外联部管理制度

外联部管理制度

为了加强校区青年志愿者协会的外联工作管理，使各项日常工作能够得到合理安排，并做到以正当的途径确保校区青年志愿者协会的资金来源，也为防止校区青年志愿者协会活动资金不足，特制定此外联部日常工作管理制度。

一、外联部部门简述

外联部是一个十分特殊的部门。它是连接着学院与社会、学院与学生、社会与学生、组织与组织的重要纽带。我们坚持立足校内、走向校外、锻炼自我、服务同学，并把此作为我们的奋斗目标。

二、外联部职责

（一）外联部部门职责

1．外联部各成员必须严格遵守外联部的规章制度及工作制度。

2．外联部各成员必须严格遵守外联部实务操作流程，紧急情况可请示上级后特殊处理，如果因为违反制度而出现问题，将按照校区青年志愿者协会管理条例严肃处理。

3．外联部各成员必须积极地配合其它部门的工作，并加强与其它部门的合作与交流。

4．负责校区青年志愿者协会内部的联谊活动及采购。

5．负责校区青年志愿者协会对外活动（包括：与各兄弟院校、社会组织）的联谊。

6．负责校区青年志愿者协会活动的外联工作。

7．定期开展一些关于外联知识技巧的培训。

（二）外联部部长职责

1．负责整个部门的整体工作，并积极地配合主席团及其他部门的各项事宜。

2．组织外联部的工作，按时召开部门例会，做到不迟到不早退，并从整体上考虑本部门的持续发展问题。

3．决定本部门的重大事宜，并做好外联部相关活动的策划和安排。

4．负责对本部门所有干事的工作情况的考核，并关心本部门每一个干事的心理、思想、学习和工作状况。

5．负责对本部门所有干事进行工作的培训，领导外联部向更专业

的方向发展。

6．针对每周工作的内容，合理的分配部门人员，争取使资源得到

优化配置，提高工作效率。

7．在每一次的活动结束后引导外联部成员做好活动的总结工作。

8．在每个周末的晚5点之前，做好本部门下一周的周计划交于主

席团。

（三）外联部副部长职责

1．协助部长处理好各项工作，并积极与部长讨论工作及部门内部

存在的问题。

2．负责定期做好对内部成员的培训工作，主要包括招商策划书、

合同的拟定以及谈判技巧，公关礼仪知识培训等。

3．部长因个人或者工作原因不能及时处理本部门的工作问题时，

副部长因代为处理，有重大情况时，应上报部长或主席团后再做处理。

4．完成部长交待的每一项任务，并引导每一位干事认真完成工作，和关心每一位干事的心理，及时做好他们的思想工作。

（四）外联部干事职责

1．热爱本部门的工作，搞好部门团结，并与部门所有干事共同搞

好本部门的工作。

2．自觉遵守校区青年志愿者协会的干事管理条例。

3．在每一次的工作中要善于发现问题、提出问题和解决问题，并

不断地提高自身工作能力。

4．认真完成部长或副部长交代的每一项工作，并积极地参与其它

的工作，增强自身地主动性与工作技能，加强与上级的交流。

5．对于外联部的干事来说要对外界了解得尽可能的多，对于其他

的组织里面的人与学校的人、环境也要了解清楚。这对于我们的工作

会带来很大的方便之处。

（五）外联部宣传制度

1．媒体宣传：通过学校广播宣传以及校区青年志愿者协会飞信平

台进行合理的宣传，运用学校宿舍与食堂的电视进行视频宣传。

2．文字宣传：通过海报张贴以及横幅张贴、宣传单的发送等进行

合理的宣传。

3．其他宣传：各种符合大学生形象、素质并且具有校区青年志愿

者协会特色创新的宣传方式。

（六）外联部工作制度

1．校区青年志愿者协会所有外联工作由外联部统一实施和管理，

各项工作需要有正当理由并经主席团批准同意，方可进行。其它工作

有特殊规定的，按特殊规定行使。对擅自与商家进行协议者，视情况

给予批评和处罚。

2．外联部成员在走访商家、单位期间要求要以正式化的语言（文

明语言）进行交流，并带齐各种正规证件（包括活动策划书、志愿者

工作证），在交流中学会揣摩商家、单位的心理，在不违反学院、校

区青年志愿者协会规章制度的情况下尽量满足商家、单位的想法和积

极地配合他们的工作，尽自己最大的努力促使合作的成功，并与他们

建立长期的合作关系。

3．外联部成员应尽量满足、尊重商家单位的要求和意见，同时在

不违反学院和协会的规章制度的条件下，落实好宣传工作（包括在规

定处张贴宣传海报和拉横幅）并处理好后期工作，以加强与商家、单

位与校区青年志愿者协会之间的友好合作关系。

4．外联部在与商家达成合作协约后，每一位成员不能擅自更改与

商家的协约内容，取缔与商家的协约项目，违反者视情况给予处理。

5．外联部负责人在每一次的外联工作完毕后，按相应要求对此次

工作写一份详细的总结（包括实际进账金额、工作心得、商家信息、与商家签定的合同的总结等），以便主席团审查。

（七）外联部对外的商业赞助活动规则

1.确定赞助方向，着手收集赞助对象联系方式及相关资料。

2.与赞助方负责人取得联系，向对方详细介绍我校活动内 容，宣

传讲解赞助的可行性，可以给商家提供的宣传方式，可以给他们带来

的宣传效益。

3.外联部写好可行的赞助策划（包括写明活动计划书、资金预算书、物品准备等），并及时将策划类容通知给赞助方。

4.及时与赞助方洽谈赞助合作事宜，但合作条件不得有损学生利

益，不得与校规校级冲突。

5．洽谈成功后，制定详细严谨的合作协议，对方共同签订协议书。

6．所有合同必须经过主席团审定，上报团委签字（盖章）后才可

以生效。

7.将赞助金及时上交主席团处，物品赞助归放于活动室。

8.活动结束后，及时将活动结果反馈给赞助方，并保持联系取得长

期合作关系。

（八）外联部对商家的后期服务

1．若商家对校区青年志愿者协会的活动进行了各种形式的赞助，

校区青年志愿者协会将根据该商家的赞助金额或物品的数目多少，邀

请该商家成为校区青年志愿者协会所组织活动的短期或者长期嘉宾。

2．若赞助商在日后需要校区青年志愿者协会对其工作提供人力支

援的情况下，在不违反学院、协会 规章制度的前提下，校区青年志

愿者协会将根据该商家的赞助金额或物品的数目多少的情况，为其提

供一次或者多次的人力资源帮助。

3．在重大节假日的来临之际，校区青年志愿者协会将以贺卡、短

信等多种方式向各赞助商家表示真诚的节日祝福。

希望每一位外联部成员都能够严格的遵守外联部的规章制度，认真

地做好自己的本职工作，团结一致共同努力将外联部推向一个更好的

平台，使校区青年志愿者协会发扬光大。

校区青年志愿者协会外联部