功代价。”由此看来，自律是一个痛苦的过程。但是，本人认为，只有经历这些“苦行僧”式的自律，我们才有可能收获更惬意的自由和更自在的快乐。

其次，就是要告别惰性、立即行动，避免拖延。每个人都了解时间的可贵，却一直纵容自己的怠惰，时间就这样流逝。惰性是人的一种劣根性，是勤恳的天敌。惰性使人受害，却令人常常沉迷其中而无法自拔。当一个人有惰性心理时，做事就会迟迟不行动，一拖再拖。而人的计划、理想、抱负就在这拖拉中变成了泡影。一个人一旦贪图安逸，并积习成性，就会给生活学习和工作带来巨大的负面影响。

惰性最大的表现就是拖延、磨蹭。拖延是一种最危险的恶习，对每个渴望有所成就的人来说，拖延是最具破坏性的。粗略总结一下，拖延的危害主要有三点：一是不能保质保量地完成计划。拖延会造成“前磨蹭、后赶工”的前松后紧的局面，拖延不是让事情凭空消失，只会使普通的事情变成紧急的事情。未解决的事情也会衍生出更多、更艰难的问题，如果你要把一件容易的事情变得困难，只要一直拖延下去就可以了！二是拖延消磨了意志，使人丧失进取心。一旦开始遇事推拖，就很容易再次拖延，直到变成一种根深蒂固的习惯。拖延，只能让他人领先。任何憧憬、理想和计划，都会在拖延中落空。“最消磨意志、最摧毁创造力的事情，莫过于拥有梦想而不开始行动”。三是造成了无法估量的机会成本。拖延会延误时效和机会。机不可失，时不再来，一步落后，步步追赶，直至错失更多的机会！

为什么拖延总是让人欲罢不能？很显然，首当其冲的就是被惰性所禁锢，无法行动。惰性就像钢索一般，死死地捆住了我们的手脚。现实生活中的你，是否有这样的经历：当清晨的闹钟将你从睡梦中惊醒，想着该起床了，同时却又感受着被窝的温暖，一边不断地对自己说该起床了，一边又对自己说“再睡一会儿”，于是，接着又躺下去。二是源于目光的短浅，感觉未来的目标虽然很诱人，但毕竟遥不可及，还是眼前的快乐来的最实在，长此以往，就无法避免地堕落成为浑浑噩噩、混天了日、当一天和尚撞一天钟的那种人。这就是人们常常蹉跎光阴而又扼腕叹息的根源所在。心

之高远、志之凌云却耐不住秉烛之苦，身不由心、迷迷糊糊也就过了一生。三是源于意志的不坚定。如果我们缺乏对自己的严格要求，不能够坚守原来所定的时限，总是在想“今天实在太累了，明天再来做吧！”，事情自然就会被推延。作为80后，小时候印象最深的就是《明天还有明天的事》那篇课文，道理再明白不过了，事情越拖只会越多，这样计划就彻底被打乱了。文嘉的《明日歌》可谓振聋发聩：明日复明日，明日何其多，我生待明日，万事成蹉跎。世人若被明日累，春去秋来老将至。朝看水东流，暮看日西坠。百年明日能几何，请君听我明日歌。

时不我待，我们怎样才能摆脱拖延的恶习呢？其一，就是要做行动的巨人！行动，撬动梦想。说一尺、不如做一寸，想一丈、不如做一尺，任何事都立刻去做的人才是伟大的人。其二，不要被远大的目标所吓倒，要有愚公移山的精神。事情做一点就少一点，每天进步一点点，收获就在你眼前。记得小时候，望着前面大片大片的麦田，我说，“这么多的麦子什么时候才能割完啊？”，父亲用一句简短的俗语就回答了我，“眼是坏蛋，手是好汉”，其道理不言自明。其三，给自己一个限制，日事日毕、日清日新。每日不清，必然积累，积累就会拖延。拖延是存在于每个人潜意识中的，不要让它成为习惯。

【小技巧：应付拖延的招数】

1）制定完成期限

2）建立回馈制度

3）安排人监督你

4）趁早解决

5）把工作划分为几个小部分

6）现在就去做

再次，就要珍惜时间，避免浪费。所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。减少一分钟的浪费，就等于多一分钟可以利用的时间。为了能够节省下更多的时间，我们需要找出时间浪费的原因。浪费时间的原因有主观和客观两大方面。主观的原因就是由惰性而导致的拖延，客观的原因就是“等待”和“打扰”，它们都是无情的时间杀手。

不管你多么有效率，总是有人让你等待：你可能错过公车、地铁、飞机，碰上出其不意的中途休息；你也许已经尽可能地小心计划每一件事，但是你可能意外地被困在机场。这个时候，与其百无聊赖不如做点有意义的事，比如思考、做计划并用短笺记录、联系朋友、电话安排工作等等。

人在江湖，身不由己。被打扰，总是无可避免。我们所要追求的就是将被打扰的时间缩短，将其负面影响减至最少。这里面最主要的原则就是把握主动，主动拒绝或主动更改时间。一个人的时间有限，要脱离浪费时间的轮回，就要拿回你自己的时间主控权！不要害怕拒绝别人，要敢于say no。当别人了解你的原则，反而会更尊重你、更信任你。

（二）效率（Efficiency）

同样一件工作，为什么有的人要一天才能完成而别人只需要半天甚至一个小时就能完成？为什么有时候我们感觉自己天天忙碌，却似乎并没有忙出什么显著的成果，而工作总是裹足不前？在工作中，这些问题也许总是困扰着我们，久而久之，如果总是效率低下还会影响到我们的工作业绩。所以，提高工作效率是一个刻不容缓的问题。

效率就是单位时间内完成的工作量。据说，一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。生活或者工作，无论做什么都应当有较高的效率，这在无形中就可以延长时间，这是注重效率的好处。很多人都知道效率的重要性，但很多人也苦于无法提升效率。那么，如何才能更有效率？让我们一起来看下面这个案例：

【阅读材料：农妇的效率】在美国，有一个农庄，经统计发现其农作物的产出值达平均上限的二倍，这是令人难以置信的。有一位效率专家想去研究高效率原因，他千里迢迢来到这个农庄。看到一户农家，他就推门而入。发现有一位农妇，正在工作，她怎么工作呢？二只手打毛线，一只脚正推动着摇篮，摇篮里睡着一位刚出生不久的婴儿，另外一只脚在推动一个链条带动的搅拌器，嘴里哼着催眠曲，炉子上烧着有汽笛的水壶，耳朵注意听水有没有烧开。但是效率专家觉得很奇怪，为什么每隔一会儿，她就站起来，再重重地坐下去，这样一直地重复？效率专家再仔细一看，才发现这位农妇的坐垫，竟是一大袋必须重复压才会好吃的奶酪。因此效率专家说不必查了，他已经知道高效率的原因了。

1）第一次就把事情做好，这样才最有效率。

世界上最没有效率、最倒胃口的事情就是一件事情开始没有做好，被推倒重来。工作是很琐碎的，每一步都会牵涉到很多东西，一步不到位，将导致以后的步步不到位，最后当你看到漏洞无法弥补的时候，也就是自己被惩罚的时候。第一次就把事情做对、做好、做到位，是一个观念，也是一个良好的习惯。它会节省我们很多的人力、物力、财力，使我们少走很多不必要的弯路。

2）事不宜迟，速度制胜。

《孙子兵法》上说：“激水之疾，至于漂石者，势也”。速度能决定石头浮沉。面对“快鱼吃慢鱼”的时代，速度决定人生进退，速度决定事业成败。大浪淘沙，优胜劣汰，这是万古不变的道理。要在竞争中斩露头角，脱颖而出，只有你自己与时间赛跑，与对手赛跑，才有可能会赢。

3）统筹安排，提高效率。

我们都知道一个“先装石头还是先装沙子才能发挥罐子最大容量”的故事模型。类比到时间的统筹安排上，则就是利用大块的时间处理“大块”的事情，利用琐碎的时间处理琐碎的事情，利用等待的事件兼做别的事情（比如烧开水的工夫可以拍个黄瓜）。

4）整理整顿，快速定位。 克服办公桌杂乱和个人混乱。 5）选择效率高的工具。

在日常办公中，我们发现，Office2007可比Office2003提高工作效率约50%，而Office2010又比Office2007提高效率约50%或者更多，尤其是利用Powerpoint2010制作幻灯片，许多原本需要用平面设计软件来设计的效果，Powerpoint2010一键就可以解决。可见，想要工作更高效，不仅仅是改变工作方式，在一定程度上还依赖于选择更合适的工具。 （三）效能（Effectiveness）

事情太多、太杂怎么办？事情总也做不完怎么办？人的时间有限，无论怎么挤一天也不可能挤出25个小时出来。因此，有限的时间里，我们要做最能出效益的事！所以，我们做事情的标准，不是“某件事有没有意义”，而是“某件事是不是最有意义”。概况起来说，就是“要事第一”。我们根据事情的重要和紧急程度的不同，将事情划分成为四种类型（分别隶属于图示中坐标系上的每一个象限），并排定优先，以给予我们做事顺序的指导。

对上述四个象限的事情归类、事项举例及处理方法，我们按照处理的顺序概述如下： 1）重要而且紧急。包括与客户洽谈业务、设备发生故障致使生产停顿，重伤害急救，员工之间产生肌体冲突，停电，未按时交货、设备出故障、产品质量出现问题等。管理者对这类燃眉之急的事一般都不会马虎，必须花上整天的时间来处理，直到解决为止。

2）重要但不紧急。包括远景规划，制定革新，计划研究拟定，个人及部属管理技能提升，公关促进，问题检查与追踪，健康检查，产品创新，人才培养，组织协调等。这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做，但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要务。如果不在这类事务上花最多的时间，管理者就是“不务正业”。

3）紧急但不重要。包括批阅日常文件、不速之客到访，工作例会，接打电话等。这类事务也需要管理者赶快处理，但不宜花去过多的时间，最好是授权处理或另约时间。“时间管理的最高境界：只要我能找人去做的事情，我绝不会自己去做”。

4）不紧急也不重要。包括可不去的应酬、并不重要的电话或信件，自我干扰（如作白日梦/工作前先抽烟/先清理办公桌/阅读报刊杂志/上网看新闻等），冗长而无主题的会议等。对于这类事务，管理者可先想一想：“这件事如果根本不去理会它，会出现什么情况呢？”如果答案是“什么事都没发生。”那就应该立即停止做这些事。

【小技巧：目标ABC】

以“目标导向”而不是以“机会导向”来安排你的工作。在最有价值的那些项目旁边，标上大写的A 字，在稍低价值的项目旁边标上大写的B字，在价值最低的项目旁边标上C 字。A＝必须做的；B＝应该做的；C＝不值得做的。 （四）时间管理的步骤推荐

第一步 设定目标  没有目标就无法管理

 目标必须明确具体 第二步 优先排序

 先按重要性再按急迫性决定顺序  一天内2-3件要项 第三步 统筹安排

 提高时间的利用率——增加生命的宽度 第四步 每晚回顾

 检视自己的时间管理状况

 如不满意，可检讨自己的时间管理方法  发现问题后，及时进行调整