印章.证照管理制度

印章、证照管理制度

第一章 总 则

第一条：为使公司及下属子公司、合资公司的各类印章、证照管理规范化、制度化，维护印章、证照的权威性和严肃性，划清印章、证照使用的权限范围，严格业务、事务审批程序，规范使用印章、证照的行为，提高工作效率，结合工作实际，特制定本制度。

第二条：印章是在本公司发布或管理的文件、凭证文书等与本公司权利义务有关的文件上，以本公司名义证明或确认其权威性与真实性的图章。本公司的印章主要分为以下几类：

（一）公章：公司向主管机关登记的印鉴或指定业务专用的公司印章。

（二）专用章：公司依据相关规定专门针对某些特定事务而刻制和使用的印鉴，如合同专用章、财务专用章、发票专用章、收货专用章等。

（三）签字章：刻有法定代表人、董事长、总经理等高级管理人员签名的印鉴。

第三条：证照是指公司各类证件及执照的总称； 公司的证照包括基础证照和专业证照两类：

（一）基础证照是指各公司的营业执照、土地使用权证、房屋产权证、银行开户许可证等公司开业运营必须具备的证照。

（二）专业证照是指各公司经营中取得的专业类证照，如特种行业许可证（如危化品经营许可证）、资质证书、安全生产许可证、质量体系认证证书、环境管理体系认证证书、职业健康安全管理体系认证证书以及各类专业管理人员学历证、职称证、专业资格证等。

第四条：公司公务印章的制定、改刻与废止方案由总公司综合管理部提出，由下属行政部负责执行、管理、监督。

证照的申领、管理工作由总公司行政部统一负责，总部行政部对各分、子公司的证照申领及管理进行监督、检查、协助，本办法分则中另有规定的按该规定执行。

第二章 印章的管理

第五条：印章的刻制

（一）刻制印章应向行政部提出书面申请，经逐级审批后由行政部统一办理有关刻制印章事宜。

（二）印章的形体和规格，按国家有关规定执行。

第六条：印章的启用

（一）新印章应做好戳记，并留样保存，以便备查，并由保管人填写《印模备案表》（详见附件：1）。

（二）印章启用须事先发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。

（三）各部门印章正式启用时，必须先到行政部留存印鉴备案。未经留样备案的，一律不准自行使用。

第七条：印章的保管、交接和停用

（一）公司各类印章必须有专人保管。

1、公司的公章、专用印章、钢印、手章应指定行政部负责保管。

2、各部门印章由各部门负责人指定专人保管。

3、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

（二）印章保管必须安全可靠，须加锁保存。特制印章要放在保险柜。印章不准他人代管。

（三）印章保管有异常现象或遗失、损毁的，应保护现场，并及时向主管领导汇报。

（四）印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

（五）有下列情况，印章须停用。

1、机构变动或机构名称改变；

2、印章使用损坏；

3、印章遗失或被窃，声明作废。

（六）印章停用要提出处理办法，并报经领导批准，及时将停用的印章交行政部封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。

第八条：印章的使用

(一)使用范围

1、凡属以公司或分、子公司、合资公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表、出具委托书、签订劳动合同等一律加盖公司公章。

2、凡属公司内部行文、通知，使用内部印章。

3、凡属部门业务范围内加盖部门印章。

4、凡属合同类的使用合同专用章。

5、凡属财务会计业务的用财务专用章。

（二）使用印章，一律实行审批制度。用印前先填写《用印申请单》（详见附件：2），经主管领导核准后，连同经审核的文件等交监印人用印。用印权限分级掌握，使用哪级印章，有哪级领导批准，并由其负责。凡不符合用印规定的，均应拒绝盖印。

（三）使用印章，一律实行登记制度，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。

（四）所有经领导签批的用印原稿，印章管理部门须留存一份，连同“用印申请单”一并存档。

（五）与公司经营有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构的行文，盖公司印章。

（六）以公司名义对所属部门文件及各类规章制度、任免职书等由法定代表人或总经理署名，

盖公司印章。

（七）凡以公司名义发出的对外行文，经总经理签批后，监印人员方可盖章。

（八）严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，监印人员长期外出时需将印章妥善移交，以免贻误工作。

第九条：使用公司印章或高级管理人员名章时应先填写“用印申请单”，写明用章理由和事项，经部门负责人签字并报请主管领导及总经理批准后，连同需盖章的文件一并交给印章管理人。使用部门印章需经部门负责人批准，内部传递信息材料必须加盖部门印章，部门印章仅作内部传递信息材料使用，不得对外使用。

第十条：公司印章原则上不准带出本公司，如因工作需要确需带出的，须经总经理批准，并由行政部印章管理人随同携带外出。

第十一条：用印方法

1．本公司印章应盖在文件正面。

2．盖印文件必要时应盖骑缝印。

3．盖本公司公章除特殊规定外，一律用朱红印泥。

第三章 证照的管理

第十二条：证照办理及管理的责任部门

（一）公司总部营业执照、组织机构代码证由公司总部行政部统筹办理；

（二）公司总部国税登记证、地税登记证、银行开户许可证由公司总部行政部安排公司财务部具体负责办理；分、子公司该类证照由各分、子公司行政部安排该公司财务部具体负责办理；

（三）各公司专业证照由各公司行政部协助各专业职能部门进行办理，公司总部行政部予以支持和协助。

第十三条：证照除正常的年审和换证外，凡涉及变更或注销的，必须由总部总经理批准后方可办理。

第十四条：证照的办理必须在规定期限内完成，如因超过规定期限未办理以致证照过期的，由经办人员负主要责任，经办人员直接领导负领导责任。

第十五条：所有证照办理完毕后，必须将复印件备案至公司总部行政部。

第十六条： 各公司所有证照原件由各公司行政部专人专柜负责保管，并在各公司行政部登记、备案并保留复印件。

第十七条：各公司行政部统一管理证照复印件，如因业务需要使用证照复印件的，由各公司行政部统一提供，并做好登记，注明用途及有效期。

第十八条：如因业务需要借用证照原件的，需填写《证照借用申请表》（详见附件：3），经行政部负责人、借用部门主管领导批准后，借用人在保管员处借出，并在《证照借用登记表》（详见附件：4）上做好登记。

第十九条：证照使用完毕后，必须立刻归还，并在登记表上注销。

第二十条：借用证照一般应于当天归还,借用时由借用人和证照保管人同时签字,标注归还时间，如遇特殊情况需要延长借用时间的，应经行政部负责人同意。

第二十一条：证照遗失必须马上告知行政部，由行政部登报声明证照作废，并按主管部门的要求重新补办新证照。

第四章 附 则

第二十二条：未按本办法要求使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。

第二十三条：本制度适用于公司总部及各分、子公司。本制度由总部行政部解释、补充，由总经理审阅、签发后生效。