试述收发文电子化管理
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试述收发文电子化管理
作者：冯君华 厉勇峰
来源：《城市建设理论研究》2013年第33期
摘要：随着计算机应用和网络技术发展，收发文的电子化管理必将是未来公文处理的趋势。收发文工作是各单位行政办公室的一项重要职责。本文结合公文管理工作实践，对收发文电子化管理做出了论述。
关键词：收发文，电子化，管理
中图分类号： F407.6 文献标识码： A
引言：随着电子计算机的广泛应用，推动收发文电子化管理的迅速发展，使得办公自动化这种新型的工作模式逐步取代了原来的纸质办公，新型的电子文件替代了堆积如山的纸质文件。这种改变已经渗透进我们日常办公工作的方方面面，同时也对整个公文管理工作体系产生了巨大的影响。
收发文电子化管理的内涵
随着计算机的发展和网络的普及，办公自动化的进一步发展和深化, 过去用纸信息技术特别是网络技术的发展, 正在改变着人们几千年来形成的信息传递方式和人际间的沟通方式, 并且逐步渗透到社会生活和政府运作方式。公文的电子化管理系统就是利用电脑网络功能, 实现从公文的起草、审核、批示、分发及来文登记、归档、承办、传阅等一系列综合性的公文流转全程管理。收发文是各行政、事业单位处理公务和进行管理的重要工具, 特别是在各级机关中, 办公的一个重要内容就是办理和制发文件, 即“办文”。依靠网络信息技术对公文进行科学的电子化处理, 是电子政府建设的重要组成部分, 是关系到电子政府建设全局战略性和基础性的手段。近几年来, 随着办公自动化的进一步深化, 使用电脑进行文字处理已非常普遍。
2、收发文电子化管理
2.1收文的电子化管理
收文的电子化管理的重点是解决信息输入和信息查询问题。收文是指本单位收到的公文，包括红头文件与非红头材料。具体说来，主要是党政公文、会议材料、领导讲话稿等。通过文字输入或二维条形码信息扫描读入对来文进行登记，登记后，自动套打文件传阅单、注办单、请示件办理单、领导批示件办理单等；设计有多种收文信息查询方式，非涉密相关信息模糊查询可与党委内网连接。现阶段处在过渡时期，文书档案工作采取纸质档案与电子档案并行的做法。一是建立纸质档案。按照文书档案归档要求对纸质文件进行归档。如果收到的是电子文件，应该打印成纸质文件进行归档。二是建立电子档案。将收到的纸质文件通过扫描、拍照等手段变成电子文件，并与纸质文件对应归档。收文的电子化管理主要有流程如下：（1）无论