备用金管理办法
备用金管理办法
为加强公司的资金管理,规范公司内部借款以及备用金的使用,保障公司资金安全,提高资金使用效率,实现成本费用的有序管理,特制定本办法。
一、 本办法适用于公司内部下属各部门及经营网点。
二、 实行备用金制度的目的是为了各部门工作人员灵活高效的开展业务和管理工作。
三、 备用金使用原则:专款专用,专人保管。不得转借他人,不得挪作他用。
四、 备用金使用范围:
1. 业务经营上用于货物零星采购备用金;
2. 个人因公出差备用金;
3. 经常性的零星开支备用金;
4. 业务部门财务人员备用金;
5. 专项经营或管理工作备用金。
五、 备用金审批权限:10万元以下,由总经理审批;10万元及以上,报总经理审核,董事长审批。(公司财务管理制度第七条)
六、 备用金借款及报销手续:
1. 公司工作人员因公需要借备用金的,先到财务会计部领取“借款单”,借款人按规定详细填写相关项目,并按审批程序,先由部门负责人审核,按审批权限交公司领导审批。
2. 财务会计部复核人员仔细复核经过公司领导审批的借款单,复核无误后交财务会计部出纳办理资金支付手续。
3. 借款人员在完成工作后三日内,到财务会计部办理借款报销手续,按工作性质领取并填写规定的报销单或结算单,并附取得的符合规定的发票单据。
4. 报销单或结算单先由本部门负责人审核,再交财务会计部复核人员复核,复核无误的报销单或结算单按审批权限,交公司领导审批。
5. 经过公司领导审批后的报销单或结算单,交财务会计部出纳办理报销手续。借款人交回剩余备用金或报销超出备用金的金额。
七、 备用金的日常管理与核算:
1. 财务会计部设置专门的备用金台账,详细登记借款时间、借款部门、借款人、借款事由、借款金额、结账日期。
2. 财务会计部由专人负责监督备用金的按规定使用,并及时催收到期备用金。对于不及时办理备用金结账手续,并在财务会计部最后一次书面通知后仍不办理者,由财务会计部提交公司人力资源部处理。
3. 因经营业务需要长期借入备用金的部门或人员,由财务会计部负责测算并核定具体数额,拨出一笔专门的、固定数额的资金,并明确规定使用范围。
4. 部门专用备用金必须由专人负责保管,并设立备用金使用登记薄,对备用金的使用情况详细记录,并按月向财务会计部提供备
用金使用明细表。
5. 财务会计部定期与不定期的检查公司各部门或人员的备用金使用情况,发现问题,及时清收,并上报公司领导。
6. 备用金实行及时清账制,前账不清,后账不借。如有特殊原因,备用金需超时使用,必须按审批权限报公司领导审批。
7. 年末备用金进行清算,备用金不允许跨年度使用。年末,因工作未结束仍需继续使用已借备用金的,先到财务会计部办理清算手续后,次年续借。
八、 本办法解释权属公司财务会计部。
九、 本办法自公司总经理办公会议批准之日起执行。
2012年3月30日