总经理秘书办公事务处理(基础)

总经理秘书办公事务处理

职位描述：

总经理秘书的服务对象分为直接对象和间接对象。直接对象就是总经理，间接对象是总经理管辖范围内或工作中涉及的各类人员。作为总经理的助手，总经理秘书应该成为总经理工作中的眼、耳、手、脚的向外延伸。也就是说，这个岗位需要及时地为总经理提供其工作所需的各种形式的服务，为其各项工作铺好道路、做好准备；为公司的各个部门提供力所能及的行政服务；联络、处理和协调组织内外人际关系，起到承上启下的沟通、反馈、协调作用。因此，总经理秘书的工作较前台文员、部门文员来说，工作更有难度、更具深度且工作技巧要求也更高。

岗位职责：

任务一：公司印信管理

步骤：

一、做好印章，介绍信的保管工作。

（定期对印章进行保养、介绍信使用时注意小

心撕取，避免缺页丢失。）

二、审核用印申请单及开具介绍信审批单。

（认真审核用印申请单的用印类别、用印申请人签

字、批准人签字以及介绍信审批单上的经办人签字、领导签字等重要信息。）

三、了解用印及开介绍信的内容和目的。 四、盖章，开出介绍信。

（在盖章时，印章盖在文末落款处，应上不压正文，下要“骑年盖月”，带有存根的公函，介绍信等用印时．除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章”，即印章盖在正本和存根连接处的骑缝线上，以备查考。）

五：保管好印，信使用申请单。 六：保存好印章，介绍信。

重难点：

一、印信的使用程序：

二：熟知用印申请单、介绍信审批单（如下）：

用印申请单

部门 用印类别 文字名称及说明 用印申请人（签字） 批准人（签字） 备注 部门 份数 介绍信内容 送往单位 领导（签字） 备注

申请日期 份数

年 月 日

介绍信审批单

申请日期 经办人

三：介绍信作废时应做到：应保留在介绍信本里，折叠起来，大“×” ，不能随便扔掉。

任务二：工作日志管理

步骤：

一、了解工作信息。 二、确定和补充信息。

（一般应在前一天时对总经理工作和活动信息进行确认，如有变化要修改、整理并通知相关部门、人员。）

三、正确填写输入信息。

（工作日志一般分为两种：手工日志和电子日志。为了便于管理和修改，一般先用电子日志编制，确定后可将其传给上司，也可根据需要打印出纸件。）

四、准确了解变化情况。 五、更新日志。 六、及时报告总经理。

七、做好有关善后工作。（更新日志的同时，还需要将变更后的信息及时通

知相关人员。）

重难点：

一、 认真完成总经理以及自己的工作日志（如下）：

总经理工作日志表

20___年___月____日 星期 ____

时间

内容 地点 备注

秘书工作日志表

20___年___月____日 星期 ____

时间

二、当工作日志有变化或调整时，应注意：

内容 地点 准备事项

备注

１〉安排的活动之间要留有１０分钟左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新添临时紧急的情况；

２〉遵循先重急后轻缓的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理

３〉确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如：通知对方，说明理由，防止误解等。

４〉检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上，不要漏记或忘记修改

任务三：重要客户接待

步骤：

一、弄清来访者身份。

（包括：身份、性别、职位，还应对其兴趣爱好方面

进行深入了解。）

二、确定接待规格。

（分为：高规格接待、低规格接待、对等接待，通常情况下使用对等接待的形式。）

三、报请上司批准。

（在制定对等接待规格下的接待计划时，要注意参照公司惯例，安排总经理对等规格的会议、用餐、住宿、活动标准。）

四、获取对方认可。 五、拟定接待工作计划。

（内容包括：1.拟定接待日程安排；2.安排食宿；3.列支接待经费）

六、与本单位相关部门沟通。 七、与来访客户沟通情况。 八、报请总经理审批。

九、实施接待活动。 （内容包括：1.迎接客户；2.安排会见会谈；

3.安排参观活动；4.安排娱乐互动； 5.馈赠礼物； 6.送别客户）

重难点：

一、接待时注意事项：

确定的因素：双方关系，突然变化，参照以前 计划内容：规格，日程安排，经费预算，工作人员

工作程序：了解背景，草拟计划，沟通情况，报请审批

二、 做好接待人员安排

三、食宿安排：重点考虑客户的食宿标准、饮食习惯、住宿要求及提出的其他需

求，并于客户及时协调沟通后方能却后确定。 四、参观活动：要事先与参观路线中涉及的各部门提前沟通，以保障在参观过程

中客户接待工作的良好衔接。 五、娱乐活动的安排：如果来访客户的时间充裕，可与对方沟通协商，安排对方

参加一些本地风景名胜的游览活动，以尽地主之谊。 六、 馈赠礼物细节及注意事项：

１．买好了礼物之后，要把上面粘贴的价格标签撕掉。 ２．馈赠的礼物需要包装。

３．选择礼物包装纸时，可忽略上面的花纹，字及颜色。 ４．不要在业务洽谈开始阶段就送礼。

５．馈赠的礼品最好在上面印上自己单位的名称。

七、接待相关礼仪：

（１）用车的礼仪：小轿车接主宾，其他人可乘坐大轿车（人多时用）或

小轿车（人少时用） （２）团体见面的礼仪：

一般在机场或车站迎接来访团体时，主人一方应先自我介绍，因为知道要接待的是谁，而客人一方往往不清楚来迎接者为何人。由主人的秘书或主陪人为客人介绍自己方面的人，从主人方身份最高者开始依次介绍；然后客人一方的秘书或主宾把自己一方的人介绍给主人。见到客人后，主人一方应该主动伸手握手，向客人表示欢迎。

（3）馈赠礼品的礼仪：1.注意送礼和受礼的礼节

2.选择礼品的注意事项：①与受礼者的关系；

②明确送礼的原因； ③了解受礼者的特点； ④经济方面的限定

任务四：商务活动安排

步骤：

１．明确商务旅行的目的和主要内容 ２．拟定商务旅行计划

（拟定几套方案，供上司选择）

３．制定旅程表

（旅程表的内容一般比旅行计划更详细； 1.安排日程时，在时间上要适当留有余地；

2.要将每日的日程表打印出来，并按时间顺序进行编号，供上司使用；

3.旅程表一般一式三份（有时更多），一份存档，一份给上司及其家属，秘书自留一份。）

４．办理商务旅行手续

（内容包括：1.撰写出国申请；2.办理护照和签证；

3.办理“黄皮书”；4.办理出境登记卡； 5.订购机票； 6.办理保险）

５．准备商务旅行的文件物品

（包括：跟商务活动相关的文件、办公用品、证件资料、

交通指南、生活用品、药品等）

６．跟踪协调总经理商务旅行活动 ７．总经理商务旅行费用报销

（步骤: 1.了解公司财务管理规定中报销原始单据的一般要求；

2.根据原始票据的性质，进行分类整理；

3.根据差旅费原始票据的类别和金额，将各种费用分类汇总，并开始填写报销单；

4.将粘贴好的报销单提交主管领导审批； 5.将签过字的报销单交财务部门报销。）

重难点：

一．商务旅行计划至少应该包括以下八个内容：

·确定出差的时间，起程及返程日期，接站安排

·预定出差的路线，终点及途径地点和住宿安排 ·选择适当的交通工具（如飞机，火车，汽车等），选择飞机要列明飞机

客舱种类及停留地的交通安排

·准备需要携带的必要资料（如谈判合同，协议书，科技或产品资料，演

讲稿和与会地的指南等）

·征询上司或接待人的特别要求；查明上司旅行区域的天气状况 ·安排会晤计划，包括约会，会议计划（人员，时间，地点），同时准备

会晤人员的名单，背景，会晤主题

·准备差旅费用，即预借现金，兑换外币，办理旅行支票

二、 拟定计划前要先对本公司差旅费用，交通，食宿等级标准范围的有关规

定和程序等清楚明了。拟订时应注意：  了解上司对交通工具及食宿的要求

 需要中转时，尽量选择衔接时间在２～４小时之间的班机，将时间的浪

费降至最低

 旅行计划要按时间顺序编排，做到简单明了  要考虑上司的身体状况，时间上留有余地

 多拟定几个旅行方案，供上司草靠，最后选定最佳方案。  计划拟定完成后，要向上司报告，依其指示决定旅程

三、 旅程表的制定：

ＸＸ经理旅程表

四．办理商务旅行手续的注意事项： 1）、撰写出国申请

出国申请应包括以下内容：出国事由，出国路线（外国公司所在国名称），出国日程安排：包括出国时间，在国外活动时间，地点，回国时间等等。 申请文书后面还要附出出国人员名单和外国公司所发的邀请函（副单），出国人员名单要写清楚姓名，年龄，性别，职务，职称等内容。 2）、办理“黄皮书”

当拿到“黄皮书”后，要对填写的内容，医生的签字，检疫机关的盖章，应该接种的项目等内容进行认真查验。 3）、办理出境登记卡

要携带总经理的护照，户口簿，居民身份证为其办理临时出国登记手续。 5、有关出国的注意事项：

（１）兑换外币

（２）掌握时差的换算 （３）了解行装托运常识 （４）了解目的地的背景资料 （５）准备适当的礼物