[新视野下的档案工作]读后感
《新视野下的档案工作的档案工作》读后感
一、 档案管理的重要意义
如果没有西汉详尽的历史档案,就无法成就司马迁鸿篇巨制的《史记》,档案是对历史的记录,档案对一个民族、一个国家、一个企业都是至关重要的。作为房地产企业,建设档案更是工程是否合格的直接证据,没有档案工程质量也就无法追溯,没规范的档案管理,公司的经济成果也无法很好地保护。
二、 档案管理存在的主要风险
档案因其管理机构、保存形式、借阅方式、档案在管理中存在以下风险:
1、档案交接不清楚、不及时。目前档案管理中普遍存在档案交接的不及时、不清楚,交接记录不完整,甚至没有,造成很多档案无法追溯。
2、档案为“孤本”。档案没有备份,一旦“孤本”丢失,无法弥补。
3、存放区域不封闭。档案管理没有封闭的空间,一般人随意可以翻阅档案,造成档案丢失。
4、纸质档案防火、防水。水、火对档案构成严重的威胁,必须保证杜绝隐患。
5、电子档案无备份。一些档案以电子形式存在,泄密、硬件损
坏、人为失误,都可能使档案灭失。
6、借阅管理不严格。档案借阅没有履行规范的管理手续,档案没能及时归还登记。
7、死档案。档案在存放、编码、存放时不规范,虽然档案在,但是无法调取。
三、 档案的电子信息化管理
1、 电子影像
电子信息技术的发展为档案管理规范、系统提供了机遇,现在大型的档案管,全部建立了完备的信息管理数据库,中小企业档案管理,电子化档案的全部实现势在必行。
2、 条形码技术。标准的工业技术引入了完全的条形码、二维码扫描检测技术,这一标准化工具大大提高了产品、目录检索能力。
四、 档案分类、编号技术
1、 建筑档案分类。建筑档案的分类主要以开发节点作为分类依据,不同的档案只有按照开发顺序形成完整的档案管理节点,档案的组织才能有序、完整。
2、 各级编号。档案编号是检索、存档的关键,完整的目录规则,能够保证档案的完整有效。
五、 档案资料的应用
1、 经济成果保存。档案对经济信息的保存,可作为经济利益主张的凭据。
2、 质量追溯。档案同时是质量证明和追溯的依据,工程主体质量
的终身追溯,要求档案记录质量的完整情况。
3、 技术积累。档案对开发经验的积累、开发企业的成熟具有重要意义,通过对开发资料的积累,开发经验能够及时提高。
4、 文化发展。档案积累同时也是文化继承和创新的源泉,文化活动、历史积累后形成发展编年史,能够为企业的发展提供厚重的支持。
六、 对房地产档案管理的思考建议
1、档案管理是一项专业工作,必须有专人负责整理。
2、信息管理系统、条形码、拍照系统的应用能够极大地提高档案的严谨性。
3、房地产档案各部门的移交要形成规范。明确移交手续、目录、周期时间。
4、档案必须形成封闭的管理循环,存放要封闭,不能随手任何人翻阅;借阅要封闭、定期要归还。
5、档案必须保存正本和备份,重要的档案必须有副本存档。
俞光梅
2013年12月28日