信息系统与非正式信息系统

第六节 非正式的信息系统

以上我们讨论的都是以企业或组织的行政机构为依托的正式的信息系

统。在任何社会组织中，总存在着历史地形成的非正式的信息系统，对此，

也应有所认识。

在社会经济组织中，由于经历、年龄、文化水平以及其他种种因素，总

会形成各种各样的群体，或明或暗，或清晰或模糊，或有形或无形，但它们

是客观存在的，并且是起着很大作用的。就信息处理及传递而言，这种非正

式的信息系统总是比正式的信息系统迅速灵活得多。

作为企业的管理者应该对于这种情况有清醒的认识与足够的估计。各个

群体之间，存在着各种各样的矛盾及联系；每个群体又各有自己的特点、优

点、弱点。只有对这种情况有正确的了解，并在管理工作中采取适当的措施，

才能调动各方面的积极性，协调各类人员的利益，使整个企业或组织为达到

本系统的目标协调一致地工作，这是管理心理学的研究课题之一。

对于从事系统开发工作的人员来说，有两点需要注意。

（1）信息系统并不只是指正式的信息系统，任何组织中都存着非正式的

信息系统。越是管理工作差的单位，非正式信息系统起的作用越大。随着信

息系统的整顿与改善，正式的信息系统将会越来越发挥骨干作用，但非正式

的信息系统仍然还会存在，并发挥其独特的作用。

（2）非正式的信息系统对正式的信息系统是有影响的。在信息的收集、

传递及手工处理中，有关人员的倾向性及态度是起着很大作用的。在现代信

息系统这个复杂的人机系统中，作为信息处理者的个人有十分重要的地位。

因此对于有关人员能否得到所需要的信息，能否正确地客观地处理与传递信

息，能否确保信息的安全与保密，都应有所了解，有所分析并有所安排。否

则，正式的信息系统就会成为徒有虚名而发挥不了实际作用的形式，也就更

谈不上取得实际的效益了。

本书讨论的是社会经济系统中的正式的信息系统。非正式的信息系统的

研究属于管理心理学等学科的研究范畴，因此本书后面将不再讨论它。

信息系统是由计算机硬件、网络和通讯设备、计算机软件、信息资源、信息用户和规章制度组成的以处理信息流为目的的人机一体化系统。

信息系统的功能

　　信息系统的五个基本功能：输入、存储、处理、输出和控制。 　　输入功能：信息系统的输入功能决定于系统所要达到的目的及系统的能力和信息环境的许可。 　　存储功能：存储功能指的是系统存储各种信息资料和数据的能力。 　　处理功能：基于数据仓库技术的联机分析处理(OLAP)和数据挖掘(DM)

技术。 　　输出功能：信息系统的各种功能都是为了保证最终实现最佳的输出功能。 　　控制功能：对构成系统的各种信息处理设备进行控制和管理，对整个信息加工、处理、传输、输出等环节通过各种程序进行控制。

编辑本段信息系统的发展

　　诺兰模型 ：将计算机信息系统的发展道路划分为初始阶段、扩展阶段、控制阶段、统一阶段、数据管理阶段、成熟阶段六个阶段，实现从数据处理到智能处理 。 　　信息系统从管理过程和功能角度，分为战略计划、管理控制、操作控制和事务数据处理四个层次。

编辑本段信息系统的类型

　　从信息系统的发展和系统特点来看，可分为数据处理系统(Data Processing System,简称DPS)、管理信息系统(Management Information System,简称MIS)、决策支持系统(Decision Sustainment System,简称DSS)、专家系统（人工智能(AI)的一个子集）和虚拟办公室(Office Automation,简称OA)五种类型。 　　由管理的层次性可将经理信息系统、营销信息系统、制造信息系统、财务信息系统、人力资源信息系统、信息资源信息系统分为两个层次。这是一种逻辑的MIS而不是物理的MIS，也叫组织信息系统。?

编辑本段网络环境下信息系统的体系结构

　　国际标准化组织ISO在1979年提出了用于开放系统体系结构的开放系统互连(Open SystemInterconnection, OSI)模型。这是一种定义连接异种计算机的标准体系结构。OSI参考模型有物理层、数据链路层、网络层、传输层、会话层、表示层和应用层七层，也称七层协议。 　　单个信息系存在具有一般意义的层次模型：物理层、操作系统层、工具层、数据层、功能层、业务层和用户层。信息系统的结构模式有集中式的结构模式、客户机/服务器(C/S)结构模式和浏览器/服务器(B/S)结构模式三种。

编辑本段信息系统的开发

　　信息系统的开发涉及到计算机技术基础与运行环境：包括计算机硬件技术、计算机软件技术、计算机网络技术和数据库技术。　 　　一、计算机硬件技术 　　二、计算机软件技术 　　软件分为系统软件和应用软件： 　　系统软件是指为管理、控制和维护计算机及外设，以及提供计算机与用户界面的软件。各种语言和它们的汇编或解释、编译程序、计算机的监控管理程序(Monitor)、调试程序(Debug)、故障检查和诊断程序、程序库、数据库管理程序、操作系统(OS)。 　　三、计算机网络技术 　　计算机网络是用通讯介质把分布在不同的地理位置的计算机、计算机系统和其他网络设备连接起来，以功能完善的网络软件实现信息互通和网络资源共享的系统。计算机网络包括网络介质、协议、节点、链路。

　　计算机网络拓扑结构：网络的链路和节点在地理上所形成的几何结构，并用以表示网络的整体结构外貌，同时也反映各个模块之间的结构关系。按照通信系统的传输方式，计算机网络的拓扑结构可分为点对点传输结构和广播传输结构两大类。计算机网络根据通信距离可分为局域网和广域网两种。 　　四、数据库技术 　　数据库系统包括数据集合、硬件、软件和用户 层次模型(Hierarchical Model)、网状模型(Network Model)数据库系统、关系型(Relation Model)数据库系统。 　　实体联系模型(E-R模型)是对现实世界的一种抽象，它抽取了客观事物中人们所关心的信息，忽略了非本质的细节，并对这些信息进行了精确的描述。 　　数据库设计的步骤包括用户需求分析、数据库逻辑设计、数据库物理设计、数据库的实施和维护四个阶段。关系的规范化理论是数据库设计过程中的有力工具。范式，是指关系满足一定的条件。

．2 信息系统的不同视角

信息系统最好从技术和企业两个视角来理解。

1，2．1 什么是信息系统

信息系统可以定义为相互联结的部件的集合，它可以进行信息的收集、处理、存储和分发，以支持一个组织的决策制定和控制。除了支持决策、协调和控制，信息系统还可以帮助经理分析问题、看清复杂的问题和创造新产品。

信息系统包含组织或环境中主要人员、地点和事情的信息。信息(information)是指已转化为对人类有意义和有用的数据。数据(data)则是表示发生于组织及其环境中事件的原始事实的符号串。

下面这个简单的用以区分信息和数据的例子被证明是很有用的。超市的收银台收集百万计的数据片段，如产品的编码或售出商品的价格等。这些数据片段可以被汇总和分析，以提供有用的信息，如一个特殊店铺的盘子清洁剂的总瓶数，或哪一品牌在本店或本地区卖得最快以及其在该地区的销售总支出等(见图1-5)。

在一个管理信息系统中信息产生需要三个主要活动。这些活动分别是输入(input)、处理(processing)和输出(output)(见图1—6)。输入是在组织内部或其外部环境中捕捉或收集原始数据。处理是把这些数据转换为较有意义的形式。输出是将处理后的信息转交给使用它的人或其他活动。信息系统通常需要反馈(feedback)，反馈是将输出返送到组织中合适的成员，去帮助他们评价和校正输入。

在戴姆勒一克莱斯勒集成计划系统中，原始输入包括由经销商订货时得到的经销商的识别码、车型号、颜色和自选功能。戴姆勒—克莱斯勒的计算机储存并处理这些数据，去预测投入制造的每一种型号、颜色和自选功能

的车有多少。这个输出形成订单送给供应商，用以说明需要的每种零件和部件的数量以及它们被送到戴姆勒一克莱斯勒生产设备前的精确时间。供应链管理系统还提供有意义的信息，如在什么地区销售了什么型号、颜色和自选功能的汽车，最畅销的型号和颜色，哪个经销商卖的轿车和卡车最多。

在本书中，我们感兴趣的是正式组织的基于计算机的信息系统，如戴姆勒一克莱斯勒和它的供应商设计使用的工作流系统。正式系统依赖于公认的、固定的数据和程序。我们在本书中所描述的正式信息系统是结构化的(structured)，它们的运行遵从预定义的规则，这些规则是固定的、不易变化的。例如，戴姆勒—克莱斯勒集成计划系统为了识别每一个零件或部件和每一个供应商，要求它们要有唯一的号码或编码。

非正式的(informal)信息系统(如办公室的琐务OA网络)，相反地，依赖于未写出的行为规则。信息是怎样存储的?什么是信息?均无统一的规定。这个系统对组织的存活是十分必要的，但对它们的分析，超出了本书的范围。

正式的信息系统可以是计算机—基的或者是手工的。手工系统用纸和铅笔技术，它也不是本书的主题。计算机一基的信息系统(computer-basedinformationsystems，CBIS)依赖于计算机的硬件和协同软件技术去处理与分发信息。以后，当我们用信息系统这个术语时，我们均指的是计算机—基的信息系统，即依赖于计算机技术的正式组织信息系统。

联合包裹服务公司(United Parcel Service，UPS)加大对信息系统的投资，使用了当今计算机一基的信息系统的几种典型技术，使其业务更高效、更面向顾客。它用了一系列的计算机技术，包括条码扫描系统、无线网络、大型主干机、手提电脑、因特网和许多其他软件，去跟踪包裹、计费、维护顾客账单和管理供应链。

虽然计算机一基的信息系统使用的是计算机技术去处理原始数据，使其成为有用信息，但是它们之间有明显的区别，一方面，计算机和计算机程序不同，另一方面，信息系统和信息技术不同。电子计算机及其相关软件是现代信息系统的技术基础、工具和材料。计算机提供了储存和处理信息的设备。计算机程序或软件是操作指令的集合，它指挥和控制计算机的处理。理解计算机和计算机程序是如何工作的，这对设计组织问题的解是重要的，但计算机只是信息系统的一部分。

现在，以一幢房子作类比。房子是用锤子、钉子和木头建造，但它们不是房子。结构、设计、选址、景观设计和所有引导这些性能创建的决策都是房子的一部分，对于解决屋顶的设计及放置问题也是很关键的

。计算机和程序是锤子、钉子，是CBIS的木材，但只有它们是不能生产出特殊组织需要的信息的。要了解信息系统，你必须了解要它们去设计和解决的问题、它们的结构和设计原理以及引出解的组织过程。

1。2．2不仅是技术：信息系统的企业视角

由于信息技术和系统给企业提供了经济价值，因此经理和企业对它们投资。建立和维护信息系统的决策是假设其回报将优于其他投资，如房子、机器和其他财产。这些超额的回报来源于生产率的增加、收益的增加(增加企业股票市值)，或者在一定市场中企业优越的战略位置(它将给企业带来长远的超额收益)。

还有一些其他情况，企业投资于信息系统是为了满足政府规定和其他环境需要。例如，企业为了达到萨班斯—奥克斯利(Sarbanes Oxley)法案或健康保险的HIPAA(Health lnsurancePortability andAccountability)法案的报告要求，最好的办法是建立一个文件管理系统，用它去跟踪所有的文件材料流。

在某些情况下，企业建立信息系统只是为了能待在这个行业。例如，有些小的银行被迫投资于自动柜员机(ATM)或需要大量技术投资的银行服务，简单地说，这是从事该行业所必需的投资。然而，还是假定大多数信息系统的投资将会被证明是有丰厚的回报。

我们从企业的视角看，信息系统就是为企业创造价值的工具。信息系统可以向经理提供信息，帮助他们正确决策和改善企业过程的执行，从而增加收益或减少成本。例如，分析超市销售数据的信息系统，见图1-5，可以帮助经理做好存货和促销决策而增加利润，因此增加了企业价值。

每一个企业有一个价值链，见图1—7，原始信息被系统采集，然后经过各阶段的转换，附加的价值被加载于这些信息上。信息系统对企业的价值以及投资于任何信息系统的决策，大部分取决于建立信息系统的目标，这些目标包括较好的管理决策、更好的企业效率、更高的企业利润等。虽然还有其他理由说明为何要建立系统，但首要的用途是为企业的价值做贡献。企业试图强调注意信息系统的组织和管理性质。信息系统表明，应对环境挑战是基于信息技术的，并辅助组织和管理决策。要充分理解信息系统，必须了解系统较重的组织、管理和技术维(见图1—8)以及其解决企业环境中挑战和问题的能力。我们把这种概括性的理解定义为信息系统文化(information1iteracy)，它既包括管理和组织维，也包括技术维。信息系统文化包括研究信息系统的行为方法和技术方法。计算机文化则相反，主要集中于信息技术的知识。